Como fazer análise SWOT ou FOFA: passo a passo

Tomar decisões estratégicas é um dos maiores desafios enfrentados por empresas de todos os tamanhos e segmentos. Isso porque, decisões erradas podem comprometer o crescimento e a sustentabilidade de um negócio, enquanto decisões bem fundamentadas podem abrir portas para novas oportunidades e fortalezas. 

Nesse contexto, a análise SWOT surge como uma ferramenta crucial, porque proporciona uma visão clara das forças e fraquezas internas, bem como das oportunidades e ameaças externas que impactam a organização.

Você pode aplicar essa ferramenta de diversas formas! Com ela, você pode fazer o planejamento estratégico, análise de novos produtos, resolver uma crise ou, ainda, desenvolver uma estratégia go-to-market.

Então, confira o post a seguir para entender o que é a tão falada análise SWOT, para que ela serve, quem pode aplicá-la e como fazer isso. 

O que é a análise SWOT ou análise FOFA?

A análise ou matriz SWOT — em português, análise ou matriz FOFA — é um método de planejamento estratégico que engloba o estudo de cenários para a tomada de decisão.

Foi criada nos anos 60 por Albert Humphrey, na Universidade de Stanford. Por lá, o consultor de empresas liderou um projeto de pesquisa que analisou e cruzou sistematicamente os dados das 500 maiores corporações relatadas pela revista Fortune da época.

Desde então, a ferramenta já foi aprimorada e adaptada a diversas operações devido à sua popularidade, rapidez e resultados efetivos. Ela consiste na observação de quatro fatores: dos termos em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats. Em português:

• Forças
• Oportunidades
• Fraquezas
• Ameaças

As forças e fraquezas dizem respeito ao tomador de decisão — ou seja, você e sua empresa. Já as oportunidades e ameaças falam sobre fatores externos, que estão fora do seu controle. Na análise SWOT, esses dois cenários são conhecidos como ambiente interno e ambiente externo, respectivamente.

Qual é o objetivo de uma análise SWOT?

O principal objetivo de uma matriz FOFA é fornecer uma visão clara e estruturada das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que uma empresa enfrenta. Ao criar essa matriz, a organização pode avaliar sua posição atual e identificar os elementos internos e externos que podem impactar seu desempenho. 

No contexto de um Ecommerce, por exemplo, a análise SWOT pode ajudar a identificar uma força como um serviço de atendimento ao cliente altamente eficiente, enquanto uma fraqueza poderia ser a falta de uma estratégia de Marketing Digital robusta. 

Com essa análise, é possível desenvolver estratégias mais eficazes que potencializam os pontos fortes, como otimizar o atendimento para melhorar a retenção de clientes, e explorar oportunidades, como expandir para novos mercados online. 

Assim, a matriz FOFA se torna uma ferramenta essencial para orientar o planejamento estratégico e ajudar o negócio a tomar decisões mais informadas, visando aumentar as Vendas e a satisfação do cliente.

Para que serve a análise FOFA?

A análise FOFA serve para ajudar empresas e pessoas a tomarem decisões estratégicas com base em uma avaliação detalhada de seu ambiente interno e externo. Seguindo o exemplo do Ecommerce, essa análise pode revelar, por exemplo, uma oportunidade em uma tendência de mercado, como o crescimento das compras via dispositivos móveis, permitindo que o negócio adapte seu site para ser mais mobile-friendly. 

Por outro lado, pode identificar uma ameaça, como o surgimento de novos concorrentes com preços mais baixos, o que poderia exigir uma reavaliação da política de preços ou a oferta de novos benefícios aos clientes. 

Ao fazer isso, a análise SWOT ajuda a alinhar os recursos e capacidades da empresa com as demandas e mudanças do mercado digital. Dessa forma, promove uma abordagem mais proativa e eficaz para alcançar objetivos, aumentar a presença online e sustentar o crescimento a longo prazo em um mercado tão competitivo.

O que significa cada termo da matriz SWOT?

A matriz SWOT é um sistema relativamente simples de usar, que fornece um grande detalhamento da situação, abrangendo circunstâncias como a criação de produtos em uma pequena empresa, até a gestão de uma multinacional. Mas, para que ela realmente faça efeito, precisa ter seus termos estudados separadamente — o que faremos a seguir!

Ambiente interno

Forças

São as vantagens que sua empresa possui em relação aos concorrentes. Seus diferenciais competitivos, as aptidões mais fortes do seu negócio. Podem dizer respeito também aos elementos internos que beneficiam o seu empreendimento ou fatores que estão sob o seu controle — que você consegue, por exemplo, decidir se mantém ou não.

Algumas perguntas que você pode fazer a si são:

• Quais são as minhas melhores atividades/produtos/serviços?
• Qual é a minha maior vantagem competitiva?
• O quão felizes meus clientes estão?

Fraquezas

São pontos que podem prejudicar e/ou interferir negativamente no andamento da empresa. Essa etapa exige muita sinceridade por parte do realizador da análise SWOT. Afinal, é preciso identificar esses, digamos, “defeitos” do seu negócio para que o método faça sentido.

As fraquezas encontradas, então, precisam ser examinadas e observadas individualmente. Assim, será possível resolver os problemas que elas estão gerando. Caso não seja possível solucioná-los a curto prazo, o recomendado é tentar ao menos reduzir seus efeitos ou contorná-los, para que eles estejam mais próximos de ser uma força do que uma fraqueza.

Nesse sentido, faça as seguintes perguntas a si mesmo:

• Por que meu concorrente foi escolhido ao invés de mim?
• Meus funcionários são os ideais para esse trabalho?
• Por que meus clientes não estão engajados?

Ambiente externo

Oportunidades

Nada mais são do que forças externas que impactam positivamente a sua empresa. Você não pode controlá-las, mas pode usufruir delas — quando forem reais e tiverem embasamento em pesquisas ou estudos.

Além disso, elas podem surgir a qualquer momento, e o ideal é que você esteja preparado! Estamos falando de eventos como uma parceria com o seu concorrente, um modismo passageiro que aumente o consumo do seu produto, mudanças na política econômica do governo, novas leis etc.

Ameaças

São o contrário das oportunidades: forças externas que influenciam negativamente o seu negócio. Do que você tem medo? Se isso acontecer realmente, já sabe o que fazer? É necessário pensar em possíveis eventos que prejudicariam seus lucros e o empreendimento como um todo caso acontecessem.

Exemplos:

• Escassez de mão de obra
• Catástrofes naturais
• Roubo de dados
• Novos e melhores concorrentes

Quem pode realizar a análise FOFA?

Qualquer pessoa. Isso mesmo! Apesar de ser um método de gestão de projetos, a análise SWOT não está restrita a gestores e líderes. De modo geral, ela pode ser utilizada por pessoas que estão por dentro da situação a ser estudada.

O processo todo se torna mais rico, no entanto, quando há uma verdadeira equipe unida e ocupada em levantar informações e montar todo o esquema. Por quê? Porque assim diferentes versões do mesmo fato são obtidas, alimentando a sua análise por meio de diversos ângulos.

📖 Leia também: O que é fluxograma de processo, como fazer e exemplos práticos

Quais as principais vantagens da matriz SWOT? 

A análise SWOT é uma metodologia que confirmadamente funciona — e muito! Mas existem algumas vantagens que se destacam e até mesmo alguns contrapontos, que precisam ser considerados. Ter esse conhecimento vai te ajudar na hora de escolher ou não usar a ferramenta. Para isso, listamos as forças e fraquezas da própria matriz FOFA.

Pontos fortes

• Com um pouco de treino, qualquer pessoa é capaz de criar e utilizar a matriz SWOT, ou seja, é uma ferramenta muito acessível.
• É simples de fazer: em uma folha de papel, planilha, quadro, computador ou que sua imaginação permitir.
• Estimula o planejamento e as ideias por meio do brainstorming e da organização.
• É de fácil compreensão, podendo ser apresentada de maneira prática a outras pessoas que não necessariamente participaram do processo.
• Possibilita alavancar um projeto (ou perceber a tempo quando uma ideia é ruim) por meio da análise e pesquisa.

Pontos fracos

• Pode ser difícil limitar fatores e/ou estratégias quando tudo pode ser listado e encaixado em um ou mais conceitos do quadro.
• É uma ferramenta descritiva, que não prevê ou prescreve soluções (a decisão final sempre partirá do realizador).
• Não estabelece os próximos passos. Novamente, dependerá de você montar um plano de ação.

Por que usar a análise SWOT no planejamento estratégico?

Um dos usos bem frequentes da análise SWOT é no momento do planejamento estratégico de uma empresa. Isso porque, usar essa ferramenta oferece uma visão clara e estruturada das variáveis que podem impactar o sucesso do negócio. 

O planejamento estratégico é um momento super importante e ao identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, a SWOT ajuda as organizações a compreenderem sua posição no mercado e a tomarem decisões mais informadas.

Além disso, a análise SWOT também:

• Permite que as empresas aproveitem ao máximo seus pontos fortes, utilizando-os para se diferenciar da concorrência e conquistar novas oportunidades. Ao mesmo tempo, ajuda a reconhecer e corrigir fraquezas internas, evitando que se tornem obstáculos ao crescimento.
• Possibilita antecipar mudanças no ambiente externo. Identificando oportunidades emergentes e ameaças potenciais, as empresas podem ajustar suas estratégias a tempo, evitando riscos e aproveitando tendências favoráveis.

Esses aspectos, e as vantagens da SWOT que já citamos até aqui, nos mostram porque usar essa ferramenta no planejamento estratégico é tão importante. A seguir, veja como usá-la na prática!

📖 Leia também: Plano de negócios: o que é, vantagens e como fazer um para o seu empreendimento

Como fazer uma análise SWOT?

Após todos os conceitos compreendidos, chegou a hora de criar sua análise SWOT. Para que tudo seja mais facilmente compreendido, utilizaremos, mais uma vez, um Ecommerce como exemplo para ilustrar o passo a passo a seguir.

Lembrando que você pode ver essa mesma estrutura de maneiras diferentes por aí. Como falamos, a análise SWOT pode ser adaptada e modificada mediante o tipo do seu negócio ou seu objetivo principal.

Se preferir, veja o vídeo do Sebrae que também explica como montar uma matriz SWOT para sua empresa:

1. Identifique seu objeto de estudo

Bom, a matriz SWOT funciona melhor quando temos um objetivo claro e definido como objeto de análise. Esse objetivo, porém, precisa ser abrangente o suficiente para valer o exercício em si.

Seguindo o exemplo do Ecommerce, a questão é: “será que devemos criar uma rede social para a loja?” A pergunta é esta. E não algo como “qual rede social deveríamos usar?” ou “qual será nosso tom de voz na rede?”.

A ideia é analisar se uma rede social para o Ecommerce em questão agregará valor à marca ou não. Logo, uma ideia estará em debate.

2. Pesquise sobre o assunto

A sua pesquisa pode envolver de números internos da empresa sobre interações sociais, até estudos de mercado e/ou realizados por consultorias. Para o caso da criação da rede social, o Ecommerce também observará:

• Quais redes os concorrentes utilizam
• Quais redes os clientes da base mais utilizam
• Quanto tempo levará para o projeto ser colocado em prática

3. Faça brainstorming com a equipe

O brainstorming com a equipe é essencial para descobrir — ou ao menos tentar — todas as variáveis possíveis.

Comece com questões óbvias como “será que nossos usuários irão se engajar em nossa rede social?” e alongue os tópicos até chegar a ideias criativas e mais específicas para tanto. A ideia é gastar um bom tempo nisso, afinal, você quer encontrar os fatores mais importantes que o levarão a tomar a melhor decisão.

O ideal é que, nesse momento, você já tenha um esboço/template da matriz FOFA para ir jogando as respostas. E sim, o brainstorming engloba todos os conceitos que listamos anteriormente: ambiente externo e interno: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Além disso, pergunte-se durante o exercício:

• Forças podem alavancar quais oportunidades?
• Forças podem minimizar ou combater quais ameaças?
• Fraquezas podem prejudicar quais oportunidades?
• Fraquezas podem potencializar quais ameaças?

4. Refine os resultados do brainstorming

Finalizado o brainstorming, basta refinar as respostas. Para isso, corte as suposições e achismos e anote dados concretos e fatores que chamaram a atenção.

Durante sua pesquisa e brainstorming, o pessoal do Ecommerce, por exemplo, descobriu que sua base de clientes usa ao menos uma rede social por 14 horas na semana e gostaria de receber notificações com promoções relâmpago em seu smartphone. Mas, também descobriu que são pessoas ocupadas e sem tempo a perder.

Essa é a hora de passar a limpo o quadro da matriz SWOT, tornando suas respostas para cada conceito o mais específicas possível.

5. Defina os próximos passos

Com o quadro organizado, você terá uma visão completa e assertiva de suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Agora, será necessário analisar quais serão os próximos passos. 

Por exemplo: o Ecommerce em questão percebeu que sua base de clientes está interessada e usa redes sociais constantemente, assim como seus concorrentes — que possuem um perfil no TikTok — o que poderia ser uma ameaça para o engajamento do seu negócio.

Contudo, eles poderiam apostar na criação de vídeos e tutoriais para tentar contornar a situação investindo na produção de conteúdos valiosos. No entanto, também precisariam contratar um social media e um designer, mas terceirizar a produção de vídeos por ser a opção menos custosa para o negócio no momento.

E agora? Será que eles vão adiante? Bem, a análise SWOT não oferece uma resposta, infelizmente. Caberá ao Ecommerce colocar os pesos na balança e encarar ou não esse novo desafio.

Exemplo de matriz SWOT

Considerando o exemplo que usamos no tópico anterior, vamos mostrar a seguir como poderia ficar a matriz SWOT do Ecommerce. Lembrando que o objetivo foi “avaliar a viabilidade de criar uma rede social própria para a loja virtual”.

Vamos lá!

Forças (Strengths):

• Engajamento com a marca: o Ecommerce já possui uma base de clientes fiel que interage bem com suas campanhas de Email Marketing e promoções.
• Conhecimento em Marketing Digital: a equipe interna já possui experiência em gerenciar campanhas digitais e conteúdo online.
• Capacidade de criar conteúdo relevante: a empresa tem acesso a um acervo vasto de produtos e informações que podem gerar conteúdo interessante e útil para o público.

Fraquezas (Weaknesses):

• Recursos limitados para novas iniciativas: a empresa precisará investir em novos funcionários e possivelmente terceirizar a produção de conteúdo, o que pode sobrecarregar o orçamento.
• Falta de experiência específica em gestão de redes sociais: embora a equipe tenha experiência em Marketing Digital, a criação e gestão de uma rede social própria é uma tarefa que demanda habilidades específicas que a empresa ainda não domina.
• Risco de dispersão do foco: a criação de uma rede social pode desviar a atenção da equipe de outras estratégias já consolidadas, como campanhas de Email Marketing e SEO.

Oportunidades (Opportunities):

• Demanda por conteúdos personalizados: os clientes demonstraram interesse em receber notificações e conteúdos personalizados, o que pode ser potencializado com a criação de uma rede social.
• Tendência de crescimento das redes sociais: com o aumento do uso de redes sociais, a criação de uma plataforma própria pode posicionar a loja à frente dos concorrentes.
• Possibilidade de novos canais de receita: a rede social nova pode se tornar um novo canal de vendas e engajamento, além de oferecer oportunidades de monetização por meio de publicidade e parcerias.

Ameaças (Threats):

• Concorrência ativa em redes sociais populares: concorrentes já estabelecidos na rede social podem capturar a atenção dos mesmos usuários que a loja deseja atrair.
• Baixo engajamento inicial: caso a rede social não atinja rapidamente um volume crítico de usuários, o engajamento pode ser insuficiente para justificar os investimentos.
• Custo elevado de manutenção: além dos custos iniciais de desenvolvimento, a manutenção e atualização contínua da rede social podem representar um desafio financeiro a longo prazo.

Com a análise SWOT em mãos, a equipe do Ecommerce pode agora pesar as vantagens e desvantagens de investir na criação de uma rede social própria. A decisão final deve considerar não apenas as oportunidades, mas também as fraquezas e ameaças identificadas. E se a decisão for seguir adiante, será crucial estabelecer um plano detalhado para minimizar os riscos e maximizar as forças e oportunidades.

Dúvidas Frequentes:

O que é análise SWOT?

Análise ou matriz SWOT – em português, análise ou matriz FOFA – é um método de planejamento estratégico que engloba a análise de cenários para tomada de decisões, observando 4 fatores. São eles, em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em português: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

Como é feita a análise SWOT?

A análise SWOT precisa ter um objetivo claro como objeto de análise. A partir daí, ela é feita com a identifcação de forças e fraquezas no ambiente interno da empresa, além das oportunidades e ameaças do ambiente externo. Esses itens são colocados em uma matriz, para que sejam visualizados de forma a facilitar a tomada de decisão.

O que são as forças e as fraquezas na análise SWOT?

As forças da análise SWOT são as vantagens que sua empresa possui em relação aos concorrentes, seus diferenciais competitivos e as aptidões mais fortes do seu negócio. Já as fraquezas são os pontos que podem prejudicar e/ou interferir negativamente no andamento da empresa.

O que são as oportunidades e ameaças na análise SWOT?

As opotunidades da análise SWOT são forças externas que impactam positivamente a sua empresa e que você não pode controlar, mas pode estar preparado para usufruir delas. Já as ameaças são as forças externas que influenciam negativamente o seu negócio e que, da mesma forma, estão fora do controle do negócio, exigindo preparação.