Captação de clientes: saiba o que é e veja 5 dicas práticas de como fazer

Captação de clientes é o processo de atrair e converter leads em compradores. É a primeira etapa do processo de vendas e envolve estratégias como Inbound Marketing, prospecção ativa e networking. 

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Sua empresa tem uma estratégia de captação de clientes? 

Captar clientes é uma ação usada por negócios de diversos portes e segmentos. Por meio dela, é possível crescer constantemente, mantendo-se competitivo no mercado e sem ficar suscetível a fatores externos, que não dependem do seu controle.

Mas o que é, exatamente, captação de clientes? E como colocar a estratégia em prática? Vamos responder a essas e outras questões neste artigo. Continue a leitura!

O que é captação de clientes?

A captação de clientes é uma etapa do processo comercial na qual os vendedores identificam consumidores em potencial e entram em contato com essas pessoas ou empresas. O objetivo é conduzi-las até o fechamento do negócio.

No entanto, para isso, é preciso definir um perfil de cliente ideal, aquele que faz mais sentido para a empresa, e contatá-lo por meio de canais como telefone, email e WhatsApp.

📖 Veja também: Processo de vendas: o que é e como montar um para sua empresa

Para que serve a captação de clientes?

Sem um fluxo constante de novos consumidores, os negócios correm o risco de estagnação e perda de relevância no mercado.

Além de aumentar as vendas, captar clientes fortalece a marca, amplia a base de contatos e abre novas oportunidades de negócios. 

Como efeito disso, também, a captação consegue reduzir a dependência de sazonalidades e manter uma receita previsível — o que permite um planejamento financeiro mais seguro.

Outro ponto importante é que ela também está associada à manutenção e expansão do relacionamento com aqueles clientes que já compraram. 

Ou seja, entram aqui técnicas como programas de indicação, upselling e cross-selling, de maneira a gerar mais valor para a sua base de clientes e, ao mesmo tempo, aumentar o ticket médio.

O que faz um captador de clientes?                                                                      

O captador de clientes é o profissional que identifica, atrai e converte potenciais consumidores em compradores reais. 

Seu papel é estratégico dentro do processo comercial, pois ele trabalha na prospecção ativa e passiva de novos clientes. O objetivo é fazer com que o funil de vendas esteja sempre abastecido com oportunidades qualificadas.

Em um time comercial, a captação de clientes pode ser responsabilidade de diferentes profissionais, dependendo da estrutura da equipe e do funil de vendas. 

Assim, se a empresa investe em um modelo de Inbound, o Marketing tem grande peso na captação. Já se o modelo adotado é o Outbound, SDRs (Sales Development Representative) e vendedores são os principais responsáveis.

Ainda, as principais atividades desse profissional incluem:

• Encontrar clientes em potencial que tenham o perfil ideal para a empresa, seja por meio de redes sociais, eventos, bancos de dados ou indicações.
• Entrar em contato com os Leads por meio de telefone, email, WhatsApp ou reuniões presenciais, apresentando a empresa e identificando oportunidades de venda.
• Nutrir um relacionamento com os potenciais clientes, oferecendo informações relevantes para que avancem no funil de vendas.
• Repassar Leads qualificados para os vendedores ou closer sales, garantindo que os esforços estejam focados em negociações com maior probabilidade de conversão.
• Registrar interações, acompanhar o status de cada Lead e monitorar métricas para otimizar os resultados nas ferramentas de CRM.

📖 Veja também: Entenda o que é CRM, tipos, vantagens e cases de sucesso

Como é feita a captação de clientes?

A captação de clientes é uma mistura de estratégias ativas e passivas, assim como de abordagens diretas e indiretas para atrair e converter novos consumidores. 

Esse processo varia de acordo com o modelo de negócios da empresa, claro, mas segue algumas etapas fundamentais, como:

1. Definição do cliente ideal: o primeiro passo é identificar o perfil do cliente que mais se beneficia da sua solução (ICP e buyer persona).
2. Escolha dos canais de captação: é o momento de determinar se a abordagem será Inbound (atração via conteúdo e anúncios) ou Outbound (prospecção ativa por email, telefone e redes sociais).
3. Geração de Leads: estratégias como Marketing de conteúdo, redes sociais, SEO, campanhas pagas e eventos para atrair potenciais clientes cabem aqui.
4. Qualificação de contatos: basicamente, é preciso identificar quais Leads têm mais chances de se tornarem clientes e segmentá-los para abordagens mais personalizadas.
5. Follow-up e nutrição: etapa de manter um contato ativo com os Leads por emails, WhatsApp e reuniões para guiá-los na decisão de compra.
6. Conversão e fechamento: foco em conduzir a negociação com estratégias de venda consultiva, garantindo que o cliente enxergue valor na sua oferta.
7. Pós-venda e fidelização: finalmente, é hora de acompanhar a experiência do cliente, a partir do suporte e programas de indicação para transformar clientes satisfeitos em promotores da marca.

📖 Veja também:  O que é qualificação de Leads e principais critérios

Como captar clientes pela internet? Principais canais

A internet oferece inúmeras possibilidades para atrair clientes e, assim, empresas de todos os tamanhos podem ampliar sua base de contatos e escalar suas vendas. 

No entanto, o segredo está em escolher os canais certos e usá-los de forma estratégica. Por isso, veja algumas das principais formas de conquistar clientes online a seguir.

WhatsApp: o poder do Marketing conversacional

O WhatsApp é um dos canais mais utilizados no Brasil para comunicação empresarial e captação de clientes. 

Segundo o Panorama de Vendas 2024 da RD Station, 70% das empresas entrevistadas utilizam o WhatsApp na estratégia comercial, sendo que 65% usam com frequência e 49% adotam o aplicativo especificamente para captar Leads.

Para otimizar a captação de clientes pelo WhatsApp, é importante adotar algumas boas práticas:

• Utilizar o WhatsApp Business: permite criar um perfil empresarial, disponibilizar catálogo de produtos e configurar respostas automáticas.
• Apostar em anúncios direcionados: o Facebook e Instagram permitem criar anúncios clicáveis que levam diretamente para o WhatsApp, eliminando barreiras na comunicação.
• Automatizar o atendimento: chatbots ajudam a qualificar Leads e encaminhá-los para um atendimento humano quando necessário.
• Integrar com um CRM: ferramentas de CRM, como a RD Station CRM, permitem organizar interações, registrar contatos e acompanhar o funil de vendas diretamente pelo WhatsApp, como você pode ver na imagem a seguir.

O WhatsApp é mais eficiente quando utilizado de forma integrada com outras estratégias digitais, principalmente para evitar tarefas manuais. 

Google Ads e SEO: atração de clientes qualificados

Investir em tráfego pago e otimização para mecanismos de busca (SEO) é um bom caminho para atrair clientes no momento exato em que eles estão buscando soluções.

O Google Ads, por um lado, faz com que sua empresa apareça nos primeiros resultados de pesquisa para palavras-chave estratégicas, direcionando clientes potenciais para páginas de conversão. 

Estamos falando de uma empresa que detém mais de 70% do mercado de pesquisa paga em todo o mundo, segundo o Statista.

A longo prazo, uma estratégia de SEO bem estruturada garante tráfego orgânico e Leads qualificados sem necessidade de investimento constante em anúncios.

Principais ações para otimização no Google:

• Produção de conteúdo relevante: criar artigos e materiais ricos que respondam às dúvidas do público-alvo.
• Uso estratégico de palavras-chave: garantir que os termos buscados pelos clientes estejam bem posicionados no site e nos conteúdos.
• Link building: construção de links de qualidade para aumentar a autoridade do domínio.
• Otimização técnica do site: melhorar a velocidade, a responsividade e a experiência do usuário.

Portanto, combinando Google Ads e SEO, a empresa pode atrair clientes que já demonstram interesse na solução oferecida, aumentando a taxa de conversão.

Email Marketing: nutrição e fidelização

O Email Marketing é uma das ferramentas mais eficientes para captação e retenção de clientes.  

Mais da metade dos profissionais de Marketing entrevistados relataram uma taxa de melhoria de 100% no ROI de suas campanhas de Marketing por email, de acordo com o Statista.

Diferente das redes sociais, onde o alcance pode ser afetado por algoritmos, o email chega diretamente à caixa de entrada do potencial cliente.

As melhores práticas para captação de clientes por email incluem:

• Landing Pages, formulários e pop-ups no site para coletar contatos qualificados.
• Fluxos automatizados para engajar Leads e guiá-los pelo funil de vendas de forma eficiente.
• Emails segmentados, baseados no comportamento do usuário, aumentam as taxas de abertura e conversão.
• Ofertas e conteúdos exclusivos, como cupons de desconto, webinars e materiais educativos incentivam o engajamento e a conversão.

O segredo para um Email Marketing eficiente está na personalização e na frequência correta, evitando que a comunicação se torne invasiva.

Ainda assim, vale dizer:a grande vantagem é que esses canais não precisam ser usados isoladamente. 

Na verdade, a melhor estratégia é combiná-los de forma integrada para criar um funil de captação robusto e multicanal, gerando Leads de qualidade e aumentando as taxas de conversão.

5 dicas de como fazer a captação de clientes

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o tema, veja 5 dicas práticas de como fazer uma boa captação de clientes.

A lista inclui tanto estratégias que devem ser feitas de maneira contínua, para dar resultado no médio e longo prazo, como ações pontuais, voltadas para momentos de interação com os clientes em potencial. 

Vamos lá:

1. Defina um perfil de cliente ideal

Essa é a primeira etapa, sempre. O perfil do cliente ideal (também chamado de Ideal Customer Profile, ou ICP) é uma descrição daquele consumidor que mais pode se beneficiar dos produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa. 

Para isso, é preciso estudar a clientela atual em profundidade, para entender como se relaciona com a empresa. 

Com base nesse perfil de cliente ideal, fica mais fácil ir atrás das pessoas certas — ou empresas, no caso de negócios B2B. Isso facilita abordar os consumidores com mais potencial e definir o discurso ideal. 

Além disso, conhecer bem as suas personas e o público-alvo da empresa também é útil para uma abordagem mais assertiva. 

2. Invista em Marketing de Conteúdo e Inbound Marketing

O Marketing de Conteúdo é essencial para captar clientes de maneira mais estratégica. Isso porque, antes de adquirir um produto ou serviço — ou mesmo antes de saber que precisa deles — o consumidor busca informações na internet para tirar dúvidas. 

Por meio de uma boa estratégia de conteúdo, é possível levar esses dados relevantes na hora certa para cada consumidor em potencial. 

Para isso, dá para aproveitar formatos como artigos, eBooks e publicações nas redes sociais. Com base na publicação de conteúdos de qualidade, a empresa se torna autoridade em seu mercado de atuação.

Para otimizar ainda mais a captação de clientes, o Marketing de Conteúdo pode ser colocado em prática como parte de uma estratégia mais ampla de Inbound Marketing. Ela tem como foco atrair e converter clientes usando conteúdo relevante e canais como mecanismos de busca, blogs e redes sociais.

Saiba mais sobre o que é Inbound Marketing e como a estratégia é útil assistindo ao vídeo abaixo.

3. Combine o Inbound e o Outbound

Técnicas de Inbound podem ser bastante eficientes, mas a empresa também pode turbinar a captação de clientes combinando-as com táticas de Outbound. 

Para isso, é preciso contar com uma equipe ou uma pessoa treinada para prospectar de maneira ativa. 

Isso pode ser feito usando, por exemplo, as redes sociais. Um exemplo é o LinkedIn, por meio dele podem ser encontradas empresas cujo perfil se parece com aquele dos negócios que já são seus clientes. 

📖  Leia também: Inbound Marketing e Outbound Marketing: qual a diferença entre as estratégias, exemplos práticos, dicas e mitos!

4. Incentive as indicações dos clientes atuais

Seus clientes atuais já têm um contato mais próximo com a empresa, sabem quais são as vantagens dos produtos ou serviços que ela oferece, como funciona o atendimento e outras características. 

Sendo assim, por que não aproveitar essa base de clientes para receber indicações?

Isso é chamado de Referral Marketing, ou Marketing de Indicação. O objetivo é transformar seus consumidores atuais em uma fonte de captação de clientes.

Assim, a ideia é ir além das indicações orgânicas, com táticas para incentivar que os consumidores façam indicações. Você pode, por exemplo, criar um programa de indicações com prêmios, para estimular essas recomendações de maneira mais estruturada.

5. Aposte no upsell e no cross-sell

Assim como incentivar as indicações, o upselling e o cross-selling são outras formas efetivas de captar clientes. Mas o que querem dizer esses termos em inglês?

Cross-selling consiste em vender produtos ou serviços complementares para quem já é seu cliente. Já para fazer upsell, o consumidor adquire uma espécie de upgrade, contratando um plano mais caro, por exemplo. 

Dessa forma, a empresa consegue aumentar seus lucros sem, no entanto, fazer a captação de clientes do zero. 

Mas atenção a um ponto: cross-selling e upselling não são sinônimos de impor vendas para quem já é cliente. No cross-selling, por exemplo, os produtos precisam ser realmente complementares. 

No upselling, por sua vez, é necessário respeitar as necessidades reais do cliente. Se ele se mostra satisfeito com uma versão mais simples, melhor não forçar a barra.

Como captar clientes por telefone?

Embora muitos acreditem que a captação de clientes por telefone tenha perdido espaço para canais digitais, a verdade é que essa estratégia ainda pode fazer sentido, especialmente em vendas consultivas e no mercado B2B. 

O contato direto tem diferenciais: gerar confiança, esclarecer dúvidas e criar um senso de urgência para a conversão. 

Agora, para que essa abordagem seja bem-sucedida, é bem importante seguir algumas boas práticas:

Defina um script estratégico, mas seja natural

Ter um roteiro bem estruturado é essencial para garantir que a abordagem seja clara e persuasiva. 

No entanto, o script deve servir como um guia e não como um texto engessado! Assim, o ideal é que o vendedor consiga conduzir a conversa de forma natural, ajustando o tom e a abordagem conforme a resposta do cliente.

Dicas para um bom script de captação:

• Comece com uma abertura impactante, apresentando-se de forma objetiva e deixando claro o motivo do contato.
• Utilize perguntas abertas para entender melhor a necessidade do cliente e personalizar a oferta.
• Prepare-se para objeções comuns, como “não tenho interesse agora” ou “estou sem tempo”, e saiba contorná-las sem parecer insistente.
• Finalize com um CTA claro, direcionando o Lead para o próximo passo (agendamento de reunião, envio de proposta ou teste gratuito, por exemplo).

Conheça bem o seu público antes do contato

Ligar para um cliente sem informações prévias é um fator totalmente negativo e, com certeza, vai reduzir suas chances de conversão. 

Portanto, antes de fazer a ligação, colete dados relevantes sobre o Lead, como:

• Nome e cargo (no caso de ligações B2B).
• Empresa e segmento de atuação.
• Histórico de interações com a marca (se já demonstrou interesse em algum material ou produto).
• Necessidades e desafios que a sua solução pode resolver.

E não esqueça que se a captação de clientes for feita a partir de uma lista fria (Leads que nunca tiveram contato prévio com a empresa), é ainda mais importante personalizar a conversa para evitar objeções logo no início.

Adapte a abordagem conforme o estágio do funil

O tom e o objetivo da ligação devem variar conforme o estágio do funil de vendas em que o Lead se encontra.

Ou seja:

• Topo do funil (prospecção fria): a abordagem deve ser mais educativa, apresentando a empresa e gerando interesse pelo que é oferecido.
• Meio do funil (Leads que já demonstraram interesse): o foco deve estar na solução do problema do cliente e nos diferenciais da empresa.
• Fundo do funil (Lead pronto para conversão): a abordagem deve ser mais direta, conduzindo o Lead para a decisão de compra.

Utilizar um CRM pode ajudar a manter um histórico detalhado sobre cada Lead, facilitando a personalização do contato e aumentando as chances de sucesso.

A seguir, veja como é possível fazer ligações e registrá-las diretamente no RD Station CRM.

Escolha o momento certo para ligar

O horário da ligação é o primeiro ingrediente para conseguir aumentar a taxa de sucesso. Isto porque, os melhores períodos para prospectar clientes por telefone são entre 10h e 11h e entre 15h e 16h, pois evitam os horários de maior ocupação do Lead.

Além disso, as segundas-feiras costumam ser menos produtivas para ligações de captação, já que muitos profissionais estão focados no planejamento e organização da semana. Já terças, quartas e quintas tendem a ser os dias mais eficientes.

Faça follow-ups estratégicos

Se a venda não for fechada no primeiro contato, o follow-up (acompanhamento) é essencial para manter o interesse do cliente e evitar que a oportunidade se perca. 

Assim, o ideal é combinar a melhor forma de contato com o Lead (por telefone, WhatsApp ou email) e definir prazos para a continuidade da negociação.

Boas práticas para um follow-up eficaz incluem:

• Confirme interesse: reforce os benefícios da solução e pergunte se o cliente deseja mais informações antes de tomar a decisão.
• Mantenha o contato ativo: caso o Lead não tenha respondido à primeira tentativa de follow-up, aguarde alguns dias e tente novamente de maneira educada.
• Evite excesso de contatos: ligações em excesso podem gerar um efeito contrário e afastar o potencial cliente.
• Registre os contatos em um CRM: além de não perder as informações, você também pode configurar notificações para entrar em contato. Assim, você não esquece os Leads que não deram resposta.

A importância do CRM na captação de clientes

Se você chegou até aqui, já percebeu que, para captar clientes de maneira eficiente, é importante organizar a prospecção em uma ferramenta de CRM. 

Por meio de um software como o RD Station CRM, por exemplo, é possível organizar e acompanhar seu funil de vendas em tempo real, com uma visão clara de cada etapa das suas negociações. 

Mas é bom lembrar que, mais do que uma ferramenta, a gestão do relacionamento com os clientes deve fazer parte da cultura da empresa. 

Isso inclui construir relacionamentos duradouros com os consumidores e oferecer a eles uma experiência excelente ao longo de todo o processo comercial.