Prospecção ativa: 8 passos para captar potenciais clientes

Aumentar o número de clientes em uma empresa é o grande objetivo de muitos empreendedores. E os motivos são bastante claros, já que gera mais renda, cases e credibilidade no mercado. Nesse contexto, a prospecção ativa é uma das estratégias mais sólidas na busca por novas contas ou até mesmo projetos pontuais a serem desenvolvidos.

Mas, para ter sucesso, é fundamental saber como desenvolver a prospecção ativa, uma vez que essa estratégia depende de uma postura mais incisiva da empresa. 

Mais do que prospectar, é preciso que esse trabalho seja estabelecido como algo fixo e contínuo, o que garante a regularidade da entrada de novos clientes. Além disso, prospectar com qualidade é algo que depende de algumas bases bem elaboradas. 

Se você deseja aumentar o número de clientes da sua empresa por meio da prospecção ativa, confira neste conteúdo tudo o que precisa sobre a prospecção e como essa estratégia pode garantir um bom fluxo de entrada de novos clientes a uma empresa. 

O que é prospecção ativa?

A prospecção ativa consiste em buscar clientes em potencial, sem esperar que ele entre em contato. Essa estratégia consiste em descobrir quais são os clientes interessados no que a empresa tem a oferecer e, então, iniciar as conversas apresentando uma proposta de serviço.

Esse trabalho ativo foi a realidade de Vendas durante muito tempo, especialmente, quando o âmbito digital não era tão desenvolvido. Sobretudo, a publicidade offline e as ligações eram os principais recursos, esta última sendo o canal principal para a prospecção ativa. 

Com o avanço da tecnologia, surgiram estratégias mais eficientes para atrair novos clientes, de forma mais qualificada e escalável. 

Qual a diferença entre a prospecção ativa e prospecção passiva (Inbound)?

Como vimos, a prospecção ativa é quando a empresa vai até o cliente. Nela o time comercial busca ativamente Leads em potencial e inicia o contato por canais como email, telefone, redes sociais ou eventos. Sendo assim, é uma abordagem direta e controlada.

Já a prospecção passiva (ou Inbound) acontece quando o Lead chega até a empresa por conta própria, normalmente após consumir algum conteúdo, como conteúdos de Blog, materiais ricos, anúncios ou vídeos. Nesse caso, o time de Vendas só entra em ação depois que o lead demonstra interesse.

Confira as principais diferenças entre a prospecção ativa e prospecção passiva:

Prospecção ativa	Prospecção passiva (Inbound)
Empresa aborda o cliente	Cliente demonstra interesse primeiro
Requer pesquisa e contato direto	Atrai Leads por meio de conteúdo educativo e relevante
Resultados mais rápidos	Construção de autoridade no longo prazo
Maior controle da cadência	Depende da atração e do funil de Marketing

Importante lembrar: as duas estratégias são complementares. O ideal é integrá-las, usando a prospecção ativa para acelerar resultados e o Inbound para gerar demanda qualificada de forma contínua.

Qual a importância de prospectar clientes?

A prospecção ativa é uma das formas mais consistentes de manter o crescimento da empresa. Mais do que buscar novos negócios, ela garante previsibilidade de receita e reduz a dependência de indicações ou da sazonalidade.

Isso acontece porque, ao estruturar uma rotina de prospecção, a empresa deixa de esperar passivamente por oportunidades. Com isso, passa a gerar demanda constante, com volume e perfil de clientes alinhados ao seu público ideal.

Além disso, a entrada contínua de novos clientes equilibra eventuais perdas, como cancelamentos ou churn. Isso mantém boa a saúde financeira do negócio, especialmente em momentos de instabilidade no mercado.

Outro ponto importante é que, ao prospectar ativamente, sua empresa:

• amplia o alcance da marca
• atrai perfis mais qualificados
• melhora o desempenho do time comercial
• evita “gaps” de faturamento entre um cliente e outro.

Em resumo, quem prospecta com regularidade tende a crescer de forma sustentável e não fica refém da sorte ou de picos de demanda. Não à toa, segundo os Panoramas de Marketing e Vendas da RD Station, 48% das empresas destacam a prospecção ativa como a principal investimento na estrutura comercial. 

Como fazer prospecção ativa? Conheça as 8 etapas

A prospecção ativa exige método. Não basta sair enviando mensagens ou ligações aleatórias, é preciso planejamento e consistência. 

Dessa forma, a seguir, apresentamos um passo a passo com 8 etapas fundamentais para estruturar essa estratégia:

1. Defina o perfil do cliente ideal para prospectar

Antes de começar a busca, é essencial entender quem a sua empresa quer atrair. Isso evita desperdício de dinheiro e tempo com contatos desalinhados, além de aumentar as chances de conversão. 

Sendo assim, considere porte, segmento, localização, ticket médio e desafios do público.

Uma forma de fazer isso é criando um documento com os critérios do ICP (Ideal Customer Profile). Depois disso, entreviste seus melhores clientes atuais para entender as características em comum entre eles. 

No caso de uma empresa que vende plataformas de gestão para clínicas, o seu ICP pode ser clínicas com até 20 funcionários, localizadas em capitais e que ainda usam planilhas para controle de agenda e financeiro.

2. Pesquisa de Leads potenciais

Com o perfil ideal em mente, o próximo passo é identificar quem são os Leads mais promissores. Contudo, use fontes como LinkedIn, indicações, eventos e até concorrentes para compor sua lista inicial.

Você pode usar filtros avançados do LinkedIn Sales Navigator, ferramenta voltada para equipes que desejam otimizar suas estratégias, planilhas compartilhadas entre SDRs, ferramentas de prospecção ou ferramentas de CRM com integração, por exemplo.

Uma opção é buscar donos de lojas virtuais na região Sul no LinkedIn e adicionar à sua base de leads para abordagem.

3. Mapeie os canais de abordagem com o Lead

Identifique onde o Lead costuma interagir: email, telefone, WhatsApp, redes sociais ou eventos. Isso ajuda a escolher o melhor canal para fazer o primeiro contato e aumenta suas chances de resposta.

Uma maneira de fazer isso é acessar o site da empresa ou o perfil no LinkedIn e identificar os canais de atendimento ativos. E assim, registrar essas informações na ficha do lead.

Imagine uma empresa que usa o WhatsApp como canal principal com clientes. Por isso, pode ser mais efetivo iniciar o contato por lá com uma mensagem curta e cordial.

4. Personalização do contato com o prospect

Evite mensagens genéricas. Mostre que você estudou e conhece o seu Lead, cite algo específico sobre a empresa ou mercado dele. Dessa forma, a personalização gera empatia, abre portas e diferencia sua abordagem.

Use informações do site, redes sociais ou conteúdo publicado pelo prospect. Comente algo recente que ele compartilhou. 

O foco da prospecção deve ser o cliente. Por isso, use scripts que explorem dores, desafios e oportunidades do prospect, e não apenas os benefícios da sua solução. Um bom script direciona a conversa e cria conexão real.

Por exemplo, você pode fazer comentários como: “Notei que sua empresa cresceu bastante nos últimos meses. Como vocês estão lidando com o aumento na demanda de atendimento?”

5. Qualificação do cliente em potencial

Entender se aquele Lead tem real potencial é essencial. Então, avalie se ele tem orçamento, necessidade, autoridade e urgência. Essa etapa evita que o time comercial perca tempo com Leads desqualificados.

Utilize frameworks como BANT (Budget, Authority, Need, Timing), ou SPIN Selling em uma reunião de diagnóstico, ou via formulário.

Perguntas como “Você é quem decide sobre novas ferramentas na empresa ou há outras pessoas envolvidas?” ajudam a identificar o nível de autoridade do contato.

6. Lead Scoring para priorizar leads

Com muitos contatos em andamento, vale usar um sistema de pontuação para classificar os Leads por prioridade. Isso ajuda sua equipe a focar nos mais quentes e avançar mais rápido nas negociações.

Uma boa prática é criar um modelo de pontuação baseado em critérios como cargo, engajamento, visitas ao site e respostas anteriores. Por exemplo, um lead que abriu seu email, clicou no link e visitou sua página de preços pode receber uma pontuação mais alta e ser priorizado.

7. Nutrição e engajamento desse Lead

Nem todo contato estará pronto para comprar de imediato. Ou seja, envie conteúdos de forma coerente e personalizada, envie conteúdos úteis, cases e materiais educativos para manter o interesse ativo e construir confiança ao longo do tempo.

Automatize o envio de emails com conteúdo específico para cada perfil e etapa da jornada. Além disso, use blogposts, eBooks ou até mesmo vídeos curtos.

Um bom exemplo de nutrição personalizada é após uma primeira conversa, enviar um case de sucesso de um cliente semelhante ao perfil do Lead, mostrando os resultados alcançados.

8. Handoff para o time de Vendas

Quando o Lead estiver qualificado e engajado, é hora de passá-lo para o time de Vendas. Esse processo de transição deve ser claro e fluido, garantindo que o vendedor tenha todas as informações para dar continuidade à conversa.

Portanto, se você tiver um CRM, pode preencher um resumo com informações e dados do Lead, histórico de interações e pontos de interesse levantados. Por se tratar de uma prospecção ativa, em alguns casos vale a pena agendar uma reunião de passagem se necessário.

Exemplo de informações que podem ser passadas para o time de Vendas: “O João é dono de uma loja de móveis planejados, tem interesse em automação de atendimento e quer começar algo ainda este mês. Está aguardando uma proposta detalhada.”

É comum que vendedores se dediquem à prospecção apenas quando a agenda está vazia. Esse comportamento gera picos e vales no funil, conhecido como efeito sanfona. Sendo assim, para evitar esse ciclo improdutivo, a prospecção precisa ser uma rotina semanal, mesmo durante períodos de alta demanda.

Equilibre prospecção e vendas ativas todos os dias. Um fluxo saudável de novos leads evita surpresas no fim do mês.

Como estruturar um processo de prospecção ativa?

Como vimos até aqui, um processo de prospecção ativa bem estruturado garante constância e qualidade nas abordagens comerciais. Isso é essencial para escalar a geração de oportunidades e aumentar a previsibilidade de receita.

Por isso, a seguir separamos os pilares essenciais para você começar a estruturar o processo de prospecção ativa na sua empresa. 

Confira a seguir os pilares que sustentam esse processo:

• Mapeamento da jornada do prospect: defina cada etapa, da identificação ao fechamento, com base no seu ciclo de Vendas. Isso ajuda a entender onde cada contato está e qual abordagem faz mais sentido em cada fase.
  
• Estruture o time e as responsabilidades: defina quem será responsável por cada etapa. Por exemplo: SDR faz prospecção e qualificação; closer assume Leads qualificados. Assim, o fluxo comercial tem menos chances de travar.
  
• Invista em ferramentas integradas: um bom CRM, como o RD Station, é indispensável para registrar interações, agendar follow-ups e segmentar sua base. Ferramentas de prospecção e automação de email também podem ajudar a escalar sem perder personalização.
  
• Tenha processos documentados e replicáveis: crie playbooks com exemplos de mensagens, objeções comuns e respostas sugeridas. Isso facilita o onboarding de novos vendedores e garante padronização.
  
• Defina indicadores de desempenho: meça diariamente métricas como:
  
  • Volume de leads prospectados
  • Taxa de abertura de emails
  • Taxa de resposta
  • Reuniões agendadas
  • Leads qualificados (SQLs)

Importante lembrar: não existe um único formato ideal. Cada negócio deve ajustar seu processo com base no ciclo de vendas, no tipo de cliente e nos recursos disponíveis.

Canais de prospecção ativa

Escolher o canal certo de prospecção pode acelerar (ou travar) seus resultados. O ideal é combinar diferentes canais, testando o que funciona melhor para o seu público-alvo. 

Inclusive, segundo os Panoramas de Marketing e Vendas, uma das principais tendências é o aumento do investimento em canais de prospecção ativa.

Considerando os canais de prospecção ativa, a seguir, detalhamos os principais, com estratégias, boas práticas e cuidados:

Cold Call

Cold Call é a ligação feita de forma ativa para um contato que ainda não tem relacionamento com a empresa. Sendo assim, o objetivo é iniciar uma conversa comercial, apresentar a solução e entender se o lead tem potencial para seguir no funil de vendas.

Apesar de parecer ultrapassado para alguns, o Cold Call bem executado ainda converte, especialmente quando o lead já teve algum tipo de interação anterior (ex: abriu um email ou visitou o site).

Dicas para usar Cold Call na estratégia:

• Use a cold call como segundo ou terceiro ponto de contato, não como primeiro.
• Vá direto ao ponto: mostre que estudou o Lead e que tem uma razão específica para a ligação.
• Tenha um script, mas mantenha a naturalidade. A conversa deve ser guiada, não engessada.

Exemplo:

 “Olá, João. Vi que você está expandindo a operação da [empresa]. Tenho ajudado empresas em fase de crescimento a estruturarem melhor a pré-venda. Podemos conversar por 3 minutos para entender se faz sentido pra você?”

Social Selling

Social Selling é a prática de usar redes sociais, principalmente o LinkedIn, para construir relacionamento com Leads em potencial. Em vez de uma abordagem direta e imediata, o foco está na geração de conexão e autoridade antes do contato comercial.

Mas vale destacar que o Social Selling vai além de adicionar contatos. Trata-se de construir relacionamento e reputação antes mesmo da primeira conversa de Vendas.

Dicas para aplicar Social Selling com profundidade:

• Conecte-se com decisores e interaja de forma inteligente: comente postagens, envie elogios genuínos, compartilhe conteúdos úteis.
• Evite vender logo no primeiro contato. Primeiro gere valor, depois convide para conversar.
• Mantenha o perfil pessoal otimizado: foto profissional, headline clara e uma descrição que reflita seu papel e expertise.

Exemplo:

 Você comenta no post de um CEO sobre cultura organizacional e, dias depois, envia:
“Oi, Carla. Adorei seu post sobre cultura de aprendizado. Tenho um case de cliente que enfrentou algo parecido, posso compartilhar?”

E-mails personalizados

O envio de emails personalizados consiste em mensagens estratégicas, direcionadas a contatos específicos, com base em dados reais sobre a empresa, cargo ou momento do Lead. Não se trata de um disparo em massa, mas de um contato individual e contextualizado.

Os emails ainda são extremamente eficazes, mas precisam de contexto, timing e personalização. A chave é parecer escrito à mão, mesmo se for automatizado.

Como aplicar a personalização de emails com eficiência:

• Escreva assuntos curtos e objetivos. Exemplo: “Ideia para sua área de Vendas”
• Use o primeiro parágrafo para mostrar que você estudou o Lead.
• Ofereça algo útil: um artigo, um insight, um convite, evite pitch direto.
  

Exemplo:

 “Oi, Fernanda. Notei que sua equipe comercial cresceu nos últimos meses. Parabéns! Tenho visto empresas nesse estágio enfrentarem desafios com produtividade na pré-venda. Se fizer sentido, posso compartilhar uma ideia rápida sobre isso.”

Eventos presenciais

Exemplos de eventos que podem gerar Leads são: feiras de negócios, encontros de networking, congressos e outras ocasiões em que vendedores e prospects podem interagir pessoalmente. Bem como, esses eventos geram contatos mais quentes e memoráveis, além de facilitar o rapport inicial.

Os eventos presenciais têm sido amplamente utilizados pelas empresas brasileiras com objetivo de gerar Leads. Segundo os Panoramas de Marketing e Vendas da RD Station, 43% das empresas captam Leads em eventos presenciais, sendo assim a segunda forma mais utilizada. 

Dicas rápidas para aproveitar o melhor dos eventos presenciais:

• Pesquise previamente quem estará presente (expositores, palestrantes, empresas).
• Leve materiais simples e úteis: cartões com QR code, cases impressos ou apresentações no celular.
• Após o evento, envie uma mensagem personalizada enquanto o contato ainda está “fresco”.

Exemplo:

“Oi, Gustavo. Foi ótimo te conhecer no RD Summit! Gostei da nossa conversa sobre os desafios com atendimento digital. Que tal continuarmos esse papo na semana que vem?”

📖 Veja também: Automação de Vendas: o que é, melhores estratégias e principais benefícios

Como metrificar o processo de prospecção ativa?

Medir os resultados da prospecção ativa permite entender o que funciona, corrigir falhas e tomar decisões mais estratégicas para escalar as Vendas. Desse modo, sem esse acompanhamento, sua empresa pode estar investindo tempo e esforço em abordagens que não geram retorno, ou pior, deixando de replicar o que está dando certo.

Métricas bem definidas ajudam a responder perguntas importantes como:

• Minha equipe está gerando Leads com qualidade ou apenas em quantidade?
• Qual canal de prospecção converte mais?
• Quanto tempo estamos levando entre o primeiro contato e o fechamento?
• Onde os Leads estão “travando” no processo?

Além disso, ter dados concretos na mão facilita o alinhamento entre Marketing e Vendas, e contribui para a previsibilidade de receita, fator fundamental para o crescimento sustentável das empresas, em especial as pequenas e médias (PMEs).

Pensando nisso, a seguir listamos quais são os principais indicadores que você pode (e deve) acompanhar no seu processo de prospecção ativa:

1. Volume de Leads prospectados

Acompanhar o volume de leads prospectados, mostra quantos contatos novos foram abordados em determinado período. Nesse sentido, essa métrica representa o esforço de geração de oportunidades.

Exemplo de meta: 50 Leads por SDR por semana.

2. Taxa de resposta

A taxa de resposta indica quantos Leads retornaram o contato inicial, seja por email, ligação ou redes sociais. Assim, uma taxa baixa pode apontar falhas na abordagem ou má segmentação da base.

Ideal: acompanhar por canal e por SDR, para identificar o que funciona melhor.

3. Reuniões agendadas

Mede o sucesso da abordagem inicial em gerar conversas comerciais ativamente. É uma métrica-chave para avaliar a efetividade do discurso de prospecção.

Dica: monitore também o tempo médio entre o primeiro contato e a reunião.

4. Leads qualificados (SQLs)

Os Leads qualificados, ou SQLs, se referem a quantos Leads avançam para o time de Vendas com fit real. Essa taxa mostra a qualidade da prospecção, e não apenas o volume.

Ferramentas de CRM podem ajudar a categorizar os leads com critérios de qualificação.

5. Taxa de conversão em Vendas

A taxa de conversão em Vendas mede quantos dos Leads prospectados de forma ativa viram clientes. Essa é a métrica mais estratégica, pois conecta prospecção com resultado.

Importante lembrar: a conversão depende também da etapa de Vendas, então avalie junto com o time comercial.

6. Custo por Lead qualificado

Para medir o custo por Lead some o tempo investido na prospecção ativa, ferramentas usadas e salários do time envolvido. Em seguida, divida o valor pelo número de SQLs gerados. Isso permite estimar o custo por lead qualificado e calcular o ROI da prospecção ativa com mais precisão.

Lembre-se! Métricas não servem apenas para cobrança, servem para aprendizado. Ao acompanhar esses dados, sua empresa entende o que precisa ser ajustado e onde vale a pena investir mais energia.

Como automatizar esse processo com o Exact Spotter

Depois de estruturar bem seu processo de prospecção ativa, o próximo passo é ganhar escala sem perder personalização. 

É aí que entra o Exact Spotter por RD Station, uma ferramenta de Sales Engagement (engajamento de Vendas), desenvolvida para automatizar a prospecção de forma inteligente, combinando dados e abordagem consultiva.

Com o Spotter, é possível identificar os Leads certos, no momento ideal e com o discurso mais adequado. Além disso, a ferramenta também permite mapear com profundidade os potenciais clientes, pontuar o nível de aderência de cada Lead e gerar listas qualificadas de forma automatizada, com base no seu perfil ideal.

Com o Exact Spotter, sua equipe pode:

• automatizar a geração de listas de prospecção com base em critérios personalizados;
• aplicar filtros por segmento, cargo, porte e localização;
• classificar Leads por nível de prioridade com Lead Scoring inteligente baseado em Inteligência Artificial;
• gerar insights antes do primeiro contato, para personalizar a abordagem;
• reduzir drasticamente o tempo gasto com tarefas operacionais de pré-venda.

Na prática, o dia a dia do time comercial ganha ritmo e previsibilidade, sem depender de planilhas, listas desatualizadas ou abordagens genéricas. Guia de Sales Engagement: Entenda na prática como criar relacionamentos que aceleram o fechamento de vendas na sua empresa!