Modelos de mensagens mais usados e como ter um bom atendimento no WhatsApp!

Atrair e satisfazer o cliente é o desejo de muitas empresas que, inclusive, buscam as melhores formas e meios de realizar uma boa comunicação para gerar um relacionamento mais agradável. 

Por isso, atualmente, existem diversos canais para as empresas realizarem envios de mensagens, sejam elas: boas-vindas, Ecommerce, lançamento, promocional, transacional, conversão, informativo, datas especiais, entre outros. 

Da mesma forma, são os canais de comunicação, como: WhatsApp, Facebook, E-mail, Telegram, entre outros. 

Sendo assim, se você busca por modelos de mensagens para vender mais, atender melhor e encantar os seus novos clientes, confira-os a seguir!

Qual a importância da mensagem de boas-vindas?

A mensagem de boas-vindas é o primeiro passo para criar uma boa experiência no relacionamento entre cliente e empresa. Ela funciona como um cartão de visita digital: simples, rápida e altamente estratégica. 

Segundo os Panoramas de Marketing e Vendas, 67% das empresas utilizam o WhatsApp para atendimento comercial e fechamento de vendas. Além disso, o canal é líder absoluto no primeiro contato com Leads: 74% de taxa de sucesso em 2024. 

Esses dados reforçam que iniciar a conversa com uma mensagem bem estruturada pode acelerar a jornada de compra e aumentar as chances de conversão.

Mais do que apenas cumprimentar, uma boa mensagem de boas-vindas:

• Constrói confiança: transmite credibilidade ao mostrar que a empresa valoriza cada interação desde o primeiro contato.
• Reforça o posicionamento da marca: o tom da comunicação pode evidenciar proximidade, profissionalismo e até diferenciais competitivos.
• Guiar a jornada de compra: ao incluir links úteis, ofertas especiais ou materiais educativos, a mensagem ajuda o cliente a dar o próximo passo com clareza.
• Reduz dúvidas e atritos: uma mensagem bem estruturada pode antecipar informações, diminuindo o tempo de espera no atendimento.

Por exemplo, imagine que alguém se inscreve em sua newsletter ou inicia um contato via WhatsApp. Uma mensagem automática de boas-vindas pode agradecer pela interação, explicar como funciona o atendimento e já oferecer conteúdos ou ofertas alinhadas ao interesse do cliente.

Com o RD Station Conversas, esse processo se torna ainda mais eficiente. A plataforma permite automatizar mensagens iniciais, segmentar contatos e integrar os dados ao CRM, garantindo que cada cliente receba uma comunicação personalizada e consistente em todos os canais.

Assim, o que poderia ser apenas um simples “olá” se transforma em uma oportunidade real de encantar, fidelizar e iniciar um relacionamento duradouro.

Modelos de mensagens: como criar?

Criar modelos de mensagem eficaz vai além de escolher palavras bonitas: é alinhar comunicação com a identidade do seu negócio e com o perfil do cliente que você atende. 

Uma clínica médica, por exemplo, precisa adotar um tom empático e acolhedor, enquanto um Ecommerce de moda pode explorar uma linguagem mais leve e descontraída. Essa adequação garante autenticidade e aumenta a chance de engajamento.

Além disso, observe o comportamento do seu público: quais canais ele mais utiliza, em quais horários costuma interagir e quais dores ou expectativas estão presentes na jornada. Essa análise ajuda a definir não só o tom, mas também o momento certo de enviar a mensagem.

Algumas práticas essenciais para criar bons modelos de mensagens:

• Personalize de verdade: vá além do nome do cliente. Use informações como histórico de compras, localização ou preferências para tornar a comunicação mais relevante.
  
• Adapte a linguagem ao seu setor: negócios B2B pedem clareza e objetividade, enquanto B2C podem usar emojis e expressões mais próximas da fala cotidiana.
  
• Seja conciso, mas completo: entregue valor logo nas primeiras linhas, sem transformar a mensagem em um bloco de texto cansativo.
  
• Inclua um próximo passo claro: toda mensagem deve indicar o que o cliente pode fazer em seguida (responder, acessar um link, usar um cupom, etc.).
  
• Teste diferentes versões: acompanhe métricas de resposta e ajuste continuamente seus modelos com base nos resultados.

Como a Inteligência Artificial pode ajudar a criar modelos de mensagem

Ferramentas de Inteligência Artificial (IA), como o Mentor IA da RD Station, ChatGPT e Gemini, permitem gerar rapidamente sugestões de mensagens com base em objetivos definidos, como atrair clientes ou aumentar conversões. 

Você pode, por exemplo, pedir que a IA crie variações de uma mensagem de boas-vindas e depois selecionar a que melhor combina com o seu tom de voz. Além disso, a IA pode sugerir ajustes de clareza, empatia e CTA para que suas mensagens se tornem mais persuasivas.

Assim, ao unir conhecimento sobre seu público com o suporte da IA, sua empresa consegue criar modelos de mensagens consistentes, práticos e muito mais personalizados.

Criar mensagens que realmente funcionam depende de planejamento e personalização. Mas a teoria só ganha força quando aplicada na prática. Por isso, no próximo tópico reunimos modelos prontos de mensagens que você pode adaptar ao seu negócio e começar a usar hoje mesmo.

Exemplos de modelos de mensagens de Boas-Vindas

É importante saber que cada setor possui seu tipo próprio de mensagem. Isso lhe dará maior organização e agilidade no atendimento ao cliente. Lembre-se que todo o cliente deseja ser bem atendido e ter seus problemas e dúvidas muito bem resolvidos.

A boa organização da mensagem de boas-vindas para clientes por setores irá trazer mais qualidade no fluxo dos seus atendimentos. 

1. Mensagem de boas-vindas simples

Neste ponto, o ideal é que o nome de sua empresa seja mencionado. Veja:

• Olá, seja bem-vindo(a) a Empresa X. É um prazer recebê-lo(a) aqui. Informe sua dúvida que iremos atendê-lo(a) o mais breve possível;
• Olá, nós da equipe X, temos o prazer em ajudar você. Conte-nos sua dúvida que estaremos lhe atendendo em breve. 

2. Mensagem de boas-vindas de conexão

Esteja atento ao que o cliente está falando e conecte-se com ele. Será possível notar o quanto essa prática faz toda a diferença. Veja:

• Imagina! Você não está sozinho(a), essa dúvida é bastante comum por aqui!
• Ótima escolha. Eu particularmente, amo esse produto que você escolheu!
• Eu adorei seu nome, sério!
• Como está o tempo por aí? Por aqui estamos debaixo do ar condicionado!
• Você está em dúvida, quer ajuda? Posso mandar para você 3 fotos para visualizar melhor como utilizar o produto no dia a dia!

3. Mensagem de boas-vindas com presente grátis

Descontos e promoções especiais são bastante eficientes para impulsionar e incentivar as vendas. São efetivas também em uma estratégia de cross-selling. 

Seu time poderá oferecer um código de desconto simples ou outra solução grátis. Contando que um ou outro complementam a experiência deste cliente. 

Presentear com algo inesperado é uma excelente prática de fidelização de clientes. Veja:

• Olá, [nome do cliente]. Obrigado por adquirir o produto/serviço. E como forma de agradecimento, oferecemos 30% de desconto em [Oferta especial]. Para aproveitar a oferta especial, copie e cole o código abaixo: [Código de desconto]. Depois vá até [Citar site/página de oferta], cadastre-se e registre o código. Aproveite que é por tempo limitado. Grande abraço.

4. Mensagem de boas-vindas de agradecimento

A mensagem de boas-vindas é para os visitantes do site que tornaram-se Leads. Logo, pode ser enviado após:

• Preenchimento de formulário de contato;
• Conversão para downloads de algum tipo de material rico;
• Inscrição em newsletter.

Embora pareçam ser mensagens simples, ainda assim, trata-se de uma grande oportunidade. Apresente outros produtos ou serviços que estimulem o lead a seguir adiante na jornada de compra. Veja:

• Opa! Tudo bem, [nome do cliente]? Obrigado por se interessar e [citar ação feita pelo cliente]! Como prometido, segue o link para [citar a oferta]: [link] Se você desejar saber mais sobre o assunto, visite nossa área de conteúdos: [link]. Lá você encontrará conteúdos educativos, tutoriais e muito mais sobre [assuntos de interesse do lead].

5. Mensagem de boas-vindas Feedback

Esta poderá ser vista como uma mensagem de integração, porém, também como uma busca por feedback. Neste ponto, a sua equipe orientará a direção certa após a compra. Veja:

• Olá, [NOME DO CLIENTE]!

Obrigado por se juntar à [NOME DA EMPRESA]. Nós construímos o [SERVIÇO/PRODUTO] por conta da [HISTÓRIA POR TRÁS]. Nós adoraríamos saber os motivos que atraíram você para o [PRODUTO/SERVIÇO]. O seu feedback é valiosíssimo para que possamos seguir entregando exatamente o que os clientes desejam. 

Você pode responder a esta mensagem ou simplesmente clicar e acessar o questionário: [link].

Nos próximos dias, enviaremos mais algumas mensagens. Eles ajudarão você a obter o máximo do [PRODUTO/SERVIÇO]. 

São estratégias valiosas para ajudar você.

Exemplos de modelos de mensagens de Vendas

Mensagens de Vendas procuram gerar interesse, apresentar soluções e incentivar a decisão de compra. Quando bem planejadas, ajudam a reduzir objeções e tornam a abordagem mais consultiva e menos invasiva.

A seguir, veja modelos de mensagens que podem ser usadas em contextos B2C e B2B:

Para B2C (varejo e Ecommerce)

1. Oferta personalizada baseada em compra anterior

Oi, [nome do cliente]! Vimos que você comprou [produto]. Que tal aproveitar 20% de desconto no [produto complementar]? A promoção é válida até amanhã: [link].

2. Recuperação de carrinho abandonado

Olá, [nome do cliente]! Notamos que você deixou alguns itens no carrinho. Eles ainda estão disponíveis e preparamos um desconto especial para você finalizar agora: [link].

3. Lançamento de novo produto

Oi, [nome do cliente]! Temos novidade: chegou a nova coleção [nome da linha]. Acesse agora e seja um dos primeiros a garantir: [link].

Para B2B (empresas e prestadores de serviço)

1. Abertura de conversa consultiva

Olá, [nome do contato]. Aqui é da [empresa]. Ajudamos empresas como a sua a [resolver problema específico]. Gostaria de compartilhar um case rápido que mostra como conseguimos reduzir custos em até 30% nesse processo. Podemos marcar uma conversa?

2. Follow-up após reunião ou proposta

Oi, [nome do contato]. Foi ótimo conversar com você sobre [tema]. Conforme alinhado, segue a proposta detalhada: [link]. Fico à disposição para esclarecer dúvidas e ajustar conforme necessário.

3. Mensagem de urgência/escassez para fechamento

Olá, [nome do contato]. Queria avisar que as condições especiais que enviamos (desconto de X% e implantação gratuita) são válidas até [data]. Caso faça sentido, podemos avançar juntos ainda essa semana.

Exemplos de modelos de mensagens de atendimento

O atendimento é um dos momentos mais críticos da jornada do cliente. Uma resposta rápida e clara pode significar a diferença entre fidelizar ou perder uma oportunidade de negócio. 

Por isso, ter modelos prontos de mensagens de atendimento ajuda a ganhar agilidade, manter a consistência no tom de voz e garantir que cada interação seja bem conduzida.

A seguir, confira alguns exemplos que podem ser adaptados ao seu negócio:

1. Mensagem para confirmar recebimento da solicitação

Demonstra atenção e evita que o cliente fique sem resposta imediata.

Olá, [nome do cliente]. Recebemos sua solicitação e já estamos analisando. Em breve, um de nossos atendentes entrará em contato para ajudar você.

2. Mensagem para informar tempo de espera

Mostra transparência e ajuda a reduzir a ansiedade do cliente.

Oi, [nome do cliente]. Nosso time está em atendimento agora, mas em até [X minutos] retornaremos com sua resposta. Agradecemos pela paciência!

3. Mensagem para esclarecer dúvidas frequentes

Facilita a resolução de questões simples sem sobrecarregar o time.

Olá, [nome do cliente]. Essa dúvida é muito comum! Para facilitar, aqui está um guia rápido: [link ou instrução curta]. Caso precise de mais detalhes, nossa equipe está pronta para ajudar.

4. Mensagem para acompanhamento em andamento

Mostra proatividade e mantém o cliente informado sobre o status.

Oi, [nome do cliente]. Estamos acompanhando sua solicitação e ela já está na fase [etapa]. Assim que tivermos novidades, avisaremos por aqui.

5. Mensagem de encerramento do atendimento

Finaliza a interação de forma cordial e abre espaço para feedback.

Obrigado pelo contato, [nome do cliente]! Ficamos felizes em ajudar. Se restar alguma dúvida, é só nos chamar por aqui. Aproveite também para avaliar nosso atendimento: [link de pesquisa].

Esses exemplos podem ser facilmente usados como respostas salvas ou templates reutilizáveis, garantindo que toda a equipe use a mesma linguagem e economize tempo no dia a dia.

Exemplos de modelos de mensagens de agradecimento

Mensagens de agradecimento fortalecem o vínculo com o cliente, demonstram cuidado e aumentam as chances de fidelização. 

Seja após uma compra, um feedback ou a participação em um evento, esse gesto simples pode transformar a percepção sobre sua marca.

Confira alguns exemplos que podem ser adaptados para diferentes situações:

1. Agradecimento após a compra

Mostra reconhecimento pela confiança do cliente.

Olá, [nome do cliente]! Obrigado por escolher a [nome da empresa]. Sua compra já está sendo processada e em breve você receberá atualizações sobre o pedido.

2. Agradecimento pelo feedback

Demonstra valorização da opinião do cliente.

Oi, [nome do cliente]. Agradecemos muito por compartilhar sua opinião. Seu feedback é essencial para que possamos melhorar cada vez mais nossos produtos e serviços.

3. Agradecimento por participação em evento ou webinar

Reconhece o engajamento do cliente e incentiva novos contatos.

Obrigado por participar do nosso evento, [nome do cliente]! Esperamos que tenha aproveitado os conteúdos. Em breve enviaremos materiais complementares para continuar ajudando você.

4. Agradecimento por indicar a empresa

Valoriza clientes que ajudam na expansão da marca.

Oi, [nome do cliente]! Ficamos muito felizes por sua indicação. É um privilégio contar com clientes como você que confiam no nosso trabalho e compartilham essa experiência com outras pessoas.

5. Agradecimento em datas especiais

Aproveita ocasiões para estreitar o relacionamento.

Olá, [nome do cliente]. Hoje é um dia especial e queremos agradecer por fazer parte da nossa história. Conte sempre conosco!

No RD Station Conversas, essas mensagens podem ser automatizadas para diferentes etapas da jornada, garantindo que o agradecimento chegue no momento certo e de forma personalizada.

Como automatizar modelos de mensagens no WhatsApp

Automatizar modelos de mensagens no WhatsApp é uma forma de reduzir esforço manual, ganhar escala e oferecer um atendimento mais consistente. 

Os Panoramas de Marketing e Vendasmostra que o esforço manual ainda é a principal dor para 50% das empresas, seguido da dificuldade em medir resultados (39%) e em personalizar envios (32%). 

Isso evidencia como a automação não é apenas uma vantagem, mas uma necessidade estratégica.

Por que automatizar?

• Agilidade: evita que o cliente espere muito tempo por uma resposta.
• Escalabilidade: permite atender muitos contatos ao mesmo tempo, sem sobrecarregar a equipe.
• Padronização: mantém o mesmo tom de voz e clareza em todas as conversas.
• Disponibilidade 24/7: mesmo fora do expediente, clientes podem receber informações iniciais ou serem direcionados para canais adequados.
• Melhor aproveitamento das vantagens do WhatsApp: 68% das empresas apontam que garantir respostas em tempo real é a maior força do canal, algo que só é viável de forma escalável com automação.

Passos para automatizar suas mensagens

Automatizar mensagens no WhatsApp não deve ser feito imediatamente. É importante seguir um processo que garanta clareza, alinhamento com os objetivos do negócio e eficiência na execução. 

A seguir separamos alguns passos para você organizar esse caminho:

1. Entenda o cenário da sua empresa

Automatizar sem entender o cenário da empresa pode gerar retrabalho. Comece avaliando em quais áreas o WhatsApp já é usado e com quais objetivos: Vendas, suporte, cobrança, Marketing ou todos. 

Levante também os principais gargalos atuais, demora nas respostas, excesso de esforço manual ou perda de histórico. Isso ajuda a definir prioridades e a mostrar, internamente, o valor da automação.

2. Conheça seu público e sua jornada

Cada cliente interage de forma diferente. Por isso, analise dados e perceba padrões: quais horários concentram mais contatos, quais são as perguntas recorrentes e em que etapas do funil surgem dúvidas ou objeções. 

Por exemplo, em B2C, mensagens automáticas de status de pedido reduzem ansiedade; em B2B, lembretes de reunião fortalecem o relacionamento. Quanto mais você entende o comportamento do público, mais assertiva será a automação.

3. Escolha as ferramentas adequadas

O mercado oferece desde soluções simples até plataformas robustas que integram atendimento, CRM e automação de Marketing. Avalie funcionalidades como:

• integração com CRM (para registrar Leads e oportunidades automaticamente),
• chatbots inteligentes (para triagem inicial e respostas rápidas),
• relatórios de métricas (tempo médio de resposta, taxa de satisfação),
• gestão de múltiplos canais (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, site).

Ao escolher a ferramenta, considere a escalabilidade: ela precisa acompanhar o crescimento do negócio sem complicar a operação. 

4. Mapeie os pontos de contato

Agora sim, defina em quais momentos a automação trará mais impacto. Alguns exemplos comuns:

• Primeira interação (boas-vindas ou apresentação da empresa).
• Confirmações e lembretes (pagamentos, agendamentos, entregas).
• Resolução de dúvidas frequentes (horário de funcionamento, política de trocas).
• Pós-venda (agradecimento, pesquisa de satisfação, reativação de clientes).

Esse mapeamento evita excesso de automações desnecessárias e garante foco nos pontos críticos da jornada.

5. Crie mensagens claras e objetivas

Mensagens automáticas precisam transmitir segurança e profissionalismo. Por isso, evite blocos de texto longos, termos técnicos sem explicação ou linguagem robótica. O ideal é manter frases curtas, educadas e focadas em resolver a necessidade do cliente. 

Uma boa prática é sempre revisar: “Se eu recebesse essa mensagem, entenderia rapidamente o que fazer em seguida?”.

6. Personalize com variáveis

Automatizar não significa soar impessoal. Use variáveis como nome do cliente, produto comprado ou etapa da jornada. 

Uma mensagem com “Olá, Mariana! Seu pedido #1234 está a caminho” gera muito mais proximidade do que um aviso genérico. Essa personalização aumenta a taxa de leitura e engajamento.

7. Inclua chamadas para ação (CTAs)

Cada mensagem deve indicar um próximo passo. Pode ser um link para finalizar a compra, um botão para falar com atendente ou um convite para baixar um material. 

O segredo é guiar o cliente de forma natural. Evite múltiplas CTAs no mesmo texto, para não gerar confusão.

8. Teste, acompanhe e otimize

Automação não é estática. Depois de configurar os fluxos, acompanhe métricas como:

• tempo médio de resposta,
• taxa de cliques em links,
• satisfação do cliente,
• taxa de conversão em vendas.

Faça ajustes com base nesses dados: teste variações de mensagens, altere a ordem das interações e refine o tom de voz. Pequenas mudanças podem gerar grandes melhorias.

Como vimos até aqui, automatizar mensagens é um caminho para reduzir esforço manual e tornar o WhatsApp um canal mais estratégico. Mas, para colocar isso em prática de forma escalável e organizada, contar com uma plataforma completa faz toda a diferença. 

É nesse ponto que entra o RD Station Conversas, solução que reúne recursos de centralização, automação e integração para transformar cada interação em oportunidade de negócio. Confira todos os detalhes a seguir!

Conheça o RD Station Conversas

O RD Station Conversas é a plataforma que centraliza os principais canais de comunicação da sua empresa, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger e chat do site, em um único painel. 

Essa unificação garante padronização no atendimento, reduz perdas de contato e melhora a priorização de filas e setores, o que resulta em mais agilidade e eficiência.

E os resultados falam por si: segundo dados da RD Station, empresas que adotam o Conversas registram 56% mais vendas em canais digitais, e 80% dos times que bateram meta utilizam o WhatsApp diariamente. 

Além disso, já são mais de 50 mil gestores usando o RD Station Conversas para transformar o atendimento em vantagem competitiva.

Com o apoio da ferramenta, sua empresa pode dar um passo além: automatizar mensagens de boas-vindas, personalizar interações, capturar dados essenciais e garantir que cada conversa se torne uma oportunidade real de negócio.

Funcionalidades do RD Station Conversas que fazem a diferença

• Caixa de entrada unificada: reúna todas as conversas em um painel único, facilitando a gestão e garantindo que nenhum cliente fique sem resposta.
  
• Agentes avançados de IA: capacite seus agentes de IA para atender com mais eficiência, transferindo conversas no momento certo, qualificando leads automaticamente, consultando outros sistemas da empresa e até realizando agendamentos.
  
• Etiquetas e histórico de contatos: organize conversas com tags personalizadas e consulte o histórico completo de interações para dar continuidade ao atendimento sem perder contexto.
  
• Integração com o RD Station CRM: conecte atendimento e vendas em tempo real, registrando Leads, criando tarefas e acompanhando a jornada até a conversão.
  
• Relatórios e métricas de desempenho: acompanhe indicadores como tempo médio de resposta, tempo médio de espera, volume de atendimentos e satisfação dos clientes.
  
• Atendimentos em equipe: permita que mais de um atendente colabore em uma mesma conversa, garantindo resoluções mais rápidas e consistentes.
  
• Segurança e armazenamento em nuvem: todas as interações ficam registradas com acesso online 24h, preservando o histórico e evitando perda de dados.

Impacto direto nas operações

Nos Panoramas de Marketing e Vendas, Willian Crizostimo (BWB Martech) destacou que integrar o WhatsApp aos sistemas internos e ativar o autoatendimento imediato após a “levantada de mão” gerou +25% de conexão com clientes. 

Além disso, a visibilidade para o time comercial e a melhor gestão dos atendimentos trouxeram +10% a +15% nas operações onde a solução foi implantada, gerando assim controle e clareza para toda a operação.

Com o RD Station Conversas, esse potencial se torna realidade para todas as empresas, que passam a ter mais controle sobre a comunicação e conseguem transformar cada mensagem em oportunidade de negócio.