Ferramenta CRM: o que é, benefícios e as 22 melhores opções

Quando pensamos no cenário de vendas no mercado, é nítido o ritmo acelerado dos negócios e a competição é cada vez mais acirrada, não basta apenas vender: é preciso construir relacionamento com escala, precisão e inteligência.

É nesse contexto que entra a ferramenta CRM. Não como um "banco de dados de contatos", mas como uma peça-chave para transformar a forma como sua empresa se relaciona com os clientes, gera valor em cada etapa do funil e toma decisões com base em evidências reais.

Mas afinal: o que de fato uma ferramenta CRM pode entregar de estratégico para o seu negócio? Como ela pode ir além da organização e impactar diretamente vendas, Marketing e atendimento?

Meu nome é Thiago Sabino, sou Head de Marketing e Vendas da Olivas Digital, e nós somos especialistas na integração de sistemas e CRM. 

Neste post, vamos explicar tudo sobre uma ferramenta CRM e você entenderá como utilizá-la pode trazer os resultados que sua empresa precisa para se destacar no mercado.

O que é uma ferramenta CRM?

Começando pelo conceito, CRM (sigla em inglês para Gestão de Relacionamento com o Cliente) é uma ferramenta que reúne práticas, estratégias e tecnologias que empresas utilizam para gerenciar e analisar interações com clientes e dados ao longo do ciclo de vida do cliente. 

Dessa forma, o objetivo é melhorar os relacionamentos, auxiliando na retenção do público e no aumento das vendas.

Em resumo, ferramenta CRM é um sistema utilizado para analisar, organizar e gerenciar os dados visando melhorar o relacionamento, as conversões e os resultados da empresa.

As ferramentas CRM compõem um mercado que, segundo a Grand View Research, deverá crescer para US$ 114,4 bilhões até 2027. E a razão para isso é a crescente demanda por soluções de gestão de dados e engajamento com clientes.

📖 Leia também: Saiba o que é CRM, tipos, vantagens e cases de sucesso

O que faz um CRM?

Uma ferramenta CRM serve como um repositório que centraliza informações coletadas de diferentes canais de comunicação entre a empresa e os clientes. Assim, incluímos emails, sites, redes sociais e mais.

Nesse sentido, estes sistemas facilitam tarefas como:

• Automação de vendas: gerenciamento de contatos, acompanhamento de interações e programação de tarefas.
• Marketing: segmentação de clientes, campanhas personalizadas e gestão de Leads.
• Serviço ao cliente: centralização de informações do cliente, histórico de interações e suporte a resoluções rápidas de problemas.

A seguir, veja um exemplo de como é a tela principal de um CRM. Nela, você tem a visão geral das negociações em andamento e pode fazer a gestão dessas atividades. 

Por que o CRM é importante e quais os benefícios?

Quando bem utilizada, uma ferramenta CRM pode ser um divisor de águas na sua gestão empresarial, pois, ela não só ajuda a manter informações organizadas e acessíveis, mas também gera insights sobre o comportamento dos clientes, preferências e necessidades.

Apesar das vantagens, 58% das empresas ainda não utilizam uma ferramenta de CRM, segundo o Panorama de Marketing e Vendas 2025 da RD Station.

Essa é uma informação que, na prática, significa que muitos negócios podem ter a eficiência na gestão de vendas e o relacionamento com o cliente comprometidos. Entre as empresas que adotam o CRM, os principais ganhos relatados são:

• Melhor gestão de leads (67%);
• Maior visibilidade das atividades das equipes de vendas (61%);
• Gestão aprimorada de métricas e indicadores (53%);
• Economia de tempo para os vendedores (44%);
• Maior previsibilidade de resultados (41%).

A seguir, vamos falar mais sobre os ganhos dessa ferramenta:

Aumento da eficiência em Vendas

Se a sua empresa já tem um processo de Vendas funcional, adicionar um CRM só vai te ajudar. Nós sempre gostamos de lembrar que plataforma nenhuma faz milagres, mas o uso de um bom sistema pode otimizar processos pouco efetivos.

Dessa forma, os CRMs têm um papel muito importante na automação da rotina. Portanto, quando seu time de Vendas passa a utilizar uma ferramenta CRM, ele se livra de tarefas repetitivas e pouco eficientes.

A integridade das informações também é fundamental nesse processo. Com uma base de dados mais fiel, sua equipe comercial pode identificar gatilhos de vendas funcionais. 

Assim, integrando o CRM aos canais de Marketing você tem dados suficientes para criar novas estratégias de negócio.

Abaixo, listamos alguns benefícios dos CRMs para o time de Vendas:

• Possibilita a integração entre Vendas e Marketing
• Gera insights para estratégias de captação
• Aumenta o ticket médio dos clientes
• Facilita a conversão dos Leads
• E muito mais!

Além disso, o CRM é uma excelente ferramenta para o vendedor organizar sua rotina. Com a tecnologia, é possível agendar tarefas, acompanhar os retornos e manter as negociações em dia. Confira no exemplo abaixo:

Aprenda a como automatizar e personalizar seu funil de vendas, assistindo a essa demonstração gratuita!

Otimização da estratégia de Marketing

Mas não é só o time de Vendas que sai ganhando. No outro lado da moeda, as ferramentas CRM geram uma visão mais eficiente do funil de oportunidades. 

Também, permitem um acompanhamento mais próximo das taxas de conversão. De modo que ajuda a criar análises de previsões de Venda e possibilita correções no funil de Marketing, por exemplo.

Melhoria na tomada de decisões

Uma ferramenta CRM pode te ajudar a produzir análises mais detalhadas sobre os processos, comportamento e perfil dos clientes. Portanto, você pode identificar tendências que são fundamentais na hora de construir um planejamento estratégico, tudo baseado em dados.

Redução de custos operacionais

Utilizar plataformas diferentes para armazenar informações, desde os dados dos prospects até a análise de propostas enviadas, pode ser um gasto considerável e no caminho erros podem acontecer. 

Por isso, utilizar um CRM tende a ser a melhor escolha em custo-benefício e eficiência. Dessa forma, utilizando uma única plataforma você consegue:

• Fazer o relacionamento com os clientes
• Analisar o estágio do funil de Vendas do Lead
• Criar estratégias mais efetivas de conversão

Então, caso você precise utilizar plataformas diferentes para algumas tarefas, alguns CRMs podem ser integrados.

Aumento da satisfação do cliente

Este talvez seja o principal objetivo de uma ferramenta CRM. Afinal, como o nome diz, sua função é facilitar a gestão de clientes. Em geral, essas plataformas contam com recursos que ajudam gestores, equipes de Vendas e de Marketing a construírem um relacionamento mais próximo e eficiente com seus clientes.

Como resultado, o CRM permite montar fluxos com réguas de relacionamento que são construídas baseadas em informações sobre o histórico de interação. Assim, podemos personalizar o relacionamento e o atendimento, mesmo tendo uma base de clientes diversa.

Portanto, as ações de Marketing se tornam efetivas, aumentando a satisfação e dando mais oportunidades a Vendas. Aliás com a automação dos processos, o atendimento se torna mais rápido e direcionado, levando a uma maior fidelização.

📖 Leia também: Ferramenta de CRM ou de Automação de Marketing? Entenda as diferenças e como escolher

Quais tipos de CRM existem?

Existem principalmente três tipos de ferramenta CRM:

• Operacional: facilita operações diárias de Marketing, Vendas e serviço ao cliente.
• Analítico: foca na análise de dados do cliente para tomar decisões estratégicas.
• Colaborativo: melhora a comunicação entre departamentos e parceiros comerciais.

Cada tipo serve a um propósito específico e pode ser utilizado conforme a necessidade da empresa.

Qual a diferença entre CRM e ERP?

Embora ambos sejam fundamentais para a gestão empresarial, as ferramentas servem a propósitos distintos. O CRM foca no gerenciamento de informações relacionadas aos clientes, enquanto o ERP (Enterprise Resource Planning) é voltado para a integração e gestão de processos de negócio em toda a organização, como finanças, RH, produção, entre outros.

Dessa forma, a implementação de ambos de forma integrada pode oferecer uma visão mais ampla de todas as operações.

📖 Entenda mais sobre: CRM ou ERP? Conheça as diferenças entre as duas ferramentas e saiba qual escolher

22 melhores ferramentas CRM do mercado

Selecionar a ferramenta CRM certa para sua empresa pode ser uma tarefa difícil. Com tantas opções disponíveis, como saber qual delas atende as necessidades da sua empresa?

Por essa razão, trouxemos 22 das ferramentas de CRM mais usadas e explicamos um pouco sobre cada uma para te ajudar a escolher a ferramenta certa. Veja a seguir!

1. RD Station CRM

O RD Station CRM é a ferramenta usada na Olivas Digital porque ajuda a organizar todo o processo comercial, além de se conectar facilmente a diversas ferramentas. Entre elas o RD Station Marketing, plataforma de gestão de Marketing mais usada no Brasil. Dessa forma, criamos um ecossistema mais eficiente e robusto de relacionamento com nossos clientes.

Em resumo, o CRM da RD, você pode organizar sua operação de Vendas, gerenciar seu time e negociar direto pelo Whatsapp, simplificando sua rotina para vender com qualidade. E o melhor: você pode criar uma conta gratuita e começar a usar o RD Station CRM agora mesmo!

Indicado para: empresas de todos os tamanhos que buscam acelerar o processo de Vendas e escalar esse crescimento de forma sustentável. 

2. Salesforce

A americana Salesforce é uma das ferramenta CRM mais populares da nossa lista. Oferece uma plataforma personalizável, integração com outros aplicativos e recursos de Inteligência Artificial com o Einstein AI.

Indicado para: empresas médias e grandes que precisam de soluções personalizadas e integração com diversos sistemas.

3. HubSpot CRM

Também americana, é conhecida pela sua facilidade de uso, integração com outras ferramentas de Marketing HubSpot e automações para Marketing, vendas e serviço ao cliente. Ele permite analisar e acompanhar as vendas em tempo real.

Indicado para: pequenas e médias empresas que buscam uma solução fácil de usar e escalável.

4. Microsoft Dynamics 365

É a ferramenta CRM da Microsoft e por isso possui integração com produtos da marca, como Office 365 e Teams, e capacidade de personalização e extensão através do Power Platform.

Indicado para: empresas que estão no ecossistema Microsoft e precisam de uma plataforma robusta e personalizável.

5. Oracle Siebel CRM

Faz parte do Oracle Cloud CX, oferece soluções abrangentes para Vendas, serviços e Marketing com ênfase em análise de dados e automação.

Indicado para: grandes empresas com processos complexos e que necessitam de uma solução integrada de alto nível.

6. SAP CRM

Integrado dentro do ecossistema SAP, foca em soluções para grandes empresas com necessidades complexas de integração e funcionalidades de business intelligence.

Indicado para: grandes corporações que requerem uma solução empresarial integrada e global.

7. Zoho CRM

Oferece uma solução de CRM com boa relação custo-benefício, múltiplas personalizações e uma extensa gama de aplicativos complementares no Zoho ecosystem.

Indicado para: pequenas e médias empresas que buscam flexibilidade e acessibilidade.

8. Pipedrive

O Pipedrive é outra ferramenta CRM popular e se destaca pela sua interface de usuário intuitiva e foco em funis de vendas visuais, facilitando o acompanhamento de negócios e interações.

Indicado para: empresas de pequeno e médio porte, especialmente aquelas com foco intensivo em vendas.

9. Freshsales

Parte do suite Freshworks, oferece CRM com automação de força de vendas, inteligência de vendas e integração com ferramentas de atendimento ao cliente.

Indicado para: pequenas e médias empresas que precisam de uma solução ágil e integrada com suporte ao cliente.

10. Insightly

Bom para PMEs, oferece CRM com forte foco em gestão de projetos, integrando Vendas, Marketing e entrega de projetos.

Indicado para: pequenas e médias empresas que buscam integrar gestão de projetos e CRM.

11. Nimble

Ótimo para pequenas empresas e profissionais autônomos, combina funcionalidades de CRM com insights para redes sociais e integração com Microsoft Office.

Indicado para: profissionais autônomos e PMEs que investem nas redes sociais e comunicação simplificada.

📖 Leia também: Conheça os 15 melhores CRM gratuitos para empresas

12. SugarCRM

Plataforma personalizável, focada em automação de processos de negócios, análise de dados e soluções de Marketing Digital.

Indicado para: médias e grandes empresas que precisam de soluções personalizadas e de alta profundidade analítica.

13. Copper

Integrado diretamente ao Google Workspace, é ideal para quem busca simplicidade e integração com o ambiente Google.

Indicado para: pequenas e médias empresas que utilizam o Google Workspace para centralizar informações e documentos.

14. SalesforceIQ

Antes chamado de RelateIQ, foi incorporado ao Salesforce como parte do Salesforce Essentials, simplificando CRM para pequenas empresas.

Indicado para: pequenas empresas que precisam de um CRM simples e integrado ao ecossistema Salesforce.

15. Infusionsoft by Keap

Ideal para pequenas empresas, combina Marketing por email, automação de vendas e recursos de CRM em uma única plataforma.

Indicado para: pequenas empresas e empreendedores que necessitam de automação de Marketing integrada.

16. Act!

Combina CRM com Email Marketing, oferecendo soluções tanto em nuvem quanto on-premise, com forte suporte para personalização e relatórios.

Indicado para: pequenas e médias empresas que preferem uma solução personalizável com opções on-premise e em nuvem.

17. Maximizer CRM

Ferramenta CRM configurável com ênfase em gerenciamento de contatos, vendas e serviço ao cliente.

Indicado para: empresas de todos os tamanhos que buscam uma solução personalizada e abrangente.

18. Salesmate

CRM acessível que ajuda pequenas e médias empresas a acelerar o ciclo de vendas e melhorar o engajamento do cliente com automação de vendas.

Indicado para: startups e pequenas empresas que buscam simplicidade e eficácia em vendas.

19. Capsule CRM

Fácil de usar, este CRM é voltado para pequenas empresas. Isto porque oferece funcionalidades básicas de gestão de contatos e acompanhamento de interações.

Indicado para: pequenas empresas que necessitam de uma solução básica e eficiente.

20. Close

Focado em times de inside sales, a ferramenta CRM conta com comunicação integrada (chamadas, emails) e uma forte orientação para ação e resultados de vendas.

Indicado para: empresas com equipes de vendas internas que precisam de muita interação cliente-vendedor.

21. Streak

Criado para ser usado dentro do Gmail, transforma o email do usuário em um CRM poderoso. Assim, é ideal para quem busca simplicidade e não quer sair da caixa de entrada.

Indicado para: profissionais autônomos e pequenas empresas que operam principalmente por meio do Gmail.

22. Agile CRM

Por fim, essa é uma solução all-in-one com vendas, Marketing e suporte ao cliente, bem vista por sua facilidade de uso e baixo custo.

Indicado para: pequenas e médias empresas que buscam uma solução completa e acessível.

Como escolher a melhor ferramenta CRM?

Cada um desses sistemas oferece uma variedade de funcionalidades que podem ser adaptadas para atender às necessidades específicas da sua empresa.

No entanto, além de funcionalidades e preços, vale se atentar que ferramentas internacionais geralmente possuem modelos de cobrança em dólar. Ou seja, isso pode gerar oscilações de custos na previsão financeira de sua empresa.

O suporte também é um ponto a se considerar, já que algumas ferramentas não oferecem atendimento ao usuário — ou oferecem em outras línguas.

Além disso, a gestão de privacidade de dados dos seus clientes deve ser considerada. Ferramentas nacionais atendem a LGPD brasileira. Porém, apesar de similar às leis internacionais como GDPR e CCPA, ferramentas internacionais têm suas peculiaridades e podem trazer risco jurídico para seu negócio.

IA como aliada do CRM

Atualmente, há outro fator crucial para considerar na escolha de uma ferramenta de CRM, é analisar se o software está alinhado com as últimas inovações do mercado. Nesse sentido, a IA integrada ao CRM pode ser o diferencial para levar em conta na sua decisão, uma vez que, esses recursos são capazes de diminuir tarefas operacionais significativamente.

Por exemplo, o RD Station CRM possui um novo recurso chamado Rê da RD, que nada mais é que uma agente de IA que permite você atualizar o pipeline do seu CRM diretamente do WhatsApp, em tempo real e de qualquer lugar. Veja o exemplo:

Integre uma ferramenta CRM ao seu negócio

A implementação de uma ferramenta CRM não é só uma escolha de tecnologia, mas também uma questão estratégica de negócios. 

Isto é, porque ela pode diferenciar uma empresa no mercado competitivo, desde que feita com o máximo de eficiência, integrando gestão aos processos de Vendas e Marketing.

Na Olivas Digital, temos experiência na integração de sistemas para conectar os negócios e facilitar as rotinas internas das empresas. Com isso, geramos mais produtividade, o que se converte em vendas.

No eBook CRM: Primeiros Passos, explicamos a metodologia por trás das ferramentas e como utilizá-la para ter o maior resultado possível na prática. Portanto, baixe o material ou entre em contato com os especialistas da Olivas Digital que vão transformar as vendas da sua empresa.

Perguntas frequentes sobre ferramenta CRM

Como o CRM vai economizar meu tempo?

Um bom CRM funciona como uma central de inteligência comercial: ele prioriza Leads com base em comportamento, agenda follow-ups automáticos, sinaliza oportunidades de venda e reduz retrabalho.

Na prática, você para de perder tempo tentando lembrar quem precisa de retorno ou buscando informações espalhadas. Dessa forma, o sistema mostra o que fazer, quando fazer e com quem falar — tudo em uma só tela.

O CRM é personalizável para o que é importante para minha operação?

É justamente essa a vantagem de adotar um sistema profissional. Os melhores CRMs permitem adaptar cada etapa do funil, campos de cadastro, gatilhos e até alertas com base no seu processo real.

Se sua empresa vende por assinatura, por exemplo, você pode configurar alertas de renovação automática. Se o ciclo for mais longo, dá para trabalhar com indicadores de maturidade do Lead. É o CRM se adaptando ao seu negócio, e não o contrário.

Posso adicionar funções e recursos sem codificação e a ajuda da TI?

Sim, e isso é essencial. Ferramentas como RD Station já permitem criar automações, campos personalizados e até integração via API ou conectores (como Zapier) com poucos cliques.

Isso significa que o próprio time comercial pode testar campanhas, fluxos e melhorias sem abrir chamado para a TI. É agilidade real, com controle total nas mãos de quem vende.