Método GTD: O que é e como usar para ganhar produtividade

Você já se sentiu sobrecarregado com o peso de todas as coisas que você precisa fazer? Provavelmente, sim, não é mesmo? A maioria das pessoas pensa, com certa frequência, que as 24 horas do dia não são suficientes para dar conta de tudo.

Mas a verdade é que somos nós que precisamos aprender a gerenciar melhor o nosso tempo. E é aí que o método GTD (Getting Things Done) entra em cena.

O método GTD é uma ferramenta de produtividade pessoal desenvolvida pelo consultor de produtividade David Allen. Ele pode ser usado para ajudar qualquer pessoa que precise melhorar suas habilidades de funcionamento executivo. 

Nos próximos parágrafos, com base no livro A arte de fazer acontecer, de David Allen, vamos explorar este método e mostrar como você pode incorporá-lo na sua rotina!

O que é o método GTD: Getting Things Done?

O sistema Getting Things Done (Fazendo as coisas, em tradução livre), criado por David Allen, é mais do que um sistema de gerenciamento de tempo. Na verdade, a metodologia foi criada para trazer ação e ordem para a nossa organização, que é desorganizada. 

Como assim?

O método GTD permite que as pessoas tenham controle sobre a sua própria rotina, ajudando-as a organizar suas tarefas e viver uma vida mais consciente. 

Ele se concentra na ideia de mover todos os itens de interesse, tarefas e projetos para informações que você precisa lembrar, fora de sua mente. A proposta é esvaziar a mente dessas “obrigações” para você conseguir controlá-las.

Você gravará esses itens externamente antes de dividi-los em etapas acionáveis ​​nas quais poderá trabalhar. Quando você grava essas etapas, o foco é principalmente agir nessas tarefas, em vez de apenas observá-las e ficar pensando “preciso fazer tal coisa”. 

O método GTD é explicado em detalhes no livro “A arte de fazer acontecer”, de David Allen, e todo o conteúdo deste post foi escrito com base nele. 

Embora a obra não seja exatamente nova (foi publicada pela primeira vez em 2001), ela foi atualizada em 2015 e depois em 2021 para incluir as mudanças em nossa produtividade provocadas pelo aumento do uso da tecnologia.

Ou seja, o livro continua sendo um método super atual que pode ajudar (e muito) na vida de qualquer pessoa!

Como aplicar o método GTD? Os 5 pilares do método GTD

A abordagem GTD é implementada a partir de uma sequência de etapas que compõem essencialmente os 5 pilares deste método, facilitadores dos processos operacionais. São eles:

1. Captura

Se existe alguma pendência que você precisa fazer e está presa na sua mente, você precisa colocá-la para fora antes de resolver. 

Isto porque, limpar sua mente de toda a desordem e organizar adequadamente suas tarefas é a maneira mais efetiva de lidar com as coisas.

É por isso que o primeiro passo do método GTD é capturar. Ou seja, coletar o que está preso em sua mente. 

Isso pode envolver qualquer coisa, desde emails profissionais pendentes, telefonemas, compromissos, até simplesmente limpar seu guarda-roupa e dar comida para os cachorros. 

Transfira todas essas tarefas para um sistema externo, que pode ser uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. 

Você pode adotar o sistema que mais funciona para você: um simples aplicativo de lista de tarefas, um papel, bloco de notas do celular, enfim — qualquer ferramenta da sua preferência, seja tecnológica ou não.

2. Clareza

Muitas vezes, a mente humana age como uma grande acumuladora de ideias, por mais triviais que sejam. 

Para converter adequadamente todas essas ideias confusas em ações viáveis, você precisa distinguir as tarefas acionáveis ​​e não acionáveis ​​para se livrar das que não podem ser feitas, limpando assim alguma memória cerebral. 

E é sobre isso a segunda etapa do método GTD, que consiste em processar as tarefas que foram coletadas na etapa anterior e dividi-las em ações menores e mais gerenciáveis. 

O objetivo aqui é limpar a desordem e obter uma imagem clara do que está por vir nos processos seguintes, de execução.

Vamos a um exemplo prático: imagine que na etapa de captura, uma das atividades que você anotou que precisa ser feita é criar a logo de um cliente. 

Na etapa de clareza você vai decompor essa “criação de logo” em etapas menores, como reunião de briefing com o cliente, estudo do universo da marca, criação de um moodboard, desenho da logo etc. 

Vê como, ao fazer isso, os projetos já ficam menos assustadores e sua mente mais organizada?

3. Organização

Depois de decidir as tarefas acionáveis, categorize-as e priorize-as de acordo com as datas de vencimento ou urgência. Essa é a etapa de organização.

Existem inúmeras tarefas à sua frente, algumas das quais você não precisa fazer imediatamente. Priorizar é fundamental para manter o controle da sua rotina!

Porém, é importante manter um único registro com todas as tarefas pendentes, para que você possa recuperá-las mais tarde de forma fácil. 

Mas, como exatamente você organiza suas tarefas? 

Por meio da árvore de decisão do método GTD! 

No livro, Allen explica um processo simples de tomada de decisão que o ajuda a categorizar suas tarefas por meio de uma série de perguntas que eventualmente levam às ações apropriadas.

Tarefas não acionáveis

Em primeiro lugar, você precisa decidir se suas tarefas específicas são acionáveis ou não. Supondo que não sejam, é interessante usar 3 categorias para dividi-las:

• Lixo: aqui ficam os itens que não valem o seu tempo e não requerem nenhum tipo de atenção.
• Referências: esta lista consiste em todas as informações úteis que não requerem nenhuma ação, mas que podem ser necessárias em um futuro próximo.
• Algum dia/talvez: categoria de todas as tarefas que você não tem certeza se devem ser feitas imediatamente.

Em seguida, você avança para outras questões para decidir o que exatamente você precisa fazer para os processos de operações.

É aqui que entra em jogo o conceito de “contextos”. Categorize suas tarefas de acordo com o contexto ao qual elas se referem e vincule tarefas semelhantes. 

Por exemplo, emails de acompanhamento importantes que precisam ser feitos serão agrupados no contexto “email”. Isso torna o rastreamento de tarefas extremamente conveniente e rápido.

No entanto, você precisa decidir primeiro se a tarefa é acionável ou não. Se não for, você a move para a lixeira, referências ou uma lista de algum dia/talvez.

Tarefas acionáveis

Agora, isso nos leva ao segundo aspecto, as tarefas acionáveis. Se a tarefa for acionável, você precisará determinar se a próxima ação pode ser feita em 2 minutos. 

Faça isso imediatamente se puder ser feito em menos de 2 minutos. Caso leve mais tempo que isso, você pode delegar a tarefa para um responsável, agendar a realização da tarefa (com data e horário definidos) ou transformar essa tarefa em um projeto.

Se as tarefas exigirem mais de uma etapa para serem concluídas, coloque-as em qualquer uma das três categorias a seguir:

• Lista de espera: todas as tarefas que você delegou a outras pessoas para execução.
• Lista de próximas ações: ações que precisam ser feitas, mas estão sem data de vencimento.
• Calendário: ações que devem ser concluídas em uma data ou hora específica.

4. Reflexão

Para que o método GTD funcione de forma eficaz, você precisa revisar seu fluxo de trabalho com frequência. É aqui que entra a etapa de reflexão, que deve ser constante.

A análise aprofundada para monitorar o progresso e identificar as próximas ações ajuda muito a refletir sobre suas decisões e quais ajustes você precisa fazer na rotina. 

5. Engajamento

A quinta e última etapa do GTD é, efetivamente, começar a executar as tarefas. 

Tudo está bem na sua frente, desde as datas de vencimento até os níveis de prioridade. Portanto, você só precisa começar a trabalhar e terminar as coisas.

Como você pode ver, o método GTD requer uma certa quantidade de tempo e energia para ser configurado. 

No entanto, depois do primeiro contato com a metodologia, todas as etapas vão ficando cada vez mais automatizadas e você passa a organizar sua rotina de forma mais fluida.

Como usar o método GTD?

Para usar o método GTD de forma eficaz, existem três pontos importantes para você levar em conta: ferramenta, estilo e revisão.

Escolha uma ferramenta de organização

O GTD envolve capturar, organizar e revisar todas as suas tarefas e projetos — e a ferramenta certa pode facilitar esse processo. 

Aplicativos como Notion, Todoist, Trello, ou até mesmo ferramentas de CRM são ótimos para organizar suas atividades em um só lugar, oferecendo espaços para criar listas, armazenar ideias e definir prioridades, como no exemplo a seguir:

Eles permitem também anexar documentos e definir lembretes, o que ajuda a manter o foco no que realmente precisa ser feito.

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Adapte o sistema ao seu estilo pessoal

Embora esse método tenha etapas bem definidas, não é necessário seguir tudo ao pé da letra.

A ideia é ajustar o GTD de acordo com sua rotina e preferências, criando uma versão que funcione bem para você. 

Por exemplo, se você prefere ver suas tarefas organizadas por semana, em vez de categorias como “trabalho” ou “casa”, personalize a ferramenta de acordo. 

A flexibilidade é essencial para que o GTD se torne algo natural, evitando que você perca tempo tentando seguir um sistema rígido.

Revise e adapte constantemente

O GTD é um processo vivo e dinâmico, o que significa que ele precisa ser revisitado com frequência. 

É importante fazer uma revisão semanal, na qual você analisa suas listas, define o que é prioritário para a próxima semana e elimina tarefas que já foram concluídas ou que não fazem mais sentido. 

Essa prática ajuda a manter o foco, especialmente em ambientes de trabalho com mudanças rápidas. Além disso, a revisão constante permite que você faça ajustes, garantindo que o método continue alinhado às suas necessidades.

Método GTD e Inteligência Artificial

A Inteligência Artificial (IA) pode dar um apoio extra ao método GTD, automatizando algumas etapas e poupando tempo. 

Por exemplo, a IA pode identificar automaticamente tarefas importantes em seus emails ou mensagens, e já organizá-las nas suas listas, poupando a triagem manual. 

Ela também pode enviar lembretes e até sugerir prioridades de acordo com os prazos e o contexto, ajudando você a decidir o que é mais importante em cada momento.

Ferramentas de IA podem até aprender com seus padrões de produtividade, sugerindo ações ou pausas conforme sua rotina. 

Assistentes virtuais e chatbots também são úteis, oferecendo atualizações sobre seu planejamento e facilitando a revisão semanal. Com a IA, o GTD se torna mais flexível e adaptado ao seu jeito de trabalhar, tornando o processo mais prático e eficaz.

Como conciliar o método GTD com um CRM?

O método GTD pode combinar muito bem com um CRM, ou sistema de gestão de relacionamento com clientes. 

Usando com o CRM, você consegue organizar melhor as interações e ações relacionadas a clientes, mantendo tudo em um fluxo claro e bem estruturado. 

A ideia é usar o CRM para capturar as informações de cada cliente e tratá-las como tarefas, que podem ser organizadas de acordo com as etapas do GTD. Aproveite para criar sua conta gratuita no RD Station CRM!

No CRM, você também pode configurar lembretes para follow-ups e outras ações importantes. 

A revisão semanal, característica do método, pode ser realizada em conjunto com uma análise de pipeline no CRM, revisando as interações e garantindo que nenhum cliente esteja sem acompanhamento. 

Essa combinação permite que as ações sejam organizadas não apenas por prioridades, mas também pela importância de cada cliente no pipeline, mantendo a produtividade alinhada aos objetivos de relacionamento e vendas.