O que é assistente virtual e como trabalhar com essa ferramenta?

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Resultados Digitais21 de janeiro de 2024
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Com as inovações do mundo atual, as empresas estão cada vez mais em busca de novas tecnologias, tudo isso como forma de otimizar e aumentar a visibilidade de suas empresas. Em meio a tantas utilizações tecnológicas, o uso de assistentes virtuais vem ganhando cada vez mais destaque. 

O Assistente virtual é um tipo de software que é capaz de auxiliar as pessoas na realização de suas tarefas, de forma organizada e estruturada. Muitas das empresas têm adotado assistentes virtuais ou chatbots, como ferramenta para facilitar atendimentos, automatizar rotinas e baratear soluções. 

Para que você possa entender em detalhes o que é assistente virtual, como funciona e como utilizá-la, convidamos você a prosseguir com esta leitura!

O que é assistente virtual?

O assistente virtual é um software que responde a comandos de voz, como por exemplo: a Siri, Apple, Alexa, Ok Google, entre outros. Esses exemplos citados, são apenas, os assistentes virtuais mais simples hoje em dia, mas há assistentes virtuais mais evoluídos. Já existem softwares capazes de trancar casas, acender ou apagar luzes, e controlar aparelhos, tudo isso é programado à distância. 

Essas funções do assistente virtual podem agir como um grande facilitador de questões cotidianas na vida de uma pessoa e empresa. 

Assistente virtual x Chatbot

Embora sejam bastante parecidos, entender a diferença entre ambos é fundamental para que não ocorra confusão na hora de contratar um software ou outro para auxiliar no atendimento de uma empresa. 

Ambos são softwares de conversação, que interagem com pessoas utilizando inteligência artificial, e, sem dúvidas, uma de suas maiores vantagens encontra-se na capacidade de preservar a autonomia dos consumidores, possibilitando o autoatendimento. 

A principal diferença entre ambos, é: enquanto o chatbot interage diretamente com os usuários, principalmente via mensagens, o assistente virtual utiliza, principalmente, o comando de voz para responder a questionamentos. 

Ambas as tecnologias automatizam os processos de comunicação com os clientes, tornando as operações mais baratas, ágeis e melhorando o foco das equipes de atendimento para problemas mais difíceis de solucionar. 

Como a assistente virtual surgiu?

O nome “Assistente Virtual”, foi criado na década de 90, como a habilidade de trabalhar remotamente, em virtude principalmente das inovações tecnológicas que permitem essa forma de trabalho, como a internet de alta velocidade, o compartilhamento em nuvem, entre outros. 

Sendo assim, os assistentes virtuais são bastantes procurados especialmente por empresas que sentem a necessidade de profissionais atualizados e bem dinâmicos, mas que não podem ou não querem contratar funcionários permanentes para a equipe. 

Qual a importância da assistente virtual?

Entender quais são as necessidades da empresa com relação ao suporte de atendimento ao cliente, é essencial, e somente a partir disso determinar qual é a melhor estrutura para proporcionar uma boa jornada ao consumidor. 

Essa ferramenta contribui para a praticidade, ampliação do horário de atendimento, melhoria da experiência dos clientes, além de oferecer uma excelente experiência de atendimento omnichannel, facilitando que uma empresa esteja sempre presente em todos os canais de atendimento possíveis. 

Áreas de atuação

As áreas de atuação do assistente virtual, são bem amplas e crescem cada vez mais. As áreas, vão desde as mais básicas, como: 

  • Administração;
  • Finanças; 
  • Comercial;
  • Secretariado.

Até as mais novas, como:

  • Comunicação;
  • Marketing digital;
  • Recursos Humanos;
  • Atendimento ao Cliente
  • Entre outras.

Como funciona o assistente virtual?

O assistente virtual executa tarefas que são relacionadas a processos operacionais, administrativos e financeiros, com base em suas competências e habilidades. Com contratos de trabalhos flexíveis, o trabalho da assistente é realizado remotamente, sem que seja preciso estar presente na empresa. 

O assistente virtual é enquadrado como MEI - Micro Empreendedor Individual. E normalmente, é realizada uma proposta e/ou contrato de prestação de serviço, onde constam as atividades que serão desenvolvidas, valores, frequência de pagamentos e os resultados esperados. 

Lidar com assistente virtual, Chatbots e outras formas de comunicação da empresa para com o cliente, embora facilite bastante o trabalho da empresa, requer cuidados específicos. E pensando nesses cuidados, com uma melhor estrutura, organização e experiência, que apresentaremos a seguir a TALLOS. 

Conheça a TALLOS

A TALLOS é uma plataforma de atendimento digital criada para descomplicar a gestão do seu time de vendas e sucesso do cliente. Centralize todos os seus canais de comunicação (WhatsApp, Telegram, E-mail, Messenger, seu Site, CRM etc) e tenha acesso a jornada do seu cliente; conversas por texto e áudio, processo de implantação, tickets abertos, pesquisa de NPS, análise de dados.

Funil de vendas da TALLOS

Dentro da plataforma da TALLOS, possui um funil de vendas criado para otimizar o trabalho do seu time comercial. Com ele, é possível categorizar os clientes de acordo com as etapas pré definidas pela sua empresa. A funcionalidade é customizável, para que você possa aproveitar ao máximo a sua operação. 

Além de poder categorizar os clientes pelas etapas, você também tem acesso aos dados desses clientes, como histórico de conversas. O seu filtro pode ser por colaborador, setor, processo de venda etc. 

Métricas de atendimento na TALLOS 

A TALLOS possui um gráfico criado para observar a quantidade de atendimentos relacionados ao período escolhido pelo usuário. É possível analisar dados de T.M.A (Tempo Médio de Atendimento) e  T.M.E (Tempo Médio de Espera), além do NPS.

NPS na TALLOS

Ao final de cada contato o seu cliente responde a pergunta de satisfação: “De uma escala de 0 a 10, quanto você recomenda a sua empresa?”. A análise é integrada com todos os seus canais de atendimento (WhatsApp, Telegram, seu Site, E-mail e Messenger). Além da pesquisa, a TALLOS também possui vários indicadores e dashboards em sua  plataforma que podem ajudar na gestão do seu time.

Acompanhe a sua equipe

Com os indicadores certos é possível resolver vários problemas da sua equipe e fortalecer os pontos positivos. Com a TALLOS, você tem acesso ao ranking de atendimento e pode fazer o filtro por setor ou operador. Confira algumas informações que você pode ter acesso.

  • Média de atendimento por setor;
  • Média de atendimento por operador;
  • Tempo de atendimento;
  • Palavras-chave nas conversas;
  • Motivo de finalização de atendimento.

Armazenamento de dados

Com a TALLOS você tem todos os seus dados na nuvem, com segurança e acesso online e 24h por dia. Já imaginou armazenar as suas informações em planilhas compartilhadas por várias pessoas? Uma simples edição indevida pode mudar o cenário do mês, prejudicando toda a operação.

Com o armazenamento de dados é possível filtrar suas informações por mês, data, horário, setor ou operador de atendimento. Além dos números, a plataforma da TALLOS também armazena todas as conversas – por texto e por áudio. É uma ferramenta de segurança para você e seu cliente. 

O time da TALLOS de Sucesso do Cliente está sempre disponível para esclarecer dúvidas e te ajudar a ter as informações corretas. Tudo feito de forma automática!

Indicadores em tempo real

Além do armazenamento de dados, também é possível ter acesso às informações em tempo real. Esse é um recurso que pode ser utilizado no dia a dia para interferir em atendimentos que não estão no padrão.

Confira algumas informações que você pode ter em tempo real: 

  • Quantas pessoas estão online;
  • Quantas pessoas estão sendo atendidas naquele momento;
  • Quantas pessoas entraram em contato até aquele momento;
  • Qual o tempo médio de atendimento do setor ou do operador;
  • Qual o tempo do cliente na fila de atendimento;
  • Quantidade de atendimentos realizados até o momento.

A assistente virtual, que é simplesmente um software que responde a comandos de voz e que trabalha executando tarefas que são relacionadas a processos operacionais, administrativos e financeiros, com base em suas competências e habilidades, é simplesmente uma excelente ferramenta para melhorar a comunicação de sua empresa.

 E nada melhor do que melhorias no seu negócio, são aliados que contribuem ainda mais para o crescimento da empresa. Dessa forma, é a TALLOS, que trabalha em prol de oferecer uma melhor estabilidade, experiência, organização e estrutura na comunicação da empresa para com seus clientes, através de várias ferramentas comunicativas. Portanto, para mais informações sobre a TALLOS, basta acessar o site!

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Quem escreveu este post

Resultados Digitais é o portal de conteúdo, mídia e educação da RD Station, líder no desenvolvimento de software (SaaS) voltado para o crescimento de médias e pequenas empresas. Sua plataforma de automação de Marketing e Vendas é líder no Brasil e soma mais de 50.000 clientes, em mais de 40 países.

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