Como fazer a gestão de múltiplos funis de venda com inteligência

O que é funil de vendas?

Também chamado de pipeline, o funil de vendas é um modelo de gestão que acompanha a jornada do cliente, desde o primeiro contato dele com a empresa até o fechamento do negócio.

Conhecer a jornada de compra do cliente e quais são os principais marcos dela permite planejar as etapas de vendas que cobrem os gargalos, qualificam o cliente e diminuem o ciclo de venda.

Geralmente, a qualificação de Leads é traduzida como gatilhos de passagem entre as etapas do funil. Essas passagens podem ser automáticas ou manuais, a depender do seu processo, mas precisam existir para que somente os Leads com maior potencial cheguem até o fechamento.

Trabalhar com um funil de vendas possibilita que as áreas de marketing e vendas trabalhem de forma alinhada e previsível, gerando mais eficiência na aquisição de clientes e escalabilidade no processo.

Os outputs de um bom funil de vendas são:

• Um processo de vendas claro e eficiente;
• Uma taxa de conversão adequada entre as etapas;
• A criação de um forecast (previsão) confiável de novos negócios.

As etapas do processo de vendas são a forma com que a empresa entrega valor para os seus Leads e que tem como objetivo individual atingir os gatilhos que representam o próximo marco da jornada de compra.

Quando usar múltiplos funis de venda?

Em alguns casos, pode fazer sentido que uma empresa trabalhe com múltiplos funis de venda. 

O principal motivo para a criação de mais de um funil é o volume de dados e informações que são tratadas no seu processo comercial, e a necessidade de manter o processo organizado e ordenado entre os responsáveis. 

Em processos mais simples, com menor volume de oportunidades por mês, é possível gerenciar todas as negociações e tarefas em um mesmo funil. O time comercial provavelmente será pequeno, o que não justificaria dividir demais a atuação de cada profissional, e um funil seria suficiente. 

Contudo, quanto mais complexo o processo fica, maior o volume de dados e detalhes que não podem ser perdidos. Um processo de vendas fica complexo quando, por exemplo:

• Entram novos produtos ou serviços no catálogo da empresa;
• São criadas novas etapas de atendimento, como pré-vendas, pós-vendas, atendimento/customer success, implementação, etc;
• Existem múltiplas fontes de aquisição de demanda, que trazem Leads de perfis distintos e que passarão por processos diferentes, como Inbound e Outbound.

Nesses casos, existem diversos processos comerciais com equipes, etapas e estratégias próprias. Gerenciar tudo junto significaria ignorar as particularidades e necessidades de cada processo, e de cada Lead que entra no funil. 

Nessas condições, a criação de múltiplos funis de venda para facilitar a gestão e o acompanhamento dessas rotinas é o melhor caminho indicado! Porém, é preciso ter muita cautela: se criar um funil otimizado e eficiente já pode ser difícil, desenhar múltiplos processos deve demandar ainda mais cuidado.

Tipos de funil de vendas e como criar cada um

Quando falamos em múltiplos funis, precisamos entender que existem dois tipos principais: os paralelos e os sequenciais. 

Funil paralelo

Funis paralelos são aqueles que operam de forma independente, simultâneos, dentro de uma empresa. É o caso da venda de diversos produtos ou serviços, em que cada um tenha seu próprio funil, por exemplo. 

O uso de funis paralelos é bastante interessante se você trabalha com vendas mais longas e complexas, ou com processos de prospecção distintos. Assim, cada vendedor poderá cuidar de suas vendas com autonomia, conduzindo o processo da melhor maneira, sem interferência de outras frentes de negócio.

Funil sequencial

Já os funis sequenciais são interdependentes. Eles existem para controlar operações em etapas, como é o caso de uma empresa que atua com pré e pós-vendas. O Lead primeiro entra no funil de pré-vendas, passa por todo o processo, e só vai adiante para o funil de vendas se finalizar as etapas anteriores. Da mesma forma, só chega até o pós-vendas depois que fecha negócio. 

Essa organização é essencial porque respeita a jornada do cliente. Você garante que os Leads em cada funil receberão a atenção adequada e passarão pelo processo correto.  Além disso, todos os dados gerados durante as negociações serão devidamente registrados e armazenados, evitando a perda de detalhes importantes na passagem de um funil para o próximo.

Como criar meus funis?

Na hora de colocar a mão na massa, será muito importante seguir o passo a passo:

1. Defina quantos funis a sua operação vai utilizar, e o que cada funil vai ajudar a gerenciar;
2. Dedique-se à criação de cada funil individualmente. Defina as etapas de cada funil, e desdobre cada etapa em tarefas que devem ser executadas pelos profissionais envolvidos. Repita esse processo para cada funil a ser estruturado. Você pode utilizar o nosso Gerador de Funil de Vendas para te apoiar nessa etapa;
3. Documente todo o processo criado para cada funil e divida o registro com todo o seu time. Esse documento deverá ser consultado sempre que houver dúvida sobre como lidar com alguma situação na rotina;
4. Faça o setup dos funis na sua ferramenta de CRM e inicie os primeiros testes para validar o que foi estruturado. Faça melhorias contínuas!

Mas… e se eu não uso CRM?

Se você ainda não usa um CRM, gerenciar múltiplos funis de venda será impossível. Gerenciar um funil de vendas será complicado o suficiente, até. 

A ferramenta de CRM é um recurso fundamental na gestão do processo comercial. É nela que você vai colocar seu funil em prática, além de acompanhar todo o desenvolvimento do processo que desenhou no dia a dia do seu time de vendas. 

O CRM te permite fazer a gestão de forma inteligente e automatizada, sem perda de dados ou de tempo. Imagine ter que catalogar manualmente em uma planilha todas as atividades, vendas, perdas e detalhes? É algo inviável para o crescimento da sua empresa. 

Por isso, antes de definir se você vai utilizar um, dois, cinco ou dez funis de venda, escolha uma ferramenta de CRM que tenha flexibilidade para suportar a sua operação. Leve em conta as tarefas a serem executadas, a complexidade delas, e o que será preciso em termos de recursos. Por exemplo:

• Seu processo envolve envio de emails? Você precisará de um CRM que faça o disparo ou possa ser integrado a uma ferramenta que faça.
• O processo depende de ligações? Seu CRM terá que permitir ligações, gravações e registros de chamadas.
• O time terá muitas tarefas ou muitas oportunidades para lidar simultaneamente? O CRM deverá auxiliar na produtividade, com lembretes e alertas para que um vendedor não se esqueça de uma reunião importante. 
• A gestão precisará de relatório diários, semanais, mensais? O CRM deve oferecer essas opções.

E assim por diante! 

Acompanhamento e gestão de múltiplos funis

A gestão de múltiplos funis de vendas segue os mesmos preceitos da gestão comercial em uma operação com funil único. É preciso ter uma rotina bem definida para cada vendedor, rituais de acompanhamento, clareza sobre as métricas e metas ao longo de cada mês. Vamos detalhar cada um desses pontos: 

Rotina comercial 

O pilar mais importante para uma rotina comercial funcionar é um processo de vendas bem definido, com etapas e tarefas claras, que precisam ser cumpridas. O processo ajuda os vendedores a se orientarem, a organizarem seus dias, e evita que pontos importantes deixem de ser abordados ao longo de uma negociação.

Cada profissional deve ter parte das suas semanas dedicadas às principais tarefas do comercial, como prospecção, qualificação, retorno de emails e ligações, envio de propostas, follow ups, etc.  Isso é importante para que o time nunca fique ocioso ou ocupado demais, porque existe uma rotina que precisa ser seguida independentemente do estado do pipeline.

Confira mais sobre como estruturar sua rotina comercial no post!

Rituais de gestão

Alguns rituais de gestão são importantes para manter o time de vendas engajado e produtivo, bem como alinhado aos propósitos da empresa e ao processo de vendas como um todo. Podemos citar como exemplo: 

• Reuniões de acompanhamento do processo comercial, que podem ser semanais, para checar se todos estão cumprindo as etapas;
• 1-1s de desenvolvimento individual com cada vendedor, podendo ser mensais ou quinzenais, para avaliar as necessidades de cada um e ajudar a destravar empecilhos;
• Review de ligações e emails enviados, para buscar erros e acertos e utilizá-los paa treinar melhor cada vendedor e o time;
• Revisão de motivos de perda, para identificar gargalos contornáveis;
• Role plays, simulações de situações desafiadoras ou da rotina; 
• Pipeline review, uma avaliação semanal do pipeline de cada vendedor.
• Forecast de vendas, também semanal.

Métricas 

Neste vídeo, falamos sobre as principais métricas de vendas a serem acompanhadas em um funil de vendas. Assista: 

É claro que, para cada funil podem surgir métricas diferentes. O ideal é entender o que faz sentido acompanhar, quais são os indicadores que realmente mostram a saúde da operação! 

Metas

Todo funil de vendas opera em torno de uma meta. É ela quem guia todo o trabalho a ser executado no mês, no semestre e no ano. Com as metas em mãos, desdobre-as em pequenos resultados para cada período, que serão os objetivos do time a curto prazo. 

É importante saber, por exemplo, quantos Leads você precisa conquistar em cada funil para bater as metas de vendas, com base na sua taxa de conversão média. Também é fundamental que as metas levem em conta os funis sequenciais, e as perdas que possam ocorrer entre cada etapa.

Falamos mais sobre metas aqui! 

Conclusão

Como mostramos no material, a criação e a gestão de múltiplos funis de venda deve ser executada de forma inteligente e com processos bem definidos. 

Assim, você consegue controlar suas vendas com organização e foco, permitindo que os times trabalhem com mais autonomia. Para isso, é fundamental contar com a ferramenta certa de CRM para criar, estruturar e acompanhar cada funil de vendas, buscando sempre otimizar os fluxos. 

Te convidamos a conhecer o RD Station CRM, que permite a criação de quantos funis de vendas forem necessários para a sua operação. O acompanhamento é feito por uma série de relatórios de desempenho, inclusive em tempo real, para te auxiliar a tomar decisões rapidamente, antes do fim do mês. 

Conheça mais sobre a funcionalidade de múltiplos funis clicando aqui!