O que é fluxograma de processo, como fazer e exemplos práticos

Sua empresa sofre com a falta de processos definidos? Não existem etapas estabelecidas para a realização de tarefas? Se esse é o seu caso, saiba que adotar o fluxograma de processo pode facilitar o seu dia a dia. 

Isto porque esse recurso permite registrar, de maneira visual, quais são as etapas a serem seguidas para que se realize determinada ação. Leia o artigo completo para entender em detalhes o que é e como fazer um fluxograma de processos no seu negócio.

O que é fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo consiste na representação gráfica de um processo. A ideia é que, ao observar o desenho, uma pessoa consiga entender de maneira fácil a sequência com que as atividades ocorrem. Para isso, utilizam-se elementos como formas geométricas, setas e descrições breves.

A documentação dos processos é fundamental para as empresas, funcionando como um guia para as equipes. E a representação em forma de fluxograma torna a sequência mais simples de entender. Isso evita erros e facilita o repasse de tarefas para novos funcionários.

E, apesar de seguir relevante, a ferramenta tem mais de um século: ela foi desenvolvida pelo casal de engenheiros norte-americanos Frank e Lillian Gilbreth, que a apresentaram pela primeira vez para membros da Sociedade dos Engenheiros Mecânicos dos Estados Unidos, em 1921.

E o melhor: para criar um fluxograma de processos, pode-se usar programas simples, como Word e PowerPoint, ou até mesmo papel e caneta. A esse respeito, falaremos mais adiante!

Para que serve um fluxograma de processos?

Como vimos anteriormente, um fluxograma de processos é como um mapa que mostra o caminho que uma tarefa percorre em uma empresa. Ele representa visualmente cada etapa de um processo, desde o início até o fim, utilizando símbolos e setas para conectar as diferentes ações.

Imagine um fluxograma como uma receita de bolo: cada passo, cada ingrediente e cada utensílio está representado de forma clara e organizada. E isso facilita a compreensão e a reprodução da receita.

No caso dos processos de uma empresa, o fluxograma serve para:

• Visualizar o processo: ao transformar as etapas do processo em um desenho, fica mais fácil entender como tudo funciona.
• Identificar as atividades: cada etapa do processo é representada por um símbolo, tornando mais clara a sequência das ações.
• Mostrar as decisões: os pontos em que são tomadas decisões importantes são indicados no fluxograma, facilitando a análise do processo.
• Definir os responsáveis: cada etapa pode ser associada à pessoa ou equipe responsável por executá-la.

Portanto, é como se você estivesse tirando uma radiografia do seu processo. Ao ter essa visão clara, você pode identificar problemas, propor melhorias e garantir que todos os envolvidos estejam alinhados. 

Para mostrar ainda mais valor na construção e uso de fluxogramas, a seguir você encontra as vantagens dessa ferramenta. 

Quais são os benefícios de usar fluxogramas de processo?

O fluxograma de processos, como você já sabe, é uma ferramenta visual que representa graficamente as etapas de um processo. Além de facilitar a compreensão, ele oferece diversas outras vantagens que podem otimizar seus processos e a gestão da sua empresa.

Confira alguns dos principais benefícios:

• Padronização de processos: o fluxograma estabelece um padrão de trabalho, garantindo que todos os envolvidos executem as tarefas da mesma forma, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
  
• Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria: ao visualizar o fluxo de trabalho, é possível identificar etapas lentas, duplicidades de tarefas e atividades que não agregam valor, permitindo a implementação de ações corretivas.
  
• Tomada de decisão mais eficaz: ao ter uma visão clara do processo, é mais fácil tomar decisões estratégicas, como a alocação de recursos e a definição de prioridades.
  
• Facilitação do treinamento: o fluxograma é uma ferramenta visual eficaz para treinar novos colaboradores, mostrando-lhes a sequência correta das atividades e os pontos de decisão.
  
• Documentação do processo: o fluxograma serve como um registro histórico do processo, permitindo acompanhar as mudanças e evoluções ao longo do tempo.
  
• Aumento da produtividade: ao otimizar os processos e eliminar atividades desnecessárias, o fluxograma contribui para o aumento da produtividade da equipe.
  
• Redução de custos: a identificação de gargalos e a otimização dos processos podem resultar em redução de custos, como menor consumo de materiais e redução de retrabalho.
  
• Facilitação da implementação de mudanças: ao visualizar o processo atual, fica mais fácil identificar onde e como fazer alterações para implementar novas ideias ou tecnologias.

Em resumo, o fluxograma de processos é uma ferramenta versátil que pode trazer diversos benefícios para a sua empresa, desde a melhoria da eficiência até o aumento da satisfação dos clientes.

Por que sua empresa precisa de um fluxograma de processos?

Além das vantagens já apresentadas no tópico anterior, existem alguns benefícios específicos para as empresas que merecem aprofundamento neste tópico a partir de dados do Panorama de Marketing e Vendas da RD Station.

Como vimos, o fluxograma de processo permite que as equipes tenham processos mais estruturados e organizados. E vale dizer que existe uma relação direta entre processos definidos e alta performance em nosso estudo. Isso porque, as empresas que responderam ter alta performance são as que mais têm processos bem estruturados.

Em uma análise mais detalhada, fica claro que a área de Vendas das empresas com alta performance precisa de processos bem estruturados. E são raras aquelas que não têm processo e contam com boa performance.

Ainda no Panorama de Marketing e Vendas, perguntamos aos entrevistados quais iniciativas mais contribuíram para os resultados em Vendas. Em primeiro lugar, com 66%, ficou “ter processos claros e bem definidos”, seguido por “ter uma equipe bem treinada”, com 61%. 

Esses dados solidificam a necessidade de ter processos definidos e estruturados em uma empresa para conquistar alta performance nos resultados. E, como já vimos até aqui, utilizar fluxogramas de processos é uma das formas para chegar lá.

Mas será que só existem vantagens no uso desses fluxogramas? Assim como na vida, nem sempre tudo são flores. A seguir, preparamos um tópico com algumas características desse modelo que merecem sua atenção. 

Quais as desvantagens do fluxograma de processo?

Ainda que os fluxogramas de processos sejam ferramentas poderosas para a visualização e otimização, eles apresentam algumas limitações que devem ser consideradas. Veja a seguir.

Simplificação excessiva

Ao representar um processo visualmente, detalhes complexos e nuances podem ser perdidos, resultando em uma visão simplificada demais da realidade.

Isto porque, os fluxogramas tendem a se concentrar nas atividades em si, sem necessariamente abordar as causas raíz dos problemas ou as interações entre diferentes processos.

Assim, processos que envolvem um alto grau de criatividade e inovação, por exemplo, podem ser difíceis de capturar em um formato estruturado.

Estático e dinâmico

A maioria dos fluxogramas são representações estáticas de processos dinâmicos. Por isso, capturar todas as possíveis variações e exceções pode ser desafiador e tornar o diagrama complexo demais.

Essas representações muitas vezes não refletem o mundo real, já que os processos nas empresas são vivos e frequentemente mais complexos e adaptáveis do que os fluxogramas podem representar.

Subjetividade na criação

A criação de um fluxograma de processo envolve um certo grau de subjetividade, o que pode levar a diferentes interpretações e representações do mesmo processo.

Por isso, obter um consenso sobre a representação de um processo pode ser desafiador, especialmente em equipes grandes ou com diferentes perspectivas.

Tempo e recursos

Desenvolver e manter fluxogramas pode ser um processo demorado e consumir recursos, especialmente para processos complexos.

Ainda, a criação de fluxogramas pode gerar resistência à mudança, ao exigir que as pessoas reflitam sobre seus processos e identifiquem áreas de melhoria.

Dessa forma, percebemos que os fluxogramas são ferramentas importantes, mas o ideal é que não sejam considerados a única solução para todos os problemas de gestão de processos de uma empresa.

Portanto, ao reconhecer suas limitações e combiná-las com outras ferramentas e abordagens, as equipes e organizações podem obter resultados ainda melhores.

Quando não usar um fluxograma de processos?

Antes de sair por aí criando fluxogramas de processo para todos os times da sua empresa, é importante lembrar que em alguns contextos ou estruturas eles não funcionarão. Então, antes de criar o seu fluxograma, faça uma análise para validar se a ferramenta é realmente necessária. 

Nesse sentido, confira a seguir algumas situações em que o uso de fluxogramas pode não ser a melhor opção:

Processos altamente dinâmicos e incertos

Se um processo está em constante mudança e não há um padrão estabelecido, a criação e manutenção de um fluxograma pode ser inviável. Além disso, processos com alto grau de incerteza, como aqueles envolvendo pesquisa e desenvolvimento, podem ser difíceis de representar de forma estática.

Por exemplo, o processo de desenvolvimento de um novo produto envolve muitas interações e feedbacks, dificultando criar um fluxograma estático que represente todas as possibilidades.

Processos muito simples

Para processos muito simples, a criação de um fluxograma pode gerar mais trabalho do que o benefício em si. Tarefas como responder emails ou preparar um café, por exemplo, não exigem uma representação gráfica detalhada. Assim, a complexidade de criar um diagrama para essas tarefas pode ser desproporcional ao benefício.

Falta de engajamento das equipes

Se as equipes não estiverem engajadas no processo de criação e utilização do fluxograma de processo, a ferramenta pode não ser eficaz. Outro cenário comum, que prejudica a eficiência da ferramenta, acontece quando as pessoas não entendem o propósito do fluxograma e podem resistir à sua utilização.

Em empresas com uma cultura resistente a mudanças, por exemplo, a imposição de um fluxograma pode gerar atrito e desmotivação. Outro fator que pode contribuir para isso é a falta de treinamento! Portanto, se os colaboradores não forem treinados para entender e utilizar o o documento, ele pode se tornar apenas decorativo.

Foco excessivo na atividade, e não no resultado

Ao se concentrar demais nas atividades, pode-se perder de vista o objetivo final do processo e o valor que ele entrega, seja internamente ou, até mesmo, para o cliente.

Em áreas como Design ou Marketing, de modo geral, o foco está em atrair atenção da audiência e aumentar o alcance de uma determinada marca. Nesse contexto, um fluxograma muito rígido pode limitar a criação das ações, assim como a inovação.

Outro exemplo é o atendimento ao cliente. Isso porque, ele envolve lidar com situações únicas e imprevisíveis. Então, ter um fluxograma pode não ser flexível o suficiente para capturar todas as possibilidades.

Sendo assim, o uso de fluxogramas deve ser avaliado de forma crítica, considerando as características do processo e o contexto do time, ou da empresa. Ao identificar as situações em que esse modelo não é a melhor opção, o negócio pode otimizar o uso de suas ferramentas de gestão de processos e obter melhores resultados.

Leia também: Plano de Marketing e Vendas: o guia completo para o seu planejamento

Qual a simbologia do fluxograma de processo?

Existem diversos símbolos usados em fluxogramas de processo para facilitar a criação dessa representação. Ao memorizar o significado de cada um, é possível compreender um diagrama desse tipo facilmente.

Abaixo, trazemos os mais comuns:

Quais são os principais tipos de fluxograma de processo?

Existem diversos tipos de fluxograma de processo, porém os mais comuns são o simples e o funcional. A seguir, preparamos uma explicação mais detalhada, com exemplos para cada um deles. Confira:

Fluxograma de processo simples

Esse fluxograma traz, como o próprio nome sugere, uma visão mais simplificada do processo. Porém, já é possível inserir pontos de tomada de decisão, por exemplo. Também é chamado de fluxograma linear.

A seguir, confira um exemplo desse modelo:

Fluxograma de processo funcional

Já no fluxograma de processo funcional, os processos são divididos entre as diferentes áreas da empresa. Portanto, ele é importante para as tarefas que envolvem diversos times, como Faturamento e Vendas, deixando claro o papel de cada um.

Veja uma representação desse modelo a seguir:

Como fazer um fluxograma de processo?

Agora que você já sabe o que é, quais são os símbolos e os tipos mais comuns de fluxogramas de processo, é hora de colocar a mão na massa. 

Confira o passo a passo de como criar o seu modelo do zero:

Comece listando as atividades do processo

Primeiro, mapeie o seu processo para entender qual é o passo a passo dele. Para isso, procure entender o que faz o fluxo iniciar e quais são as fases para que ele chegue até o fim. Então, reflita sobre cada atividade e faça uma lista. 

Se possível, pense sobre a natureza de cada ação. Ela exige tomada de decisão? É uma tarefa simples que depende apenas do colaborador? Com quais outras ela está interligada? Isso facilitará o trabalho de passar as informações para a ferramenta escolhida. 

Escolha uma ferramenta

Do papel aos softwares focados em fluxogramas, existem diversas opções disponíveis para montar o seu. Basicamente, qualquer plataforma que permita desenhar formas geométricas e escrever pode ser útil para criar seu modelo. 

A seguir, confira algumas opções e escolha a que mais se adequa às suas necessidades: 

• Word
• PowerPoint
• Microsoft Visio
• Lucid Chart
• Canva
• Asana
• Miro 
• Draw.io

Mais adiante, separamos mais detalhes sobre as ferramentas mais indicadas para documentar seus processos. 

Monte o fluxograma de processo

Com a lista de atividades em mãos e a ferramenta escolhida, é hora de montar o fluxograma. A seguir, trazemos algumas boas práticas:

• Selecione o ícone correspondente a cada atividade, conforme a tabela que trouxemos mais acima. Não é preciso usar todos os símbolos, é claro. O mais importante é que o desenho esteja conforme a realidade e seja facilmente compreendido pela equipe.
• Não deixe de fora os eventos de início e fim, fundamentais para a compreensão do fluxograma.
• Conecte corretamente as atividades usando as setas, de modo que o leitor entenda qual direção o fluxo deve seguir. Exceto a etapa final, todas as outras devem ter sequência. Além disso, somente as fases que envolvem decisão podem ter mais de um caminho. As outras devem ter uma única continuação.
• Procure manter os ícones com um mesmo tamanho, para tornar a leitura mais harmoniosa.
• Use cores para diferenciar cada tipo de símbolo, evidenciando que se tratam de ações diferentes.
• Identifique as ações usando verbos no infinitivo, como enviar, receber, comprar, agendar.

Revise o seu fluxograma e compartilhe-o com os envolvidos

Após desenhar seu fluxograma de processo, revise-o para garantir que é possível compreender as etapas. Para isso, veja se não existem loops ou atividades sem uma continuação. O caminho deve ser sempre chegar até a etapa final.

Por fim, compartilhe o fluxograma com os envolvidos. Caso algum colaborador não conheça a ferramenta, você pode explicar sobre como utilizá-la. 

E vale lembrar que, por mais que o fluxograma tenha sido bem pensado e revisado, durante o uso a equipe pode encontrar inconsistências. Portanto, tenha em mente que ele provavelmente precisará ser alterado — daí também a importância de criar o fluxograma em uma ferramenta em que ele possa ser editado depois, de forma simples.

Quais as melhores ferramentas para a documentação de processos?

Existem várias ferramentas eficazes para a documentação de processos, cada uma oferecendo diferentes funcionalidades para atender às necessidades específicas das empresas. Mas, antes de escolher qual ferramenta você vai usar, considere quais são as necessidades da sua organização. 

Confira, logo abaixo, algumas das melhores ferramentas disponíveis no mercado para construir suas representações de processos:

Microsoft Visio: uma das ferramentas mais tradicionais e amplamente usadas para criar fluxogramas e diagramas de processos. Isto porque oferece uma ampla gama de modelos e formas para criar fluxogramas detalhados. Ainda, integra-se bem com outros produtos Microsoft, como Excel e Word.

Lucidchart: ferramenta baseada na web que facilita a criação e compartilhamento de diagramas e fluxogramas colaborativos. Ela permite a colaboração em tempo real e a integração com ferramentas como Google Drive e Atlassian. Oferece templates e formas personalizáveis.

Canva: conhecido por suas funcionalidades de design gráfico, o Canva também oferece recursos para criar fluxogramas e outros tipos de diagramas. Tem uma interface intuitiva e uma grande variedade de templates e elementos visuais. Dessa forma, é ideal para quem busca facilidade e um design atraente.

Asana: é um software de gerenciamento de projetos que permite a criação de fluxogramas e a documentação de processos em um contexto de tarefas. Também oferece recursos para visualização de tarefas e processos em forma de lista, quadro ou cronograma. Além disso, permite a colaboração entre equipes e a integração com outras ferramentas de produtividade.

Miro: é uma ferramenta de quadro branco digital que permite a criação de fluxogramas, mapas mentais e outros diagramas colaborativos. Facilita a colaboração em tempo real e a visualização de processos complexos com uma interface intuitiva e ferramentas de arrastar e soltar. Assim, é ideal para equipes que precisam de um espaço visual interativo para mapear e discutir processos.

Quem deve estar envolvido no fluxograma de processo?

A criação de um fluxograma de processo eficaz exige a participação de algumas pessoas, cada uma com uma perspectiva. A equipe ideal para essa tarefa varia conforme a complexidade do processo e o tamanho da empresa, mas inclui geralmente os seguintes perfis:

• Responsável pelo processo: a pessoa ou equipe diretamente responsável pela execução do processo. Conhecem os detalhes do dia a dia e podem identificar os pontos fortes e fracos.
• Quem vai executar: aqueles que realizam as atividades do processo. Trazem a perspectiva prática e podem identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
• Clientes internos: as áreas ou departamentos que utilizam os resultados do processo. Eles podem fornecer insights sobre as necessidades e expectativas dos clientes externos.
• Especialistas em processos: profissionais com conhecimento em metodologias de mapeamento de processos, como BPMN (Business Process Model and Notation). Eles podem garantir que o fluxograma seja criado de acordo com as melhores práticas.
• Gestão: profissionais com visão estratégica que podem alinhar o processo com os objetivos da organização.

Ao envolver diferentes pessoas e, assim, perspectivas, é possível ter uma visão mais completa do processo, identificando oportunidades de otimização e eliminando silos. Ainda, a participação ativa na criação do fluxograma aumenta o senso de pertencimento e o compromisso das equipes com a implementação das melhorias.

Além disso, o processo de criação desse documento é uma oportunidade para compartilhar conhecimento e aprender com as diferentes pessoas do negócio. E a colaboração entre diferentes áreas garante que o fluxograma seja preciso e reflita a realidade do processo.

💡Dica: É importante que a equipe seja relativamente pequena para facilitar a comunicação e a tomada de decisões. No entanto, é fundamental que todos os stakeholders relevantes sejam representados.

Exemplo de como construir um fluxograma de processos de Marketing

Agora que você já tem uma boa ideia de como criar um fluxograma de processo, vamos para um exemplo prático? Imagine que você faz parte do time de Marketing de uma plataforma de Ecommerce e precisa organizar um fluxograma dos processos para a campanha de Email Marketing do próximo trimestre. 

Para isso, você precisa entender quais etapas fazem parte dessa atividade. Nesse exemplo separamos quais ações podem ser consideradas no seu fluxograma:

1. Definição dos objetivos
2. Planejamento da campanha
3. Criação
4. Segmentação da base de dados
5. Configuração da ferramenta de Automação de Marketing (ex: RD Station Marketing)
6. Testes A/B e otimização
7. Lançamento da campanha
8. Análise dos resultados

A seguir, depois de listar as ações e contar com a ajuda do seu time para definir como será o processo, escolha uma ferramenta e desenhe seu fluxograma. Nesse exemplo, escolhemos o Canvas e desenhamos um fluxograma simples, que envolve a aprovação da campanha.

Veja o exemplo:

Antes de construir o seu, é importante considerar o contexto do time, ou da empresa. Lembre-se também de consultar as pessoas que serão envolvidas no processo para entender se ele realmente faz sentido.

E se você gostou do exemplo e tem interesse em criar uma campanha como essa, veja como fazer Email Marketing na prática, em uma demonstração gratuita do RD Station Marketing!