Descubra o que é Webinar e como fazer um na prática

Webinar é um seminário online em vídeo, gravado ou ao vivo, que permite a interação da audiência via chat. É conteúdo que permite compartilhar conhecimento, realizar treinamentos e até vender produtos ou serviços na internet, como as live commerces.

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O webinar é considerado um formato de conteúdo eficiente e muito utilizado para educar o público e gerar Leads para as empresas.

Além de possibilitar compartilhar conhecimento, permite uma interação mais próxima entre a marca e as pessoas interessadas em seus produtos ou setor de atuação. Por isso, pode ser uma boa forma de atrair Leads qualificados. 

A seguir você saberá como funciona, como começar e algumas dicas para você produzir um webinar de sucesso na sua empresa.

O que é um webinar?

Possivelmente, você já ouviu falar (e até já participou) de um webinar. Ele nada mais é do que um seminário online, geralmente transmitido ao vivo, sobre um tema específico.

O webinar é também um ótimo formato de conteúdo para geração de Leads. Comparado a um eBook, por exemplo, é um formato relativamente mais barato de ser feito.

No caso de um webinar ao vivo, a vantagem só aumenta: é um conteúdo que dificilmente sofrerá atrasos e mudanças bruscas, uma vez que, assumido o compromisso de apresentá-lo, ele deverá acontecer de uma forma ou de outra.

Particularmente, gostamos de webinars por dois motivos:

1. É uma ótima forma de engajar diretores e outros especialistas da empresa que dificilmente conseguem alocar tempo para escrever no blog do negócio ou produzir outro tipo de conteúdo.
2. É um conteúdo que pode ser reaproveitado para dar origem a outros formatos: eBooks, posts no blog, infográficos, podcasts, etc.

As palavras “transmissão ao vivo” podem assustar um pouco algumas pessoas, mas garantimos que seguindo alguns passos sua empresa poderá ousar e ter um retorno bastante interessante por esse canal.

E para ajudar você a colocar isso em prática, preparamos este conteúdo sobre o tema com um passo a passo de como fazer, exemplos práticos e o que é preciso para criar um webinar de sucesso!

Qual a diferença entre webinar e live?

Existem algumas diferenças principais entre webinar e live, mas a principal delas é sobre o formato e a finalidade dessa produção de conteúdo. 

Webinars geralmente são mais informativos e costumam ser mais formais na linguagem usada e na postura dos mediadores e convidados. Já as lives, são mais interativas com o público que está assistindo e comentando, tornando o momento mais descontraído.

Webinar	Live
É mais estruturado, foca em apresentações educativas e informativas.	Informal e flexível, normalmente realizada em plataformas de redes sociais.
Há um apresentador e uma audiência, porém com maior controle de interações.	Possui interação em tempo real com o público, como comentários e reações.
Geralmente inclui recursos como slides, enquetes e gravações.	O formato pode variar bastante e geralmente é mais voltado para engajamento imediato.

Qual o objetivo de um webinar?

Não só de um objetivo vive um webinar. Isto porque, esse formato de conteúdo também ajuda empresas a fortalecer relacionamentos, além da presença da marca no digital.

A seguir, veja seus principais objetivos.

Compartilhar conhecimento 

Definir um assunto importante e que sua empresa domina para abordar durante um webinar é o ponto chave para atrair a audiência. Portanto, esse será um momento para compartilhar informações valiosas com as pessoas que querem acompanhar e saber mais sobre seu produto, serviço ou setor.

Gerar Leads 

Durante o webinar, potenciais clientes que têm interesse nos produtos ou serviços da sua empresa podem participar para ter mais informações, além de criar confiança.

Portanto, esse é um ótimo momento para fazer a coleta de contatos interessantes para sua equipe de Vendas. Também, lembre-se de mostrar o funcionamento e benefícios do que sua empresa tem a oferecer.

Engajamento e branding

Como comentamos, o webinar é um ótimo canal para interagir com a audiência, respondendo perguntas durante ou no final da exibição. Além disso, ajuda a gerar mais autoridade e confiabilidade sobre a marca da sua empresa em determinada área do mercado.

📖 Veja também: Saiba como criar um Podcast e como esse formato de conteúdo funciona

Por que fazer um webinar?

Essa pergunta não possui apenas uma resposta certa. Afinal, os webinars podem ser usados para os mais diferentes propósitos:

• Um webinar sobre um tema mais amplo, para atrair e gerar Leads.
• Um webinar sobre um tema mais avançado, para avançar seus Leads no funil de vendas.
• Uma demonstração ao vivo do seu produto (live demo) para converter Leads avançados em clientes.
• Ou, ainda, um webinar focado nos seus clientes, com objetivo de fazer Marketing de Relacionamento e garantir a retenção deles.

São as necessidades da sua empresa e a sua criatividade que irão determinar o tema a ser abordado. Mas já vale lembrar quais os desafios de fazer um webinar, que são principalmente e em ordem:

• definir o tema;
• conseguir participantes;
• agendamento dos participantes;
• gerenciamento do projeto;
• criação do conteúdo/divulgação;
• convocatório.

Apesar dessa lista de coisas, vale a pena esse esforço? A resposta é sim! E para garantir o sucesso, vamos passar por todas as etapas da criação de um webinar nos tópicos a seguir.

Como funciona um webinar?

O webinar funciona como uma videoconferência, com um apresentador compartilhando informações e interagindo com participantes pelo chat, tornando esse momento mais dinâmico. 

Para a exibição do webinário, é possível escolher entre plataformas como Zoom, GoToWebinar, YouTube Live e, até mesmo, o Microsoft Teams. Mas, lembre-se de ter equipamentos de qualidade, incluindo microfones, câmeras e boa iluminação, além de preparar materiais educativos em slides e vídeos ilustrativos. 

Pela plataforma escolhida, entenda como gravar o evento para deixá-lo disponível para as pessoas que não conseguiram participar ao vivo. Esse poderá ser um bom material na estratégia de Marketing de Conteúdo da sua empresa, por exemplo.

Além de colocar o evento no ar com qualidade para atrair potenciais clientes, é preciso organizar a inscrição dos participantes. Isto porque, eles devem se inscrever com antecedência e a empresa pode solicitar informações importantes para o processo de vendas, como nome, cargo, email e celular. 

Também é importante definir o tempo de duração do webinar. O recomendado é entre 30 minutos a 2 horas. Para fazer essa escolha, entenda a pauta abordada e construa o conteúdo em torno de um tempo adequado. No entanto, evite deixar esse momento cansativo, com muitas informações ao mesmo tempo. 

Evento encerrado, envie um email agradecendo a participação e anexe materiais complementares para intensificar a educação sobre o produto da sua empresa.

📖 Veja também: Marketing de Conteúdo: tudo que você precisa saber

Passo a passo para criar webinars de sucesso

Diferentemente do que você pode imaginar, fazer um webinar é bastante simples e não é necessário um estúdio super profissional para isso. Para começar, basta você, um computador e um objetivo.

Para facilitar, dividimos as principais atividades que englobam a criação desses eventos ao vivo. Separamos as datas pelo que geralmente seguimos aqui na RD — mas fique livre para fazer adaptações necessárias.

4 semanas antes

Definir o tema: o primeiro passo é definir sobre o que será o webinar. Faça uma avaliação das necessidades da sua empresa, analise qual tema seria interessante de ser abordado e o que traria resultados importantes — claro, sempre levando em conta as dores da sua persona.

Convidar os palestrantes: se você quiser a participação de alguma outra pessoa ou empresa, convide-a com antecedência para que ela possa reservar espaço na agenda.

Escolher a data e horário: é sempre importante considerar detalhes como a proximidade com algum feriado, se há algum outro evento importante no dia que possa competir com o seu e o melhor horário para o público possa acompanhar online.

3 semanas antes

Criar o evento no YouTube: com essa ferramenta, você pode montar o link da página de transmissão com bastante antecedência. Veja aqui como preparar uma transmissão ao vivo no YouTube.

Montar a Landing Page (LP): para que as pessoas possam se inscrever no evento, é preciso criar uma página de registro onde elas coloquem pelo menos o seu email para receber as próximas comunicações sobre o evento. Essa é uma excelente opção para transformar visitantes do seu site em Leads.

Não se esqueça de colocar nessa página todas as informações importantes sobre o webinar, como tema, dia, horário e participantes. Para criar a sua LP, você pode usar ferramentas como o RD Station Marketing. Nela, você escolhe um modelo e consegue editar imagens, textos, cores e outros elementos para chamar a atenção do seu público.

Enviar um email promocional: se você já tem uma base de Leads, prepare um email de convite para o evento com todos os detalhes e link para a Landing Page.

Divulgar nas mídias sociais: prepare chamadas nas redes sociais convidando o público para o evento, direcionando-o para a sua Landing Page.

Preparar anúncios nas mídias pagas: caso tenha verba disponível para anúncios pagos, uma boa opção é criar anúncios em serviços como Google Ads e Meta Ads.

Colocar call-to-action no site: outra alternativa é criar CTAs no site da empresa, seja em banners, Pop-ups ou em chamadas com links nos posts do blog, por exemplo. Em ferramentas como o RD Station Marketing, você consegue criar e publicar Pop-ups no seu site a partir de modelos prontos e ainda conta com Inteligência Artificial para criar textos chamativos.

7 dias antes

Acompanhar as inscrições: monitore quantos Leads já converteram e analise se há necessidade de reforçar sua campanha em algum dos canais de divulgação.

Preparar a apresentação: se você achar necessário, é legal montar um roteiro com o que será apresentado. Pode ser em tópicos, apenas para guiar suas falas e não deixar nenhum ponto importante de fora.

Finalizar o material de apoio para a apresentação: caso use algum material de apoio como um slide ou PDF, é importante ter esse arquivo finalizado para estar disponível facilmente na hora da apresentação.

Enviar email para os Leads: uma boa prática para manter o webinar na mente dos inscritos e garantir a sua participação é enviar um email de lembrete reforçando a data e o horário da transmissão. Aproveite a mensagem para enviar algum material sobre o tema para aquecer os espectadores, como um blogpost.

1 dia antes

Organizar a sala: tome cuidado com o fundo e o enquadramento da transmissão. Procure organizar a sala onde vai apresentar o evento para garantir que todos os elementos necessários (caneta para escrever em um quadro, passador de slides etc.) estejam à mão.

Conferir a iluminação e o áudio: além disso, tenha cuidado com a iluminação do local. Evite que o ambiente fique muito escuro ou que o rosto do palestrante possua excesso de iluminação. O mesmo vale para o áudio, então teste o microfone antes para conferir se o som está saindo ok, sem ecos e reverberações.

No dia do webinar

Testar a internet: você não quer correr o risco de ter seu evento interrompido e prejudicado por causa de problemas com a conexão, certo? Por isso, teste bastante a sua rede antes da transmissão.

Enviar email para os Leads: no dia da transmissão envie um email com o link para o webinar. Procure enviar pelo menos uma hora antes do início para que todos possam ver a mensagem e acessar a página da transmissão.

Luz, câmera e ação: na hora marcada, inicie a transmissão!

Interagir com os participantes: procure interagir com os participantes por meio de comentários na página e responda às perguntas enviadas ao vivo. É recomendável ter pelo menos uma pessoa para mediar essa conversa e monitorar o que está sendo falado.

Agradecer aos presentes: ao fim da apresentação, agradeça publicamente a todos os que participaram e dê os recados finais — como a informação de que os slides serão disponibilizados via email, por exemplo.

Responder às perguntas pendentes: responda os comentários deixados na página de transmissão para que todos os participantes tenham resposta.

Depois da transmissão

Enviar email para os participantes: envie um email com o link permanente para o vídeo no YouTube e com o link para os slides da apresentação.

Fazer uma pesquisa: para saber o que o público achou do webinar, é possível criar um formulário de pesquisa gratuito e enviar para os Leads responderem. Assim, você poderá fazer ajustes apontados por eles.

Atualizar textos que falam sobre a data de transmissão: você pode continuar gerando Leads com seu evento. Basta disponibilizá-lo em uma Landing Page no seu site (ou atualizar a antiga, tirando o discurso de “ao vivo”). Não esqueça de atualizar também os textos dos emails de agradecimento.

Finalizando, o importante é sempre ir melhorando o processo. Com certeza, alguma etapa a mais vai entrar ou sair desse passo a passo, mas o essencial é fazer tudo de maneira planejada para oferecer uma experiência cada vez mais incrível para a sua audiência.

Indo além: como preparar webinars incríveis e aumentar os resultados

Acima, falamos sobre um começo. Mas acontece que não basta apenas marcar o webinar, lançar para a base, preparar uma apresentação e, no dia, apresentá-lo. Você também precisa pensar na experiência dos seus Leads, mais especificamente no ambiente online onde seu Lead irá assistir à transmissão.

Neste tópico, vamos compartilhar estratégias e exemplos práticos que aplicamos nos eventos digitais da RD Station, que nos permitiram gerar muitas oportunidades de negócio e aumentar o engajamento das nossas transmissões desde então.

Por que se preocupar com o ambiente onde o webinar será assistido?

Como dissemos, os eventos online sempre fizeram parte da nossa estratégia — tanto gravados quanto ao vivo. No caso dos nossos webinars ao vivo, a ferramenta que usávamos no início para transmiti-los era o Hangouts on Air do Google. Depois, passamos a contar com a plataforma do Zoom para esse processo, que ainda é muito usada para eventos internos.

Atualmente, já contamos com nossa própria plataforma de transmissão — um passo que nos permitiu evoluir muito a experiência do público espectador.

Para esses eventos, seguimos sempre nosso processo padrão de lançamento. Já falamos anteriormente neste post, mas pontuando aqui de forma resumida:

• Criar a Landing Page para inscrição.
• Promover a Landing Page por email, mídia paga, pop-ups e mídias sociais.
• Com antecedência, criar o evento no YouTube.
• Enviar por email o link do evento para quem se inscreveu.

Entra em cena a disputa pela atenção

Independentemente da ferramenta que você utiliza para transmitir seu evento, o importante é o ambiente onde você vai distribuir esse vídeo.

Digo isso porque, em um webinar, é interessante que você mantenha a atenção do seu Lead durante grande parte da transmissão, de preferência até o final.

E, falando em atenção, é especialmente difícil mantê-la quando você tem diversos outros vídeos brigando por essa atenção e se aproveitando do tráfego do seu webinar como no exemplo a seguir.

O que fazer para contornar?

Com esse problema nas mãos, resolvemos incorporar o vídeo ao vivo em uma página do nosso site.

A premissa era de que teríamos maior controle sobre o conteúdo da página e, ao invés de levar o Lead para um ambiente externo, ele seria levado para nosso próprio ambiente — onde teríamos controle sobre o que ele vê.

Fizemos, então, uma página para a transmissão utilizando o criador de Landing Pages do nosso software, o RD Station Marketing. É importante citar aqui que, se você utiliza outra ferramenta ou tem um programador para fazer “na unha”, a lógica é a mesma.

A primeira versão da nossa página de transmissão continha, além do vídeo incorporado, um espaço para comentários e um formulário com uma oferta relacionada ao webinar:

O teste foi bom e, pelo fato de podermos duplicar facilmente essas páginas, adotamos esse formato como padrão para nossas transmissões.

Depois desse modelo, nós já tivemos também algumas variações, todas com o mesmo foco: aumentar o engajamento e os resultados a partir do evento online.

Com as mudanças ao longo do tempo, as ofertas e design vão recebendo atualizações. Hoje, nossas páginas de transmissão contam com um modelo parecido com esse exemplo da Imersão em Planejamento para Lideranças de Marketing e Vendas 2024:

Outras vantagens de usar o próprio ambiente para transmissão do webinar

Além de conseguir manipular a página para exibir somente os elementos que você deseja, essa estratégia ainda permite coisas como:

• Utilizar códigos de remarketing como o do Meta Ads e Google Ads para exibir anúncios a quem assistiu ao evento.
• Utilizar ferramentas como o Lead Tracking para saber quem assistiu ao webinar e inserir essa pessoa em um fluxo de Automação de Marketing.
• Ainda com o Lead Tracking, caso um Lead qualificado assista ao vídeo, avisar o vendedor que o Lead está consumindo conteúdo naquele momento, aumentando as chances de sucesso na abordagem e na venda.

E muitas outras: é só pensar no que você pode fazer com a API do Youtube e um desenvolvedor.

O que esperar com essa estratégia?

Essa diferença de engajamento com o vídeo fica clara quando comparamos a taxa média de visualização do vídeo incorporado à Landing Page e do vídeo exibido apenas no Youtube:

A duração média da visualização quase dobrou! E não apenas o engajamento do vídeo aumentou, como ainda, no caso das páginas com formulário, foram geradas muitas oportunidades de negócio:

Nesse sentido, é possível usar CTAs para outros materiais ou, como mostramos no exemplo acima, também já utilizamos conversões de fundo de funil, como o bate-papo sobre Marketing Digital com um especialista e o teste gratuito do RD Station Marketing, que também obtiveram boas taxas de conversão e trouxeram Leads qualificados e clientes para o time de Vendas.

9 leis práticas para um webinar de sucesso

Gustavo Boyde foi Head de Marketing de uma das plataformas de reuniões online mais utilizadas no mundo. E com base na análise de 350.980 webinars, ele fez sua palestra no RD Summit para compartilhar as principais lições tiradas desse alto número de eventos online realizados por clientes da plataforma.

O foco da palestra foi apresentar as 9 leis para um webinar de sucesso, e são elas que você confere agora:

1. O impacto do “quando”

Em média 37% das pessoas inscritas em um webinar aparecem na hora indicada. Em um primeiro momento, Gustavo pensou que isso acontecia porque as pessoas esquecem do evento.

Para isso, criou um convite para as pessoas adicionarem os eventos ao Google Agenda. E o que aconteceu? Nada, não funcionou.

Tentou outra alternativa: mandar um SMS dizendo que o evento online estava para começar. Mas também não funcionou.

O problema, de acordo com Gustavo, não é o lembrete. As pessoas não assistem porque não querem ou porque estão ocupadas.

Melhores dias para um webinar

Segundo a análise dos webinars, os melhores dias para transmissão são: terça, quarta e quinta. E os funcionários das empresas preferem assistir durante os seus horários de trabalho.

Mas por que não usar os outros dias da semana? Na segunda-feira a pessoa está colocando sua semana em dia e na sexta-feira ela já está pensando no fim de semana, simples.

Melhores horários para um webinar

Gustavo alega que pela parte da manhã as pessoas geralmente estão se organizando. Já à tarde, elas têm mais tempo e disponibilidade para outras atividades. Mesmo assim, frisou que isso são números e relatórios amplos e de todos os segmentos e que o ideal é testar, pois cada mercado tem suas peculiaridades.

Um ponto interessante levantado é a diferença entre eventos online para empresas e profissionais. Os webinars com assuntos relacionados a trabalho são normalmente bem aceitos em empresas, pois é um aprendizado para o profissional aplicar no seu dia a dia.

Já para eventos que não têm relação com a empresa, pode ser que seja melhor transmitir em horários alternativos, como o meio-dia.

2. O índice de participação ao vivo não garante o sucesso

42% dos top 100 webinars têm um índice de participação abaixo da média. Já 26% dos registrados se inscrevem para assistir a gravação depois do evento.

Ou seja, o webinar continua gerando resultado depois da transmissão ao vivo e esta é a importância de disponibilizar a gravação.

3. Pequenos truques no título bombam os registros

Um título precisa ser atrativo pois é ele que vai definir se a pessoa terá interesse no webinar. Gustavo deu alguns exemplos e boas dicas:

• Usar listas no título. Ex.: 3 passos para parar de perder vendas em reuniões.
• Inclua a palavra “como”. Ex.: Como liderar uma equipe de Inbound Marketing campeã.

4. Promova cedo e finalize com força

Sobre os dados de inscrição em webinars, os resultados compartilhados pelo palestrante foram:

• 15% das pessoas fazem o registro com 3 ou + semanas de antecedência.
• 33% das pessoas fazem o registro no mesmo dia.

Isto mostra a importância de planejar e de divulgar com antecedência e também de fazer uma força extra nos últimos dias.

5. Email e Co-Marketing são a chave para o sucesso

Sobre a eficácia das táticas de promoção, Email Marketing é a que mais funciona, seguida do Co-Marketing, divulgação dos próprios funcionários e do site da empresa — onde é possível adicionar banners, Pop-ups e formulários.

6. Terça-feira é o melhor dia para promover

Aqui não é sobre a participação e sim sobre a divulgação. O meio da semana é o melhor período para promover webinars, principalmente a terça-feira. Em seguida, estão a segunda, quarta e quinta-feira.

7. Webinars longos funcionam melhor

O tempo médio de visualização de um webinar é de 61 minutos. Gustavo justifica que todo evento online começa com 100% de aceitação, mas que aos poucos vai caindo. Alguns saem porque o conteúdo não é exatamente o que foi esperado ou por outros motivos. E no meio tempo: 76% das pessoas ainda estão online.

Quem realmente está interessado no assunto, vai ficar online acompanhando. E são essas as pessoas importantes, pois são as que vão tomar alguma ação durante ou após o final da transmissão.

8. Nem todo mundo assiste ao vivo

Gustavo diz que é preciso disponibilizar o webinars on-demand, ou seja, sob demanda, quando a pessoa que se inscreveu consegue assistir a gravação a qualquer momento. Caso você não faça isso, esteja preparado para perder 26% da audiência.

9. Relax, os melhores webinars são descontraídos!

A dica final não trouxe exatamente um dado, mas é uma consideração baseada na experiência de Gustavo Boyde.

Webinars não precisam ser tão sérios e engessados. Assim, a descontração é uma peça importante para manter o público online.