Descubra as boas práticas e como usar a comunicação assíncrona ao seu favor

Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real. O emissor envia a mensagem e o receptor pode acessá-la e respondê-la quando desejar. O modelo é mais conveniente para quem recebe, porém, requer objetividade, já que pode não ser possível tirar dúvidas no mesmo momento.

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Levantar e ir até a mesa de um colega para pedir uma informação deixou de ser uma regra nas empresas. Não apenas devido aos modelos de trabalho remoto e híbrido, mas também porque é recomendado evitar interrupções quando não há urgência.

Nesses casos, pode ser preciso recorrer à comunicação assíncrona, ou seja, aquela que não ocorre em tempo real, para se comunicar com outros colaboradores.

Se você tem dúvidas sobre o que é e como se comunicar de maneira assíncrona com efetividade, continue a leitura do artigo!

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é toda comunicação que não acontece em tempo real. Nela, o interlocutor pode ler ou ouvir a mensagem na hora que desejar e só então respondê-la. Um exemplo comum é o email, ou mensagens de Whatsapp. 

Para quem recebe a mensagem, a comunicação assíncrona é mais conveniente. No entanto, para evitar a perda de agilidade, é preciso seguir algumas boas práticas, como priorizar a objetividade e a clareza na hora de se comunicar.

Isso porque, como as pessoas não estão conversando em tempo real, caso seja necessário esclarecer algum ponto, a dúvida inicial pode levar mais tempo para ser respondida.

📖 Veja também: Comunicação assertiva: o que é, dicas e erros para evitar

Quais as diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona?

Após entender o que é comunicação assíncrona, fica fácil saber do que se trata o seu oposto, não é? Ainda assim, vale mencionar alguns exemplos.

Na comunicação síncrona, emissor e receptor conversam em tempo real, seja qual for o meio utilizado. Pode ser por telefone, presencialmente, em uma reunião por videoconferência, entre outros. 

Para ficar ainda mais evidente as diferenças entre esses tipos de comunicação, confira a seguir os exemplos de comunicação síncrona:

Exemplos de comunicação síncrona

• Reuniões presenciais: ideais para discussões estratégicas ou decisões importantes que envolvam vários membros da equipe.
• Videoconferências: ferramentas como Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams facilitam encontros em tempo real, mesmo com equipes remotas.
• Telefonemas: úteis para resolver rapidamente questões urgentes ou esclarecer dúvidas.
• Chats em tempo real: aplicativos como Slack e Microsoft Teams permitem conversas instantâneas entre colaboradores.
• Treinamentos ou workshops: momentos de aprendizado em grupo que demandam interação direta entre facilitadores e participantes.

Como usar a comunicação assíncrona com eficácia?

Nas empresas, a comunicação assíncrona pode trazer diversos benefícios para os colaboradores, que não precisam se preocupar em responder imediatamente e têm mais tempo para refletir sobre as questões.

Além disso, esse modelo de comunicação nas empresas também ajuda a não travar alguns processos e demandas. Isso porque, as pessoas não ficam dependendo de encontros presenciais ou reuniões para tomarem decisões. 

Porém, algumas demandas não podem demorar dias até que sejam solucionadas. Sendo assim, como ter uma comunicação assíncrona efetiva? A seguir, compartilhamos algumas boas práticas para usar a comunicação assíncrona com eficácia.

Comunique-se de forma clara e objetiva

É importante ter clareza e objetividade na hora de comunicar-se de forma assíncrona. Coloque-se no lugar do interlocutor para saber se ele conseguirá compreender a mensagem.

Isso porque, se o receptor não entender o que o emissor quis dizer, pode ser difícil tirar a dúvida na mesma hora. Com isso, a tarefa pode ser feita de maneira errada ou deixada para depois.

Lembre-se: no modelo assíncrono, não há troca imediata de informações. Cuidado para não deixar que isso cause procrastinação.

Tenha organização

Essa é uma dica especialmente voltada para as lideranças. Na comunicação assíncrona é preciso se organizar com o planejamento, garantindo que toda a equipe esteja alinhada. 

Cabe aos líderes direcionarem o que deve ser tratado de forma síncrona ou assíncrona, além de organizar e delegar atividades. 

No caso de tarefas que demandem mais análise, o melhor é a comunicação assíncrona. Já um tema que requer debate pode pedir por uma conversa em tempo real. Mais adiante, falaremos sobre quando usar cada formato.

A ideia não é microgerenciar, mas sim criar um ambiente produtivo, em que todos trabalham focados no objetivo certo.

Resumo de boas práticas para comunicação assíncrona

• Tenha clareza e objetividade: organize suas ideias e use uma linguagem simples para evitar dúvidas.
• Defina prioridades: determine quais assuntos podem ser tratados de forma assíncrona e quais precisam de interação imediata.
• Mantenha registros organizados: use ferramentas para centralizar informações, como Google Docs, Slack ou Trello.
• Alinhe expectativas: combine prazos e horários para respostas, especialmente em equipes remotas.

📖 Leia mais: Anywhere office: aprenda a trabalhar de qualquer lugar do mundo

Ferramentas de comunicação assíncrona

Agora que você já sabe o que é comunicação assíncrona, conheça algumas ferramentas que podem facilitar essa prática. Elas são úteis tanto para equipes remotas quanto para aquelas que trabalham lado a lado.

1. Google Workspace

O Google Workspace (antigo G Suite) inclui diversas ferramentas, várias delas úteis para equipes que precisam se comunicar de maneira assíncrona. Chat, Gmail e Google Docs são alguns exemplos. 

Com elas é possível trabalhar de maneira assíncrona em documentos de diversos formatos, deixando comentários e sugestões de edição. A versão para empresas é paga pode ser personalizada com o nome e domínio da organização.

2. Slack

O aplicativo de mensagens Slack está disponível em versão gratuita (com limitações) e paga e é bastante popular entre as empresas, mesmo as que trabalham de maneira presencial — inclusive, é usado aqui na RD Station. 

A ferramenta transfere para um chat as mensagens tradicionalmente trocadas por email. É possível criar canais para as diferentes equipes, projetos ou assuntos de interesse. Claro que o app pode ser usado para comunicação síncrona, caso os usuários desejem, mas é possível também ler as mensagens quando for mais conveniente.

É importante também que a equipe esteja alinhada sobre os horários em que deve estar online. É recomendado não enviar mensagens fora do horário do expediente (para equipes em diferentes países, leve em consideração o fuso horário), sendo preferível o email nesses casos. 

3. Ferramentas de gerenciamento de projetos

Existem diversas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis atualmente. Pagas, gratuitas, mais ou menos customizáveis, elas ajudam a criar tarefas, definir prazos e distribuir atividades entre os membros de cada equipe e ainda podem ser integradas a outros aplicativos. 

É possível ainda deixar comentários que podem ser respondidos no momento mais oportuno para cada pessoa. Alguns dos exemplos mais conhecidos são:

• Asana
• Monday
• Notion
• Trello
• Wrike

4. Loom

Às vezes, fica difícil dar um feedback ou pedir alterações por meio de texto. Nesses casos em que é preciso mostrar algo visualmente, é possível usar ferramentas que gravam a tela e o áudio.

Uma das mais populares é o Loom. Com ele você consegue explicar seus pontos e orientar os colegas de maneira simples.

A plataforma tem uma versão gratuita, mas com tempo de gravação e espaço de armazenamento limitados.

Comunicação síncrona e assíncrona: vantagens e desvantagens

Em algumas situações, a comunicação síncrona pode ser a melhor opção. É o caso de um brainstorming, de conversas sobre uma campanha futura ou de um planejamento para o próximo trimestre. Nesse formato, é possível trocar ideias, falar de preocupações e outros tópicos em tempo real, evitando mal-entendidos.

Porém, isso exige uma logística para que todos os interessados possam participar, e os custos são altos, pois é preciso que vários colaboradores dediquem uma ou mais horas de trabalho a esses encontros. Por isso, avalie sempre a real necessidade para evitar as famigeradas reuniões que poderiam ter sido um email.

A comunicação síncrona também é indicada para aqueles momentos em que há urgência, ou seja, é preciso tomar decisões de maneira rápida, que não podem ser tomadas de outra maneira. Aqui, entram comunicados importantes como demissões e promoções, decisões sobre projetos, celebrações e mudanças de direção. 

Depois de uma comunicação síncrona, é importante que a equipe não saia com a sensação de que perdeu tempo. Se for esse caso, é provável que a conversa em tempo real tenha sido desnecessária.

Além disso, reuniões e ligações não são as únicas maneiras de se comunicar de forma síncrona. Os chats, como o já mencionado Slack, também são eficientes para isso.

Essa reunião poderia ter sido um email?

Já a comunicação assíncrona é ideal para assuntos que exigem reflexões e discussões mais profundas. 

Depois de uma conversa em tempo real com alguém, você já ficou pensando que poderia ter dado uma resposta melhor ou mais completa? Nesse sentido, ao encontrar um email na sua caixa de entrada, é possível pensar sobre o tema com calma antes de dar sua opinião.

Outro benefício da comunicação assíncrona são os registros. Uma thread de emails é mais fácil de consultar posteriormente do que o que foi dito em uma reunião, concorda?

A comunicação assíncrona também é essencial para quem trabalha de maneira remota, sobretudo para equipes que estão em diversos países, em vários fusos horários.

📖 Leia também: Modelo de trabalho híbrido: o que é, quais são as vantagens e por que adotar

Exemplos de mensagens para comunicação assíncrona

Os exemplos que separamos, mostram como mensagens assíncronas podem ser claras, objetivas e conter prazos específicos, garantindo que todos tenham tempo para responder de forma eficiente.

Exemplo 1: Solicitação de aprovação de material

Assunto: Aprovação de arte para a campanha Black Friday

Oi, equipe,

Segue anexa a arte final para a campanha de Black Friday. Por favor, revisem e enviem seus feedbacks até sexta-feira, às 14h, para que possamos alinhar possíveis ajustes com o designer.

Se todos aprovarem, já enviaremos para a gráfica na segunda.

Abraços,

[Seu nome]

Exemplo 2: Compartilhamento de relatório de desempenho

Assunto: Relatório de desempenho das redes sociais - Outubro

Olá, pessoal,

Acabei de finalizar o relatório de desempenho das nossas redes sociais referente a outubro. Está disponível na pasta compartilhada no Google Drive ([link direto para o arquivo]).

Por favor, deem uma olhada até terça-feira e enviem suas observações ou insights. No nosso próximo encontro, podemos discutir as ações para novembro.

Abs,

[Seu nome]

Exemplo 3: Direcionamento para criação de conteúdo

Assunto: Briefing para o blog sobre tendências de Marketing

Oi, [Nome do responsável pelo conteúdo],

Segue novos tópicos para o briefing do artigo sobre tendências de Marketing. Precisamos abordar acrescentar os seguintes assuntos:

IA generativa em campanhas publicitárias;

Personalização avançada no ecommerce;

Estratégias de conteúdo baseadas em dados.

A entrega está prevista para quinta-feira, mas me avise se precisar de mais tempo ou informações adicionais.

Obrigada,

[Seu nome]

Use a comunicação síncrona e assíncrona de forma complementar

Por fim, é importante dizer que os modelos síncrono e assíncrono não são excludentes. Eles podem ser usados de forma complementar para melhores resultados. 

Por exemplo, uma reunião presencial pode ser mais produtiva se os tópicos a serem tratados tiverem sido enviados antes, de forma assíncrona, por email. 

Assim, se a ideia é conversar sobre um relatório, por exemplo, que tal compartilhá-lo com antecedência? Dessa maneira, todos já podem chegar com insights, em vez de gastar um tempo precioso do encontro fazendo a análise.

Perguntas frequentes:

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real. O emissor envia a mensagem e o receptor pode acessá-la e respondê-la quando desejar ou puder.

Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

Na comunicação síncrona, os participantes da conversa atuam simultaneamente, enviando e recebendo mensagens em tempo real imediatamente. Já a assíncrona ocorre conforme a disponibilidade do receptor de responder à mensagem do emissor, com a compreensão dos envolvidos que não será imediato.