Entenda como funciona o Whatsapp para empresas

O WhatsApp para empresas, ou WhatsApp Business, é uma versão do aplicativo voltada para negócios. Ele oferece recursos como perfil comercial, respostas automáticas, etiquetas e catálogos de produtos, facilitando a comunicação e atendimento com clientes de forma eficiente.

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Quem já usa o WhatsApp para empresas consegue obter diferentes tipos de benefícios, se esse é o seu caso, parabéns.

Mas, se você ainda está em dúvidas em adotar o aplicativo no dia a dia do seu negócio, saiba que o o WhatsApp é uma ferramenta poderosa para sua empresa, que pode ajudar a melhorar a comunicação e o relacionamento com seus clientes. 

Com as práticas corretas, e atento à tendência que mostra o avanço do Marketing Conversacional, você pode usar o WhatsApp para empresas para aumentar a satisfação do cliente, melhorar a eficiência do negócio e, finalmente, aumentar vendas e lucratividade.

Portanto, continue lendo o post para saber como usar o aplicativo mais popular do Brasil de forma profissional na sua empresa.

O que é o WhatsApp para empresas?

O WhatsApp para empresas, também conhecido como WhatsApp Business, é uma versão do aplicativo de mensagens, líder no ranking de redes sociais mais usadas no Brasil, e foi projetado especificamente para pequenas e médias empresas. 

Assim, a versão Business permite que as empresas criem um perfil comercial, no qual podem compartilhar informações importantes, como endereço, descrição do negócio, horário de funcionamento e muito mais.

📖 Leia também: WhatsApp Marketing: o que é e como fazer

Qual a diferença entre WhatsApp para empresas e o WhatsApp comum?

A principal diferença entre o WhatsApp para empresas e o comum está nos recursos voltados para negócios.

Dessa forma, enquanto o WhatsApp comum é destinado à comunicação pessoal, o WhatsApp Business oferece funcionalidades específicas, como:

• Perfil comercial: exibe informações sobre a empresa, como endereço, email, site e horário de funcionamento.
• Mensagens automáticas: permite configurar mensagens de boas-vindas, ausência e respostas rápidas para agilizar o atendimento.
• Etiquetas: facilita a organização e segmentação de contatos e conversas com diferentes status.
• Catálogo de produtos: empresas podem criar um catálogo para expor produtos e serviços diretamente no aplicativo.

Dessa forma, esses recursos ajudam a otimizar a comunicação e a gestão do relacionamento com clientes, algo que o WhatsApp comum não oferece.

Qual a importância de usar o WhatsApp para empresas?

Para entender por que o uso do WhatsApp para empresas é importante, basta conferir os principais benefícios que o aplicativo proporciona: 

Comunicação direta e instantânea

Você pode responder às perguntas e preocupações dos clientes em tempo real. Assim, é possível melhorar significativamente a experiência do cliente e aumentar a satisfação com a sua empresa.

E a melhor forma de fazer isso é com ferramentas especializadas, como veremos a seguir.

Melhoria do atendimento ao cliente

Com o WhatsApp, o tradicional SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) ganha um novo significado e a empresa passa a atender às necessidades (e ansiedades) dos seus clientes de forma rápida e eficaz.

Outra possibilidade é combinar o WhatsApp com o CRM, agilizando o processo comercial.

Eficiência e produtividade

O WhatsApp para empresas vem com uma série de recursos que economizam tempo e dinheiro, como mensagens automáticas e exibição de catálogo para o cliente encontrar e comprar o que procura, além do apoio de chatbots no atendimento.

Engajamento do cliente

Você pode usar o aplicativo para enviar atualizações, promoções e ofertas especiais, incentivando o cliente a interagir com a empresa e fechar negócio.

Você também pode, por exemplo, deixar mensagens de agradecimento prontas para o envio, fortalecendo relacionamentos.

Análise de Dados

O WhatsApp para empresas oferece ferramentas de análise de dados que ajudam a fornecer insights valiosos para suas estratégias de Marketing e Vendas.

Como usar o WhatsApp para empresas?

Usar o WhatsApp para empresas é simples e envolve algumas etapas fundamentais para aproveitar ao máximo seus recursos.

Aqui está um guia para começar:

1. Baixe o WhatsApp Business

Acesse a Google Play Store (Android) ou Apple App Store (iOS) e baixe o WhatsApp Business.

2. Configuração inicial

Para começar, escolha um número de telefone. Você pode usar um número diferente do seu WhatsApp pessoal ou até um número fixo.

Para verificá-lo, você precisará receber um código de verificação via SMS ou ligação.

3. Criação do perfil comercial

Para criar o seu perfil comercial, é importante inserir corretamente alguns dados. Afinal, seus contatos verão essas informações ao abrir seu perfil. 

Portanto, preencha as informações da empresa, como:

• Nome
• Descrição
• Endereço, e-mail e site
• Horário de funcionamento

4. Configuração de ferramentas de mensagens

Em seguida, você terá acesso às ferramentas automáticas que ajudarão a agilizar o atendimento da sua empresa no WhatsApp:

• Mensagem de boas-vindas: uma mensagem automática enviada para quem entra em contato pela primeira vez.
• Mensagem de ausência: informe aos clientes que a empresa está fora do horário de atendimento.
• Respostas rápidas: crie atalhos para responder a perguntas frequentes. Por exemplo, crie uma resposta rápida com “/horário” para informar os horários de atendimento.

5. Organização com etiquetas

Use etiquetas para organizar as conversas, isso facilita a gestão dos contatos e o acompanhamento das vendas.

Por exemplo, você pode etiquetar clientes como:

• Novo cliente
• Pagamento pendente
• Pedido concluído

6. Uso do catálogo de produtos

Adicione seus produtos ou serviços no catálogo, com fotos, descrições e preços. Dessa forma, você compartilha produtos diretamente nas conversas e o cliente pode visualizar e tirar dúvidas de forma mais prática.

7. Criação de listas de transmissão

As listas de transmissão permitem enviar mensagens para vários contatos ao mesmo tempo, sem que eles saibam que é uma mensagem em massa. Isso é útil para promoções ou avisos importantes.

No entanto, só os contatos que têm você adicionado no próprio celular conseguirão receber essas mensagens.

8. Análise de estatísticas

Como já dissemos, o WhatsApp para empresas disponibiliza estatísticas básicas, como número de mensagens enviadas, entregues e lidas. Dessa forma, é possível entender o engajamento dos clientes e ajustar suas campanhas ou atendimento.

9. Integração com outras ferramentas

Para aproveitar todo o potencial da ferramenta e uni-la à sua estratégia de Marketing e Vendas, você pode integrar o WhatsApp Business com softwares de CRM, ferramentas de automação ou chatbots.

Dessa forma, é possível, inclusive, escalar e melhorar ainda mais o atendimento.

Como usar o WhatsApp para empresas no Android?

Para usar o WhatsApp para empresas no Android, siga este passo a passo:

• Acesse a Google Play Store no seu dispositivo Android.
• Busque por WhatsApp Business.
• Clique em Instalar e aguarde o download e a instalação.

Depois, basta seguir os passos do tópico anterior.

Como usar o WhatsApp para empresas no iPhone?

Já no iPhone, siga os passos abaixo:

• Abra a App Store no seu iPhone.
• Procure por WhatsApp Business.
• Toque em Obter e aguarde a instalação.

É possível usar o WhatsApp para empresas no PC?

Existem duas maneiras de acessar o WhatsApp para empresas usando um computador:

WhatsApp Web

O WhatsApp Web é uma versão baseada no navegador que espelha o aplicativo do seu celular no PC. Para acessá-lo, siga esses passos:

1. Abra o navegador no seu computador e vá para o site WhatsApp Web.
2. No seu celular, abra o aplicativo WhatsApp Business.
3. Toque no menu de três pontos (Android) ou em Ajustes (iPhone) e selecione WhatsApp Web ou Aparelhos conectados.
4. Escaneie o QR code que aparece no navegador do PC com a câmera do celular.

A partir disso, você poderá acessar todas as conversas e recursos diretamente no computador.

Aplicativo WhatsApp Desktop

Já o WhatsApp Desktop é um aplicativo dedicado que pode ser instalado diretamente no seu PC. Assim como na versão Web, suas conversas serão espelhadas no PC.

Veja como usá-lo:

• Baixe o WhatsApp Desktop no site oficial do WhatsApp.
• Instale o aplicativo no seu computador.
• Abra o WhatsApp Business no seu celular.
• Vá até Aparelhos conectados e escaneie o código QR que aparece no WhatsApp Desktop.

Benefícios de usar o WhatsApp Business no PC

Com essa opção, você pode integrar o WhatsApp Business ao seu fluxo de trabalho, oferecendo um atendimento eficiente sem precisar estar no celular o tempo todo.

Veja os principais benefícios dessa prática:

Melhor gestão: facilita o envio de mensagens longas e a resposta a vários clientes ao mesmo tempo.

Maior produtividade: pode ser mais eficiente para digitar, acessar informações da empresa e compartilhar arquivos e documentos.

Atalhos de teclado: você pode usar atalhos de teclado no PC, o que agiliza o uso, principalmente para empresas que têm um grande volume de mensagens.

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Boas práticas de uso do WhatsApp para empresas

Pronto para adotar o WhatsApp para empresas na gestão do seu negócio? Mas, não comece antes de conferir nossa lista com 15 boas práticas para que o uso do aplicado seja eficaz na sua rotina:

1. Crie um perfil comercial completo e atraente.
2. Use mensagens automáticas para responder rapidamente aos clientes.
3. Crie um catálogo de produtos para mostrar seus produtos ou serviços.
4. Use o recurso de etiquetas para organizar suas conversas e contatos.
5. Responda às mensagens dos clientes o mais rápido possível.
6. Use o recurso de status para compartilhar atualizações e promoções.
7. Mantenha a comunicação profissional e respeitosa.
8. Use o recurso de mensagens em massa para enviar atualizações ou promoções para vários clientes de uma vez.
9. Monitore e analise seus dados de mensagens para entender melhor seus clientes.
10. Use o WhatsApp API para integrar o WhatsApp com outras ferramentas de Marketing e vendas.
11. Mantenha-se atualizado com as últimas atualizações e recursos do WhatsApp Business.
12. Treine sua equipe para usar o WhatsApp Business de forma eficaz.
13. Use o recurso de mensagens programadas para enviar mensagens em horários específicos.
14. Respeite as regras e regulamentos do WhatsApp Business.
15. E, finalmente, lembre-se: o WhatsApp Business é uma ferramenta de comunicação, não um substituto para um bom atendimento ao cliente.

📖 Leia também: Mensagens em massa no WhatsApp Business: saiba como fazer o envio

Quais os erros mais cometidos ao usar o WhatsApp empresarial?

Mesmo com tantas dicas disponíveis no mundo digital, ao usar o WhatsApp para empresas, é comum cometer alguns erros que podem prejudicar a experiência do cliente e a eficácia dessa estratégia.

Por isso, separamos alguns dos principais erros, para você não cometê-los no dia a dia:

Enviar mensagens excessivas (spamming): bombardear os clientes com muitas mensagens, promoções ou conteúdo irrelevante pode irritar seus clientes, levando ao bloqueio do número ou à perda de engajamento.

Falta de personalização: usar mensagens genéricas ou automatizadas sem personalização pode passar a ideia que você não valoriza cada cliente, diminuindo também o engajamento.

Respostas demoradas ou ausência de retorno: demorar muito para responder mensagens ou ignorar clientes passa uma imagem de descaso e falta de profissionalismo. E você não quer que isso aconteça, certo?

Não segmentar o público: enviar a mesma mensagem para todos os contatos sem considerar seus interesses ou estágio na jornada de compra pode levar a um baixo número de conversões. Portanto, resultados ruins.

Usar apenas para vendas: tratar o WhatsApp apenas como uma ferramenta de vendas é um erro muito comum. No entanto, nesse canal tem muito potencial para construir relacionamento ou oferecer suporte.

Falta de integração com outras ferramentas: não integrar o WhatsApp para empresas com outros sistemas de automação limita a eficácia da comunicação e o acompanhamento das interações com os clientes.

Não oferecer uma experiência multicanal: focar apenas no WhatsApp e ignorar outros canais de comunicação, como email e redes sociais, pode significar oportunidades perdidas, já que alguns clientes podem preferir outros canais.

Otimize o uso do WhatsApp na sua empresa

Tão bom quanto entender como o WhatsApp para empresas pode fazer a diferença para o sucesso do negócio é saber que existem soluções que tornam o uso do aplicativo mais prático e eficaz para você e sua equipe.

Assim, é possível impulsionar suas vendas digitais com atendimento multicanal e conversar com clientes e Leads onde eles estiverem de forma rápida, eficiente e humanizada.

Uma dessas soluções é o RD Station Conversas, plataforma de atendimento digital completa, que permite automatizar e centralizar suas conversas com os clientes pelo WhatsApp.

Com ela, sua empresa consegue:

• reduzir o tempo de espera;
• melhorar a experiência do cliente;
• gerar mais conversões qualificadas.

Também permite criar chatbots e fluxos de mensagens automatizadas para que você garanta atendimento 24 horas, 7 dias da semana. Quer ver como funciona na prática? Então, assista à demonstração gratuita do RD Station Conversas!