Muita gente odeia a segunda-feira por ser esse o primeiro dia útil da semana, quando a rotina volta ao normal depois do descanso. Mas, para agências de marketing, ela pode ter outro significado: um dia sagrado para a gestão estratégica.
A segunda-feira pode ser reservada para aquele encontro em que os gestores, junto de suas equipes, avaliam os indicadores do mês e da semana anterior, se a tendência de bater as metas é favorável, se as tarefas estão sendo cumpridas.
A reunião de segunda também é importante para revisar o que deve ser feito ao longo da semana que inicia, mapeando quais são as prioridades e as entregas planejadas.
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Por que a reunião é importante para a gestão estratégica?
Como diz Deming, "não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia”.
Ou seja, é preciso medir e avaliar sistematicamente para gerar resultado. Assim, as chances de êxito aumentam consideravelmente e se obtém melhores índices de produtividade.
Além disso, a reunião de segunda serve para alinhar o foco da equipe e promover a motivação e o engajamento, fazendo com que o time receba aquela dose de confiança necessária para enfrentar os desafios da semana que começa.
Reuniões de avaliação também são uma forma de demonstrar transparência e mostrar à equipe que a empresa é um conjunto no qual o bom ambiente de trabalho depende da participação de todos.
Como funciona?
Uma reunião de avaliação pode ocorrer em qualquer dia da semana, mas, particularmente, realizá-la na segunda é uma forma de começar a semana focado nas metas e nos meios de alcançá-las. Uma regra importante é ter um horário de início e fim definidos previamente — nossa sugestão é que o intervalo não exceda 30min.
Normalmente as reuniões são coordenadas por um dos gestores da agência. Dentre os pontos principais a serem tratados temos:
- Verificar como estão os indicadores prioritários no mês vigente, comparando com a meta, meses anteriores no mesmo exercício e com o mesmo mês em anos anteriores;
- Apurar quais ações relevantes estão pendentes;
- Lembrar quais ações relevantes devem ser concluídas na semana que inicia;
- Dar espaço para que a equipe possa apresentar eventuais dificuldades que surgiram e, por consequência, que ações podem ser tomadas.
Roteiro para uma reunião eficiente
Como falamos anteriormente, o encontro deve ter uma duração determinada. Por essa razão, é importante ter um roteiro dos pontos a serem discutidos para não esquecer de nenhum deles e garantir que a reunião seja produtiva e cumpra com a sua finalidade.
[embed]https://youtu.be/vlbSdwuogAE[/embed]Confira nossas dicas:
Planejamento
Antes de reunir os colaboradores para conversar, planeje os assuntos a serem abordados com as principais atividades da semana.
Procure levar para a reunião dados específicos ou status das metas para que todos tenham uma visão concreta do que está sendo realizado na empresa.
Execução
Durante a reunião, é importante salientar os status dos projetos, verificar os prazos e chamar a atenção dos funcionários para a importância de cada atividade.
Mais do que falar, é importante saber ouvir. Se uma ação está atrasada, é preciso averiguar os motivos e o que pode ser feito para concluí-la.
Muitas vezes, os trabalhadores podem sentir que não têm abertura para conversar sobre alguma dificuldade que estão encontrando. Por isso, dar voz para os colaboradores é fundamental em uma reunião de equipe.
Veja mais: Como promover grandes mudanças e manter a equipe engajada
Encerramento
O final do encontro pode dar um incentivo especial para a equipe começar a semana bem engajada. O encerramento deve definir os responsáveis de cada ação a ser feita ao longo da semana, junto com o esclarecimento das dúvidas que podem surgir ao longo da reunião.
A leitura da ata serve para as últimas explicações pertinentes e confirmação de que todos entenderam os assuntos abordados durante o encontro.
Dica: é interessante trazer alguma referência para despertar a criatividade, ou mesmo passar uma mensagem para o time. Imagina que inspirador falar sobre um exemplo de Email Marketing disruptivo, um vídeo engraçado ou algum livro?
Gestão estratégica: a visão do todo e de todos
Para que cada membro da equipe perceba a importância que tem na empresa, ele precisa ter a visão do todo e não apenas da sua parte. É preciso saber que a sua meta individual está relacionada a um objetivo estratégico e o mesmo se aplica aos projetos e tarefas que executa.
Para ficar mais claro o desempenho individual e do todo, hoje encontramos no mercado alguns softwares que auxiliam na melhor visualização das metas e no acompanhamento das execuções dos projetos.
Um desses softwares é o Scopi, que além de integrar tudo em um só lugar envia por email notificações de lançamentos e atrasos aos responsáveis pelas metas e projetos.
E aí, preparado para começar a semana, e fazer a reunião de segunda-feira ser um sucesso?
Conte-nos como você realiza suas reuniões, e divida a experiência que teve com sua empresa nos comentários abaixo.
Esse guest post foi escrito por Marcos Kayser, CEO da Scopi.
