Como priorizar suas tarefas com a Matriz de Eisenhower

Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo que serve para definir uma ordem de prioridade para tarefas, dividindo-as de maneira visual em quatro categorias. A classificação é feita de acordo com a urgência e a importância.

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Você sente ansiedade ao olhar para uma longa lista de afazeres? Conhece bem a sensação de não saber por onde começar?

Um dos motivos que explicam esses sentimentos é a falta de priorização. Nem tudo é urgente. A verdade é que algumas atividades podem ficar para mais tarde e, ainda, podemos repassar outras. E há ainda aquelas que nem mesmo precisamos fazer.

É para ajudar a definir o que cabe em cada uma dessas categorias que serve a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta de gestão de tempo que pode ajudar profissionais de diferentes níveis a terem mais foco e produtividade.

Continue a leitura para descobrir o que é e como funciona!

O que é Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo que usa os princípios de importância e urgência para definir quais tarefas devem ser feitas imediatamente, quais devem ser deixadas para depois, quais podem ser delegadas e quais podem ser descartadas.

O método deriva de uma frase atribuída ao ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que teria dito:

"Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes".

A matriz de fato, no entanto, não foi o ex-presidente quem criou, mas sim o escritor norte-americano Stephen Covey, que a descreveu em seu livro Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes. 

Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower se divide em quatro quadrantes:

1. Quadrante 1: urgente e importante — essas tarefas precisam de atenção imediata, pois impactam diretamente seus objetivos ou prazos. Exemplos incluem resolver crises, atender demandas de clientes com prazos apertados ou lidar com emergências.
2. Quadrante 2: importante, mas não urgente — aqui entram atividades que ajudam no crescimento a longo prazo. São tarefas de planejamento, aprendizado e melhoria, como criar estratégias, desenvolver habilidades ou cultivar relacionamentos.
3. Quadrante 3: urgente, mas não importante — esse quadrante engloba distrações e tarefas que parecem urgentes, mas não trazem valor real. Assim, pode incluir interrupções, reuniões desnecessárias ou mensagens que não exigem sua atenção imediata.
4. Quadrante 4: nem urgente, nem importante — tarefas que não contribuem para seus objetivos e geralmente são atividades de procrastinação, como assistir vídeos aleatórios ou navegar sem propósito nas redes sociais.

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Como funciona a Matriz de Eisenhower?

A ideia da Matriz de Eisenhower é simples: consiste em dividir as tarefas em quatro categorias e organizá-las de maneira visual, como na imagem abaixo. 

Entenda cada um dos quadrantes:

1. Importante e urgente

No primeiro quadrante, estão aquelas atividades que devem ser resolvidas imediatamente por você. Além da urgência, elas também são importantes, ou seja, podem afetar suas metas no longo prazo. Por isso, não podem ser postergadas nem repassadas para outra pessoa.

2. Importante, mas não urgente

São as atividades que não podem ser delegadas, mas podem ser agendadas para mais tarde, como fazer um planejamento estratégico, por exemplo. 

Mas, é importante não procrastinar a realização dessas atividades, pois, caso sejam deixadas para a última hora, podem ir para o primeiro quadrante.

3. Urgente, mas não importante

São tarefas que precisam ser feitas logo, mas que não exigem o seu envolvimento. Assim, elas podem ser delegadas para terceiros, pois não requerem habilidades específicas. Aqui estão incluídas, por exemplo, atividades operacionais.

4. Nem importante, nem urgente

As tarefas nem importantes, nem urgentes são aquelas que podem ser deixadas de lado, pois apenas atrapalham o atingimento das metas. 

Isso inclui reuniões que poderiam ser um email, checar a caixa de entrada ou as redes sociais com frequência, entre outros matadores de produtividade.

Como distinguir entre tarefas urgentes e tarefas importantes?

Ao aplicar a Matriz de Eisenhower, uma das dúvidas mais comuns é como diferenciar o que é urgente e o que é importante. A resposta está no impacto e no prazo de cada atividade.

• Tarefas importantes: são aquelas diretamente ligadas aos seus objetivos e metas estratégicas. Elas impactam no longo prazo e, mesmo sem demandar atenção imediata, são fundamentais para alcançar resultados consistentes. Exemplos incluem elaborar relatórios mensais ou criar um planejamento estratégico. Essas tarefas exigem organização e antecipação para que sejam realizadas sem atropelos.
• Tarefas urgentes: são caracterizadas pelo curto prazo. Elas exigem ação imediata, pois, caso não sejam resolvidas rapidamente, podem gerar consequências negativas. Um exemplo clássico é a necessidade de enviar uma inscrição que expira amanhã ou corrigir um erro crítico que impede um sistema de funcionar.

A chave para distinguir entre elas está em avaliar o impacto da tarefa em seus objetivos e se ela exige atenção imediata. 

Assim, você pode priorizar o que realmente importa, sem deixar o que é urgente comprometer sua produtividade.

Exemplo de uma Matriz de Eisenhower

Imagine Carla, uma profissional que gerencia as campanhas de Marketing Digital de uma empresa de Ecommerce. 

Ao começar a semana, ela percebe que precisa organizar suas tarefas, pois sente que está gastando muito tempo com atividades pouco produtivas. 

Para isso, ela decide aplicar a Matriz de Eisenhower:

1. Quadrante 1 (urgente e importante):
   • Corrigir uma falha no sistema de checkout que está impedindo as vendas online.
   • Enviar a análise de desempenho da campanha de Black Friday, pois o relatório será discutido em uma reunião com a diretoria no final do dia.
2. Quadrante 2 (importante, mas não urgente):
   • Planejar a estratégia de SEO para o próximo trimestre, com foco em melhorar o ranqueamento do site.
   • Realizar um treinamento online sobre como criar campanhas mais personalizadas usando Inteligência Artificial.
3. Quadrante 3 (urgente, mas não importante):
   • Atender uma ligação de um fornecedor que pode ser resolvida por outro membro da equipe.
   • Revisar os layouts de banners do time de design, embora já tenha delegado essa função ao coordenador.
4. Quadrante 4 (nem urgente nem importante):
   • Verificar memes sobre Ecommerce em redes sociais, sem relação com campanhas atuais.
   • Assistir a vídeos de tendências de Marketing que não se alinham aos objetivos da empresa no momento.

Ao final do dia, Carla percebe que, ao priorizar as tarefas do Quadrante 1 e dar mais atenção as do Quadrante 2, consegue reduzir a sensação de sobrecarga e focar no que realmente importa para o sucesso de suas campanhas!

Quais são os benefícios da Matriz de priorização de Eisenhower? E os desafios?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que pode parecer simples, mas faz uma diferença enorme no dia a dia. Um dos maiores benefícios é que ela não exige nada complicado para começar: você pode desenhá-la em um caderno, em uma folha solta ou até rabiscar na mesa. 

É prática e dá clareza sobre o que realmente precisa da sua atenção e o que pode deixar para depois, delegar ou até ignorar.

Além disso, a matriz ajuda a organizar o caos. Sabe aquela sensação de que tem coisa demais para fazer e você nem sabe por onde começar? 

Pois é, ela tira essa sobrecarga da sua cabeça, mostrando o que merece seu foco. Isso também dá um alívio para a ansiedade, porque você sabe que prioriza o que importa de verdade.

Ainda assim, usar a Matriz de Eisenhower tem seus desafios. Por exemplo, às vezes é difícil decidir o que é realmente importante. É comum achar que tudo tem o mesmo peso, mas, com o tempo, fica mais fácil distinguir. 

Outra dificuldade é lidar com as urgências: nem sempre dá para resolver tudo ao mesmo tempo, então é importante aprender a negociar prazos ou pedir ajuda.