Como estruturar sua agência para crescer: um guia para dar o próximo passo

Como a RD Station pode alavancar o crescimento da sua agência

Você sabia que na RD, nós temos um programa intensivo de 6 meses cujo objetivo é preparar a sua agência para ter um crescimento previsível e escalável? Nesse programa você conta com diversos recursos, como treinamentos, consultorias e ferramentas. Te damos todo o suporte para implementar e começar a rodar uma máquina de Vendas que comprovadamente dá resultados.

Ao se tornar uma agência parceira da RD, você ganha instantaneamente esse e diversos outros benefícios. Saiba mais:

As fases de crescimento das agências

Todo negócio, independente do segmento, tem suas fases de crescimento. O artigo publicado pela Harvard Business Review – The Five Stages of Small Business Growth – aborda essa questão de uma forma tão brilhante que nos fez pensar: “Por que não contextualizar essas fases com o universo das agências de Marketing Digital?” Então, vamos às fases:

Existência

Esta é a fase inicial do negócio, onde o dono “é” a empresa. Ele executa todo tipo de tarefa e é o principal fornecedor de energia e direção para fazer a empresa rodar. No Marketing Digital, aqui seriam as “Eugências”, ou até mesmo as pequenas agências que começam com duas ou três pessoas. Nesses casos, o dono é o responsável por todos os processos e atividades da agência: gestão, planejamento, criação, produção, Vendas, execução, prospecção e qualquer outra demanda que possa aparecer.

Sobrevivência

O principal objetivo desta fase, como o próprio nome já diz, é a sobrevivência, e aqui o proprietário ainda é sinônimo da empresa. Aqui, poderíamos identificar como a segunda fase de uma Eugência ou de uma pequena agência. Por exemplo, quando ela já atua há algum tempo, tem uma certa recorrência de clientes, mas ainda é o próprio dono que é responsável por todas as atividades.

Sucesso

Nesta fase, é preciso decidir se a empresa vai se manter estável (e rentável) ou se a intenção é expandir os negócios. Este é um momento crucial. Vamos supor que as pequenas agências que citamos acima já são rentável, mas a intenção do dono é expandir o negócio. Com isso, ele passa a ser uma agência e começa a aumentar sua equipe e operação. Consequentemente, os processos também vão mudar.

Decolagem

Se a decisão for pela expansão, é necessário avançar nas etapas de decolagem. Este é o momento de maior desafio para as agências: crescer de forma sustentável e escalável. O crescimento traz consigo o aumento de equipe, clientes e demandas – mas tudo isso, sem estar estruturado, pode acabar levando a um final não muito feliz. E estrutura quer dizer criar processos. Sem processos, dificilmente uma agência vai conseguir conquistar resultados bons e sustentáveis. 

Maturidade

Para atingir a maturidade do negócio, o proprietário precisará gastar menos tempo na operação e mais tempo na gestão. Nesta fase, o profissional que começou a agência vai precisar investir no que vai fazer a engrenagem do negócio rodar: a gestão. Isso engloba gestão de fluxo de trabalho, gestão financeira, gestão de pessoas e gestão de processos.

Para que os processos sejam seguidos e apresentem os resultados esperados, é necessária uma gestão ativa, como é o caso de uma orquestra, quando o maestro é o responsável por gerir os músicos para que, juntos, façam um belo show. Mas até aqui, o importante é que você entenda em qual dessas fases se encontra, pois isso te ajudará a priorizar as ações que precisam ser colocadas em prática para que sua agência tenha um crescimento sustentável.

Desafios ao longo da jornada

Independente da fase que você se encontre: eugência, pequena ou média agência, os desafios sempre vão aparecer. Por isso, listamos aqui os principais e o que você precisa fazer para vencê-los:

Desafio 1: Definição e organização de processos

O problema não são os processos, mas o briefing que vem sempre pela metade. Para resolver isso, é preciso construir um briefing com elementos obrigatórios a serem preenchidos. Perguntas obrigatórias permitem que você entenda melhor quais são os processos e atividades relacionadas a esta etapa. Invista tempo em mapear todos os pontos de contato entre o cliente e o produto final, pois assim será possível ter uma visão geral de tudo o que seu time faz, o que vai eliminar tarefas desnecessárias, mudar antigos e novos processos com mais rapidez, reduzir retrabalhos, esclarecer os papéis de cada um dentro do processo, reduzir custos e automatizar rotinas, oferecer resposta mais rápidas ao cliente e padronizar a operação, gerando maior transparência.

Outra ação para começar a colocar em prática: criação de templates para organizar o fluxo das suas tarefas. Ter todos os pontos mapeados possibilita um acompanhamento e possíveis ajustes ao longo do caminho. O fluxo de tarefas também é importante para novos colaboradores, pois é uma maneira de padronizar as atividades e permitir que você enxergue os processos como um todo com mais clareza. Confira dois exemplos de fluxo de tarefas:

Exemplo 1: Lançamento e manutenção de blog

Cliente: Nome do cliente Projeto: Lançamento do blog Tarefas primárias

1. Mapeamento de personas;
2. Estudo de SEO (Search Engine Optimization);
3. Criação da identidade visual do blog;
4. Criação e revisão dos textos iniciais;
5. Elaboração de calendário de publicações;
6. Produção de primeiro grupo de posts (no mínimo 10, para conferir volume);
7. Produção das imagens para eles;
8. Calendário de divulgação dos posts;
9. Publicação efetiva dos posts;
10. Testes;
11. Divulgação de blog em redes sociais e outras mídias.

Tarefas ongoing (que acontecerão durante o projeto):

1. Acompanhamento de resultados;
2. Reunião semanal para alinhamento.

Exemplo 2: Gestão de redes sociais

Cliente: Nome do cliente Projeto (campanha): Divulgação de empresa em mídias sociais Tarefas

1. Projeção e definição dos objetivos de Social Media;
2. Análise do status da empresa nas redes sociais;
3. Benchmark da presença de concorrentes nas redes sociais;
4. Criação e otimização dos perfis da empresa nas redes sociais;
5. Desenvolvimento da estratégia de conteúdo;
6. Definição da periodicidade de publicação;
7. Criação calendário de publicações
8. Seleção de conteúdos que serão publicados com antecedência;
9. Aprovação de texto e de artes;
10. Monitoramento de resultados das publicações

Tarefas ongoing (que acontecerão durante o projeto):

1. Agendamento ou publicação de conteúdos nas redes sociais;
2. Relacionamento/Interações nas redes sociais;
3. Pesquisa de conteúdos quentes e tendências;
4. Monitoramento semanal dos resultados;
5. Reunião semanal de alinhamento da equipe.

💡 Excel ou Google Sheets são ferramentas simples que ajudam no mapeamento e organização do fluxo de tarefa, mas também existem ferramentas de gestão mais elaboradas para automatizar tarefas burocráticas. São elas: Runrun.it; iClips; Operand; Basecamp; Trello e Asana.

Desafio 2: Sobrecarga do dono 

Este problema ainda é comum em agências de todos os tamanhos, infelizmente. Nesses casos, o dono da agência sempre será o primeiro a chegar e o último a sair, trabalhando quase 24 horas por dia. No escritório, em casa ou no lazer, estará discutindo erros e acertos da empresa com a família ou amigos. Além do envolvimento estratégico, o dono também se envolve na produção de conteúdo, atendimento ao cliente, prospecção de novas contas, revisão e criação, etc.

A Matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta para driblar esse desafio.  Ela é usada para priorizar tarefas e orientar os processos de tomada de decisão nas organizações. Para aplicá-la, é necessário desenhar um plano cartesiano (quatro quadrados) divididos em: 

1. Tarefas urgentes e importantes; 
2. Tarefas que são importantes, mas que não são urgentes; 
3. Tarefas não-importantes, porém urgentes.
4. Tarefas não-importantes e não-urgentes.

Isso permite enxergar com clareza e entender a prioridade e urgência de cada ação ou decisão.

Desafio 3: Dificuldade de contratação de profissionais 

Este é um clássico desafio das pequenas e médias agências. Para revertê-lo, procure investir em uma cultura com foco em resultados. Mas como fazer isso? Traçando um planejamento estratégico, sendo transparente com o time, facilitando o acesso aos dados e propondo ciclos de feedbacks curtos.

Entenda que a oferta feita para um profissional vai além do salário e pode incluir outros aspectos, como: home office, jornadas flexíveis, transparência no diálogo, hierarquias menos rígidas e gestão horizontalizada, oferta de lanches leves durante o dia, conversas com todo o time para atualizações sobre a empresa, dress code versátil, vouchers (cinema, massagem, livro) para os profissionais que trouxerem melhor resultado, feedbacks frequentes, etc. Você também pode considerar que ainda não está no momento de ter funcionários, preferindo trabalhar com profissionais freelancers. 

💡 Confira algumas ferramentas que podem te ajudar nessa missão: Freelancer; Workana; Prolancer; 99 Freelas e GetNinjas. 

Desafio 4: Produtividade

Acredite, com processos bem definidos, você vai conseguir produzir e entregar com muito mais qualidade. Mas para melhorar a produtividade da sua agência, você vai precisar investir em alguns elementos principais: 

• Comunicação interna
• Motivação do time;
• Ferramentas para automatizar processos

💡 Conheça algumas ferramentas para melhorar a gestão de atividades e produtividade da equipe: Slack; Trello; Evernote; Operand; Contentools e Etus.

Inbound Marketing: método eficaz para agências

Em uma tradução livre, o termo Inbound Marketing pode ser definido como marketing de atração. A principal diferença entre o marketing tradicional – que chamamos de Outbound Marketing – e o Inbound é que, no Inbound, quem procura a empresa é o cliente e não o contrário. Ou seja, são realizadas ações com o intuito de atrair o potencial cliente para seu blog ou site e, a partir dessa atração, é feito todo um trabalho de relacionamento com essa pessoa até que ela esteja preparada para o momento de compra. Esse relacionamento é desempenhado por meio de conteúdo personalizado e autoral.

Para que serve o Inbound Marketing?

Tenha em mente que as estratégias de Inbound Marketing ajudam uma empresa a educar sua audiência e seus potenciais clientes, uma vez que o conteúdo relevante gerado é fundamental para que a empresa se torne referência em determinado tema.  Um outro ponto muito positivo para implantar o Inbound Marketing no seu negócio é que todas as ações podem ser medidas, o que vai facilitar – e muito – o acompanhamento e otimização das suas campanhas. Com essas informações, é possível fazer os devidos ajustes a fim de ter um melhor ROI (retorno sobre investimento). Resumindo, o Inbound Marketing será fundamental para as seguintes ações:

• Aumentar a visibilidade de seu negócio; 
• Atrair clientes em potencial; 
• Diminuir o custo de aquisição de clientes; 
• Tornar sua empresa referência no mercado; 
• Otimizar o funil de vendas trazendo resultados previsíveis e crescentes ao longo do tempo.

Não ter uma estratégia de Marketing de Atração para sua agência pode ser um fator determinante para você ficar atrás de seus concorrentes que já estão aplicando a metodologia.

Por que implementar o Inbound Marketing no seu negócio? 

Acredite, usar estratégias de Inbound Marketing no seu negócio pode ser a ‘virada de jogo’ que está faltando para melhorar seus resultados. Como falamos anteriormente, a utilização dessas estratégias tem um melhor ROI (retorno sobre investimento), ou seja, ao comparar com as estratégias tradicionais (como rádios, jornais, revistas e TV), as ações de Inbound Marketing vão te permitir saber exatamente o quanto do seu investimento foi revertido em novos clientes ou mais acessos ao seu blog, por exemplo. E, melhor ainda, será muito mais fácil acompanhar cada etapa para verificar se os objetivos estão sendo alcançados e, caso não estejam, identificar o que pode ser ajustado.

Um outro motivo para você não deixar de implementar o Inbound Marketing no seu negócio é a melhora da sua relação com a audiência. Sabe por quê? Ao atrair os potenciais clientes com conteúdo de valor, você os educa, informa, fortalece a sua marca, gera uma espécie de fidelização e, consequentemente, aumenta suas oportunidades de vendas. Com essas informações, acho que você já percebeu onde serão os impactos diretos de tudo isso, né? NOS SEUS RESULTADOS.

E se ainda não está convencido, saiba que o mercado está comprando a ideia de aplicar a metodologia do Inbound Marketing, principalmente porque é 62% mais barato que o Marketing convencional – ou Outbound Marketing -, que estávamos acostumados a fazer. Então, fala a verdade: o que você está esperando para usar as estratégias de Inbound Marketing na sua agência? Para implementá-las, primeiro você precisa entender as etapas em que se divide a metodologia Inbound.

As 7 etapas do Inbound Marketing

Etapa 1: Planejamento Seja qual for o seu objetivo, ele só vai se concretizar se for bem planejado, certo? Por isso é tão importante, antes de qualquer outro item, ter um bom planejamento. Esta é a fase de envolver todos os responsáveis, dividir responsabilidades e avaliar se possuem as informações e materiais necessários para seguir em frente. Nesta fase, você precisa definir basicamente:

• Qual seu objetivo com o projeto de Inbound
• Qual a projeção de funil esperada (volume de Leads, oportunidades de Vendas, Vendas, etc)
• Quais ferramentas são necessárias 
• Quem será responsável por tocar a estratégias 

Isso te dará um norte para começar a rodar a máquina de Inbound. É importante não pular essa etapa pois só assim você saberá para onde quer ir.

Etapa 2: Atração

No Inbound Marketing a equação é simples: um site sem visitas não gera Leads. Sem os Leads não há vendas e, por consequência, perde-se toda a razão para se trabalhar com essa estratégia. Por esse motivo, a primeira etapa prática do Inbound Marketing é “atrair”. A genialidade dessa etapa é simples: ao invés de gastar energia em procurar pessoas que poderiam se interessar sobre seu negócio/mercado, gasta-se energia na construção de algo digno de legítima atenção e assim atrai-se muitas pessoas que por espontânea vontade se interessaram no assunto.

O resultado disso é um público muito mais engajado e propenso a realmente consumir os serviços e/ou produtos que a sua agência oferece. Mas quais canais usar para distribuir esses conteúdos?

Blog: O blog está normalmente atrelado a uma estratégia de Marketing de Conteúdo, que é um dos principais pilares do Inbound Marketing. Ao contrário do que pode parecer, usar o blog como uma ferramenta de marketing não é apenas publicar em um site textos aleatórios sobre o seu assunto. É preciso planejamento. Um blog bem feito produz conteúdo de qualidade baseado no seu público-alvo e nas etapas do processo de compra em que ele ocasionalmente poderá estar. Apesar disso, ter um blog não se trata apenas de trabalhar e orientar o usuário na jornada de compra, mas também se trata de criar relacionamento e identificação com seu público. Até porque lá você pode abordar temas menos engessados, que no site você normalmente não poderia abordar.

Mídias sociais: hoje em dia, muitas pessoas buscam por empresas nas redes sociais e também nos aplicativos de mensagens. Por essa razão, estes canais serão seus aliados para divulgar seus conteúdos e fortalecer a marca da sua empresa.

Site: não confunda com o blog, beleza? Enquanto o blog “vende” o seu conteúdo, o site vende o seu produto ou serviço de fato. É um canal onde a sua audiência pode, de forma espontânea, acessar para ver do que se trata a sua agência e quais serviços ela oferece.

SEO: se você quer saber alguma informação, é para o Google que você corre. Certo? Daí a importância de otimizar os seus conteúdos para SEO. SEO significa Search Engine Optimization (otimização para mecanismos de busca) e a sua missão é fazer com que o seu site apareça nas primeiras páginas de resultado do Google.

Etapa 3: Conversão

A etapa de conversão complementa totalmente a anterior: O visitante precisa virar Lead para poder avançar no processo de compra. Ter um site com muitas visitas e nada de conversão não é muito vantajoso no âmbito do Inbound Marketing.  Nesse contexto, quando falamos de conversão, estamos nos referindo à ação do usuário de passar suas informações em troca de uma recompensa ou benefício, como uma oferta de material rico, de que falaremos logo a seguir. Uma das formas de fazer com que um visitante se torne um Lead é por meio da produção de ofertas. Elas podem ser categorizadas em basicamente duas categorias:

Ofertas diretas:

Aquelas que estão mais diretamente voltadas à compra, como pedidos de orçamento, demonstração de software, teste gratuito, entre outras;

Ofertas indiretas:

Elas são geralmente focadas em estágios menos avançados da jornada de compra, ou seja, possuem o objetivo de educar e resolver problemas específicos dos Leads. Alguns formatos comuns de ofertas são eBooks, webinars, templates, etc. No post 10 tipos de iscas para geração de Leads você encontra exemplos desses e outros formatos de oferta.

Em termos de Inbound Marketing as ofertas indiretas, principalmente os materiais educativos, têm papel fundamental em todo o processo. Como dito, são elas que irão resolver problemas específicos da sua persona e posicionar sua agência como referência no mercado para determinado assunto. Para divulgar essas ofertas e capturar a conversão, você precisará de Landing Pages (páginas de conversão).

Dentro da sua Landing Page você precisa ficar atento a alguns pontos:

Formulários: são as informações que você pede ao Lead na Landing Page. É muito importante que você solicite somente os dados realmente necessários para a jornada de compra na sua agência, do contrário a experiência do usuário pode ser muito ruim e ele pode desistir de consumir o conteúdo por causa do formulário.

Call to action (CTA): a chamada à ação é importantíssima para a sua Landing Page. Aqui a persuasão faz toda diferença, por isso, esses botões precisam ser atrativos (se diferenciar do resto da página) e fazer com que o visitante tome a ação de enviar seus dados.

Etapa 4: Relacionamento

Como sabemos, nem todos os clientes em potencial estão no momento de realizar uma compra. Quando olhamos para a jornada de compra, vemos claramente que existem etapas bem definidas que devem ser respeitadas até o ponto em que uma pessoa está “pronta” para receber uma abordagem. Em suma, apenas 3% do seu mercado em potencial está buscando por uma solução, ou seja, está na etapa de Decisão de Compra.

Trazendo essa abordagem para o dia-a-dia, dentro de uma base de Leads, podemos considerar que o cenário não é muito diferente: a partir da produção de conteúdo focada em diversos problemas e estágios de compra, atraímos também Leads em diversos estágios. É aí que entra a etapa de relacionamento no Inbound Marketing: por meio de estratégias como Email Marketing e Newsletter, identificamos os estágios em que se encontram os Leads e fazemos eles avançarem na jornada, ou seja, aceleramos o processo de compra.

Etapa 5: Venda

Todo o trabalho de geração e nutrição de Leads visa produzir demanda e gerar oportunidades de negócio para a sua empresa. E quando o Lead está preparado, chegamos ao momento da Venda.

Etapa 6: Análise

Um dos principais diferenciais do Marketing Digital é poder avaliar precisamente seus resultados e comprovar o retorno dos seus investimentos com base em fatos. As possibilidades analíticas do Marketing Digital são responsáveis por realimentar todo o processo do Inbound Marketing. É possível monitorar cada ação que ocorre nas interações do seu público com seus sites, posts e campanhas, o que torna o trabalho mais inteligente. Além disso, todo o processo pode ser otimizado detectando-se as taxas que estão abaixo do esperado para direcionar os esforços do time de marketing. Toda essa capacidade analítica do marketing é amplamente suportada por algumas ferramentas disponíveis no mercado.

💡Dica extra: as ferramentas de web analytics podem ser grandes aliadas nesta fase. Uma das mais conhecidas é o Google Analytics, pois você consegue informações que podem fazer a diferença em uma análise mais profunda, além de serem usadas como base para formular novas estratégias de Inbound Marketing.

Etapa 7: Continuidade

O Inbound não tem um “fim”, é um ciclo que precisa ser alimentado constantemente para funcionar. Portanto, após implementar essa metodologia, lembre-se também de traçar novas estratégias, novos objetivos e novas metas! Encontrou algo que não funcionou? Corrija para usar na nova estratégia. Identificou algo que deu muito certo? Entenda os motivos para seguir acertando. As estratégias de Inbound Marketing são contínuas e  demandam testes. Pode ser que não dê certo de primeira, mas isso não é o fim do mundo. É uma oportunidade para ajustar o que precisa ser melhorado e continuar em frente.

Mas como começar a colocar tudo isso em prática?

Sabemos que aplicar todo esse conteúdo não é tarefa simples, tampouco é uma estratégia cujos resultados aparecem com consistência no curto prazo. Para contornar essa situação, após o aprendizado que a RD Station obteve com milhares de clientes, a metodologia Máquina de Crescimento foi criada. Trata-se de um passo a passo onde você irá começar “testando” o Inbound Marketing como estratégia de aquisição de clientes e adicionando complexidade à estratégia ao longo do tempo. Para conhecer esse passo a passo, veja o infográfico e assista ao Webinar onde é explicado a metodologia: Metodologia Máquina de Crescimento.

O caminho para um crescimento sustentável e escalável

Como começar no mercado de agências digitais

Atualmente, no mercado de Marketing Digital, muitos profissionais são bons, mas só isso não basta. Geralmente, a jornada inicia quando um profissional tem uma habilidade específica (por exemplo, um designer), começa a fazer alguns trabalhos freelancers e, com o tempo e as novas demandas, isso passa a ser a principal fonte de renda. A questão é que tem um ponto fundamental para que você consiga se diferenciar das demais opções que já existem no mercado: a profissionalização. Entenda, de maneira prática e objetiva, o que fazer para começar no mercado de agências digitais: 

1º Passo: Faça o básico primeiro

• Registre seu domínio:

Você precisa pensar em um nome e registrar um domínio. A Hostbits pode te ajudar muito nessa fase.  

• Crie um site:

Entenda como um investimento. É a vitrine do seu trabalho. A plataforma WordPress é uma ótima opção.

• Hospede um e-mail:
• Isso traz profissionalização para o seu negócio. O Google WorkSpace pode ser o seu aliado nesta fase.Crie uma marca/logotipo

Ter uma marca/logotipo é um detalhe que faz diferença e ajuda na identificação da sua agência. Também mostra que você saiu da pessoa física e agora é pessoa jurídica.

• Redes Sociais

O seu negócio precisa ter uma boa presença digital. Não é só fazer e deixar de lado. Gere conteúdo de valor e tenha recorrência. Não foque somente no Instagram.

• Comece a aplicar os conhecimentos em si:

Seja muito bom no que faz. Se oferece serviço de criação de site, tenha um site espetacular. Se oferece gestão de redes sociais, tenha suas redes sociais impecáveis. Seja o seu melhor cliente. Venda o que você faz de melhor. Entenda: não existe negócio sem investimento, nem que o investimento seja de tempo.

2º Passo: Atividades burocráticas

É considerada a parte chata, mas é fundamental. Você precisa:

• Ter um CNPJ

É necessário para emitir notas fiscais para os clientes e justificar sua renda. Sugestão de ferramenta para te ajudar: Contabilizei.

• Ter uma conta de Pessoa Jurídica

Prefira os bancos digitais para ter benefícios como isenções de taxas, emissão de boletos, limite para TED e saldo digital. Algumas opções: Nubank, Inter, Original e C6 Bank.

• Criar o seu contrato de serviço

Isso é muito importante, pois auxilia na negociação com o cliente. Ele oficializa o serviço acordado com o cliente. Você tem mais previsibilidade, segurança jurídica, definição dos pré-requisitos do projeto e um melhor alinhamento para as entregas. [BOX: Confira nosso Guia para elaboração de contratos de serviços digitais]

• Definir as formas de pagamento de acordo com os serviços

O Inbound Marketing é um serviço de recorrência, e supondo que você vá trabalhar com ele é preciso definir a frequência do pagamento. Será pago mensalmente, quinzenalmente ou em outra opção? É importante ter tudo detalhado.

3º Passo: Defina qual é o seu posicionamento

Entenda o seu modelo de negócio. Olhe para sua agência. Você precisa saber o seu discurso e o seu nicho de atuação (caso opte por ser uma agência nichada). A ferramenta do Sebrae para fazer um Bussiness Model Canvas pode te ajudar nesta etapa. Entenda que existem diferentes tipos de agências: agência Full Service, agência nichada, agência de Compra de Mídia, agência de conteúdo, agência de Branding e criação, agência de Desenvolvimento Web etc.Invista no que você faz de melhor. Seja qual for o modelo que você atue, fazer Inbound Marketing para o seu próprio negócio é fundamental para que você seja o seu próprio case de sucesso.

4º Passo: Defina o seu portfólio de serviços

Você pode trabalhar basicamente com dois tipos de serviço: projetos pontuais ou de longo prazo. Projetos pontuais têm começo, meio e fim e não geram previsibilidade de caixa para sua agência. É um cliente que você conquista mas, na maioria das vezes, não retém. Alguns exemplos de serviços pontuais são: desenvolvimento de sites e blogs, criação de Landing Pages, e criação de logotipo.  Já os projetos de longo prazo, como Inbound Marketing, Marketing de Conteúdo, gestão de mídias sociais e manutenção de sites, são serviços recorrentes, que dão mais escalabilidade para o seu negócio.

5º Passo: Identifique os recursos financeiros

É importante se organizar antes de abrir um negócio. Ter uma espécie de reserva para investir. Considere as formas de investimentos para gerar o lucro desejado separando a sua conta pessoa física da pessoa jurídica. Assim, você consegue entender o que é seu e o que é da empresa. 💡 Ferramentas para te ajudar: Box PRO+, Guiabolso, Conta Azul e Gestão Click.

Os 3 pilares de uma agência digital lucrativa

Depois de começar no mercado de agências digitais, para manter o crescimento do negócio escalável, é fundamental estruturar, de maneira sólida, os 3 pilares de uma agência digital realmente lucrativa. São eles: processos, produtos e posicionamento.

1. Processos

Um processo organizacional é um conjunto de atividades estruturadas por procedimentos e regras. Cada etapa precisa estar correlacionada com a outra para gerar um determinado produto ou serviço conforme requisitos especificados. Independentemente do tamanho de uma agência, ela precisa de processos. Processos claros ajudam a escalar os resultados de um negócio. Se as eugências ou pequenas agências começarem a estruturar seus processos desde o início, no futuro, não precisarão fazer isso. A gestão de processos é o que garante que eles serão feitos da maneira certa. Ou seja, o passo a passo. Ela é fundamental para: 

• Padronização

Garante, primeiramente, a qualidade no trabalho que é executado. Seguir um padrão te ajuda a eliminar o risco de erros, o que é fundamental para gerir melhor o tempo.

• Organização 

É preciso definir bem qual é o ciclo de etapas de cada processo, ou seja, qual é a ordem de execução de uma tarefa. A organização evita que passos importantes sejam pulados e não compromete o fluxo de trabalho da agência. Processos internos bem-estruturados ajudam a deixar a rotina da agência mais dinâmica e intuitiva.

• Produtividade

Uma das piores situações dentro de uma agência é o retrabalho. Sem organização, os erros acontecem e se há erro, há a necessidade de corrigi-los, o que gasta mais tempo, dá trabalho redobrado e atrapalha todo o fluxo de demandas. Muitas vezes o problema começa no briefing. Um processo bem estruturado é de grande ajuda para evitar o retrabalho e aumentar sua produtividade.

Como estruturar os processos internos de uma agência (independente do tamanho):

1. Defina os processos que serão mapeados

Documente e registre os processos que serão mapeados. Pode ser de serviços, processos comerciais ou a fase onboarding do cliente ou de um novo colaborar (um passo a passo das ações que fazem parte dos processos – desde quando o cliente ou novo colaborador chegar até a entrega ou finalização do trabalho). Os processos podem ser adaptados e melhorados ao longo do tempo.

1. Documente cada processo da agência

Crie um documento e registre todos os detalhes. Os processos precisam ser devidamente documentados, já que isso permite ter uma ideia do desempenho a longo prazo.

1. Treine sua equipe

Uma equipe bem treinada é capaz de fazer qualquer fluxo de trabalho funcionar.

1. Monitore, mensure e repita

Se um processo deu certo, veja o que pode ser melhorado para trazer ainda mais resultados.

2. Produto ou serviço

De nada adianta ter todos os processos definidos, se não tem um produto ou serviço bom. É necessário definir o portfólio de serviços que serão oferecidos: principal entrega e tipos de projetos Crie um escopo dos serviços detalhado para cada opção.

3. Posicionamento

Já falamos sobre este assunto aqui neste eBook, mas ele é fundamental em qualquer fase que a sua agência esteja. Dados do Panorama das Agências Digitais 2021, pesquisa realizada pela RD em parceria com a Rock Content e com a MLabs, apontam que 36,43% das agências são especializadas, ou seja, trabalham com nichos específicos. Dentre os nichos que se destacam, estão varejo ou pequenos comércios, saúde e estética e serviços em geral. Dicas para sua agência atuar com Marketing de Nicho:

1. Verifique a rentabilidade do nicho

Perguntas que você deve fazer a si mesmo antes de escolher seu nicho:

• Qual é o potencial econômico desse nicho?
• Ele está em alta no momento?
• Qual é o tamanho desse meu mercado? Quantas empresas existem nesse segmento?
• O Marketing Digital realmente consegue gerar resultado para esse nicho?
• Quem são meus potenciais concorrentes?

2. Faça uma lista de temas que você domina Tente responder essas perguntas:

• Quais são suas ‘conquistas’ na área escolhida?
• Você é referência no assunto?
• Já trabalhou com o tema antes?
• Seu método funciona?
• Sua mensagem é percebida com facilidade?

3. Conheça as tendências do mercado Oara isso, sugerimos as ferramentas: Google; Google Trends; Google Maps; Keyword Planner e SEMRush. 4. Foque em um público específico Procure as respostas para as seguintes perguntas:

• Que tipo de conteúdo eu devo abordar?
• Quais são as redes sociais nas quais a minha audiência busca informação?
• Quais as necessidades desse público?
• O que ele espera do meu produto?

5. Torne-se referência sobre o seu segmento Estude muito, consuma o máximo de conteúdo que puder e não deixe de produzir conteúdo sobre o tema.

Os maiores erros de uma agência digital (e o que fazer para não cometê-los)

Acredite, esses erros podem acontecer em qualquer agência digital, não importa se é uma eugência ou uma pequena ou média agência. Saiba quais são e o que fazer para não cometê-los:

Falta de planejamento

Não cometa esse erro. É fundamental ter um planejamento da sua agência. Entender seu público-alvo, saber quem é a sua persona, identificar o perfil do seu cliente ideal. É importante que você entenda as expectativas do mercado para o que você vai entregar. Planejamento também engloba investimento: de tempo e de dinheiro. Então, planeje sempre. É fundamental ter um plano de negócio. Muitas agências começam em um ritmo frenético, pulam essa etapa e acabam cometendo o erro de não ter um planejamento. 

Fazer promessas que não se pode cumprir

Infelizmente, muitas agências não fazem isso. Esse tipo de atitude faz com que o cliente te enxergue com maus olhos. É fundamental que as ações a serem realizadas sejam planejadas de forma que os prazos sejam respeitados e você consiga cumprir a promessa de entrega feita. A organização é essencial nessa etapa, pois ajuda a evitar atrasos e manter as demandas com os prazos em dia. Mostre ao cliente que você tem o conhecimento necessário para entregar o que ele precisa.

Comprometer a campanha com erros de briefing

Um bom briefing é uma espécie de bússola para qualquer trabalho, principalmente para campanhas de marketing. Esse documento precisa ter todas informações necessários para o serviço ser executado. Um bom briefing te ajuda a apresentar ao cliente a real solução que ele precisa. Um briefing errado pode comprometer o seu relacionamento com o cliente. Então, comprometa-se a fazer um briefing de forma completa para evitar retrabalho.

Processo de vendas sem estrutura

Muitas agências nem tem um processo de vendas estruturado. Quando você tem um processo de vendas estruturado, consegue ter mais previsibilidade e escalabilidade. Invista tempo em estruturar o processo de vendas da sua agência desde o momento que o cliente entra em contato, a apresentação da solução, follow-up, fechamento e por aí vai. Contemple cada passo que o cliente tem na sua agência. Analise sempre para entender o que funciona e o que pode ser ajustado. Lembre-se de levar o perfil do seu consumidor em consideração.

Negligenciar o marketing da sua própria agência

Atenção: sua agência é o seu case de sucesso. Os seus resultados passam autoridade na área que você atua. Cuidado para não focar só no cliente e deixar a sua própria agência em último plano. Você precisa fazer o seu e precisa fazer muito bem feito. É sua responsabilidade olhar ‘para sua casa’.

Diversificar demais, segmentar pouco

Como agência, você precisa resolver algum problema que o cliente enfrenta e que o levou a te procurar. Então, não seja generalista. Quando mais especialista, maior a chance de ter escalabilidade no seu negócio. Por muitas vezes, quem faz tudo pode acabar não fazendo nada com especialidade. Cuidado para não querer abraçar o mundo, principalmente quem está começando, mas lembre-se: isso não impede que, aos poucos, você se especialize e amplie a sua área de atuação.

Valor cobrado muito baixo

Cuidado com o pensamento “estou começando e preciso cobrar barato”. Preço é percepção.  Você precisa mostrar valor no que está oferecendo para o cliente. É fundamental que você se mostre como um especialista e autoridade na área em questão. Use técnicas de vendas em seu favor. Alinhe expectativas, esclareça objeções, negocie e se faça presente. Uma apresentação consistente é fundamental para que o cliente entenda que a solução que você oferece é exatamente o que ele precisa para alcançar os resultados desejados.

Gestão para agências digitais

É comum que as agências no início façam algumas tarefas no improviso, mas com o passar do tempo e o crescimento, isso se torna inviável. A implementação de processos se torna necessária para que as entregas sejam cumpridas.  A falta de processos definidos, replicáveis, escaláveis e organizados fazem você perder: tempo, talentos, produtividade, lucratividade e competitividade. A gestão de projetos visa organizar e controlar recursos para se obter os resultados esperados. Ou seja, “fazer mais com menos, e cada vez melhor”.

Os principais objetivos são: menos custo (elevar a produtividade na produção do marketing), mais receita (aumentar os resultados das campanhas), mais ROI (aumentar o retorno sobre o investimento). Depois que você estrutura os processos de forma clara, é possível adaptar aos objetivos e estratégias de cada cliente. Para crescer e se destacar no mercado das agências digitais, você precisa estar atento a essas três vertentes de gestão empresarial:

Gestão de pessoas

Boa parte das agências ainda não dá a devida atenção a gestão de pessoas. Para isso, é importante entender as habilidades e também as características e ambições que aquela pessoa tem. É importante ter um mindset de querer crescer junto. Quando os colaborados estão engajados e motivados, o primeiro impacto é na qualidade dos serviços. Leve em consideração os seguintes pontos: promova a integração do time, desenvolva um ambiente agradável na agência, crie um plano de carro, crie programas de recompensa, faça feedbacks constantes e ofereça salários adequados.

Gestão do fluxo de trabalho

Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima estratégia para alcançar melhores resultados na sua agência. Ao estruturar esse processo, é possível identificar falhas e obstáculos que trazem maus resultados e afetam a produção de forma negativa. Siga os seguintes passos: mapeie os processos, construa um planejamento, automatize processos e acompanhe os resultados.

Gestão financeira

Um bom gerenciamento de finanças é determinante para não perder dinheiro e para se conservar prestigiado no mercado. Nesse contexto, entra em ação a chamada gestão financeira estratégica, que nada mais é do que um conjunto de providências tomadas para fazer com que a situação econômica de um negócio seja a mais vantajosa possível. Olhe para o seu negócio com o foco de sempre melhorá-lo. Nessa missão, estão incluídas condutas como: reduzir os gastos, monitoras as despesas, fazer balanços periódicos, elaborar o fluxo de caixa, entre outras. Não esqueça desses tópicos: controle de contas a pagar e receber, pesquise o histórico de crédito dos clientes novos, ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores, envie lembretes automáticos, reduza gastos com uma gestão de custos, faça o devido acompanhamento do fluxo de caixa, monitore todas as operações financeiras, separe as contas da empresa da conta pessoal, tenha propósitos bem definidos e adote softwares especializados em agências.

Para ter sucesso no meio digital, você não pode deixar de:

-Oferecer soluções modernas para os clientes;

-Construir um planejamento estratégico;

-Mostrar cases de sucesso (documente com o máximo de detalhes e provas possíveis) e

-Manter os clientes fidelizados.

Conclusão

Se você chegou até aqui, já tem todas as informações necessárias para trilhar um caminho de crescimento sustentável e escalável para sua agência digital. Com o mercado do Marketing Digital em constante ascensão, o que não vão faltar são oportunidades de negócio para você. Lembre-se: não existe negócio sem investimento, nem que o investimento seja de tempo. Procure sempre estar atualizado com as novidades do mercado, pois isso será, não só o diferencial para o seu negócio, como também para as soluções que você irá oferecer para os seus clientes. Independentemente da fase de crescimento da sua agência, os desafios vão surgir ao longo do caminho. Tendo a direção certa a seguir, você conseguirá colocar em prática as ações necessárias para que os bons resultados apareçam.  Conte com Agência PRO+ e a Resultado Digitais nesta caminhada rumo ao sucesso! Boa sorte e bom trabalho!

Sobre a Agência PRO+

A Agência PRO+ nasceu com o propósito de elevar a qualidade e o profissionalismo do mercado de agências de marketing digital. Através de conteúdo de valor e soluções voltadas para a educação deste mercado, oferecemos para as agências, profissionais da área, consultores e empresas de serviço de marketing e vendas uma referência a qual recorrer.  Nosso objetivo é construir uma comunidade para gerar conexões e muito conhecimento. Acreditamos que tudo começa com uma nova educação deste mercado a fim de criar uma comunidade de troca, onde o principal objetivo é garantir o intercâmbio de informações entre as agências.

Te convidamos a conhecer a Comunidade PRO+: uma plataforma com tudo o que você precisa saber para conquistar sua liberdade financeira, administrar seu tempo da forma que desejar e ser dono do seu próprio negócio digital. Nela, você tem acesso à materiais de apoio, aulas ao vivo, participação de convidados e um grupo exclusivo para agregar conhecimento e aprender novas ferramentas.