Mensagem automática no Whatsapp: como colocar em prática

Mensagem automática no WhatsApp é uma resposta programada para quem entra em contato com uma marca ou empresa. É bastante usada para atender clientes e Leads fora do horário comercial e tornar a experiência mais agradável.

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Que o WhatsApp é o aplicativo queridinho dos brasileiros, já não é mais novidade. Além disso, o app se tornou uma das ferramentas mais promissoras para as campanhas de Marketing Digital e Vendas. 

E algumas estratégias simples fazem diferença. Por exemplo, com uma mensagem automática no WhatsApp, você pode engajar a pessoa, fazendo com que ela engate uma conversa com sua empresa.

Assim, se você usa WhatsApp em sua estratégia digital, precisa considerar a mensagem automática. Inclusive, 72% das empresas já usam WhatsApp em suas estratégias de Marketing, segundo o Panorama de Marketing da RD Station.

Então, se você tem uma empresa ou trabalha com Marketing, continue lendo para entender quais mensagens criar e, claro, como colocar a mensagem automática no WhatsApp!

O que é a mensagem automática no WhatsApp?

A mensagem automática no WhatsApp é uma maneira de responder contatos e clientes 24 horas por dia, mas sem precisar de processo manual.  

Dessa maneira, esse recurso é bastante utilizado para atender clientes fora do horário comercial, fornecer informações rápidas ou confirmar o recebimento de uma mensagem.

Em resumo, as mensagens automáticas ajudam a manter a comunicação ativa e podem ser configuradas com diferentes tipos de respostas, dependendo das necessidades do usuário.

Para além de enviar informações genéricas, é necessário construir uma estratégia que fortaleça o envolvimento dos contatos e da marca, priorizando cuidados do dia a dia como:

• Experiência e personalização dos contatos;
• Gatilhos que acionam as mensagens;
• Tipos de resposta e mensagem automática no WhatsApp;
• Agilidade;
• Cronograma de comunicação.

Vantagens de utilizar o recurso de mensagens automáticas do WhatsApp?

Segundo o Panorama de Marketing e Vendas da RD Station, 74% das empresas brasileiras afirmam que o WhatsApp é o canal com melhores taxas de sucesso no contato com o Lead que acabou de entrar no funil. 

Não à toa, 80% das empresas usam o WhatsApp todo dia no processo de Vendas. Porém, somente 24% usa o WhatsApp com automações via chatbots e 22% com automações em campanhas para bases. 

Esses dados comprovam o uso massivo do WhatsApp nas estratégias, porém ainda é uma grande oportunidade para as empresas investirem em estratégias automatizadas, dentre elas o envio das mensagens.

Isso porque, a automação no WhatsApp é importante para aumentar a personalização de campanhas e também diminuir algumas dores nos usos da ferramenta, principalmente o esforço manual.

Ou seja, além de diminuir o trabalho manual, as automações, dentre elas a mensagem automática no WhatsAapp, tem outras vantagens. Confira mais detalhes a seguir:

Eficiência na comunicação

As mensagens automáticas no WhatsApp garantem que os clientes recebam informações imediatamente, mesmo fora do horário comercial, melhorando a experiência do usuário. Dessa forma, a pessoa não precisa esperar até o próximo dia útil para receber um contato.

Economia de tempo

o automatizar respostas para dúvidas comuns, como horário de funcionamento, formas de pagamento ou prazos de entrega, sua equipe ganha tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas, como qualificação de Leads ou fechamento de Vendas. 

Isso otimiza a operação e reduz dificuldades no atendimento.

Consistência na comunicação

Mensagens padronizadas no WhatsaApp garantem que todos os contatos recebam as mesmas informações, com clareza e sem ruídos. 

Isso é essencial para empresas que têm muitos atendentes ou canais de entrada, pois evita contradições e mantém a credibilidade da marca.

Engajamento com personalização

Com mensagens personalizadas e relevantes, você mantém o interesse dos clientes e potenciais leads, incentivando interações e vendas. O segredo é considerar a experiência dessas pessoas, e sempre oferecer ofertas ou conteúdos relevantes.

Nesse sentido, adotar chatbots alimentados por IA podem ser uma alternativa para dinamizar ainda mais a personalização.

Melhoria no atendimento ao cliente

Os clientes se sentem valorizados ao receber respostas rápidas, o que pode aumentar a satisfação e fidelidade. Essa vantagem é essencial, sobretudo, para segmentos de serviços e saúde.

Aumento nas conversões

Quando bem utilizadas, as mensagens automáticas no WhatsApp podem ser acionadas nos momentos certos, como após um download, abandono de carrinho ou solicitação de contato, com ofertas ou CTAs que dinamizam a conversão. É uma forma direta de transformar interesse em resultado.

Coleta de dados

Por fim, quando as interações são automatizadas, elas podem ser monitoradas para entender melhor o comportamento do cliente, permitindo ajustar estratégias de Marketing e Vendas. Por exemplo, ao fazer uma qualificação de Leads mais assertiva.

Qual a relação entre chatbots para mensagem automática no WhatsApp?

Os chatbots complementam e aceleram o uso de mensagens automáticas no WhatsApp. Enquanto a mensagem automática é uma resposta simples e pré-programada (como saudações ou mensagens fora do horário), o chatbot simula conversas mais completas e inteligentes com os contatos.

Essa tecnologia permite que a comunicação vá além do “Olá, como posso ajudar?”, conduzindo o Lead em diferentes caminhos de interação, de acordo com suas respostas e interesses.

Veja algumas funções que os chatbots podem assumir:

• Atender clientes em tempo real, com agilidade e personalização
• Responder perguntas frequentes de forma automática
• Qualificar Leads com base nas respostas e ações
• Agendar reuniões ou encaminhar para um vendedor humano
• Coletar dados e alimentar o CRM da empresa

Ou seja, ao integrar o WhatsApp com um chatbot, a empresa consegue deixar seu atendimento mais rápido sem perder a proximidade. Isso melhora a experiência do cliente e também otimiza o tempo da equipe de atendimento e Vendas.

No RD Station Conversas, por exemplo, é possível ativar envios automáticos no WhatsApp com base no comportamento do Lead, integrando com fluxos automatizados. Assim, o chatbot se torna um aliado estratégico em diferentes etapas da jornada de compra.

Em resumo, o chatbot transforma o WhatsApp em um canal ativo de relacionamento, Vendas e qualificação, indo muito além de mensagens pontuais.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp?

A funcionalidade do WhatsApp Business que permite colocar mensagens automáticas se chama Respostas rápidas. Assim, com ela, dá para criar atalhos para as mensagens tanto de texto quanto de mídia que você mais envia para seus contatos.

Vale lembrar que é possível salvar até 50 respostas rápidas. Portanto, veja como fazer isso logo na sequência.

Como criar respostas rápidas no WhatsApp Business

Confira como configurar pelo aplicativo do WhatsApp Business:

1. Clique em Mais opções > Ferramentas comerciais > Respostas rápidas
2. Clique Adicionar +
3. Toque em Mensagem
4. Crie a mensagem desejada (não é possível usar arquivos de mídia no WhatsApp Web ou WhatsApp para computador)
5. Clique em Atalho para definir um para a resposta rápida
6. Salve seu trabalho

Como usar respostas padrão no WhatsApp Business

O WhatsApp Business também cria respostas rápidas usando dados do seu perfil comercial. A ideia, acima de tudo, é facilitar a comunicação com os clientes.

Dá para configurar uma resposta rápida contendo horário de atendimento ou endereço, por exemplo. 

Há duas formas de ver as respostas padrão criadas pelo WhatsApp Business:

• Abrir uma conversa, tocar em Mensagem e inserir uma barra ( / ) ou
• Abrir uma conversa e tocar em Anexar > Respostas rápidas

Como enviar as respostas rápidas

Atualmente, existem duas formas de enviar as respostas rápidas. Então, veja como fazer passo a passo cada uma delas:

Em anexo

1. Iniciar uma conversa.
2. Tocar em Anexar > Respostas rápidas
3. Escolher a resposta rápida desejada, e o campo de texto será preenchido
4. Editar a mensagem ou apenas clique Enviar.

No campo de texto

1. Começar uma conversa.
2. Clicar em Mensagem e colocar uma barra ( / ) para ver todas as respostas rápidas, incluindo as configuradas como padrão.
3. Escolher uma resposta rápida desejada, e o campo de texto será preenchido
4. Editar a mensagem ou simplesmente enviar

Por isso, é importante preencher todos os campos do seu perfil comercial. Assim, o WhatsApp Business vai gerar respostas padrão que podem ser usadas para informar seu endereço, horário de atendimento e outras informações.

34 exemplos de mensagem automática no WhatsApp 

Engana-se quem pensa que o WhatsApp é apenas mais um canal unilateral, ou seja, que só serve para receber mensagens quando enviadas pelo remetente.

O WhatsApp permite proximidade, por isso, a grande aposta das empresas é desenvolver um comportamento mais ativo e personalizado, criando vínculos e sendo mais intencional durante a Jornada de Compras. 

Entretanto, ainda existem muitas dúvidas na escolha da comunicação e sobretudo, qual é o  momento mais indicado para enviar cada mensagem. 

Para começar, precisamos entender as possibilidades e qual mensagem automática escolher para a estratégia:

Ideias de mensagens de boas-vindas no WhatsApp

Quando um novo contato ou Lead realiza sua primeira conversão, as mensagens de boas-vindas são essenciais para recepcioná-los. Esse é o momento ideal para reforçar o propósito da empresa e deixar claro quais são as principais informações e canais de contato. 

Lembre-se de que, dessa forma, é necessário programar um envio somente para quem é novo e realizou pela primeira vez uma assinatura de newsletter, download de materiais, inscrição em eventos e etc.

Dessa maneira, opte por mensagens curtas e priorize até um ou dois links. 

Então, confira mais 5 ideias de mensagens automáticas de WhatsApp para boas-vindas:

1. “Olá, [Nome], bom ter você entre nossos clientes. Sabia que temos um grupo VIP de WhatsApp para compartilhar dicas. Topa participar?”
2. “Olá, [Nome]! A sua opinião é muito importante para nós! Quer deixar um feedback sobre sua experiência comprando com a gente, envie 'FEEDBACK' e ficaremos felizes em ouvir você!"
3. “Oi! Bem-vindo! Aqui na [Nome da Empresa], estamos dedicados a oferecer as melhores [produtos/serviços]. Sinta-se à vontade para explorar e perguntar o que quiser!”
4. “Olá! Que bom ter você conosco! Para celebrar sua chegada, oferecemos um desconto de [X]% na sua primeira compra. Use o código BEMVINDO ao finalizar seu pedido!"
5. "Olá! Agradecemos por escolher a [Nome da Empresa]! Se tiver dúvidas ou precisar de assistência, nossa equipe está à disposição para ajudar. Estamos felizes em ter você aqui!"

Exemplos de mensagem automática de ausência no WhatsApp

As mensagens de ausência no WhatsApp são essenciais para manter um bom relacionamento com seus contatos, mesmo quando sua equipe não está disponível. Elas informam sobre o horário de atendimento, reforçam a disponibilidade da empresa e mostram que o contato será respondido assim que possível.

Com esse tipo de mensagem automática no WhatsApp, você evita o silêncio e transmite profissionalismo. 

Por isso, separamos algumas ideias que podem ser usadas fora do expediente, em feriados ou momentos de alta demanda:

1. "Olá! No momento, estamos fora do horário de atendimento. Mas não se preocupe: assim que estivermos online, vamos responder sua mensagem."
2. "Oi! Agradecemos seu contato. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Em breve, nossa equipe retornará para ajudar no que for preciso."
3. "Olá! Recebemos sua mensagem, mas nossa equipe está indisponível no momento. Assim que retornarmos, daremos sequência ao atendimento. Obrigado pela compreensão!"
4. "Oi! Estamos temporariamente offline. Mas sua mensagem já está registrada e será respondida assim que possível. Se for urgente, envie um e-mail para [inserir e-mail]."
5. "Olá! Devido ao alto volume de mensagens, nosso tempo de resposta pode ser um pouco maior. Agradecemos pela paciência e em breve retornaremos seu contato!"

Essas mensagens podem ser configuradas diretamente no WhatsApp Business, na opção "Mensagem de ausência". Priorize mensagens claras, cordiais e que mostrem que o cliente será atendido com atenção assim que possível.

Exemplos de mensagem pós-download de materiais

Você oferece materiais para download? Então, essa é uma oportunidade (e tanto) de coletar dados de contato ativo, como o número de telefone do Lead. 

Com uma mensagem automática no WhatsApp, você poderá entregar o material de interesse e ainda confirmar os dados, diminuindo as chances de receber informações erradas. Portanto, veja algumas possibilidades para sua estratégia:

1. “Deu tudo certo! Sua inscrição foi confirmada. Clique no botão abaixo para acessar e fazer o download do seu eBook”
2. "Oi! Agradecemos o download! Para aproveitar ainda mais, sugerimos explorar [inserir outro material relacionado]. Qualquer dúvida, estamos à disposição!"
3. "Olá, [Nome]! Obrigado por baixar nosso material! Adoraríamos ouvir sua opinião. Que tal nos enviar um feedback ou compartilhar como você está usando o conteúdo?"
4. "Oi! Agradecemos por baixar nosso material! Aproveite para ler nosso conteúdo no blog que complementa o eBook baixado [inserir link]"
5. "Clicando no botão abaixo, você acessa seu eBook! Espero que goste e fique à vontade para compartilhar com mais pessoas” 

Mensagens automáticas de WhatsApp para cupom de desconto

Os cupons de desconto são sempre bem-vindos em qualquer etapa da Jornada de Compra, mas principalmente para estimular aqueles contatos que estão prestes a comprar. 

Com uma mensagem automática no WhatsApp, você pode programar o dia de envio, quem deve receber e para onde deseja direcioná-los. Ou seja, o segredo está em mandar a mensagem para Leads ou clientes selecionados, após alguma ação deles com sua marca, como um carrinho abandonado, por exemplo.

Além da imagem, conheça outras opções:

1. "Olá! Para celebrar sua chegada, aqui está um cupom de 10% de desconto na sua compra: BEMVINDO10. Aproveite!"
2. “Obrigado por nos contatar! Como forma de agradecimento, use o código DESCONTO15 para ganhar 15% de desconto na sua próxima compra!"
3. "Agradecemos seu cadastro! Use o código RAPI10 nas próximas 24 horas e ganhe 10% de desconto em sua compra. Não perca essa oportunidade!"
4. "Oi! Para agradecer sua fidelidade, aqui está um cupom exclusivo: FIDELIDADE20. Ganhe 20% de desconto na sua próxima compra!"
5. "Olá! Indique um amigo e ambos ganham! Use o código AMIGO10 para um desconto de 10% na sua próxima compra após a indicação. Vamos juntos!"
6. "Oi! Notamos que você deixou itens no carrinho. Use o código CARRINHO10 e ganhe 10% de desconto na finalização da sua compra!"

Ideias de mensagens automáticas de WhatsApp para divulgar eventos e cursos

Vai fazer algum lançamento de webinar, curso ou eventos? Então, programe uma mensagem personalizada e envie automaticamente pelo WhatsApp, escolhendo qual base de contatos deverá receber e compartilhando as principais informações da campanha. 

Temos outras ideias aqui:

• "Olá! Não perca nosso próximo webinar sobre [tema] no dia [data] às [hora]. Então, inscreva-se agora e garanta seu lugar! [link de inscrição]"
• "Oi! As inscrições para o nosso curso de [tema] estão abertas! Começamos no dia [data]. Reserve sua vaga e aprenda com os melhores! [link para inscrição]"
• "Olá! Aqui está um convite especial para o nosso evento sobre [tema] no dia [data]. Será uma ótima oportunidade de aprendizado e networking! Inscreva-se aqui: [link]"
• "Faltam apenas [número de dias] dias para nosso webinar sobre [tema]! Garanta sua vaga e participe de uma discussão enriquecedora. Inscreva-se: [link]"
• "Oi! Ao participar do nosso próximo webinar, você receberá um desconto exclusivo para nosso curso. Não perca essa chance! Inscreva-se aqui: [link]"
• "Olá! Tivemos um grande sucesso em nosso último evento sobre [tema]. Se você perdeu, não se preocupe! Ele ficou gravado. É só acessar: [link]"

Dicas de mensagens automáticas de WhatsApp para agendamento e notificações

Quando convertemos contatos na internet, logo identificamos quem possui potencial para evoluir para uma reunião com o time comercial. Por isso é preciso determinar quais abordagens estimular com quem está mais preparado.

Neste caso, o uso da mensagem automática no WhatsApp está ligada diretamente à levantada de mão, enviando apenas para os Leads que estão prestes a comprar. Dessa forma, os contatos que recebem e interagem, podem ser enviados diretamente para um CRM de Vendas.

Quer mais sugestões? Então, confira abaixo:

1. "Olá! Sua reunião para [serviço] foi confirmada com nosso vendedor, e está agendada para o dia [data] às [hora]. Compareça neste link: [link]!"
2. "Oi! Este é um lembrete do seu agendamento para [serviço] amanhã às [hora]. Estamos ansiosos para vê-lo!"
3. "Olá! Informamos que houve uma alteração no seu agendamento. Agora será no dia [nova data] às [nova hora]. Qualquer dúvida, estamos à disposição!"
4. "Oi! Lamentamos informar que seu agendamento para [serviço] no dia [data] foi cancelado. Para reagendar, entre em contato conosco."
5. "Olá! Recebemos sua solicitação de agendamento para [serviço] e em breve entraremos em contato para confirmar os detalhes!"
6. "Oi! Temos uma nova disponibilidade para agendamento do serviço [serviço]. Se ainda estiver interessado, responda a esta mensagem e reserve seu horário!"

Bônus: crie mensagens segmentadas por perfil e comportamento

Além das ideias anteriores para mensagem automática no WhatsApp, você poderá escolher a melhor composição para seus envios, definindo perfil e/ou comportamento.

Com o RD Station Marketing, por exemplo, conseguimos determinar o melhor perfil de público que atende as características para a campanha ou ainda, enviar mensagens conforme o próprio comportamento, podendo ser:

• visitas no site;
• carrinho abandonado;
• clique ou abertura de e-mails;
• quem se tornou oportunidade;
• contatos que solicitaram atendimento e muito mais.

Em poucas palavras, é um recurso de Automação de Marketing, que você ganha mais agilidade e poder de personalização, chegando no momento ideal sem perder mais nenhum contato. Sobretudo com WhatsApp, um canal bem pessoal, que a personalização faz toda a diferença!

E lembre-se: seguir boas práticas de copywriting e respeitar o tom de voz da sua marca faz toda a diferença para conquistar o contato.”

📖 Leia também: Dicas práticas de copywriting para sua estratégia

Como criar uma mensagem automática no WhatsApp no RD Station Conversas?

Agora que você já sabe o básico de como funciona, chegou a hora de aprender como criar uma mensagem automática no WhatsApp, utilizando o RD Station Conversas.

Dessa forma, o envio de mensagens automáticas pelo WhatsApp exige o uso da API oficial da Meta, por isso, é necessário contratar um plano elegível no RD Station Conversas e ativar o recurso via integração oficial.

Para te ajudar a entender como funciona na prática, dividimos um passo a passo sobre como criar suas primeiras comunicações com segurança e quais são as principais funcionalidades da ferramenta:

1. Habilitando o recurso no RD Station Conversas

O recurso de Mensagens do WhatsApp está disponível a partir dos planos Light, Basic e Pro do RD Station Conversas. A contratação é feita por meio de pacotes de mensagens que possibilitam os envios mensais e automáticos, conforme as necessidades do projeto.

Desse modo, todo o processo de contratação é conduzido pela RD Station e em parceria com a Meta, para mais segurança e comodidade. 

Então, após acessar sua conta e clicar em seu nome de usuário, localizado no campo superior direito da tela:

2. Configurando as mensagens

Para configurar qualquer mensagem automática no WhatsApp, é preciso atender alguns critérios da Meta (provedora oficial do serviço).

Assim, neste caso, o próprio RD Station Conversas oferece os caminhos necessários para criar suas comunicações definindo Categoria, Mensagem e Botões em um painel fácil e intuitivo:

Dessa forma, após preencher os requisitos, nossa ferramenta automaticamente envia seu modelo para a revisão. Assim, você só precisa esperar o prazo de até 48 horas para a aprovação da Meta. 

3. Analisando os resultados

Identificar quais resultados o canal está gerando é um dos passos mais importantes para sustentar qualquer estratégia. Por isso, é preciso ter uma visão completa e centralizada das campanhas (que permita entender de onde vem as oportunidades e gargalos).

Com o recurso, você consegue monitorar:

• Mensagens enviadas: quando todos os contatos receberam a comunicação, além de  identificar quem não possui a informação válida, por exemplo.
• Taxa de entrega: percentual de mensagens enviadas e foram entregues com sucesso ou quais números bloquearam o recebimento.
• Taxa de leitura: aqui, você vê quantas mensagens foram recebidas e lidas pelos contatos e muito mais.

Deu para notar que as mensagens automáticas no WhatsApp melhoraram sua estratégia, não é? Por isso, reveja pontos de sua operação que demandem essas mensagens e considere aprimorar os modelos com nossas dicas.

E claro, não deixe de conhecer melhor como funciona nossa ferramenta e as oportunidades para usar WhatsApp!