Aprenda como fazer um plano de ação + modelo

Se você sente dificuldade ao planejar e realizar seus objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais, então saiba que pode se beneficiar muito de um plano de ação. Com a ferramenta, você tem um passo a passo para alcançar suas metas de maneira organizada. 

Porém, para que um plano de ação resulte em tarefas realizadas com qualidade e dentro do prazo, existem algumas práticas que você pode seguir. Continue a leitura, nesse artigo separei dicas e um passo a passo para te ajudar a criar o seu.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é uma ferramenta que serve para definir etapas para uma tarefa que precisa ser completada, facilitando o cumprimento dela. 

Assim, a criação de planos de ação é parte importante do planejamento estratégico das empresas. Também é útil para a definição de planos individuais de desenvolvimento para os colaboradores. Além disso, ajuda a alcançar objetivos pessoais. 

Nesse sentido, um bom plano de ação deve incluir: 

• Uma descrição do objetivo a ser atingido
• Tarefas e etapas que devem ser concluídas para alcançar o objetivo
• Quem são os responsáveis por fazer cada atividade
• Prazo final para a conclusão de cada atividade
• Recursos necessários para dar conta das tarefas
• Métricas para avaliar o progresso

Mas lembre-se: o plano de ação não é algo fixo. Portanto, na medida que a empresa cresce e seu mercado de atuação se transforma, os objetivos evoluem e ele pode ser ajustado para atender às novas necessidades. 

📖 Leita também: Como fazer Planejamento Estratégico [guia completo]

Qual é a importância de um plano de ação?

É comum, nas empresas, que as equipes queiram logo partir para a ação, sem tirar um tempo para planejar as iniciativas. No entanto, o problema é que na maioria das vezes esse comportamento pode levar a erros.

Já o planejamento, por outro lado, auxilia as pessoas a se prepararem para os obstáculos que podem surgir. Assim, também permite trabalhar de maneira mais focada e produtiva. 

Portanto, posso resumir as vantagens de fazer um plano de ação desta maneira:

• Direção: um plano de ação funciona como um mapa, traçando o caminho que precisa ser seguido para chegar ao seu objetivo. 
• Motivação: ter as etapas planejadas e registradas ajuda a manter a equipe motivada, afinal, os colaboradores sabem o que falta para que o resultado seja atingido.
• Acompanhamento: o plano de ação também facilita o acompanhamento das tarefas.
• Priorização: como o plano de ação permite visualizar as etapas que faltam para chegar ao objetivo, também fica mais fácil saber o que priorizar. 

A importância do plano de ação para o planejamento estratégico

Reforçando, o plano de ação é um elemento-chave no planejamento estratégico, ao transformar objetivos abstratos em atividades concretas e organizadas.

Isto porque, ele conecta a visão estratégica à execução prática, assegurando que cada ação contribua diretamente para os resultados esperados pela empresa. 

Para ilustrar o que estamos dizendo, confira como o plano de ação potencializa o planejamento estratégico:

1. Facilita a clareza e o foco

O planejamento estratégico define metas amplas e de longo prazo, mas o plano de ação detalha cada passo necessário para atingi-las. Isso reduz ambiguidades, ajudando as equipes a entenderem seus papéis e responsabilidades.

Por exemplo, se a meta estratégica é aumentar a participação no mercado em 20%, o plano de ação pode incluir campanhas específicas, lançamento de novos produtos ou entrada em novos canais de vendas.

2. Auxilia no alinhamento organizacional

Com um plano de ação bem estruturado, é possível alinhar todas as equipes e departamentos em torno de objetivos comuns. Assim, evitamos esforços duplicados e garantimos que todos estejam trabalhando em sinergia.

Por exemplo, uma equipe de Marketing pode criar ações promocionais enquanto o time de Vendas ajusta sua abordagem para atrair os clientes certos, ambos seguindo o mesmo direcionamento estratégico.

3. Melhora a alocação de recursos

O planejamento estratégico identifica recursos necessários para alcançar as metas. O plano de ação detalha onde, quando e como esses recursos serão usados, minimizando, assim, desperdícios e otimizando investimentos.

Então, por exemplo, se o objetivo é lançar um novo produto, o plano de ação pode prever um orçamento para pesquisa de mercado, campanhas de pré-lançamento e treinamentos internos.

4. Estabelece métricas de sucesso

O plano de ação define indicadores claros para monitorar o progresso das iniciativas estratégicas. Com isso, é possível avaliar continuamente se a execução está alinhada ao planejamento e fazer ajustes quando necessário.

Para medir o aumento da eficiência operacional, por exemplo, o plano de ação pode incluir KPIs como tempo médio de entrega, redução de custos ou índice de satisfação do cliente.

5. Facilita a adaptação ao longo do tempo

O ambiente empresarial é dinâmico, e o planejamento estratégico precisa ser flexível. Um plano de ação estruturado permite identificar desvios e adaptar o curso rapidamente, mantendo o foco no objetivo final.

Assim, se uma campanha de mídia paga não gera os resultados esperados, o plano de ação pode incluir etapas para análise de dados e reformulação da estratégia, sem perder o prazo geral.

📖 Leita também: O que são KPIs e tudo o que você precisa saber sobre os Indicadores de Negócio

Metodologias usadas em planos de ação

Um plano de ação bem estruturado é essencial para que as pessoas e os times saibam exatamente o que fazer e como avançar em direção aos seus objetivos. 

No entanto, criar um plano realmente eficaz nem sempre é intuitivo. É neste contexto que as metodologias de gestão ganham protagonismo. Isto porque, elas servem como guias práticos para organizar ideias, alinhar expectativas e garantir a execução das tarefas de forma eficiente.

A escolha da metodologia mais adequada depende do tipo de projeto, dos recursos disponíveis e do nível de detalhamento necessário.

Entre as abordagens mais utilizadas estão frameworks como 5W2H, PDCA e SMART, amplamente reconhecidos por sua eficiência em diferentes cenários. 

Nesse sentido, a seguir, detalhamos essas e outras metodologias que podem transformar sua estratégia de planejamento.

1. 5W2H

O 5W2H é uma das ferramentas mais simples e populares para estruturar planos de ação. Seu foco está em responder a sete perguntas fundamentais, que garantem a clareza na execução das atividades:

• What (o que será feito?): detalhe a tarefa ou objetivo a ser alcançado.
• Why (por que será feito?): justifique a necessidade dessa ação e os benefícios esperados.
• Where (onde será feito?): identifique o local onde as atividades acontecerão.
• When (quando será feito?): estabeleça prazos de início e término.
• Who (quem será responsável?): nomeie os responsáveis diretos pela execução.
• How (como será feito?): descreva as etapas ou processos necessários.
• How much (quanto vai custar?): estime os custos financeiros envolvidos.

Exemplo prático: Uma agência de Marketing pode usar o 5W2H para planejar uma campanha de lançamento de um produto, respondendo a perguntas como "o que será feito?" (produção de conteúdo digital), "quem será responsável?" (equipe de Marketing) e "quanto vai custar?" (orçamento estimado em R$ 50 mil).

2. PDCA (Plan, Do, Check, Act)

Já o PDCA é uma metodologia cíclica voltada para o controle e melhoria contínua de processos. Assim, compreende os seguintes passos:

• Plan (planejar): identifique o problema, defina objetivos e crie o plano de ação.
• Do (fazer): execute o plano conforme o que foi previamente estruturado.
• Check (verificar): avalie os resultados obtidos, comparando-os com as metas estabelecidas.
• Act (agir): ajuste processos ou adote medidas corretivas para otimizar os resultados.

Um Ecommerce, por exemplo, pode usar o PDCA para melhorar sua taxa de conversão. Nesse sentido, no planejamento, define-se uma estratégia para testar novas formas de CTA (Call-to-Action). Após implementar as mudanças, os resultados são medidos e ajustados conforme necessário.

3. SMART

A metodologia SMART é ideal para definir objetivos de forma clara e mensurável. Cada meta deve ser:

• Specific (específica): claro sobre o que se quer alcançar.
• Measurable (mensurável): quantificável para acompanhar o progresso.
• Achievable (atingível): realista e possível de ser alcançada.
• Relevant (relevante): alinhada aos objetivos gerais da empresa.
• Time-bound (temporal): definida dentro de um prazo.

Exemplo: "Aumentar em 20% o tráfego orgânico do blog nos próximos seis meses, por meio da produção de conteúdo otimizado para SEO."

4. OKR (Objectives and Key Results)

OKR é uma metodologia que combina objetivos desafiadores com resultados-chave mensuráveis, nos quais:

• Objective (objetivo): define o que se pretende alcançar.
• Key Results (resultados-chave): são os indicadores para medir o progresso do objetivo.

Veja o exemplo prático a seguir:

• Objetivo: Tornar-se referência em Marketing Digital na região.
• Resultados-chave:
  • 1) Publicar 10 estudos de caso
  • 2) Alcançar 5.000 seguidores no LinkedIn
  • 3) Aumentar a taxa de conversão em 15%

Adotar metodologias como essas não apenas organiza os processos, mas também aumenta a eficiência e a capacidade de adaptação da empresa. No entanto, cada framework tem suas particularidades, e a escolha deve considerar a natureza do projeto e as necessidades do negócio.

📖 Veja também: Aprenda como fazer a gestão de OKR de forma correta

Quais as melhores perguntas para um plano de ação?

Criar um plano de ação eficaz envolve fazer as perguntas certas para garantir clareza e objetividade. Elas ajudam a estruturar o planejamento, antecipar desafios e orientar a execução de maneira alinhada aos objetivos. 

Pensando nisso, listamos perguntas que podem ser feitas em diferentes etapas do processo. Ao final, também deixamos um breve exemplo. Confira!

1. Perguntas sobre o objetivo

• Qual é o resultado final que queremos atingir?
• Por que este objetivo é importante?
• Como esse objetivo se alinha com a estratégia da empresa ou com as necessidades pessoais/profissionais?

2. Perguntas sobre as tarefas e etapas

• Quais são as etapas necessárias para alcançar o objetivo?
• Existe alguma tarefa que depende de outra para ser iniciada?
• Como podemos dividir tarefas maiores em ações menores e mais gerenciáveis?

3. Perguntas sobre responsabilidades

• Quem será o responsável por cada etapa ou tarefa?
• As pessoas envolvidas têm as habilidades e os recursos necessários para cumprir suas funções?
• Como as responsabilidades serão comunicadas à equipe?

4. Perguntas sobre prazos e cronogramas

• Qual é o prazo final para a conclusão do plano de ação?
• Quais são os prazos intermediários para cada etapa?
• Existe alguma flexibilidade para ajustar os prazos, se necessário?

5. Perguntas sobre recursos

• Quais recursos (financeiros, materiais ou humanos) serão necessários?
• Existe orçamento suficiente para executar o plano?
• Precisamos buscar recursos adicionais?

6. Perguntas sobre métricas e acompanhamento

• Como mediremos o progresso de cada etapa?
• Quais indicadores de desempenho serão usados?
• Quem será responsável por monitorar os resultados e comunicar avanços ou problemas?

7. Perguntas sobre possíveis riscos e ajustes

• Quais obstáculos ou desafios podem surgir durante a execução?
• Como podemos mitigar esses riscos antecipadamente?
• Se algo sair do planejado, qual será o plano de contingência?

Exemplo para criação de uma campanha de Marketing Digital

A seguir, veja um exemplo prático de como usar essas perguntas para criar um plano de ação — mais especificamente, uma campanha de Marketing Digital.

Objetivo: aumentar o tráfego no site em 30% nos próximos três meses.

Perguntas e respostas práticas:

1. Qual é o resultado que queremos atingir? Aumentar o tráfego no site em 30%.
2. Quais tarefas devem ser realizadas? Criar conteúdos otimizados para SEO, investir em campanhas de anúncios pagos e revisar estratégias de redes sociais.
3. Quem será responsável por cada etapa?
   • Marketing de Conteúdo: equipe de redação e SEO.
   • Anúncios pagos: analista de performance.
   • Redes sociais: social media e designer gráfico.
4. Quais são os prazos?
   • Planejamento e aprovação da campanha: 15 dias.
   • Lançamento dos primeiros conteúdos: 30 dias.
   • Avaliação e ajustes da campanha: após 45 dias.
5. Quais recursos serão necessários?
   • Ferramentas de análise de SEO, orçamento para anúncios e freelancers para produção de conteúdo, se necessário.
6. Como mediremos o progresso? Monitorando o tráfego no Google Analytics e acompanhando métricas como CTR, taxa de conversão e engajamento em redes sociais.
7. O que pode dar errado?
   • Alterações no algoritmo de pesquisa do Google.
   • Orçamento insuficiente para manter os anúncios por três meses.
   • Solução: manter a equipe informada sobre possíveis atualizações no algoritmo e revisar o orçamento periodicamente.

Portanto, com perguntas bem formuladas e exemplos práticos como este, o plano de ação torna-se mais acessível e direcionado para alcançar os resultados esperados.

Nesse sentido, a seguir, João Pedro Dalio, Coordenador de Marketing na GOAT Digital, conta como começar a fazer um bom planejamento de Marketing:

Aplicações dos planos de ação no planejamento e gestão

Antes de irmos para o tópico sobre como montar um plano de ação, vale destacarmos onde esses planos podem ser aplicados. Afinal, já percebemos, até aqui, que os planos de ação são ferramentas versáteis, que podem ser aplicadas em diversas áreas do planejamento e da gestão, tanto em empresas quanto em projetos pessoais. 

Já comentei sobre a importância e utilidade do plano de ação no planejamento estratégico de empresas, mas existem outras aplicações. A seguir, veja algumas das principais:

1. Gestão de projetos

Na gestão de projetos, planos de ação detalham as etapas necessárias para a conclusão de tarefas, ajudando a alocar recursos e responsabilidades. Assim, eles garantem que prazos sejam respeitados e que o progresso seja monitorado, permitindo ajustes em tempo real.

Dessa forma, um time de desenvolvimento de software pode usar um plano de ação para gerenciar sprints em metodologias ágeis, definindo entregas e responsabilidades para cada membro da equipe.

2. Gestão de crises

Planos de ação são indispensáveis em situações de crise, quando é necessário tomar decisões rápidas e bem estruturadas. Isto porque, eles ajudam a mitigar riscos e a manter a organização operacional durante períodos de instabilidade.

Uma empresa enfrentando um ataque cibernético pode usar um plano de ação que inclui notificação de equipes técnicas, comunicação com clientes e acionamento de parceiros de segurança.

3. Desenvolvimento pessoal e profissional

Além do ambiente corporativo, planos de ação também são úteis para alcançar metas individuais. Dessa forma, eles podem ajudar na organização e na disciplina, permitindo o acompanhamento do progresso e a superação de obstáculos.

Um profissional pode criar um plano de ação para aprender uma nova habilidade, como um idioma, detalhando metas mensais e recursos necessários, como cursos ou aplicativos.

4. Implementação de mudanças organizacionais

Quando empresas enfrentam mudanças significativas, como reestruturações ou adoção de novas tecnologias, um plano de ação é essencial para orientar a transição.

Assim, uma organização que está migrando para um sistema de CRM, por exemplo, pode usar um plano de ação para treinar funcionários, integrar dados e acompanhar a adaptação da equipe.

5. Gestão de equipes e desempenho

Os planos de ação também são úteis no desenvolvimento de colaboradores e na gestão de desempenho. Eles ajudam a definir expectativas claras e a medir resultados de forma objetiva.

Um gestor pode criar planos de ação individuais, também chamados de PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) para melhorar a performance de um colaborador, detalhando objetivos, prazos e suporte oferecido. 

Como montar um plano de ação? 6 boas práticas

Ao ler o conceito, criar um plano de ação pode parecer simples. No entanto, existem alguns passos importantes que devem ser seguidos para fazer isso de forma efetiva. 

A seguir, trouxe 6 passos que, de maneira alguma, podem ser deixados de lado:

1. Defina um objetivo final

O primeiro passo para criar seu plano de ação é definir um objetivo. Parece óbvio, mas, para isso, é possível usar diversas metodologias, como SMART, 5W2H e PDCA. 

2. Liste as etapas a serem seguidas

Com o objetivo em mente, o que é preciso fazer para dar conta dele? Uma dica que aprendi ao longo dos anos é criar uma lista de tarefas, definindo prazos finais que sejam realistas e apontando uma pessoa responsável por realizar cada atividade.

No entanto, também é importante ter certeza de que a equipe toda está envolvida no processo, ciente de suas responsabilidades e com fácil acesso ao documento. E se houver tarefas mais complexas, divida-as em outras menores, mais fáceis de executar e gerenciar. 

O modelo a seguir traz o básico que um plano de ação deve conter:

Se preferir, também é possível fazer versões mais completas, trazendo as diferentes etapas de um objetivo de maneira detalhada: 

3. Defina os marcos (milestones)

Milestones, ou marcos, são objetivos menores que, juntos, resultam em um objetivo principal no final. A vantagem de contar com milestones é que eles ajudam a manter a equipe motivada, embora o prazo final ainda esteja distante. Portanto, isso também evita a procrastinação. 

Ou seja, podemos dizer que são as pequenas vitórias que ajudam o time a se manter motivado.

4. Identifique os recursos necessários

Antes de colocar o plano de ação finalmente em prática, é importante certificar-se também de que o seu negócio tem os recursos necessários para realizá-lo. Por outro lado, se eles não estão disponíveis, pode ser preciso criar um plano para obtê-los primeiro. Isso também inclui o seu orçamento.

Pode ser interessante, inclusive, incluir uma coluna no seu plano de ação para registrar os custos de cada ação, caso existam. 

5. Registre o seu plano de ação em um documento fácil de visualizar

Com todas as informações levantadas, é hora de criar um plano fácil de visualizar. Portanto, a ideia é criar algo que toda a equipe possa entender rapidamente e que possa ser compartilhado com todos. Um formato bastante usado para isso é o gráfico de Gantt, como no exemplo abaixo.

Uma dica é usar ferramentas online, que trazem templates que podem ser editados facilmente. Alguns exemplos são o Canva e o Google Slides. Assim, além de editável, o documento será de fácil acesso. 

No entanto, independentemente do formato utilizado, o mais importante é que seu plano de ação inclua as tarefas, os responsáveis, os prazos e recursos necessários.

6. Monitore e atualize o seu plano sempre que necessário

As equipes podem levar tempo até se acostumarem a seguir o plano de ação. Inclusive, alguns processos podem ter que ser adaptados ao longo do caminho por conta disso. Por isso, procure sempre acompanhar os indicadores e ajustar o fluxo de trabalho conforme necessário. 

Por fim, ao final do plano de ação, você pode comparar as expectativas iniciais com os resultados que obteve. Nesse momento, entenda o quanto progrediu e o que poderia ser otimizado. 

Lembre-se de que é com base em erros e acertos que você pode melhorar cada vez mais os planos seguintes.