Entenda como funciona o Whatsapp para empresas

O WhatsApp para empresas, ou WhatsApp Business, é uma versão do aplicativo voltada para negócios. Ele oferece recursos como perfil comercial, respostas automáticas, etiquetas e catálogos de produtos, facilitando a comunicação e atendimento com clientes de forma eficiente.

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Você sabia que 80% das empresas usam o WhatsApp todo dia no processo de Vendas? No setor de Marketing, 72% dos times utilizam a ferramenta conversacional na estratégia. 

Além disso, 74% das empresas brasileiras afirma que o WhatsApp é o canal com melhores taxas de sucesso no contato com o Lead que acabou de entrar no funil. Esses dados são do Panorama de Marketing e Vendas da RD Station, que comprovam a força em utilizar o WhatsApp nas estratégias das empresas. 

Com as práticas corretas, e atento à tendência que mostra o avanço do Marketing Conversacional, você pode usar o WhatsApp para empresas para aumentar a satisfação do cliente, melhorar a eficiência do negócio e, finalmente, aumentar Vendas e lucratividade.

Então, se você quer aproveitar ao máximo as funções da ferramenta de WhatsApp para empresas, continue lendo o conteúdo para saber como usar o aplicativo mais popular do Brasil de forma profissional no seu negócio.

O que é o WhatsApp para empresas?

O WhatsApp para empresas, também conhecido como WhatsApp Business, é uma versão do aplicativo de mensagens, líder no ranking de redes sociais mais usadas no Brasil, e foi projetado especificamente para pequenas e médias empresas. 

Assim, a versão Business permite que as empresas criem um perfil comercial, no qual podem compartilhar informações importantes, como endereço, descrição do negócio, horário de funcionamento e muito mais.

📖 Leia também: WhatsApp Marketing: o que é e como fazer

Qual a diferença entre WhatsApp para empresas e o WhatsApp comum?

A principal diferença entre o WhatsApp comum e o WhatsApp Business está nos recursos disponíveis para quem gerencia um negócio.

Enquanto o aplicativo tradicional é voltado para conversas pessoais, o WhatsApp Business foi criado especificamente para empresas, com funcionalidades que ajudam no atendimento, na organização de contatos e na divulgação de produtos.

Confira as principais diferenças:

WhatsApp comum	WhatsApp Business (app)
Foco em uso pessoal	Foco em empresas, principalmente pequenas e médias
Sem perfil comercial	Perfil com nome da empresa, site, endereço e horários
Sem mensagens automáticas	Possui mensagens automáticas e respostas rápidas
Sem recursos de organização	Permite uso de etiquetas para categorizar conversas
Sem catálogo de produtos	Exibe catálogo com imagens, preços e descrições
Estatísticas limitadas	Mostra número de mensagens enviadas, entregues e lidas
Sem ferramentas de Marketing	Permite criar links curtos e QR codes para atrair contatos

Dessa forma, esses recursos ajudam a otimizar a comunicação e a gestão do relacionamento com clientes, algo que o WhatsApp comum não oferece.

Qual a importância de usar o WhatsApp para empresas?

Para entender por que o uso do WhatsApp para empresas é importante, basta conferir os principais benefícios que o aplicativo proporciona. Segundo o Panorama de Marketing e Vendas da RD, as principais vantagens levantadas por quem usa a ferramenta diariamente são:

Nas Vendas:

• Ganho de tempo
• Respostas mais rápidas
• Mais facilidade de conversão
• Personalização das conversas

Para os times de Vendas que usam a plataforma do WhatsApp para empresas, a agilidade é o principal ponto, seja no ganho de tempo (37%) das tratativas ou no fato de ter respostas mais rápidas do contato em negociação.

No Marketing:

• Garantir atendimento e respostas em tempo real
• Personalização das mensagens
• Melhorar a taxa de conversão das minhas ofertas
• Ter uma estratégia no canal preferido pelo meu público
• Realizar qualificação de Leads e contatos

A seguir aprofundamos um pouco mais sobre algumas das principais vantagens, com alguns exemplos. 

Comunicação direta e instantânea

Você pode responder às perguntas e preocupações dos clientes em tempo real. Assim, é possível melhorar significativamente a experiência do cliente e aumentar a satisfação com a sua empresa.

Por exemplo: uma loja de roupas pode usar a plataforma de WhatsApp para empresas para confirmar o tamanho de uma peça ou atualizar o status de entrega em minutos, evitando frustrações e aumentando a confiança do cliente. 

Com ferramentas especializadas, como automações e atendimento integrado, essa comunicação pode ser ainda mais eficiente.

Melhoria do atendimento ao cliente

Com o WhatsApp, o tradicional SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) ganha um novo significado e a empresa passa a atender às necessidades (e ansiedades) dos seus clientes de forma rápida e eficaz.

Uma clínica odontológica, por exemplo, pode confirmar consultas ou enviar lembretes automáticos, reduzindo faltas e melhorando a experiência do paciente. Ao integrar o WhatsApp com um CRM, como o RD Station CRM, as equipes conseguem registrar interações, acompanhar o histórico e personalizar o atendimento com mais assertividade.

Eficiência e produtividade

O WhatsApp para empresas vem com uma série de recursos que economizam tempo e dinheiro, como mensagens automáticas e exibição de catálogo para o cliente encontrar e comprar o que procura, além do apoio de chatbots no atendimento.

Por exemplo, uma loja de cosméticos pode exibir seus itens mais vendidos diretamente no WhatsApp e permitir que o cliente compre com poucos cliques. Já o uso de chatbots agiliza o primeiro atendimento, liberando tempo dos vendedores para focar nas negociações mais complexas.

Engajamento do cliente

Você pode usar o aplicativo para enviar atualizações, promoções e ofertas especiais, incentivando o cliente a interagir com a empresa e fechar negócio. Você também pode, por exemplo, deixar mensagens de agradecimento prontas para o envio, fortalecendo relacionamentos. 

Um bom exemplo é uma pizzaria que envia promoções nas sextas-feiras com um botão de “Pedir agora”, estimulando o retorno do cliente e impulsionando as Vendas.

Análise de Dados

O WhatsApp para empresas oferece ferramentas de análise de dados que ajudam a fornecer insights valiosos para suas estratégias de Marketing e Vendas. Uma escola de idiomas, por exemplo, pode testar diferentes horários de envio para entender qual gera mais respostas e otimizar suas campanhas futuras.

Como usar o WhatsApp para empresas?

Usar a ferramenta do WhatsApp para empresas é simples e envolve algumas etapas fundamentais para aproveitar ao máximo seus recursos.

Aqui está um guia para começar:

1. Baixe o WhatsApp Business

Acesse a Google Play Store (Android) ou Apple App Store (iOS) e baixe o WhatsApp Business. O app é diferente do WhatsApp tradicional e pode ser usado com um número novo ou com um número fixo da empresa.

2. Configuração inicial

Para começar, escolha um número de telefone. Você pode usar um número diferente do seu WhatsApp pessoal ou até um número fixo.

Para verificá-lo, você precisará receber um código de verificação via SMS ou ligação.

3. Criação do perfil comercial

Para criar o seu perfil comercial, é importante inserir corretamente alguns dados. Afinal, seus contatos verão essas informações ao abrir seu perfil. 

Portanto, preencha as informações da empresa, como:

• Nome
• Descrição
• Endereço, e-mail e site
• Horário de funcionamento

4. Configuração de ferramentas de mensagens

Em seguida, você terá acesso às ferramentas automáticas que ajudarão a agilizar o atendimento da sua empresa no WhatsApp:

• Mensagem de boas-vindas: uma mensagem automática enviada para quem entra em contato pela primeira vez.
• Mensagem de ausência: informe aos clientes que a empresa está fora do horário de atendimento.
• Respostas rápidas: crie atalhos para responder a perguntas frequentes. Por exemplo, crie uma resposta rápida com “/horário” para informar os horários de atendimento.

5. Organização com etiquetas

Use etiquetas para organizar as conversas, isso facilita a gestão dos contatos e o acompanhamento das Vendas.

Por exemplo, você pode etiquetar clientes como:

• Novo cliente
• Pagamento pendente
• Pedido concluído

6. Crie catálogo de produtos ou serviços

Adicione seus produtos ou serviços no catálogo, com fotos, descrições e preços. Dessa forma, você compartilha produtos diretamente nas conversas e o cliente pode visualizar e tirar dúvidas de forma mais prática.

7. Use listas de transmissão

Você pode enviar a mesma mensagem para até 256 contatos ao mesmo tempo, desde que todos tenham seu número salvo. Ideal para divulgar novidades e promoções. Evite excessos para não ser marcado como spam.

8. Análise de estatísticas

Como já dissemos, o WhatsApp para empresas disponibiliza estatísticas básicas, como número de mensagens enviadas, entregues e lidas. Dessa forma, é possível entender o engajamento dos clientes e ajustar suas campanhas ou atendimento.

9. Integração com outras ferramentas

Para aproveitar todo o potencial da ferramenta e uni-la à sua estratégia de Marketing e Vendas, você pode integrar o WhatsApp Business com softwares de CRM, ferramentas de automação ou chatbots.

Se sua operação envolve alto volume de mensagens, atendimento em escala ou uso de chatbots, considere a WhatsApp Business Platform (API). Nesse caso, é necessário trabalhar com um provedor oficial, como o RD Station Conversas.

Dessa forma, é possível, inclusive, escalar e melhorar ainda mais o atendimento.

Como usar o WhatsApp para empresas no Android?

Para usar o WhatsApp para empresas no Android, siga este passo a passo:

• Acesse a Google Play Store no seu dispositivo Android.
• Busque por WhatsApp Business.
• Clique em Instalar e aguarde o download e a instalação.

Depois, basta seguir os passos do tópico anterior.

Como usar o WhatsApp para empresas no iPhone?

Já no iPhone, siga os passos abaixo:

• Abra a App Store no seu iPhone.
• Procure por WhatsApp Business.
• Toque em Obter e aguarde a instalação.

É possível usar o WhatsApp para empresas no PC?

Existem duas maneiras de acessar o WhatsApp para empresas usando um computador:

WhatsApp Web

O WhatsApp Web é uma versão baseada no navegador que espelha o aplicativo do seu celular no PC. Para acessá-lo, siga esses passos:

1. Abra o navegador no seu computador e vá para o site WhatsApp Web.
2. No seu celular, abra o aplicativo WhatsApp Business.
3. Toque no menu de três pontos (Android) ou em Ajustes (iPhone) e selecione WhatsApp Web ou Aparelhos conectados.
4. Escaneie o QR code que aparece no navegador do PC com a câmera do celular.

A partir disso, você poderá acessar todas as conversas e recursos diretamente no computador.

Aplicativo WhatsApp Desktop

Já o WhatsApp Desktop é um aplicativo dedicado que pode ser instalado diretamente no seu PC. Assim como na versão Web, suas conversas serão espelhadas no PC.

Veja como usá-lo:

• Baixe o WhatsApp Desktop no site oficial do WhatsApp.
• Instale o aplicativo no seu computador.
• Abra o WhatsApp Business no seu celular.
• Vá até Aparelhos conectados e escaneie o código QR que aparece no WhatsApp Desktop.

Benefícios de usar o WhatsApp Business no PC

Com essa opção, você pode integrar o WhatsApp Business ao seu fluxo de trabalho, oferecendo um atendimento eficiente sem precisar estar no celular o tempo todo.

Confira os principais benefícios dessa prática:

• Melhor gestão: facilita o envio de mensagens longas e a resposta a vários clientes ao mesmo tempo.
• Maior produtividade: pode ser mais eficiente para digitar, acessar informações da empresa e compartilhar arquivos e documentos.
• Atalhos de teclado: você pode usar atalhos de teclado no PC, agilizando o uso, principalmente para empresas que têm um grande volume de mensagens.

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Boas práticas de uso do WhatsApp para empresas

Pronto para adotar o WhatsApp para empresas na gestão do seu negócio? Mas, não comece antes de conferir nossa lista com 15 boas práticas para que o uso do aplicado seja eficaz na sua rotina:

1. Crie um perfil comercial completo e atraente.
2. Use mensagens automáticas para responder rapidamente aos clientes.
3. Crie um catálogo de produtos para mostrar seus produtos ou serviços.
4. Use o recurso de etiquetas para organizar suas conversas e contatos.
5. Responda às mensagens dos clientes o mais rápido possível.
6. Use o recurso de status para compartilhar atualizações e promoções.
7. Mantenha a comunicação profissional e respeitosa.
8. Use o recurso de mensagens em massa para enviar atualizações ou promoções para vários clientes de uma vez.
9. Monitore e analise seus dados de mensagens para entender melhor seus clientes.
10. Use o WhatsApp API para integrar o WhatsApp com outras ferramentas de Marketing e Vendas.
11. Mantenha-se atualizado com as últimas atualizações e recursos do WhatsApp Business.
12. Treine sua equipe para usar o WhatsApp Business de forma eficaz.
13. Use o recurso de mensagens programadas para enviar mensagens em horários específicos.
14. Respeite as regras e regulamentos do WhatsApp Business.
15. E, finalmente, lembre-se: o WhatsApp Business é uma ferramenta de comunicação, não um substituto para um bom atendimento ao cliente.

📖 Leia também: Mensagens em massa no WhatsApp Business: saiba como fazer o envio

Quais os erros mais cometidos ao usar o WhatsApp empresarial?

Mesmo com tantas dicas disponíveis no mundo digital, ao usar o WhatsApp para empresas, é comum cometer alguns erros que podem prejudicar a experiência do cliente e a eficácia dessa estratégia.

Por isso, separamos alguns dos principais erros, para você não cometê-los no dia a dia:

• Enviar mensagens excessivas (spamming): bombardear os clientes com muitas mensagens, promoções ou conteúdo irrelevante pode irritar seus clientes, levando ao bloqueio do número ou à perda de engajamento.
• Falta de personalização: usar mensagens genéricas ou automatizadas sem personalização pode passar a ideia que você não valoriza cada cliente, diminuindo também o engajamento.
• Respostas demoradas ou ausência de retorno: demorar muito para responder mensagens ou ignorar clientes passa uma imagem de descaso e falta de profissionalismo. E você não quer que isso aconteça, certo?
• Não segmentar o público: enviar a mesma mensagem para todos os contatos sem considerar seus interesses ou estágio na jornada de compra pode levar a um baixo número de conversões. Portanto, resultados ruins.
• Usar apenas para Vendas: tratar o WhatsApp apenas como uma ferramenta de Vendas é um erro muito comum. No entanto, nesse canal tem muito potencial para construir relacionamento ou oferecer suporte.
• Falta de integração com outras ferramentas: não integrar o WhatsApp para empresas com outros sistemas de automação limita a eficácia da comunicação e o acompanhamento das interações com os clientes.
• Não oferecer uma experiência multicanal: focar apenas no WhatsApp e ignorar outros canais de comunicação, como email e redes sociais, pode significar oportunidades perdidas, já que alguns clientes podem preferir outros canais.

Otimize o uso do WhatsApp na sua empresa

Tão bom quanto entender como o WhatsApp para empresas pode fazer a diferença para o sucesso do negócio é saber que existem soluções que tornam o uso do aplicativo mais prático e eficaz para você e sua equipe.

Assim, é possível impulsionar suas Vendas digitais com atendimento multicanal e conversar com clientes e Leads onde eles estiverem de forma rápida, eficiente e humanizada.

Uma dessas soluções é o RD Station Conversas, plataforma de atendimento digital completa, que permite automatizar e centralizar suas conversas com os clientes pelo WhatsApp.

Com ela, sua empresa consegue:

• reduzir o tempo de espera;
• melhorar a experiência do cliente;
• gerar mais conversões qualificadas.

Também permite criar chatbots e fluxos de mensagens automatizadas para que você garanta atendimento 24 horas, 7 dias da semana!