Primeiro contato com o Lead: dicas para encantar o seu possível cliente desde o início

A primeira conversa pode ser decisiva para transformar interesse em oportunidade real de negócio. Por isso, o primeiro contato com o Lead pode trazer apreensão para o profissional de Vendas ou de pré-vendas. 

É comum haver certa dificuldade para falar com esse cliente em potencial, e os motivos são muitos: o Lead está ocupado, não espera o contato de um(a) vendedor(a), ainda não entende que a empresa tem um produto ou serviço que pode facilitar sua vida, etc.

No entanto, superar as principais dificuldades na primeira interação com o Lead é essencial. Afinal, esse é um momento estratégico, que permite encantar o Lead, construindo as bases para uma negociação de sucesso, além de ser uma boa oportunidade para qualificar esse contato e entender se faz sentido seguir falando com ele.

Por isso, neste conteúdo, vamos explorar o primeiro contato com o Lead em detalhes. Qual a sua importância? O que fazer antes de pegar o telefone? E depois? Acompanhe para ficar por dentro!

Quando ter o primeiro contato com o Lead?

O momento da primeira abordagem influencia diretamente no sucesso da conexão. Os Panoramas de Marketing e Vendas da RD Station mostram que a rapidez é determinante: quanto mais ágil for o contato, maiores as chances de engajamento.

Além disso, os canais escolhidos fazem diferença. O estudo revela que o WhatsApp é o preferido por 74% dos profissionais para o primeiro contato com o Lead, seguido por visita presencial (33%) e ligações telefônicas (28%). Isso reforça a importância de usar meios imediatos, capazes de gerar resposta rápida e criar vínculo já no início da conversa.

Outro dado relevante: apenas 37% das empresas seguem rotinas consistentes de primeiro contato, o que abre espaço para diferenciação. PMEs que estruturam esse processo, usando automações de email e mensagens de WhatsApp disparadas via CRM, conseguem acelerar o ciclo de Vendas e não deixam oportunidades esfriarem.

Sendo assim, reforçamos que a rapidez na abordagem inicial faz toda a diferença para que essa oportunidade avance e acelere o ciclo de Vendas.

Exemplo de fluxo de primeiro contato em uma pequena ou média empresa (PME):

1. Lead entra no funil: o Lead baixa um eBook sobre Marketing Digital ou solicita uma demonstração no site.
   
2. Ação imediata do CRM: o sistema envia automaticamente uma mensagem de WhatsApp personalizada de boas-vindas:  “Olá [Nome], obrigado por baixar nosso material! Caso queira, posso compartilhar dicas práticas para aplicar hoje mesmo na sua empresa.”
   
3. Análise do vendedor: antes de ligar ou enviar uma nova mensagem, o vendedor consulta o histórico no CRM (materiais baixados, páginas visitadas, cargo etc.).
   
4. Primeiro contato humano: o vendedor liga ou envia uma mensagem personalizada com base no interesse demonstrado, usando perguntas abertas para entender os desafios do Lead.
   
5. Registro e acompanhamento: todas as interações ficam salvas no CRM, permitindo monitorar tempo de resposta, qualidade da abordagem e próximos passos.

Como descobrir se preciso melhorar o tempo de primeiro contato com o Lead?

O tempo de primeiro contato, também chamado de response time, é uma métrica fundamental para avaliar a efetividade do seu processo comercial. Quanto mais rápido um novo Lead é contatado, maior a chance dele evoluir no processo, diminuir o ciclo de Vendas e se tornar um negócio fechado.

Para atender rapidamente aos novos Leads, o time de Vendas precisa estar bem servido com as ferramentas necessárias para fazer contato, seja por telefone, email ou até por mensagens de WhatsApp. Além disso, é essencial que cada vendedor esteja treinado para atuar com agilidade, sendo alertado imediatamente sobre a entrada de um novo Lead no funil.

Todas essas funcionalidades costumam fazer parte de um bom CRM de Vendas. Para contatos, ferramentas que incluem disparo de emails e mensagens, e telefones virtuais ou discadores próprios, que facilitam a ligação diretamente pelo sistema.

Alertas e lembretes para contatar novos Leads também são funcionalidades que você deve buscar na sua ferramenta de Vendas.

Sobre o acompanhamento do tempo de primeiro contato, o cenário ideal é contar com relatórios automáticos que mostrem esse dado para o(a) gestor(a) comercial, permitindo analisar rapidamente como anda a métrica em cada equipe ou a performance de cada vendedor.

Os Panoramas de Marketing e Vendas da RD Station mostram que empresas que investem em rotinas de feedback e acompanhamento de mensagens estão mais preparadas para corrigir falhas e aproveitar oportunidades.

Exemplo prático com relatório de primeiro contato

Para ter uma ideia de como funcionaria na prática, confira esse exemplo do relatório de performance do plano Pro do RD Station CRM. Na imagem abaixo, você vê um gráfico mostrando o tempo médio de primeiro contato com Leads filtrando por responsável, permitindo avaliar individualmente cada profissional do time ou fazer análises comparativas.

Relatório do RD Station CRM mostrando o tempo de primeiro contato por cada responsável

Você pode, ainda, correlacionar o tempo de primeiro contato e as taxas de conversão do seu funil. Essa análise te permite, por exemplo, entender qual o tempo de primeiro contato ideal para aumentar suas Vendas com base nos dados da sua operação. Veja outro exemplo dessa visão em um relatório do RD Station CRM:

Análise comparativa de faixas de tempo de primeiro contato com oportunidades no RD Station CRM

Com isso, fica mais fácil entender onde estão os gargalos do seu processo comercial e quais vendedores precisam de mais treinamento. Assim, você conquista previsibilidade nas suas Vendas!

Como melhorar a abordagem no primeiro contato

Caso você identifique que precisa melhorar a abordagem no primeiro contato com o Lead, lembre-se, essa primeira interação com o Lead define o tom da relação comercial e realmente precisa da sua atenção. 

Para melhorar essa etapa, é importante equilibrar rapidez com relevância. Não basta ser o primeiro a entrar em contato: é preciso ter clareza sobre o que perguntar, como se apresentar e qual problema você pode ajudar a resolver.

Uma prática eficaz é preparar roteiros flexíveis de conversa, que orientem o time, mas permitam adaptações conforme o perfil do Lead. Outro ponto é treinar os vendedores para fazer perguntas abertas, estimulando o diálogo e coletando informações valiosas para avançar na negociação.

O monitoramento da abordagem também faz diferença. Times que analisam indicadores como tempo de contato, taxa de conversão e histórico de interações conseguem ajustar o discurso e evoluir mais rápido. 

Boas práticas para melhorar o primeiro contato com Lead:

• Se prepare antes: revise informações disponíveis no CRM para personalizar a conversa.
• Seja objetivo: valorize o tempo do Lead e evite discursos longos.
• Use perguntas abertas: incentive o Lead a falar sobre suas necessidades.
• Adapte o tom de voz: alinhe a linguagem ao perfil da empresa e do contato.
• Traga valor já no início: ofereça um insight, dado ou recurso útil.
• Registre tudo no CRM: centralize informações para facilitar acompanhamentos futuros.

Mais adiante preparamos um tópico exclusivo com dicas mais aprofundadas para fazer um primeiro contato com o Lead. 

Conheça as principais dificuldades no primeiro contato com o Lead

Antes de entender as melhores práticas no primeiro contato com o Lead, vale conhecer as principais dificuldades enfrentadas pelo vendedor quando tenta falar com esse possível cliente.

O principal adversário de um vendedor nesse primeiro momento do processo de Vendas é a rotina do prospect em si. Ou seja, são as diversas atividades que o seu possível cliente precisa fazer durante o dia. 

Algumas das atividades que disputam atenção do seu Lead:

• Ligações que ele precisa atender;
• Reuniões internas das quais participa,
• Treinamentos que precisa fazer ou assistir,
• As métricas que precisa analisar. 
• Até o tempo que ele perde procrastinando na internet é um competidor de atenção.

Por isso, o primeiro e maior medo do potencial cliente é perder ainda mais tempo com você. Qualquer ligação inútil, uma chamada de vídeo sem uma ajuda concreta para enfrentar desafios no trabalho, ou um email “apenas para saber se agora é um bom momento para conversar”, são considerados perda de tempo, e assim a mensagem é prontamente deletada ou ignorada.

Segundo Gustavo Broilo, diretor de Vendas na RD Station, “o grande desafio para líderes de Vendas não é mais só gerar escala, mas fazer isso mantendo a relevância em cada interação. Para tanto, é preciso uma combinação de dados, tecnologia — especialmente IA — e uma abordagem centrada no timing e no contexto de cada Lead.”

Por isso, não existe espaço para usar o tempo de alguém sem oferecer algo de valor em troca. Em tempos de abundância de informação, se o vendedor for capaz oferecer conhecimento relevante para os seus Leads, além de ter a atenção do cliente em potencial, verá oportunidades aparecerem.

Além disso, outro medo do Lead é o de nunca mais parar de ser importunado. As pessoas temem que, uma vez atendido, o vendedor nunca mais desista. Portanto, lembre-se: faz parte do papel do vendedor insistir, mas é importante saber a hora de parar.

8 dicas para o primeiro contato com Lead

Agora que você já conhece algumas dificuldades que pode encontrar no primeiro contato com o Lead, entenda como superá-las e, mais do que isso, encantar esses possíveis clientes.

1. Ofereça informações relevantes

O papel do vendedor no primeiro contato com o Lead é despertar a curiosidade sobre o que a pessoa pode perder caso não o atenda, ou responda um email, ou mensagem. 

Uma vez despertada, essa curiosidade precisa ser abastecida com informações relevantes sobre outras empresas do mesmo setor com problemas similares, ideias sobre os objetivos de negócio que o Lead possa estar buscando atingir e insights sobre como os clientes dele se comportam.

Se o contato for telefônico ou videochamada, é importante saber que, na primeira intereação com o Lead, você precisa de pelo menos 10 minutos para entender o que essa pessoa está vivendo e oferecer informações relevantes para ela.

Pode ser uma pesquisa do mercado, uma boa prática, um erro que ela esteja cometendo, uma oportunidade de melhoria fácil, uma informação sobre o principal concorrente e até mesmo uma sugestão de fornecedor. 

Na prática, qualquer coisa que seja relevante para a vida e o negócio do Lead. Para chegar até essas informações, é importante também fazer uma boa pesquisa previamente.

2. Adapte o tom de voz ao perfil do Lead

A forma como você se comunica influencia diretamente a percepção do Lead. Um contato com uma startup de tecnologia, por exemplo, pode ser mais descontraído, com linguagem simples e próxima. Já em setores mais tradicionais, como jurídico ou financeiro, um tom mais formal transmite profissionalismo. 

Ajustar a comunicação ao perfil do Lead demonstra preparo e aumenta a chance de engajamento.

Por exemplo, em vez de abordar um Lead de contabilidade dizendo “Oi, tudo bem? Bora marcar uma call?”, prefira: “Olá, vi que sua empresa atua com gestão contábil e acredito que podemos ajudar a otimizar a captação de clientes. Podemos agendar uma conversa rápida para eu explicar melhor?”.

3. Evite a autopromoção

O primeiro contato com o Lead é um momento para ouvir e colher informações, não para exaltar seu produto ou serviço.

Por isso, nesse momento, evite todas as formas possíveis de autopromoção, que vão repelir o Lead facilmente. No começo da relação comercial, certamente ele ainda não quer saber detalhes sobre o seu serviço, conhecer seu software ou ouvir o que a sua solução faz.

Nesse estágio inicial, evite autopromoção: foque em criar conexão genuína, entendendo os desafios e prioridades do Lead. 

Só depois, quando houver clareza de que existe alinhamento entre a necessidade e a solução, apresente sua proposta de forma mais estruturada. Aproveite, também, para qualificar esse contato, entendendo se vale a pena continuar a conversa com ele.

Então, em vez de dizer “nosso software é líder de mercado”, pergunte “Quais são os maiores desafios que você enfrenta na gestão de clientes hoje?”.

4. Tenha uma proposta de valor clara no primeiro contato com o Lead

Não só no seu primeiro contato com o Lead, mas em todos os pontos de contato, use uma mensagem alinhada, dentro do que ele precisa e de acordo com o que o seu produto pode oferecer. 

Essa mensagem precisa passar uma proposta de valor clara, em poucas palavras, que faça referência a um indicador de negócio, um movimento e uma métrica.

Sendo assim, não diga apenas “Temos um CRM com vários relatórios”, diga “Com nosso CRM você pode reduzir em até 40% o tempo de resposta ao cliente, aumentando suas chances de fechar mais negócios”.

5. Encontre a prioridade em eventos-chave

Eventos-chave são gatilhos de oportunidade de negócio que aumentam a relevância da sua abordagem. Por exemplo, muitos Leads só percebem valor quando há uma urgência ou contexto favorável. Então, saber identificar esses gatilhos aumenta a efetividade do contato.

Eventos-chave podem ser internos, como resultados de negócio abaixo do esperado, mudança de dono na empresa ou uma iniciativa estratégica nova, novos produtos, investimentos, novas relações e afiliações; ou externos, como novas tecnologias, mudanças nas leis vigentes ou no cenário competitivo da indústria.

Por exemplo, se a empresa acabou de contratar mais vendedores, você pode dizer: “Vi que sua equipe está crescendo, posso mostrar como nosso CRM ajuda a organizar os contatos para que todos tenham eficiência desde o início?”.

6. Crie mensagens simples

Durante o primeiro contato com o Lead, é importante estabelecer credibilidade, gerar curiosidade e sugerir um próximo passo muito fácil, tudo por meio de mensagens simples.

Para estabelecer credibilidade, basta mencionar a indicação de algum conhecido em comum, um evento-chave ou descobertas da sua pesquisa anterior.

Já para gerar curiosidade, mencione uma proposta de valor clara, compartilhe uma ideia nova ou informações importantes da indústria.

Por fim, próximos passos como “conversar por chamada de vídeo amanhã às 10h” ou “vou te ligar no final da tarde de quarta” são melhores que “veja este vídeo e me responda o email falando se você tem esse problema na sua empresa”.

7. Use perguntas abertas para estimular a conversa

Perguntas abertas convidam o Lead a compartilhar mais detalhes sobre seus desafios e expectativas, evitando respostas monossilábicas. Isso ajuda você a compreender melhor o cenário e direcionar a solução oferecida.

Então, em vez de perguntar “Você já usa alguma ferramenta de Marketing Digital?”, pergunte “Quais estratégias de Marketing você tem testado e quais resultados obteve até agora?”. Essa abordagem abre espaço para o Lead expor dificuldades e permite que você conecte sua solução de forma mais natural.

8. Torne-se uma boa fonte de informação

Seja o centro de recursos e esteja sempre com a sua imagem digital atualizada. Se sua empresa já tem um blog com postagens frequentes e alguns materiais educativos ensinando seu mercado e já é vista como referência, você tem meio caminho andado para ter seu valor percebido.

Conteúdos no site da empresa ajudam muito o trabalho do vendedor, assim como estar sempre bem atualizado sobre as novidades do mercado publicadas em meios de comunicação e nas redes sociais — inclusive, vale ir atrás das páginas das empresas e dos profissionais que você está prospectando!

O teste final do primeiro contato com o Lead

Quando um possível cliente pede para você falar mais, ele não quer uma oferta da sua solução nem uma demonstração do que você faz.

O vendedor pode concluir que se saiu bem quando o outro lado disser algo como:

• “Parece interessante, vamos continuar conversando sobre esse assunto.”
• “Entendi o que você disse, podemos marcar essa reunião para aprofundar na próxima semana.”
• “Envolver meu superior direto parece uma boa ideia, retorne o contato amanhã e terei uma resposta.”
• “Faz sentido, ainda não entendi como se aplica para o nosso negócio, mas podemos continuar conversando.”
• “Por algum motivo, sinto que este produto é importante para a gente. Você tem algum exemplo?”

Nesse momento, o Lead quer falar mais da questão que despertou a curiosidade inicial, ouvir uma história de sucesso de outra empresa similar… Hora de se preparar para a próxima etapa: a abordagem de Vendas!

E depois do primeiro contato?

Como vimos anteriormente, é essencial que o primeiro contato aconteça rapidamente, para não perder o interesse do Lead. A melhor forma de garantir isso é unindo processo, ferramentas e treinamentos.

O seu processo de Vendas precisa ter etapas bem definidas, com o prazo máximo para cada uma delas. Ao mesmo tempo, forneça ferramentas para que os vendedores possam agilizar esse primeiro contato.

No RD Station CRM, por exemplo, os vendedores recebem alertas assim que um novo Lead é atribuído a eles no funil. Dessa forma, podem entrar em contato quanto antes. Também podem fazer o contato diretamente pelo CRM, através do telefone virtual, outro ganho de tempo.

As ligações ficam gravadas e o vendedor pode fazer anotações direto no histórico da oportunidade, facilitando os próximos contatos. Isso é especialmente útil se o seu time trabalha com SDRs (ou pré-vendedores) nas primeiras abordagens, pois o vendedor que recebe os Leads já terá um repositório completo de informações importantes para prosseguir a negociação.

Para saber mais sobre como um CRM pode ajudar nos seus contatos com Leads e clientes, que tal conhecer o RD Station CRM? Crie sua conta gratuita clicando no link abaixo!