Metodologia Ágil: descubra o que é, os principais tipos + 6 funções que ela cumpre nos projetos de qualquer área

Metodologia Ágil é um conjunto de práticas para entender as demandas de um projeto, agir e realizar tudo com eficiência. É uma ponte que tenta eliminar as lacunas no processo de desenvolvimento de software e entregar o produto final com mais rapidez e agilidade, sempre com qualidade.

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No mundo cada vez mais conectado e digital, as empresas demandam que as equipes sejam eficientes, eliminem desperdícios e qualquer tipo de obstáculo para manter o fluxo de trabalho ágil. Essa necessidade se tornou ainda mais urgente quando falamos do desenvolvimento de softwares, mas isso permitiu o surgimento do que conhecemos como metodologia ágil.

Sabemos que, neste mercado rápido e dinâmico, “tempo é dinheiro”. Nesse caso, os métodos tradicionais de desenvolvimento de software eram um problema desde o fim dos anos 90 porque não tinham a velocidade e flexibilidade que os projetos mais modernos exigiam.

Por se tratar de um processo com alta complexidade, as empresas sentiram a necessidade de uma abordagem mais robusta e escalável para o desenvolvimento de software. Eles buscaram um método que pudesse agilizar todo o processo, garantindo qualidade e agregando valor em cada entrega. Foi assim que a metodologia ágil nasceu.

Com o passar do tempo, diversas outras áreas perceberam que essa metodologia também poderia ajudar no seu processo de trabalho, difundindo ainda mais esse conhecimento e sua aplicação. E neste conteúdo, você vai conhecer os detalhes de quando e como surgiu a metodologia, seus principais tipos e as funções que ela pode cumprir em qualquer área além do desenvolvimento de software, como a de Marketing!

O que é Metodologia Ágil?

A metodologia ágil é um conjunto de práticas que visam permitir, por meio de inspeção e adaptações frequentes, entregas rápidas, com qualidade e alinhadas à necessidade do cliente e da empresa.

Em 2001 surgiu o Manifesto Ágil de Desenvolvimento de Software, documento tão importante que funcionou como uma bíblia para o desenvolvimento ágil até hoje, expondo todos os princípios e boas práticas que precisam ser aplicadas.

Ele surgiu durante uma reunião de desenvolvedores de software ocorrida nas montanhas de Utah, nos Estados Unidos. A comunidade de desenvolvedores estava cansada de usar métodos considerados "pesados" e por isso decidiu lançar um manifesto detalhado.

As metodologias ágeis defendem que, acima de tudo, devemos buscar a satisfação do cliente por meio de entregas contínuas que agregam valor, mantendo uma comunicação constante entre os membros da equipe. É uma interação dinâmica que permite trabalhar com divisões claras de etapas. Isso vem ajudando muitas equipes a enfrentarem incertezas e imprevisibilidades por meio de entregas incrementais e iterativas.

A metodologia ágil possui 4 valores básicos, que são difundidos e respeitados pelos times:

• Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
• Indivíduos e interação mais que processos e ferramentas;
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
• Responder a mudanças mais que seguir um plano.

A conceito de metodologia ágil só se aplica no desenvolvimento de software?

Depois da sua criação, o movimento ágil vem ganhando força e ocupando espaço em equipes não só de software, provando seu valor para solução de problemas complexos, ou seja, de muitas incertezas no decorrer da execução. E sabemos que áreas como Marketing, Customer Success, Suporte e várias outras enfrentam desafios complexos na sua rotina.

Grandes empresas usam a metodologia ágil para a gestão de seus projetos, como Google, Yahoo! e outras companhias que nasceram no Vale do Silício. E não só na parte de desenvolvimento, mas em todas as outras áreas.

Aqui na Resultados Digitais, todas as áreas usam e aplicam conceitos e práticas do manifesto ágil, tendo como apoio e inspiração o time de desenvolvimento, que conta com a metodologia para entregar e aperfeiçoar os nossos produtos, o RD Station Marketing e o RD Station CRM.

Mas qual a relação entre a metodologia e projetos de Marketing Digital, por exemplo? E como ela pode ajudar no dia a dia de trabalho em outras áreas?

A resposta existe, mas antes vamos conferir algumas situações:

1. Quantas vezes seu time fez um projeto, demorou dias, colocou a equipe toda para pensar e, na hora de entregar para o cliente/chefe, ele simplesmente não gostou?
2. E quando o projeto começa a acontecer, junto com outros em paralelo, sem saber o que será priorizado, e no final toda a entrega é empurrada para a última semana e feita às pressas?
3. E quantas vezes o time acatou um prazo para um projeto e no final descobriu que o tempo não era nem perto do necessário para entregar algo de qualidade?
4. Quantas vezes você pensou em uma campanha de marketing, usou vários canais, criou fluxos e emails e, como o número de vendas não foi o esperado, achou que o projeto não funcionava e engavetou essa ideia?

Essas situações começam a ser cada vez mais comum nas equipes. E qual é a consequência disso tudo?

• time exausto;
• gasto maior que o esperado;
• recursos jogados no lixo;
• tempo gasto desnecessário;
• meta não batida;
• qualidade baixa de projeto.

Situações desastrosas que podem acabar com qualquer expectativa em cima de uma equipe, não é mesmo? Mas a melhor forma para resolver é buscando na metodologia ágil o caminho para desenvolver um planejamento antecipado sobre cada projeto.

Por que escolher a metodologia ágil em vez dos modelos tradicionais?

O conceito de desenvolvimento ágil parece ótimo, mas é algo que realmente você precisa implementar? Quais os benefícios em relação aos métodos mais tradicionais?

Na prática, seguir as melhores práticas da metodologia ágil sempre traz diversas vantagens. Conheça as 3 principais:

Entrega contínua

Os métodos tradicionais de desenvolvimento de software são lentos e atrasam as entregas de produtos. Em um mundo de TI dinâmico, pequenos atrasos podem causar repercussões negativas e outros prejuízos a nível financeiro.

Estamos em um mundo com pouco tempo disponível para colocar ideias em prática, e os clientes procuram sempre uma entrega contínua. Ao introduzir a estrutura ágil em seu processo de trabalho, você pode encurtar os ciclos de vida de projetos em qualquer área, seja lançando produtos mais rapidamente ou melhorando o ROI nas campanhas de Marketing.

Transparência no processo

É natural ficar perdido ao longo do desenvolvimento de software se não houver uma estrutura bem definida. Nesse caso, a metodologia ágil resolve esse problema tornando todo o processo transparente.

Desde o momento em que um projeto começa, a metodologia divide ele em várias fases, estabelecendo uma visibilidade clara do andamento em cada estágio. Este recurso de também ajuda a tornar o processo compreensível por qualquer pessoa que precisa acompanhar o andamento.

Alta qualidade nas entregas

Todo o conceito da metodologia ágil visa entregas de alta qualidade. Ela também garante a cooperação entre as equipes responsáveis pela criação e pelos teste, permitindo corrigir bugs quase que imediatamente.

Além disso, como o progresso é monitorado em cada etapa, a qualidade final do software é constantemente avaliada, deixando pouca margem para erros ou falhas.

Principais tipos de metodologias ágeis utilizadas no mercado

O conceito de metodologia ágil é mais abrangente, e por isso ela possibilita a criação de várias outras que seguem essa mesma mentalidade ágil, mudando apenas algumas práticas para se diferenciar.

Agora vamos destacar as três principais metodologias e suas vantagens.

1. Scrum

O Scrum é, sem dúvida, o mais utilizado dos diversos frameworks da metodologia ágil. Ele é caracterizado por ciclos ou estágios de desenvolvimento de projetos, conhecidos como sprints.

Geralmente o Scrum é adotado no gerenciamento de projetos de desenvolvimento de produtos e software, mas também pode ser usado em um contexto relacionado a negócios.

Uma característica marcante deste framework é que todos os dias acontecem pequenas reuniões de 15 minutos, conhecidas apenas como daily meeting, que tem o papel de sincronizar as atividades e encontrar a melhor forma de planejar a jornada de trabalho.

Suas principais vantagens são:

• A transparência permite que o projeto seja seguido por todos os membros de uma equipe ou mesmo de uma organização;
• A dinâmica deste método permite aos envolvidos reorganizar as prioridades, garantindo que as sprints que ainda não foram concluídos recebam mais atenção.

2. Kanban

A palavra Kanban é de origem japonesa e seu significado está vinculado a um conceito de tempo, “just-in-time”. Na prática, o método Kanban existe a partir de um quadro ou tabela, dividido em colunas, que mostra todos os fluxos de produção de um projeto. Geralmente ele é feito de forma básica com as colunas para fazer, fazendo e feito.

À medida que as entregas evoluem, as informações contidas na tabela mudam. Quando uma nova tarefa precisa ser realizada, um novo cartão com a demanda é criada.

O método Kanban requer comunicação e transparência para que os membros da equipe possam saber exatamente em que estágio está a entrega final e possam ver o status do projeto a qualquer momento.

Suas principais vantagens são:

• Capacidade de visualizar todas as tarefas de um projeto;
• É possível limitar o número de tarefas em execução, ou seja, a quantidade de trabalho que realmente pode ser entregue.

3. Lean

O Lean Development é uma metodologia derivada da da Manufatura Enxuta, criada pela Toyota e aplicada no desenvolvimento de software. Este método oferece uma estrutura conceitual e segue valores, princípios e boas práticas de desenvolvimento que podem ser aplicados no modelo ágil.

Essa premissa foi adaptada ao longo do tempo para criar o que hoje é conhecido como Lean Software Development. O conceito foi dividido nos seguintes princípios:

1. Eliminar o desperdício;
2. Fortalecer o time;
3. Entregas rápidas;
4. Otimizar o todo;
5. Construir com qualidade;
6. Tomar decisões no momento certo;
7. Amplificar o conhecimento.

Suas principais vantagens são:

• Permite que a equipe exclua atividades desnecessárias, economizando tempo e dinheiro;
• É uma metodologia facilmente escalável e adaptável a projetos de qualquer dimensão e área.

>> Leia mais: Metodologia Lean: o que é, quais são os benefícios e como aplicar na sua empresa

6 funções que a metodologia ágil cumpre durante os projetos

Agora você confere algumas das funções que a metodologia cumpre e que vão ajudar você a colocar em prática o quanto antes.

Para isso, vamos descrever algumas situações vivenciadas no trabalho com Marketing Digital para facilitar o entendimento e demonstrar como ela pode ser importante no dia a dia de qualquer empresa. Vivenciamos esses desafios aqui na Resultados Digitais e a metodologia é um componente importante para superá-los.

1. Para ajudar a validar sua estratégia

Desenvolver uma campanha de 3 meses, começar a desenhar e aplicar sem antes buscar feedback é assumir um risco desnecessário.

Se você investir o tempo da sua equipe para criar todo o funil, criar Landing Pages, automações, conteúdos, artes e não chegar nem perto da sua meta prevista, você vai ter falhado e o custo de voltar atrás será bem caro. Por isso, usar a metodologia ágil para validar a estratégia antes é um passo importante.

As empresas pecam e sofrem pela falta de previsibilidade e incertezas do projeto. Não saber onde está pisando pode trazer muita insatisfação e não atingimento de metas. Por isso, antes de tudo, elimine incertezas:

• faça pequenos testes para saber se sua campanha realmente vai funcionar;
• desenhe uma persona;
• desenvolva uma jornada de compra;
• comece por uma primeira Landing Page;
• busque feedback em canais digitais (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, emails, pop-ups) para validar se o seu conteúdo e estratégia de atração fazem sentido.

Só evolua com o projeto depois que a etapa de geração de Leads estiver validada e funcionando.

2. Para organizar as demandas do time

Alguma vez o seu time empurrou uma entrega de projeto? Ou seja, começou a executar o projeto nos 15 minutos do segundo tempo, deixando de lado todo o planejamento feito no início?

Isso provavelmente causou correria, horas extras, enfim, uma bagunça. Sempre que isso acontece perdemos detalhes e dedicação, e as decisões são feitas sem muito estudo e análise. A metodologia ágil e suas práticas podem ser muito eficientes para resolver estes problemas.

Para iniciar, planeje junto com o seu time a entrega. Elas são as melhores pessoas para ajudar a planejar prazos, já que colocam a mão na massa e sabem de suas limitações e necessidades.

Para garantir um bom planejamento, tenha certeza de que haja confiança mútua, de que as responsabilidades estejam claras e que todos estejam alinhados com a cultura empresa. Faça um planejamento do qual todos participem do projeto e que deixe as metas claras e possíveis.

Divida a tarefa em pequenas entregas e dê um curto prazo para a ação. Para fazer uma divisão que funcione, estime com o time qual o tempo em horas que eles precisam para concluir cada atividade.

Qual é o ganho de ter planejamento inicial, pequenas entregas, pequenos prazos e retrospectivas semanais? Previsibilidade, organização, certeza de entrega no prazo, mais qualidade e um time menos sobrecarregado.

Abaixo temos um modelo de sprint do modelo Scrum usado por equipes de várias áreas:

3. Para dar continuidade aos projetos

Cuidado! Os efeitos colaterais de um mau planejamento podem ser irreversíveis.

No ponto acima falamos de projetos que atrasam e são empurrados para serem entregues no período ideal, certo? Mas você sabe me dizer o motivo pelo qual isso acontece?

A resposta é lógica: o número de demandas de projetos de Marketing Digital entrando é maior que o número de projetos saindo. Portanto, a equipe não consegue dar vazão devido ao número de projetos e às mudanças, que acontecem durante o processo e que não foram previstas.

E qual seria a solução? Será que contratar mais? Pegar menos projetos? Ou seria organizar a entrada e saída de projetos e ter a participação do time para validar o que deve ser priorizado e o tempo das entregas?

Se a ideia é garantir a qualidade e que o time consiga entregar no prazo, é necessário que haja um fluxo contínuo de entregas e que elas sejam monitoradas.

É necessário implementar um sistema de gestão visual, que todo o time entenda e possa dar sugestões de movimentos para garantir a entrega.

Em um Kanban voltado para o marketing você pode organizar a entrega demandada e que está no backlog por meio de uma lista de tarefas de um projeto.

Vamos usar como exemplo a criação de uma Landing Page topo de funil. Antes de mais nada, é necessário dividir o projeto em pequenas entregas, como:

• criar a Landing Page no RD Station Marketing;
• produzir o material rico;
• fazer a arte;
• promover nos canais;
• mensurar os resultados após 7 dias de teste.

Priorize as entregas por ordem de importância para o projeto acontecer e organize no to do do Kanban. Ande com as atividades pelo kanban assim que elas mudam de status: doing ou done. Garanta que todas as atividades estão sendo feitas e finalizadas seguindo o prazo e prioridades.

Com as atividades à vista, tanto o gestor como os colaboradores do time saberão como estão as atividades, quanto tempo estão levando para executá-las e se irão precisar de ajuda extra para a entregar no tempo proposto.

4. Para “prever o futuro”

Agora que você já definiu suas entregas, fez priorizações, definiu prazos e colocou tudo em um Kanban, uma das funções da metodologia ágil é garantir que nenhuma atividade fique travada.

É aqui que entra a daily meeting, um momento de até 15 minutos para o time de Marketing Digital conversar sobre o dia e relatar as atividades, como está a evolução e se existem impedimentos. Com três perguntas, cada pessoa do time fala rapidamente como está e o time se ajuda para garantir que as atividades sejam entregues.

Se você, por exemplo, tem a responsabilidade de criar Landing Page no RD Station Marketing, você precisa dizer:

• O que você tinha que fazer ontem: “criar a Landing Page inteira”
• O que fez: “editei a Landing Page e não fiz o formulário, pois precisava saber quais perguntas fazer”
• E o que você vai fazer de hoje para amanhã: “marquei a reunião com o gestor e vou buscar as informações e finalizar a tarefa”.

Nesse momento, o time pode ajudar a resolver, caso exista outra solução ou se precisar de um plano B. Dessa forma, todo mundo sabe o que o outro está fazendo. Além do mais, o time pode assim se ajudar e consegue garantir todas as entregas planejadas.

5. Para deixar o time mais produtivo

O que é prioridade num projeto de Marketing? A resposta é aquilo que é essencial, traz menos esforço e entrega valor.

Na hora de planejar seus projetos, defina a prioridade de entrega pelo esforço necessário e valor gerado, e então preocupe-se com o feedback da audiência. No Marketing Digital, esse feedback vem em números.

Se o seu objetivo é gerar vendas, divida essas entregas e busque números que mostrem que você está no caminho certo antes de evoluir para próxima etapa.

Por exemplo: antes de vender, você precisa gerar Leads. E qual resultado indica que essa etapa está sendo um sucesso?

Estude, crie, teste, mensure, melhore e então execute novamente e passe para a próxima etapa assim que tiver certeza do sucesso da fase anterior. Se você conseguir validar o que é sucesso para seu negócio, você terá o próprio modelo de projeto de Marketing Digital, com menos incertezas e mais clareza para toda a equipe.

6. Para manter o planejamento

Quando entramos em um novo projeto, temos apenas uma certeza: as coisas não sairão como o planejado. Um planejamento inicial de projetos e os prazos para entregar não dão a certeza que o projeto vai ter sucesso.

Imagine essas situações: a empresa mudou de objetivo de campanha, o profissional que usa a ferramenta ficou doente, a equipe de design não entregou a arte, o computador pifou, o chefe saiu de férias e nada sai sem aprovação dele. Pensando nessas situações, o que fazer? Como prever? Como resolver?

A metodologia ágil pode ajudar monitorando e garantindo que toda atividade seja executada com o tempo planejado pela equipe de Marketing. Quando você aplica os conceitos do ágil, você evita desperdícios, impede que os problemas cheguem e que os atrasos ocorram.

Além disso, você tem um time satisfeito, trabalhando em ordem e sentindo independência e organização durante o processo.

Para facilitar a compreensão, colocamos abaixo uma imagem do post Agile Marketing para agências: como aplicar a metodologia que tornará sua equipe mais produtiva, que mostra a grande diferença de evolução de uma gestão tradicional e ágil num projeto de marketing.

Perceba que todo o ciclo do modelo acontece para cada tarefa do projeto em um tempo menor no ágil.

O fato é que, o ciclo ágil acontece com incrementos e interações, passando por toda a etapa de execução e teste de um projeto, eliminando as dúvidas e trazendo confiança do time em saber que está no caminho certo.

Por fim, para gerenciar um projeto não é preciso reinventar a roda. Temos hoje estudos e mais estudos, metodologias, técnicas e formatos diferentes para fazer isso. Para saber o que funciona para você, é necessário conhecer quais são os seus desafios e problemas que podem acontecer no caminho.

PS: Outro material que temos na Resultados Digitais e que pode te ajudar é o eBook Guia de Gestão de Marketing, disponível para você acessar gratuitamente. O eBook mostra como cortar caminhos e executar a estratégia de forma mais produtiva, complementando o trabalho de aplicação da metodologia ágil.

Post originalmente publicado em novembro de 2017 e atualizado em outubro de 2020.