Gestão de projetos: o que é e qual é a importância no Marketing Digital

Gestão de projetos é o conjunto de práticas para mobilizar pessoas e recursos em direção à execução de uma estratégia com prazo definido para entrega. Ela compreende o caminho entre planejamento, execução, mensuração e ajustes. O gestor de projetos tem a intenção de levar a equipe no melhor caminho para o resultado desejado.

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Como ir do planejamento ao resultado com mais impacto e menos desperdício? É esse o objetivo de quem se dedica à gestão de projetos em Marketing Digital. Habilidade cada vez mais desejada por RH, lideranças de Marketing e Vendas em times internos, agências digitais e empresas de base tecnológica

Mas a gente sabe que transformar visitantes em clientes exige comprometimento de todos os envolvidos. É do profissional de gestão de projetos a missão de unir pessoas, recursos, prazo e meta para transpor as adversidades em direção ao objetivo combinado

A gente explica por aqui como implementar as boas práticas unindo os conhecimentos das várias metodologias desta disciplina. Veja!

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é o conjunto de práticas para mobilizar pessoas e recursos em direção à execução de uma estratégia com prazo definido para entrega. Ela compreende o caminho entre planejamento, execução, mensuração e ajustes. 

Mais do que acompanhar o cumprimento do checklist de tarefas, o gestor de projetos em Marketing Digital tem a intenção de levar a equipe no melhor caminho para o resultado desejado. 

Numa estratégia de conteúdo, por exemplo, é da pessoa de gestão de projetos a missão de acompanhar o processo que vai do planejamento, definição de pauta, redação, otimização para SEO, ilustração, publicação e divulgação de um artigo para blog. 

Perceba que esta posição se coloca como mediadora entre as várias habilidades envolvidas na produção de um post, um entregável de performance que tem o objetivo de aumentar o volume de visitas orgânicas no site. 

E isso torna a gestão de projetos digitais bem diferenciada do conhecimento produzido por profissionais de engenharia, por exemplo. Essa foi a área pioneira na disseminação de boas práticas de gestão de projetos considerando a existência de produtos físicos, como um prédio, uma garagem e uma avenida. 

O que muda no Marketing Digital é que estamos falando da gestão de projetos ágeis e baseado na prestação de serviços criativos. Essa diferença faz o mercado revisitar as várias metodologias em busca de uma mais adequada à velocidade e inovação relacionadas ao comportamento de consumo digital. 

Qual a importância da gestão de projetos?

Sobrecarga do time, refação em demandas conhecidas, baixa produtividade, desalinhamento de expectativa com cliente, atrasos na entrega... Esses são alguns dos problemas mais comuns em times de Marketing Digital com dificuldades na sua operação. 

Só aí já conseguimos perceber a importância da gestão de projetos e a relação dela com a lucratividade da prestação de serviço. Pois é, vale lembrar que o maior custo de uma operação de Marketing Digital está nas pessoas. 

Quanto mais retrabalho, mais horas do time dedicadas a uma mesma demanda. Isso torna mais caro o custo de entrega, menor a lucratividade da empresa em que trabalham. Por isso, é tão importante entender melhor sobre formação de equipe de marketing digital. 

Nas agências digitais, em especial, a margem de lucro já é apertada. E em tempos de maior disputa por talentos para atuar no Marketing Digital de Performance, negligenciar a gestão de projetos digitais é também assumir uma parcela de responsabilidade com o desengajamento do time, rotatividade e altos custos com processo de recrutamento e seleção para substituir a saída voluntária dos talentos. 

Qual o ciclo de vida dos projetos?

Se a gente entende o projeto como um conjunto de esforço temporário, o ciclo de vida vai compreender todas as etapas que guiam o time do planejamento à entrega da demanda. 

Planejamento, execução, mensuração e análise/insights são as fases mais comuns numa entrega de marketing digital. Para cada tipo de projeto (site, post, material rico, vídeo, evento, live) vão existir subfases características. 

Confira o ciclo de vida deste post, por exemplo:

• Planejamento
  • Definição do objetivo
  • Definição do critério de sucesso
  • Pesquisa de palavras-chave 
  • Definição de pauta e subtópicos
  • Definição de responsáveis e prazo de entrega
• Execução
  • Pesquisa com referências em gestão de projetos
  • Produção de conteúdo no Google Docs
  • Revisão do conteúdo e das boas práticas de SEO
  • Publicação em Wordpress
  • Divulgação respeitando playbook existente
• Mensuração
  • Acompanhamento dos indicadores de performance (visitas, posicionamento orgânico, linkagem, geração de leads vindos do artigo)
• Análise/Insights
  • Definição de melhorias para próximos artigos relacionados e oportunidade de otimização do post

A etapa de análise e insights abre margem para a criação de um outro projeto. A otimização deste artigo com novo prazo.

Quais são as principais metodologias de gestão de projetos?

Waterfall ou Cascata, Project Model Canvas, Lean, Scrum, Kanban e contando. Existem diversas metodologias de gestão de projetos em uso. Aqui vamos destacar as mais aplicadas em times internos, agências digitais e times híbridos de Marketing Digital que conhecemos. 

Na prática, o que vale destacar é que cada time adapta sua metodologia considerando a forma de contratação de serviço.

>> Leia mais: Metodologia Lean: o que é, quais são os benefícios e como aplicar na sua empresa

Produtoras digitais

As produtoras são parceiras de times internos e de agências na execução de demandas que o time contratante não consegue viabilizar por prazo ou habilidades. É o caso de produtores de site e aplicativos. Para este caso, o comprometimento com o resultado em vendas é mais baixo. 

O foco está no equilíbrio entre o escopo, qualidade e prazo. E aí a metodologia Scrum costuma ser mais presente porque se dedica a execução de uma entrega ágil por prazo/sprint pré-definido. 

Agências de Marketing Digital

Nas agências digitais há um combo de metodologias em uso. As melhores práticas são vistas nos times que utilizam práticas baseadas em gestão ágil, trazidas pelos desenvolvedores de software e adaptadas para a prestação de serviço de Marketing Digital, no que hoje conhecemos como Agile Marketing.

Unindo Kanban, Scrum e Lean, os métodos ágeis entendem que a busca por produtividade e sucesso passa por dividir o time em grupo multidisciplinar e auto-organizado para atender um mesmo interesse (mesmo cliente, mesmo projeto, mesma indústria ou mesma área do conhecimento/serviço).

Com prazos, papéis e objetivos alinhados, o grupo consegue atuar de maneira menos burocrática em direção ao que é sucesso para o cliente em comum. Retira-se o excesso de documentação e estimula-se a prática do erre rápido e aprenda rápido. 

Aqui a evolução é acompanhada mais de perto e o cliente ganha mais visibilidade sobre o produto final, sendo inclusive, convidado a ser parte da equipe em muitas configurações. 

Times internos de Marketing Digital

As boas práticas de gestão ágil já são vistas em boa parte dos times internos bem sucedidos. Mais próximo do time comercial e administrativo, essa configuração tem menos preocupação com o escopo de projeto e mensuração de horas. 

O foco está em equilibrar os vários interesses dos clientes internos e, em alguns casos, os contratos de terceirização. Não raro, vivem numa mistura de waterfall/cascata para áreas mais tradicionais do Marketing e gestão ágil para as dedicadas à geração de Leads. 

>> Leia mais: Plano de Desenvolvimento Individual: conheça o PDI, metodologia para potencializar vida e carreira

O que faz um gerente de projetos?

Como você pode acompanhar, um gerente de projetos tem posição estratégica nos times de Marketing Digital. Há quem recomende sua contratação logo na fundação de uma agência ou criação de um time interno para construir e aperfeiçoar o fluxo de trabalho, na medida em que a área cresce. 

Na hora de definir papéis e responsabilidades, a liderança precisa conectar as habilidades esperadas para a função. Isso porque é comum que coordenadores acumulem a função de desenvolver pessoas e gerenciar projetos. 

Eles chegam à função depois do sucesso como especialistas na execução e no desenvolvimento de habilidades comportamentais relacionadas à comunicação empática, autorresponsabilidade, visão sistêmica, resolução de problemas e gestão do tempo. 

Em outros times, o líder de projetos não assume a responsabilidade por desenvolver pessoas e faz juz ao que conhecemos como carreira em Y. Neste caso, o especialista em projetos mobiliza o time para o cumprimento do ciclo de vida acordado. Mas é a liderança de pessoas quem trata das promoções, feedback sobre alinhamento de performance e cultura e desligamento.

Quer entender como está a maturidade de gestão do seu time de Marketing Digital? Confira o quiz que preparamos para avaliar a execução de boas práticas aplicadas em times baseados em performance.