Fluxograma de processo: o que é, como fazer e exemplos práticos para aplicar

O fluxograma de processo permite que empresas documentem atividades de maneira simples e fácil de compreender

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Resultados Digitais16 de agosto de 2022
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Fluxograma de processo é uma ferramenta que serve para representar por meio de desenhos os processos de uma empresa. Para isso, são usadas formas geométricas, setas e descrições breves. O objetivo é documentar atividades de maneira simples e fácil de repassar para os colaboradores. 


Sua empresa sofre com a falta de processos definidos? Não existem etapas estabelecidas para a realização de tarefas?

Se esse é o seu caso, saiba que adotar o fluxograma de processos pode facilitar o seu dia a dia. O recurso permite registrar, de maneira visual, quais são as etapas a serem seguidas para que se realize determinada ação. 

Leia o artigo para entender em detalhes o que é e como fazer um fluxograma de processos no seu negócio!

O que é fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo consiste na representação gráfica de um processo. A ideia é que, ao observar o desenho, uma pessoa consiga entender de maneira fácil a sequência com que as atividades ocorrem. Para isso, utiliza-se elementos como formas geométricas, setas e descrições breves.

A documentação dos processos é fundamental para as empresas, funcionando como um guia para as equipes. E a representação em forma de fluxograma torna a sequência mais simples de entender. Isso evita erros e facilita o repasse de tarefas para novos funcionários.

Apesar de seguir relevante, a ferramenta tem mais de um século: ela foi desenvolvida pelo casal de engenheiros norte-americanos Frank e Lillian Gilbreth, que a apresentaram pela primeira vez para membros da Sociedade dos Engenheiros Mecânicos dos Estados Unidos, em 1921.

Para criar um fluxograma de processos, pode-se usar programas simples, como Word e PowerPoint, ou até mesmo papel e caneta. Sobre isso, falaremos mais adiante.

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Quais são os benefícios de usar fluxogramas de processo?

A documentação de processos é essencial para as empresas, pois permite que as atividades sigam sendo feitas, independentemente de mudanças no quadro de funcionários.

Em muitos negócios, quando um colaborador sai da equipe, os processos vão junto com ele. Ao registrar os passos necessários para fazer as atividades, a passagem de bastão se torna mais fácil. 

Além disso, documentar processos também evita erros, uma vez que as etapas são padronizadas. 

Esses são benefícios da documentação de processos em geral, mas, falando do fluxograma, especificamente, a principal vantagem está na facilidade de compreensão, já que a ferramenta é visual. 

Os símbolos também são padronizados, de modo que quem dominar os elementos conseguirá compreender qualquer fluxograma. O recurso ainda ajuda a identificar erros e encontrar pontos de melhoria nos processos do negócio. 

Entendendo os símbolos usados em fluxogramas

Existem diversos símbolos usados em fluxogramas de processo. Ao memorizar o significado de cada um, é possível compreender um diagrama desse tipo facilmente.

Abaixo, trazemos os mais comuns:

símbolos usados em fluxogramas

Quais são os principais tipos de fluxograma de processo?

Existem diversos tipos de fluxograma de processo. Os mais comuns são o simples e o funcional. Entenda as diferenças:

Fluxograma de processo simples

Traz, como o nome sugere, uma visão mais simplificada do processo. Porém, já é possível inserir pontos de tomada de decisão, por exemplo. Também é chamado de fluxograma linear.

fluxograma linear de processo

Fluxograma de processo funcional

No fluxograma de processo funcional, os processos são divididos entre as diferentes áreas das empresas. Ele é importante para as tarefas que envolvem diversos times, deixando claro o papel de cada um. 

Fluxograma de processo funcional

Como fazer um fluxograma de processo?

Agora que você já sabe o que é, quais são os símbolos e os tipos mais comuns de fluxogramas de processo, é hora de colocar a mão na massa. 

Veja o passo a passo de como criar o seu:

Comece listando as atividades do processo

Mapeie o seu processo para entender qual é o passo a passo dele. Procure entender o que faz o fluxo iniciar e quais são as fases para que ele chegue até o fim. Reflita sobre cada atividade e faça uma lista. 

Se possível, pense sobre a natureza de cada ação. Ela exige tomada de decisão? É uma tarefa simples que depende apenas do colaborador? Com quais outras ela está interligada? Isso vai facilitar o trabalho de passar as informações para a ferramenta escolhida. 

Escolha uma ferramenta

Do papel aos softwares focados em fluxogramas, existem diversas opções disponíveis para montar o seu. Basicamente qualquer plataforma que permita desenhar formas geométricas e escrever pode ser útil para criar um fluxograma. 

A seguir, confira algumas opções e escolha a que mais se adequa às suas necessidades. 

  • Papel e caneta
  • Word
  • PowerPoint
  • Canva
  • Lucid Chart, ferramenta voltada para o desenho de fluxogramas que conta com versão gratuita para desenhos menos complexos

Monte o fluxograma de processo

Com a lista de atividades em mãos e a ferramenta escolhida, é hora de montar o fluxograma. A seguir, trazemos algumas boas práticas:

  • Selecione o ícone correspondente a cada atividade, conforme a tabela que trouxemos mais acima. Não é preciso usar todos os símbolos, é claro. O mais importante é que o desenho esteja de acordo com a realidade e seja facilmente compreendido pela equipe
  • Não deixe de fora os eventos de início e fim, que são fundamentais para a compreensão do fluxograma
  • Conecte corretamente as atividades usando as setas, de modo que o leitor entenda qual direção o fluxo deve seguir. Exceto a etapa final, todas as outras devem ter sequência. Além disso, somente as fases que envolvem decisão podem ter mais de um caminho. As outras devem ter uma única continuação
  • Procure manter os ícones com um mesmo tamanho, para tornar a leitura mais harmoniosa
  • Use cores para diferenciar cada tipo de símbolo, evidenciando que se tratam de ações diferentes
  • Identifique as ações usando verbos no infinitivo, como enviar, receber, comprar, agendar

Revise o seu fluxograma e compartilhe-o com os envolvidos

Depois de desenhar o fluxograma, revise-o para garantir que é possível compreender as etapas, que não existem loops ou atividades sem uma continuação. O caminho deve ser sempre chegar até a etapa final.

Por fim, compartilhe o fluxograma com os envolvidos. Caso algum colaborador não conheça a ferramenta, explique sobre como utilizá-la. 

Vale lembrar que, por mais que o fluxograma tenha sido bem pensado e revisado, durante o uso no dia a dia a equipe pode encontrar inconsistências. Portanto, tenha em mente que ele provavelmente precisará ser alterado — daí também a importância de criar o fluxograma em uma ferramenta em que ele possa ser editado de forma simples.

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