Como fazer Automação de WhatsApp: confira dicas e opções de ferramentas

Automação de WhatsApp tem a ver com o uso de ferramentas e tecnologias para tornar a comunicação e a gestão de mensagens pelo canal mais rápida, como ao implementar respostas automáticas, chatbots e integração com outros sistemas.

---

A sua empresa já está usando alguma Automação de WhatsApp? Se ainda não, saiba que, mesmo negócios locais ou PMEs brasileiras podem se beneficiar muito com essa estratégia. 

Isso é importante, seja para vender mais, aprimorar a experiência do usuário ou ter uma relação mais próxima com quem está na base de Leads e clientes. E isso passa, hoje em dia, por utilizar as ferramentas adequadas para transmitir a sua mensagem, sendo isso parte essencial da construção das ações.

A Automação do WhatsApp é uma estratégia em ascensão no mercado e faz parte da abordagem omnichannel, que integra os esforços investidos no email, WhatsApp e outros canais envolvidos. 

Afinal, sabemos que cerca de 72% das empresas usam WhatsApp nas estratégias de Marketing e ele ainda é o canal preferido dos vendedores, como os Panoramas de Marketing e Vendas RD Station revelaram. Veja na imagem, abaixo:

Fora que a Automação de WhatsApp pode se juntar ao Email Marketing para melhorar seu engajamento e taxas de conversão. 

Então, se você quer vender mais, melhorar o atendimento e escalar sua operação comercial, a automação de WhatsApp pode ser o próximo passo. Confira todos os detalhes ao longo do conteúdo.

O que é a Automação de WhatsApp?

A Automação do WhatsApp é um processo que permite automatizar algumas funções, como envios de respostas, criação de chatbots e integração com outras ferramentas para que as equipes que lidam com WhatsApp deixem de ter tanto trabalho manual. Para fazer isso, você pode utilizar ferramentas especializadas e WhatsApp Business API. 

A automação pode ser aplicada em diversas situações, como confirmações de agendamentos, envio de lembretes, respostas automáticas e até mesmo para campanhas de Marketing ou chatbots que tirem dúvidas sobre seus produtos e serviços, agilizando as Vendas.

Para configurar uma Automação no WhatsApp, você precisa definir os gatilhos, ou seja, as condições para que a mensagem seja enviada, e criar os fluxos de mensagens que serão disparados. 

📖 Leia mais: Como criar e enviar mensagens automáticas no WhatsApp da sua empresa

Como funciona a Automação de WhatsApp?

A Automação de WhatsApp funciona via integração de diversas tecnologias e ferramentas para facilitar e otimizar a comunicação no aplicativo. Confira mais detalhes:

A automação depende da API do WhatsApp Business

Para começar, é necessário utilizar a API do WhatsApp Business. Essa API é projetada para empresas e permite integração com sistemas externos, possibilitando a automação de processos. Sendo assim, a API permite o envio e recebimento de mensagens de forma programática, além de interagir com outras plataformas e serviços.

E também de ferramentas para criar automação e chatbots

Chatbots são programas que utilizam Inteligência Artificial para simular uma conversa com seu cliente ou Lead. Eles podem ser configurados para responder a perguntas frequentes, guiar o usuário em um fluxo de informações ou realizar tarefas específicas.

O bom é que você não precisa ser desenvolvedor para programar chatbots do zero: existem plataformas que oferecem recursos para criar e gerenciar chatbots, configurar respostas automáticas e agendar mensagens, como é o caso do RD Station Conversas.

A Automação de WhatsApp funciona melhor ao integrá-la com sistemas externos

A automatização do atendimento via WhatsApp ganha força quando integrada aos sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes, os CRMs (Customer Relationship Management). Isso permite que as informações de clientes ou negociações sejam atualizadas automaticamente, e que mensagens sejam personalizadas com base em dados existentes.

Já a integração com ferramentas de Marketing pode automatizar o envio de campanhas promocionais, notificações e lembretes, baseados em dados de comportamento e preferências dos clientes.

Não se esqueça da configuração de fluxos de trabalho

É essencial fazer a configuração de respostas automáticas para perguntas comuns ou mensagens recebidas fora do horário comercial. Isso pode incluir mensagens de saudação, confirmações de recebimento ou instruções básicas.

Com a Automação do WhatsApp, você também consegue fazer o agendamento de mensagens para horários específicos, como lembretes de compromissos ou notificações de promoções.

Além disso, pode personalizar as mensagens com base em características específicas dos clientes ou comportamento anterior, o que pode ser feito através da integração com sistemas de CRM e de Marketing. Inclusive, essa personalização de mensagens é altamente recomendada, já que o WhatsApp é um canal super pessoal!

Por que automatizar o WhatsApp?

A Automação de WhatsApp é mais do que uma tendência: é uma decisão estratégica embasada em dados que demonstram o impacto real dessa ferramenta. Confira o que revelam os Panoramas RD Station sobre esse canal tão utilizado pelos brasileiros:

Adoção massiva do canal: como comentamos no início, 72% dos times de Marketing já utilizam o WhatsApp em suas estratégias, e 70% das empresas apontam que ele apresenta a maior taxa de sucesso no contato com Leads, à frente de visitas presenciais (32%) e ligações (31%).

Potencial ainda não explorado: 28% das equipes ainda não usam o canal de forma estratégica — seja por falta de conhecimento (25%), convicção ou dificuldade na adoção da ferramenta. É aí que entra a automação: um caminho comprovado para transformar processos manuais e ineficientes em estratégias automatizadas e profissionais.

Com base nesses dados, ao automatizar o WhatsApp, sua empresa ganha:

Resposta imediata e 24/7

Onde antes havia demora ou ausência de atendimento fora do horário comercial, você passa a responder instantaneamente, entregando experiência consistente e humanizada, mesmo que por meio de chatbots.

Escalabilidade com personalização

Chamadas repetitivas, como lembretes, confirmações e FAQs, podem ser automatizadas com gatilhos inteligentes, liberando o time para interações mais estratégicas, enquanto o sistema oferece mensagens personalizadas com base em CRM ou comportamento.

Dados para otimização contínua

A integração com plataforma de automação gera relatórios automáticos a respeito da taxa de resposta, engajamento e conversão. Isso permite ajustes em tempo real para melhorar performance.

Portanto, automatizar o WhatsApp é unir autoridade à eficiência, e para pequenas e médias empresas brasileiras, isso significa melhorar a comunicação gastando menos. 

Mas os benefícios não param por aí! Confira no tópico a seguir mais detalhes sobre as vantagens em automatizar o WhatsApp na sua empresa.

Quais são as vantagens da Automação de WhatsApp?

A Automação do WhatsApp é um jeito de se conectar com os clientes e contatos de forma inteligente, poupando esforços e aproveitando todo o potencial do aplicativo de comunicação mais popular do Brasil. 

Dessa maneira, seu negócio estará disponível para seus clientes a qualquer momento que eles precisem de você. E eles já vão saber como encontrá-lo, afinal todo mundo espera que todo mundo esteja no WhatsApp — de fato, todo mundo está.

E usando ferramentas que fazem seus clientes sentirem como se estivessem sendo atendidos por uma pessoa, sua estratégia de Marketing fica ainda mais poderosa. Afinal, você terá contato com seus Leads e clientes sem ter que alocar muitas pessoas no serviço de atendimento:

Os benefícios de adotar a automação de WhatsApp incluem:

Padronização no atendimento

Com fluxos automatizados e mensagens pré-configuradas, você garante que todos os Leads e clientes tenham uma experiência consistente, com as informações certas, no tom adequado, independentemente do horário ou do atendente.

Aprendizado com IA

Algumas ferramentas, como o RD Station Conversas, oferecem recursos de análise e uso de inteligência artificial. Isso permite entender melhor o comportamento dos clientes e tomar decisões mais estratégicas a partir dos dados. Além de, criar respostas automáticas, naturais e personalizadas, que escalam o atendimento sem sobrecarregar o time.

Integração com o funil de Marketing e Vendas

A automação também facilita a passagem de informações entre Marketing e Vendas. Por exemplo, quando um Lead atinge um certo nível de engajamento no WhatsApp, ele pode ser automaticamente qualificado e enviado para o CRM com todas as interações registradas.

Evolução da operação comercial

Como consequência, empresas que automatizam o WhatsApp passam a operar com maior maturidade digital, oferecendo experiências mais profissionais e aumentando a confiança do cliente na marca.

Experiência personalizada

A Automação do WhatsApp permite criar uma experiência personalizada e escalável para os Leads da sua base, de acordo com o perfil deles e as interações deles em seus conteúdos. São várias funcionalidades que facilitam a criação de réguas de comunicação.

Mais conversões

Seja com foco direto em Vendas ou pensando em materiais de Marketing, as Automações de WhatsApp conseguem melhorar seus resultados, considerando que este canal tem muita abertura, todo mundo realmente para ver o que está recebendo.

Maior satisfação do cliente

Os clientes que sentem que estão sendo ouvidos têm índices de satisfação mais altos do que aqueles que não se sentem ouvidos em todos os momentos. Assim, o Lead tem maior tendência de se tornar um cliente. Além disso, clientes que já compraram de você com certeza estarão mais engajados em suas ações.

Por fim, se quiser se aprofundar no uso comercial do WhatsApp, faça o Curso Introdução a WhatsApp para Marketing e Vendas Grátis da RD University. É gratuito, tem certificado e as aulas são em vídeo com especialistas da RD Station!

Quais recursos posso usar para automatizar o WhatsApp?

A Automação de WhatsApp oferece uma série de recursos que ajudam a otimizar a comunicação e melhorar a eficiência. Aqui estão alguns dos principais recursos disponíveis:

Respostas automáticas

Respostas automáticas são uma possibilidade até mais simples, mas muito interessante no contato com quem está do outro lado. Como o envio automático de uma mensagem de boas-vindas quando um novo Lead entra em contato pela primeira vez.

Podem ser também mensagens automáticas informando que a empresa está fora do horário de atendimento ou indisponível no momento.

Para decidir pelas melhores opções, nossa dica é se colocar no lugar do lead ou cliente e entender quais mensagens melhoram a experiência!

Envio de mensagens em massa

Aqui, estamos falando tanto do envio de mensagens promocionais ou informativas para uma lista segmentada de contatos, tal qual o envio de atualizações importantes, como lembretes de compromissos ou notificações de eventos, para grupos específicos de usuários.

Informar os clientes sobre mudanças ou novidades relacionadas a produtos e serviços é mais uma ideia para você entender se faz sentido implementar.

Integração com chatbots

Da mesma forma, os chatbots têm o poder de tornar a experiência da sua base de contatos muito mais interessante, permitindo responder automaticamente a perguntas frequentes, ajudar com suporte técnico ou fornecer informações sobre produtos e serviços.

Também é possível guiar as pessoas, sejam Leads ou clientes, em uma série de perguntas e respostas para resolver problemas ou realizar tarefas específicas. Isso, claro, fica ainda melhor quando o chatbot tem Inteligência Artificial embutida para entender e responder a uma variedade de perguntas e solicitações de forma natural.

📖 Leia mais: Chatbots de WhatsApp são uma estratégia que tem crescido muito. Saiba tirar proveito

Coleta de dados

Dá para usar a Automação de WhatsApp como se fossem formulários e enquetes, coletando informações dos usuários via formulários ou enquetes integradas às conversas.

Esse uso é bem bacana para segmentar ainda mais seus contatos, entendendo quem são eles e o que pode fazer mais sentido às necessidades dessas pessoas.

Envio e agendamento de mensagens

Por outro lado, com as ferramentas de Automação de WhatsApp é agendar mensagens para serem enviadas em horários específicos, como lembretes de compromissos, aniversários ou mensagens de follow-up.

Também é possível planejar e executar campanhas promocionais em momentos estratégicos para maximizar o impacto e a eficácia ou acrescentar mensagens de WhatsApp em fluxos de comunicação, por exemplo, mesclando

Como automatizar o WhatsApp da minha empresa, na prática?

Bom, agora que você viu as possibilidades, faz sentido começar a colocar a mão na massa e criar suas estratégias automatizadas para o WhatsApp. A gente sugere esse passo a passo para você:

1. Defina seu objetivo com essa automação

Antes de começar a automação, tenha certeza do que você deseja alcançar. Seus objetivos podem variar dependendo das necessidades da sua empresa ou projeto. Entre os principais, podemos falar em:

• responder rapidamente a perguntas frequentes e fornecer suporte 24/7
• enviar promoções e ofertas para clientes potenciais ou existentes
• automatizar o envio de lembretes para compromissos ou eventos
• implementar pesquisas e enquetes para obter feedback dos clientes.

2. Escolha a ferramenta

Com base no seu objetivo, escolha uma ferramenta de automação que atenda às suas necessidades. Por exemplo, o WhatsApp Business API é ideal para empresas que precisam de automação avançada e integração com sistemas externos. Requer uma configuração prévia e aprovação do WhatsApp.

Outra opção são as plataformas de automação, que oferecem interfaces amigáveis e funcionalidades para automação de mensagens, chatbots e integração com sistemas CRM e outras ferramentas de Marketing.

Uma dessas opções de plataforma é o RD Station Conversas, que já tem integração com o WhatsApp Business API. Assim, você consegue criar mensagens e chatbots com mais facilidade, inclusive, a aprovação das mensagens é feita no próprio RD Station Conversas!

3. Crie os fluxos de conversa

Desenvolva fluxos de conversa que atendam ao seu objetivo. Isso envolve criar uma sequência lógica de mensagens que vai guiar a pessoa do outro lado.

Primeiro, vale desenhar um diagrama que ilustre como a conversa deve fluir, incluindo perguntas, respostas e possíveis ramificações com base nas respostas dos usuários. Muitas ferramentas permitem criar essa interação antes de ativá-la.

Depois, crie mensagens que sejam claras e concisas, adaptadas ao tom da sua marca e ao contexto da conversa. No WhatsApp, muito texto quase sempre não oferece uma experiência bacana. Também configure respostas automáticas para perguntas frequentes ou interações comuns.

4. Analise com frequência os resultados

Monitorar o desempenho da Automação de WhatsApp é essencial para garantir que esteja atingindo seus objetivos. Utilize ferramentas de análise fornecidas pela plataforma de Automação para acompanhar alguns indicadores-chave. A gente sugere os seguintes:

• taxa de respostas: acompanhe quantas mensagens automáticas estão sendo respondidas e se os usuários estão interagindo com elas
• taxa de conversão: avalie quantos usuários estão completando o fluxo de conversa ou realizando a ação desejada (como comprar um produto ou preencher um formulário).
• feedback dos usuários: analise as respostas e feedbacks dos usuários para identificar áreas de melhoria. 

O RD Station Conversas, por exemplo, tem a análise de emoções, que consegue identificar o sentimento do cliente antes, durante e depois do atendimento.

5. Faça ajustes sempre que necessário

As análises servem para entender o que precisa mudar em seus fluxos e também trazem alguns insights para usar no restante da operação. Isso faz parte de um dos pilares mais importantes do Inbound Marketing, o pilar da análise.

Uma vez que você tem dados quase que instantaneamente, faz sentido verificá-los para sempre alavancar resultados!

Qual é a relação entre a automação do WhatsApp e o CRM?

Integrar a automação do WhatsApp a uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) faz toda a diferença na hora de tornar o relacionamento com o cliente mais eficiente, estratégico e personalizado.

Segundo os dados recentes dos Panoramas de Marketing e Vendas, 58% das empresas já aplicam Inteligência Artificial nas operações e 67% usam o WhatsApp para fechamento de Vendas, o que mostra que o canal está em diferentes pontos da jornada. Veja na imagem abaixo:

No entanto, apenas 18% têm integração eficaz entre Marketing e Vendas, e 57% não definiram SLA entre esses times. Conectar o WhatsApp automatizado ao CRM ajuda a superar exatamente esse gap operacional.

Como usar automação de WhatsApp no CRM?

Na prática, o CRM centraliza informações sobre o histórico, perfil e estágio do Lead ou cliente no funil de Vendas. Quando essa base de dados é conectada à automação do WhatsApp, é possível:

• Disparar mensagens automáticas baseadas em ações do Lead, como baixar um material, preencher um formulário ou abandonar um carrinho.
  
• Registrar automaticamente o histórico de conversas no CRM, garantindo que toda a equipe tenha acesso às interações anteriores — mesmo que o atendimento seja feito por pessoas diferentes.
  
• Acompanhar métricas em tempo real, como engajamento e taxa de conversão, ajustando os fluxos conforme a resposta da base.
  
• Criar réguas de relacionamento mais estratégicas, conectando e-mails, mensagens no WhatsApp e ações do time de Vendas de forma coordenada.

No dia a dia de uma PME, por exemplo, essa integração elimina tarefas manuais, reduz falhas de comunicação e aumenta a produtividade da equipe.

Imagine o seguinte: quando um novo Lead chega pelo site, ele pode ser automaticamente incluído em um fluxo de boas-vindas no WhatsApp, enquanto o time comercial recebe uma notificação no CRM para fazer o primeiro contato com base no perfil do Lead.

Nesse contexto, soluções como o RD Station CRM e o RD Station Conversas, essa automação se torna simples de implementar e extremamente poderosa para escalar o relacionamento e impulsionar as vendas com mais precisão.

Quais são as melhores ferramentas para a Automação do WhatsApp?

Existem várias opções de ferramentas para Automação de WhatsApp no mercado, por isso, considere que a sua opção escolhida tenha os seguintes diferenciais:

• integração com WhatsApp Business API, para que você tenha mais facilidade na criação de fluxos e aprovação de templates;
• possibilidades variadas de relatórios e dashboards para acompanhar o desempenho de suas estratégias;
• chatbot com Inteligência Artificial para tornar as conversas mais humanizadas;
• integração não apenas com WhatsApp, mas também Instagram e outras ferramentas. Assim, todas as conversas ficam centralizadas numa só plataforma;
• integração com ferramentas de CRM e de Marketing, assim, você consegue criar mensagens mais personalizadas e pode acelerar o funil de Vendas!

Vamos salientar aqui que o RD Station Conversas tem todas essas possibilidades que citamos acima. Empresas que usam nossa opção relatam cerca de 56% a mais de vendas via os canais digitais, sabia?

Qual é a relação entre RD Station Conversas e outras ferramentas RD Station?

Quando falamos de RD Station Conversas, RD Station CRM e RD Station Marketing, podemos considerar que você tem em mãos o pacote completo para gerar mais demanda de Marketing e converter em vendas.

Por exemplo, com RD Station Marketing e RD Station Conversas integrados, você consegue criar fluxos mais personalizados. É possível automatizar o envio de emails e mensagens de WhatsApp de acordo com o perfil e as ações dos Leads, além de qualificá-los e monitorá-los de forma eficiente.

Além disso, a automação ajuda a identificar as melhores oportunidades de vendas. Com base no engajamento e perfil dos Leads, você consegue automatizar o processo de qualificação, tornando-o mais ágil e preciso.

A integração entre Marketing e Vendas é fortalecida ao configurar a mudança do estágio do funil, criar negociações no RD Station CRM e notificar o time de Vendas. Isso proporciona uma visão unificada do processo de vendas, facilitando a colaboração entre as equipes.

Agora que você já sabe mais sobre Automação de WhatsApp, a dica é pensar em toda a sua estratégia para entender quais são os fluxos que mais fazem sentido implementar. Depois, vá analisando e verificando resultados e possíveis melhorias. Uma coisa é certa: depois de começar com essa automação, os resultados melhoram! E conte com o RD Station Conversas nesse processo!