Como usar as respostas automáticas do WhatsApp

Respostas automáticas do WhatsApp são mensagens configuradas para responder automaticamente clientes ou contatos fora do horário de atendimento. Elas ajudam a manter a comunicação imediata, informar horários ou redirecionar dúvidas, otimizando o suporte e a experiência do usuário.

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Você entra em contato com a sua loja preferida para resolver um assunto urgente sobre a sua última compra, mas demora horas para receber atendimento. Ou quer tirar uma dúvida com a imobiliária sobre aquele apartamento dos sonhos, mas fica sem resposta.

Não existe nada mais frustrante do que receber um grande vácuo no relacionamento com uma empresa, não é mesmo?

Já imaginou o impacto que isso pode causar na sua receita? Mas não se preocupe: neste conteúdo vou te mostrar como contornar essa situação e atrair mais Leads e clientes com as respostas automáticas do WhatsApp. Mais do que isso, vou te mostrar alguns exemplos para você sair daqui e já aplicar direto na sua empresa! 

O que são as respostas automáticas?

Não tem muito mistério — as respostas automáticas são mensagens pré-definidas pela empresa que serão disparadas em determinadas situações aos seus clientes e potenciais clientes. 

Pode ser, por exemplo, aquela mensagem enviada automaticamente quando você está de férias, ou quando alguém entra em contato com a sua empresa após o horário comercial. 

Assim, além de oferecer transparência, esse tipo de mensagem melhora consideravelmente a experiência do usuário, trazendo retornos positivos para as marcas que a utilizam. 

📖 Veja também: Mensagem automática no Whatsapp: como colocar e ideias para criar

Importância das respostas automáticas do WhatsApp

Com a transformação do comportamento do consumidor ao longo dos anos, o tempo de atendimento tornou-se crucial. Nesse sentido, é preciso garantir a satisfação dos usuários e um relacionamento duradouro entre as marcas e seus clientes.

Isso é especialmente verdadeiro no WhatsApp, um dos canais de comunicação mais importantes — e instantâneos — do mundo. Segundo o Panorama Mobile/Opinion Box, aproximadamente 79% dos consumidores usam o aplicativo para se comunicar com empresas. 

Outro dado importante é do Panorama de Marketing e Vendas da RD Station. Segundo o estudo, 70% dos entrevistados afirmam que o WhatsApp é o canal que traz maior taxa de sucesso no contato com o Lead pelos times de Vendas.

Ainda assim, as empresas não estão prontas para atender seus clientes no momento certo. Segundo o estudo da Super Office, o tempo médio de resposta das empresas é de 12h10 e a resposta mais lenta foi de 8 dias.

Dessa forma, mais do que nunca, contar com a resposta automática no WhatsApp é importante para as empresas que não querem deixar dinheiro na mesa.

Características de boas respostas automáticas no WhatsApp

Uma boa resposta automática deve ter algumas características para ser mais eficiente e transmitir clareza: 

Ser planejada

Pense com antecedência em todos os possíveis cenários e situações de contato em que uma resposta automática no WhatsApp será necessária. Portanto, ao fazer esse planejamento, você terá tempo suficiente para fazer qualquer tipo de ajuste antes de lançá-la.

Oferecer orientações

Seu cliente recebeu uma resposta automática, mas isso não é tudo. Dessa forma, quais são os próximos passos que ele tem que tomar para solucionar seu problema? 

Não esqueça de deixar orientações claras: ele tem que entrar em contato por outro canal? Ele pode resolver a situação de outras formas? A previsibilidade é essencial para você demonstrar que se preocupa e valoriza o tempo do cliente. 

Ser bem escrita

Muita atenção aos erros gramaticais, de digitação e outros errinhos de escrita que podem prejudicar o entendimento da mensagem pelo leitor. Ainda, atente-se à linguagem profissional, pois nem sempre um tom mais engraçadinho ou emojis caem bem.

Além disso, mantenha a uniformidade da voz da sua marca em relação aos outros canais utilizados. 

Incluir informações claras

Se a sua resposta automática for de ausência, por exemplo, não esqueça de incluir informações sobre quando será o seu retorno, os horários de funcionamento e os próximos passos a serem tomados. 

Isto porque, a falta de orientação pode ser um grande motivador para fazer seu usuário optar por outra solução. 

Ter personalização

Caso o WhatsApp esteja conectado ao seu CRM, personalizar respostas automáticas pode ser uma ótima estratégia para aumentar o engajamento dos seus Leads e clientes. 

Assim, além de mostrar que você conhece quem são as pessoas interessadas na sua solução, a personalização ainda melhora a experiência do usuário, trazendo como benefício o aumento no nível de satisfação com o seu atendimento. 

E o principal: oferecer um conteúdo relevante

Sua resposta automática deve oferecer valor — por isso, não abra mão de recursos como imagens, vídeos, datas e horários ou links para conteúdos relacionados. Dessa forma, ofereça o máximo de informações possíveis para resolver as demandas que chegam por WhatsApp.

📖 Leia mais: Como fazer Automação de WhatsApp: confira dicas e opções de ferramentas

Para que servem as mensagens automáticas no WhatsApp?

Ainda em dúvida se deve ou não usar respostas automáticas para WhatsApp? Abaixo, listamos alguns motivos pelos quais a automação de respostas na plataforma pode ser a sua maior aliada!

Reduz tarefas manuais e repetitivas

Quantas vezes ao dia as pessoas entram em contato com o seu negócio com as mesmas dúvidas e solicitações? Ativar respostas automáticas pelo WhatsApp poupa tempo da sua equipe em responder — manualmente — essas situações repetidas, liberando-a para assumir ações mais estratégicas para o seu negócio.

Garante o engajamento do seu público

Mensagens automatizadas garantem que a sua marca vai estar sempre em contato com o público, em uma relação transparente. Assim, você aumenta os níveis de satisfação tanto dos seus Leads quanto dos seus clientes, mantendo-os engajados com a sua empresa.

Reduz a perda de Leads

Você já perdeu Leads por deixá-los dias a fio sem resposta, não é mesmo? Isto acontece porque, quando o volume de mensagens enviadas ao seu time de pré-vendas ou vendas é muito alto, você acaba esfriando seus potenciais clientes e pode perdê-los para a concorrência.

As respostas automáticas evitam justamente esse cenário, dando as informações necessárias no momento em que seus Leads precisam.

Aumenta a satisfação do seu cliente com o atendimento

As mensagens automáticas agilizam o tempo da primeira resposta, reduzindo assim a frustração da espera. Isto porque, elas fazem com que o cliente saiba que a solicitação foi recebida e será solucionada, aumentando o nível de satisfação com o atendimento. 

Como ativar as respostas automáticas no WhatsApp?

Agora que você já sabe o que são as respostas automáticas e porque são tão importantes, bate aquela dúvida: como ativar a resposta automática no meu WhatsApp? 

Bom, existem duas formas: 

Com o WhatsApp Business

Caso a sua empresa ainda utilize o WhatsApp Business por não sentir necessidade de uma solução complexa de automação, é muito fácil ativar a configuração de respostas automáticas. Isto porque, essa opção é oferecida pelo próprio aplicativo, seja em sua versão Android ou iOS.

No próprio aplicativo, é só: 

• Encontrar o menu, no canto superior direito da tela.
• Ir até “configurações” e, em seguida, ir para as “ferramentas comerciais”.  
• Nessa seção, você encontra as opções para configurar mensagens de ausência, saudação e até mesmo mensagens rápidas — as mensagens rápidas não são automáticas, mas podem ser uma forma de oferecer informações para perguntas rotineiras feitas à sua empresa. 

Com o WhatsApp Business API

Se a sua empresa já possui um volume maior de Leads ou mesmo uma operação mais complexa, talvez o mais interessante seja adotar uma solução de automação de WhatsApp.

Dessa forma, você tem mais cenários e opções para explorar respostas automáticas, por meio de fluxos de automação, além de deixar cada mensagem com a cara da sua marca, utilizando diferentes recursos.

Dessa forma, é possível não apenas configurar uma mensagem automática, mas também conduzir os Leads nos fluxos configurados de acordo com o seu comportamento. Na imagem abaixo, veja o exemplo de um fluxo automatizado criado no RD Station Conversas:

Gere links para WhatsApp em instantes (e de graça!)

Além de automatizar suas mensagens, também é importante contar com um Link para WhatsApp. Assim, você consegue compartilhar o link com seus contatos em redes sociais, email e outros canais.

Para gerar o seu link de forma prática, você pode contar com o Gerador de Link de WhatsApp da RD. Com ele, você cria seu link com uma mensagem personalizada, pronto para usar. Tudo grátis, claro! Aproveite para fazer o seu a seguir:

Qual é a diferença entre mensagem automática e resposta rápida no WhatsApp Business?

A mensagem automática no WhatsApp Business é enviada de forma programada em situações específicas, como saudações ou mensagens de ausência, garantindo uma resposta imediata ao cliente sem intervenção manual.

Assim, por exemplo, você pode configurá-la para informar o horário de funcionamento fora do expediente ou dar boas-vindas ao iniciar uma conversa. Portanto, essa funcionalidade é ideal para manter o cliente informado mesmo quando não há um atendente disponível.

Já a resposta rápida no WhatsApp Business é uma mensagem pronta que o atendente pode usar manualmente para agilizar respostas frequentes. Criada como um atalho, ela é ativada ao digitar um comando, como “/pagamento” para enviar informações sobre formas de pagamento. 

Diferentemente das mensagens automáticas, as respostas rápidas exigem uma ação do atendente, mas ajudam a economizar tempo no atendimento. Ambas as ferramentas são complementares para otimizar a comunicação no WhatsApp Business.

Qual é a diferença entre mensagem de saudação e ausência no WhatsApp Business?

A mensagem de saudação no WhatsApp Business é enviada automaticamente sempre que um novo contato inicia uma conversa com a empresa. Ela permite dar as boas-vindas e informar o cliente sobre o que esperar da interação, como horários de atendimento ou opções de contato.

Por outro lado, a mensagem de ausência é usada quando a empresa não está disponível para responder imediatamente, como fora do horário de funcionamento ou durante férias. Assim, ela informa ao cliente que a empresa não pode atendê-lo no momento e, muitas vezes, inclui detalhes sobre quando o atendimento será retomado ou orientações sobre como o cliente pode buscar alternativas. 

Nos tópicos a seguir, vou apresentar outros tipos de mensagens que podem ser automatizadas no WhatsApp. Confira! 

Quais tipos de mensagens posso automatizar no WhatsApp?

Já percebemos até aqui que automatizar mensagens no WhatsApp é uma estratégia eficaz para empresas que desejam economizar tempo e melhorar o atendimento ao cliente. Isso porque, com a automação, é possível garantir respostas rápidas, manter a comunicação organizada e oferecer um suporte mais personalizado. 

A seguir, separamos os principais tipos de mensagens que podem ser configuradas, caso você conte com uma ferramenta de Automação de WhatsApp:

• Boas-vindas: mensagens para recepcionar os clientes que entram em contato pela primeira vez.
• Respostas automáticas para dúvidas frequentes: respostas para questões comuns, como preços, horário de funcionamento ou política de trocas.
• Mensagens de ausência: informam que a empresa está fora do horário de atendimento e indicam os próximos passos.
• Confirmação de agendamentos: comunicações automáticas para confirmar ou lembrar compromissos agendados.
• Atualizações de pedidos: status sobre envios, entregas e outros serviços relacionados a compras.
• Agradecimentos pós-venda: mensagens para demonstrar apreço e incentivar a fidelidade do cliente.
• Ofertas e promoções: comunicações para engajar clientes com descontos e novidades exclusivas.
• Reativação de clientes inativos: mensagens para reconquistar aqueles que não interagem há algum tempo.

Essas automações podem ser adaptadas às necessidades específicas do seu negócio, otimizando o relacionamento com seus clientes de maneira prática e eficiente.

Para te ajudar ainda mais, nos próximos tópicos preparamos alguns exemplos de mensagens automáticas para WhatsApp. 

📖 Veja também: Mensagem para clientes: confira as 55 melhores e como melhorar sua comunicação

Exemplos de respostas automáticas para WhatsApp

Neste tópico, vou mostrar para você alguns dos principais cenários e tipos de respostas automáticas que a sua empresa pode explorar no WhatsApp: 

Mensagem de ausência

Em situações onde você e sua equipe precisem se ausentar do WhatsApp - seja naquela horinha do almoço ou nas férias coletivas, configure uma mensagem para informar de quanto tempo será essa ausência. 

Assim, o seu cliente ou Lead saberá exatamente a hora em que deve entrar em contato novamente. Além disso, caso existam canais alternativos de comunicação ou links relevantes, não se esqueça de informar!

Exemplos: 

Olá!

Estamos felizes em ver você por aqui :) No momento, estamos em férias coletivas e não atenderemos do dia 25 de dezembro ao dia 2 de janeiro. Você ainda pode contar aqui como podemos te ajudar — estaremos de volta no dia 3 de janeiro e resolveremos a sua solicitação em, no máximo, dois dias úteis após nosso retorno.  

Até breve, 

ou

Olá!

O nosso atendimento é realizado de segunda a sexta, das 8h às 18h. Você pode deixar a sua solicitação para respondermos durante o horário comercial — enquanto isso, que tal ver se a sua dúvida já não foi respondida em nossa seção de perguntas mais frequentes? [link] 

Resposta automática de saudação

Toda vez que uma pessoa entrar em contato com a sua empresa, envie uma resposta automática de saudação. Para isso, busque entender as motivações mais comuns por trás das mensagens e deixe orientações sobre os próximos passos. 

Com uma solução de automação de WhatsApp, é possível oferecer uma lista de opções para sanar as dores e dúvidas mais comuns dos seus usuários.

Exemplo:

Olá, agradecemos por entrar em contato conosco! Selecione uma das opções abaixo para continuarmos:

1) Gostaria de efetuar uma compra

2) Necessito fazer uma troca

3) Tenho uma dúvida

4) Outro 

Mensagem para qualificação de Leads

Sua empresa também pode utilizar o WhatsApp como uma forma de capturar Leads pelo website e qualificá-los, utilize as respostas automáticas para fazer perguntas que sejam relevantes ao seu processo de qualificação. 

Assim, você pode encaminhar os Leads prontos para compra a um agente de vendas. 

Exemplo:

Olá, Renata!

Vimos que você preencheu o formulário em nosso site e, antes de prosseguirmos, preciso fazer mais algumas perguntas: 

Sua empresa já automatiza o WhatsApp hoje?

• Sim
• Não 

Resposta automática para quem preencheu um formulário

Se o seu Lead preencheu algum formulário da sua empresa, não deixe de enviar uma resposta automática de confirmação pelo WhatsApp! Aproveite para enviar conteúdos relacionados, que possam ser interessantes para a jornada de compra.

Um exemplo disso seria o preenchimento de um formulário de webinar realizado pela sua empresa: com a confirmação de inscrição, dia e horário, aproveite para oferecer conteúdos relacionados ao tema.

Exemplo:

Oi, Rodolfo! 

Confirmamos a sua inscrição em nosso webinar “Como escalar o seu negócio com WhatsApp Marketing”, que será realizado no dia 20/05, às 15h. Enquanto o dia não chega, que tal ler alguns conteúdos sobre o tema em nosso blog? [links]

Exemplos de respostas automáticas de WhatsApp para clientes

A seguir separei exemplos de mensagens automáticas para enviar aos contatos que já são seus clientes clientes. Pode ser útil para um Ecommerce ou mesmo empresas que oferecem serviços e suporte.

Confirmação de pedido

Se o cliente realizou um pedido, envie uma mensagem automática para confirmar os detalhes.

Exemplo:

"Olá, [nome do cliente]! 

Seu pedido #12345 foi confirmado com sucesso e está sendo preparado. Você pode acompanhar o status em tempo real clicando aqui: [link]."

Mensagem de suporte ao cliente

Já pensou em utilizar o WhatsApp para fazer o atendimento do seu cliente? Pode ser uma forma prática e acessível de fazer com que eles cheguem mais rápido até a sua empresa.

Nesse caso, não esqueça de configurar uma resposta automática determinando o tempo que levará até o cliente ser atendido. Isto porque, essa é uma forma de manter a transparência no relacionamento, dando também uma previsibilidade de quando aquele problema será solucionado.

Exemplo:

Olá, [nome do cliente]!

Recebemos a sua mensagem e iremos trabalhar para resolvê-la com todo o cuidado e carinho. Espere uma resposta nossa em até 2 dias úteis, mas caso a sua situação seja urgente, é só entrar em contato conosco pelo telefone xx-xxxx-xxxx. 

Atualização de entrega

Caso sua empresa envie produtos, use mensagens automáticas no WhatsApp para informar o progresso de um pedido ou agendamento.

Exemplo:

Temos novidades, [nome do cliente]! Seu pedido está a caminho! 

A previsão de entrega é para hoje, entre 14h e 16h. 

Caso tenha dúvidas, estamos à disposição!

Mensagem de agradecimento após compra

Fortaleça o relacionamento enviando uma mensagem após a conclusão da compra. Isso é ótimo para construir e fortalecer proximidade com o cliente.

Exemplo:

Obrigado por escolher a [sua empresa], [nome]! 

Estamos felizes em atender você. Caso precise de algo, é só nos chamar aqui mesmo. 😊

Aviso de manutenção ou serviços agendados

Para negócios de serviços, mantenha os clientes informados sobre manutenções ou visitas técnicas. Exemplo:

Olá, [nome]! 

Lembrando que a manutenção do seu equipamento está agendada para amanhã, às 10h. Se precisar reagendar, responda a esta mensagem ou ligue para (XX) XXXX-XXXX."

Promoções exclusivas para clientes

Enviar condições exclusivas é uma ótima estratégia de Marketing. Você pode mandar mensagens automáticas para informar sobre ofertas ou benefícios.
Exemplo:

Oi, [nome do cliente]! Como cliente especial, você tem 10% de desconto na sua próxima compra. Use o código CLIENTEVIP10 até 30/12. Aproveite!

6. Pesquisa de satisfação

Reforce a confiança no pós-venda solicitando feedback por meio de uma mensagem automática. Exemplo:

Olá, [nome do cliente]! Gostaríamos de saber como foi sua experiência com a [sua empresa]. Avalie nosso atendimento respondendo com uma nota de 1 a 5. 

Sua opinião é muito importante para nós!😊

Esses exemplos de mensagens automáticas para WhatsApp podem fortalecer a relação com o cliente, mostrando cuidado e atenção em diferentes pontos da jornada. Dessa forma, adapte os exemplos ao tom da sua marca e crie uma experiência personalizada.

Perguntas frequentes sobre resposta automática para WhatsApp

Respostas automáticas no WhatsApp costumam render muitas dúvidas. Pensando nisso, a seguir separamos algumas das mais frequentes, com respostas bem práticas e diretas. Assim, você já encontra a solução e coloca em prática! Bora?

Como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business?

No Android:

1. Abra o WhatsApp Business. 
2. Toque no ícone de três pontos no canto superior direito e selecione "Configurações". 
3. Acesse "Ferramentas comerciais" e selecione "Mensagem de saudação".
4. Ative a opção "Enviar mensagem de saudação". 
5. Toque na mensagem para editá-la conforme sua necessidade. 
6. Em "Destinatários", escolha quem receberá a mensagem. 
7. Toque em "Salvar" para confirmar.

No iPhone:

1. Abra o WhatsApp Business. 
2. Toque em "Configurações" no canto inferior direito. 
3. Selecione "Ferramentas comerciais" e depois "Mensagem de saudação". 
4. Ative a opção "Enviar mensagem de saudação". 
5. Toque na mensagem para editá-la conforme sua necessidade. 
6. Em "Destinatários", escolha quem receberá a mensagem. 
7. Toque em "Salvar" para confirmar.

Como configurar uma mensagem de ausência no WhatsApp Business?

No Android:

1. Abra o WhatsApp Business.
2. Toque no ícone de três pontos no canto superior direito e selecione "Configurações". 
3. Acesse "Ferramentas comerciais" e selecione "Mensagem de ausência". 
4. Ative a opção "Enviar mensagem de ausência". 
5. Toque na mensagem para editá-la conforme sua necessidade. 
6. Em "Horário", defina quando a mensagem será enviada: - "Enviar sempre" - "Horário programado" - "Fora do horário de funcionamento" 
7. Em "Destinatários", escolha quem receberá a mensagem.
8. Toque em "Salvar" para confirmar.

No iPhone:

1. Abra o WhatsApp Business. 
2. Toque em "Configurações" no canto inferior direito.
3. Selecione "Ferramentas comerciais" e depois "Mensagem de ausência".
4. Ative a opção "Enviar mensagem de ausência". 
5. Toque na mensagem para editá-la conforme sua necessidade. 
6. Em "Horário", defina quando a mensagem será enviada: - "Enviar sempre" - "Horário programado" - "Fora do horário de funcionamento" 
7. Em "Destinatários", escolha quem receberá a mensagem.
8. Toque em "Salvar" para confirmar.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo PC?

Não é possível configurar mensagens automáticas diretamente pelo WhatsApp Business Web ou Desktop. Isto porque, essas configurações precisam ser feitas pelo aplicativo no celular.

No entanto, após configuradas no aplicativo, as mensagens automáticas funcionam normalmente para os clientes que entrarem em contato, independentemente de você estar usando o WhatsApp pelo PC ou pelo celular.

É possível colocar mensagem automática no WhatsApp pessoal?

Não. O WhatsApp pessoal não oferece suporte a mensagens automáticas, já que essa é uma funcionalidade exclusiva do WhatsApp Business. Caso você queira usar mensagens automáticas, será necessário migrar para o WhatsApp Business, projetado para atender às necessidades de empresas e profissionais.

É possível desativar a mensagem automática do WhatsApp Business?

Sim, você pode desativar as mensagens automáticas no WhatsApp Business a qualquer momento. Confira como fazer tanto no Android como no iPhone:

1. Abra o WhatsApp Business e vá em "Configurações" > "Ferramentas comerciais".
2. Selecione "Mensagem de saudação" ou "Mensagem de ausência", dependendo da configuração ativa.
3. Desative o botão "Enviar mensagem de saudação" ou "Enviar mensagem de ausência".

A automação pode ser sua maior aliada

Agora que você já sabe como usar as respostas automáticas do WhatsApp para oferecer a melhor experiência aos seus usuários, não esqueça que a automação também pode ser a sua melhor amiga.

Isso porque ela garante respostas rápidas, sem necessidade de intervenções manuais constantes do seu time, abrindo as portas para que ele possa focar em questões estratégicas do atendimento. 

Então, que tal começar a aplicar as dicas deste post hoje mesmo?