[eBook] Guia definitivo para integrar vendas e projetos

Organize seu processo comercial e atraia mais clientes

Nos próximos parágrafos, você encontrará diversas dicas que poderão ajudar em suas estratégias e rotinas de vendas durante e após o período de quarentena e trabalho remoto. É natural que, ao ser apresentado a tantas informações novas, sua mente comece a pensar em diversos caminhos, possibilidades e ações para colocar em prática e melhorar os resultados do seu negócio.

Nossa intenção é de que você e sua empresa passem por esse momento da melhor maneira possível. Por isso, conte com o time do RD Station CRM para encontrar alternativas para melhorar seu processo comercial nessa nova realidade. Clique aqui e saiba mais!

Aproveite a sua leitura!

Empresas integradas X Empresas fragmentadas

As empresas que não trabalham com equipes integradas passam por muitas falhas na comunicação interna, uma vez que os times não compreendem o funcionamento de outros setores e tendem a “atropelar” processos quando alguma interação acontece.

Com esse “telefone sem fio”, quem sai perdendo é a organização. O desenvolvimento dos projetos fica comprometido, já que as pessoas não compartilham a mesma visão e, por isso, não formam um grupo coeso. Os prazos se estendem, há necessidade de refazer e corrigir quase tudo o que é entregue, a produtividade e a eficiência despencam.

Nesse cenário, o produto final tem grande chance de não sair como o acordado pela equipe de vendas. Aliás, você já recebeu algum feedback de cliente insatisfeito, dizendo que não recebeu exatamente o que comprou? Pois é!

Em um ciclo de vendas longo, consultivo, é comum que grandes expectativas sejam geradas durante a negociação. Porém, se não há alinhamento entre o que é vendido e o que está disponível para entrega, quando o cliente sai do comercial é quase certo que essas expectativas serão quebradas.

Empresas integradas possuem pessoas motivadas e valores agregados à sua imagem e a seus produtos e serviços. Quando os setores atuam de forma conjunta, os funcionários se sentem motivados a compartilhar estratégias e a contribuir diariamente com o andamento de cada projeto. Há um senso de responsabilidade sobre o processo inteiro, não só sobre as tarefas designadas para cada um.

E é esse tipo de participação que você quer incentivar! Cada especialidade tem ideias ricas para dividir de acordo com suas perspectivas, e isso só enriquece a experiência final dos seus clientes. Acreditamos em uma receita de sucesso, que não é uma fórmula mágica, mas um objetivo a ser alcançado:

Processo comercial estruturado + projetos integrados às áreas estratégicas + comunicação efetiva + inteligência de dados = Resultados concretos e duradouros!

As plataformas colaborativas são ótimas formas de integração entre funcionários e tarefas a serem executadas, garantindo que as informações sejam devidamente repassadas e armazenadas. Além disso, quando os funcionários têm acesso a dados importantes e oportunidade de externar opiniões, eles se tornam mais produtivos e eficientes, já que passam a exercer na prática o que sabem, sentindo-se mais livres para criar.

Realizando a integração na prática

Se, por um lado, a divisão em departamentos ajuda a organizar os diversos fluxos de trabalho dentro da empresa, por outro lado criam-se muros e limitações. O desafio é entender a melhor forma de garantir a autonomia e a independência das áreas, mas também estimulando as trocas saudáveis que precisam acontecer pela empresa.

Promover o trabalho em equipe é tarefa difícil dentro de um departamento, que dirá na empresa inteira. Mas isso é uma das coisas mais importantes dentro de qualquer organização, pois confere solidez e resistência para enfrentar a força da concorrência.

Neste e-book, vamos focar na integração entre duas áreas específicas: o comercial, responsável pelas vendas, e a gestão de projetos. Quando falamos em projetos, pode ser que a sua empresa tenha uma área dedicada a essa atividade, como é comum em empresas de tecnologia, com setores de produto, ou em agências, que tratam cada cliente como um projeto; ou, ainda, núcleos pontuais, que se formam para projetos especiais para a empresa dependendo da demanda.

Um projeto é, por definição, temporário. Pode ser uma melhoria em um serviço, o desenvolvimento de um software, a criação de um novo produto para a empresa ou a execução de um trabalho para um cliente pelo tempo de um contrato. Apesar disso, os projetos têm ligação direta com os resultados de uma empresa, uma vez que surgem para atender a uma demanda de negócios.

É fácil entender por que essas áreas não se conectam facilmente. No dia a dia, essa percepção muitas vezes se perde, dado que a operação de um projeto envolve muitas etapas de planejamento, testes, validações e muitas mudanças. O impacto só chegará ao comercial quando o projeto terminar, o que pode levar semanas, meses e até mesmo anos.

A seguir, veja algumas dicas para facilitar a integração entre vendas e projetos, e entenda por que é tão importante que as áreas possam trabalhar juntas.

Aposte na comunicação

Uma empresa que não se comunica não consegue ser integrada. Por isso, é fundamental ter um canal aberto e transparente para colaboradores e líderes desses setores.

No caso da prestação de serviços, a falta de comunicação entre o comercial e os responsáveis pela execução do serviço é uma das causas principais de cancelamentos de contrato. Sem um entendimento completo do que o cliente contratou e dos motivos que o levaram à contratação, a equipe trabalha no escuro.

Para outros modelos de empresa, é possível que um projeto surja como uma demanda comercial. Vamos supor que você é o dono de uma concessionária de veículos em São Paulo que, além dos carros, também oferece serviços de revisão e manutenção com uma oficina parceira na cidade. As primeiras revisões já vem inclusas no valor do carro, bem como algumas manutenções simples.

Depois de 3 anos de negócios, os vendedores começam a perceber que é muito comum que clientes que moram em cidades próximas venham comprar na concessionária, buscando preços e condições melhores.

O problema é que a empresa só conta com uma oficina parceira, que fica na mesma rua da concessionária. E, no dia a dia, é inviável que um morador da região metropolitana precise ir até São Paulo para consertar o carro ou fazer uma revisão.

Por isso, os vendedores têm um longo histórico de clientes insatisfeitos com a falta de oficinas parceiras em outros municípios ou regiões, que acabam levando o carro em mecânicos locais e não utilizando os serviços previstos na garantia do veículo.

Em um almoço, os vendedores conversam entre si e percebem que já está na hora de resolver esse problema. Levam a questão para o gerente comercial, que repassa aos outros executivos da concessionária. Enxergando uma oportunidade de aumentar as possibilidades de negócios, a diretoria dá o aval e assim nasce um projeto: criar uma rede de oficinas credenciadas, ampliando a quantidade parceiros da concessionária.

Percebe a importância da comunicação e da liberdade de sugerir melhorias no processo? No nosso exemplo, seria fundamental manter o time comercial antenado sobre os desenvolvimentos do projeto, especialmente o prazo de lançamento da lista de oficinas credenciadas. Afinal, eles já podem começar a utilizá-la como um argumento de vendas!

O time de marketing da concessionária, sabendo do projeto, também pode pensar formas de ampliar anúncios para as cidades do entorno, já atraindo potenciais clientes que vão se interessar pela novidade. O atendimento da empresa também precisa ser avisado, para saber responder caso apareça demanda por oficinas parceiras em outros municípios.

A melhor forma de manter todos em sincronia é utilizando uma ferramenta de gestão do trabalho como o Runrun.it. Na plataforma, todos os membros do time podem dividir melhor as responsabilidades e acompanhar o desenvolvimento de cada etapa. Também é possível incluir os líderes do comercial, do marketing e do atendimento, para que todos sejam informados sobre o andamento do projeto.

Eles podem receber um aviso por e-mail, por exemplo, quando determinada tarefa for finalizada. Isso garante transparência e economiza tempo em reuniões de alinhamento, além de evitar questionamentos frequentes sobre como está o projeto. Bateu a dúvida? Basta checar a ferramenta!

Incentive o espírito de equipe

Uma boa forma de tornar isso possível é envolver as equipes dos projetos em reuniões de planejamento e apresentação de resultados comerciais. Assim, elas podem se inteirar sobre o impacto que o seu trabalho terá nos resultados, bem como sugerir outras melhorias e até ideias para projetos futuros.

Da mesma forma, o time comercial pode tirar dúvidas sobre os projetos e entender melhor os prazos e complexidades envolvidas. Esse alinhamento ajuda na construção da empatia entre os colaboradores, que terão uma visão clara do trabalho dos colegas e poderão auxiliar como puderem para que tudo saia conforme o planejado.

Elabore projetos integrados

Ao pensar, por exemplo, em um novo produto ou serviço para a empresa, reúna colaboradores de diferentes áreas, como no nosso exemplo da concessionária: comercial, marketing, atendimento, diretoria executiva e até mesmo as áreas técnicas.

Além de enriquecer a proposta do produto, que será desenvolvido a partir de múltiplas abordagens, esse processo é uma ótima forma de integração de setores. Compile todas as sugestões que forem dadas, elas serão úteis para esse projeto ou para os próximos. E lembre-se de manter os times envolvidos durante a execução.

Divida experiências

É importante repassar a todos as conquistas de determinadas equipes. Isso estimula e motiva, pois demonstra que a empresa reconhece e valoriza as ações de seus colaboradores.

Não precisa ser algo muito grande: até mesmo um e-mail com cópia para todos, reconhecendo os esforços e bons resultados, já é uma ação válida!

Use ferramentas específicas

Abandone planilhas e blocos de anotação. Existem ferramentas específicas para a área de vendas e softwares 100% voltados para gestão de projetos.

Como elas são específicas, possuem funcionalidades, processos, tecnologia e tudo que você precisa para ter mais resultado. Tentar resistir só aumenta seu custo e diminui as possibilidades de sucesso.

Em vendas, o uso de um CRM é fundamental para ter controle sobre o processo comercial e registrar os dados das negociações: número de clientes, ticket médio, ciclo de vendas, motivos de perda, entre outras métricas importantes para medir a saúde do funil comercial.

Já os softwares de gestão de projetos dão uma visão do todo – seja do fluxo de trabalho da equipe e da empresa inteira, se todos os times utilizarem. É mais simples mensurar a produtividade dos funcionários, o tempo médio de entrega de tarefas rotineiras, a organização e a priorização das atividades e até a viabilidade de um projeto.

Vale compartilhar esses dados entre as áreas para antecipar quanto tempo um projeto de melhoria vai levar para ficar pronto, e quanto isso vai custar para o caixa da empresa até começar a trazer retorno, para adequar as metas de vendas. Da mesma forma, para medir o resultado da implementação de um projeto, é essencial checar se houve alteração nos resultados comerciais, como crescimento no número de vendas ou no ticket, ou a redução do ciclo de vendas.

Entregando valor ao cliente

O cliente moderno não compra apenas produtos/serviços, ele está em busca de satisfazer de suas necessidades e desejos. Por isso, é preciso se colocar no lugar dele e entender o que realmente tem valor para o cliente, algo que muitas vezes nem ele mesmo sabe.

Para conseguir atender às demandas do cliente, é preciso ir além: ouvi-lo, identificar o que o incomoda, explorar as suas emoções e sonhos, e entender o que o levou até você. Anote tudo o que o cliente dividir, suas dores, histórias tristes, de fracassos, e também os pontos positivos e expectativas. Tudo isso te ajudará a construir um projeto extremamente poderoso e promover o real encantamento.

Esse registro pode acontecer em duas etapas, principalmente: nos contatos com o comercial ou em ações de marketing. Quando você utiliza ferramentas nessas frentes, é muito mais fácil captar os dados e informações. No caso de vendas, o CRM; para o marketing, uma ferramenta de automação e gestão de Leads.

Se tudo estiver registrado no histórico da oportunidade ou cliente, o trabalho da área de projetos será ainda mais simples. Basta consultar os dados e encontrar o que precisa para aplicar no projeto: por qual campanha o cliente entrou, quanto tempo durou a negociação, quais objeções apresentou, quais as maiores necessidades afirmou ter, etc.

O time também pode avaliar o que foi incluído na proposta comercial e envolve o projeto, o que o vendedor está prometendo para o cliente como solução. Essa avaliação é fundamental em projetos de desenvolvimento de novas funcionalidades, produtos ou serviços, por exemplo. A promessa comercial precisa estar alinhada com o que é possível realizar, e só quem cuida da implementação do projeto pode dar esse aval sobre ele.

Passagem do bastão

Nesse momento, a integração entre áreas torna o processo otimizado e a troca de informações eficiente e sem ruídos. Com as tarefas burocráticas e repetitivas automatizadas, as suas equipes podem demandar mais energia e foco ao que realmente importa: o cliente.

Na hora de passar o bastão do comercial para o setor que vai fazer o atendimento e o acompanhamento do cliente, o ideal é fazer essa passagem com a maior quantidade possível de informações.

Ter um processo de transmissão desses dados é a melhor forma de organizar a passagem. O comercial deve repassar os dados do CRM para quem for atender o cliente, com as particularidades da negociação, termos do contrato, os problemas relatados pelo cliente, etc.

Para o time de projetos, no caso de agências e outros modelos de prestação de serviço recorrente, essa passagem é um momento muito importante. Os primeiros meses do atendimento serão cruciais para o cliente decidir se vai manter o contrato ou não, muito embasado pelas entregas estarem alinhadas à expectativa criada durante a negociação.

Executando o projeto

Uma boa ideia perde toda sua genialidade quando é mal desenvolvida. Por isso, é preciso que o gerente de projetos cobre eficiência e não somente resultados. Ele também precisa acompanhar e ter controle das etapas de execução do projeto. Em geral, um projeto demanda atenção no seguinte:

• Integração: Garantir que todas as partes funcionem juntas.
• Escopo: Ter descrito minuciosamente e detalhadamente o plano de atividades, como uma espécie de roteiro, para a equipe recorrer em caso de dúvidas e ter maior confiança no desempenho das suas tarefas.
• Tempo: Tenha um cronograma com os prazos de entrega de cada tarefa e dos recursos que serão alocados para execução de cada uma. Garanta que elas sejam cumpridas no tempo determinado.
• Custos: Descreva todas as despesas, sem esquecer as variáveis que não estavam previstas no orçamento inicial e tome cuidado para não extrapolar demais o orçamento planejado.
• Qualidade: Garanta que o produto atenderá às expectativas e agregará valor às necessidades do cliente.
• Comunicação: Torne a comunicação mais rápida e eficiente, evitando o excesso de e-mails e reuniões.
• Riscos: Esteja sempre por dentro dos riscos e ameaças, e atento às vantagens e oportunidades.

Fazendo sua empresa crescer

O objetivo de toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, é crescer, ganhar visibilidade e se tornar referência no segmento em que atua. Para isso, todos precisam trabalhar unidos e conscientes de que estão no mesmo barco. Se ele afundar, todos se afogam.

Trabalhando de forma integrada, os dados fluem mais facilmente, com maior precisão e garantia de confiabilidade. E, ao cruzar informações confiáveis, será possível gerar centenas de dados estratégicos que pode te ajudar a criar novas oportunidades de negócios.

Utilize softwares inteligentes

Há ferramentas que são excelentes alavancas para impulsionar o crescimento de uma empresa. Entre as inúmeras vantagens que a tecnologia pode trazer para a sua empresa, listamos as seis principais que irão impactar no seu dia a dia profissional, trazendo mais qualidade, credibilidade e oportunidade ao seu negócio.

1. Eficiência

Por meio das ferramentas de gestão, o gerente fica bem informado e consegue controlar o trabalho, as agendas e o desenvolvimento de cada área. Assim, é possível manter as pessoas alinhadas, aumentando a produtividade  e, consequentemente, a eficiência das equipes.

O Runrun.it e o RD Station CRM são ferramentas que podem ser integradas. Ao marcar uma venda como concluída, um novo cliente é criado no Runrun.it e, para esse cliente, é possível criar novos projetos e tarefas contendo as primeiras informações que o responsável vai precisar para dar os primeiros passos no atendimento. Isso facilita a passagem de bastão entre as áreas, além de garantir que nenhuma nova venda seja deixada de lado.

2. Otimização do tempo

O Runrun.it, por exemplo, calcula o tempo que foi investido em cada tarefa. Essa automatização evita que os colaboradores tenham que gastar tempo preenchendo planilhas de horas – muitas vezes de maneira displicente, indicando erroneamente o tempo dedicado às atividades. Por outro lado, o RD Station CRM, ferramenta para vendas, possibilita uma combinação de filtros para a equipe de vendas focar apenas nos negócios mais importantes, como os de maior ticket ou com perfil ideal de negócio.

3. Informações em nuvem

Ferramentas que armazenam documentos na nuvem possibilitam que toda a equipe tenha acesso aos arquivos e possam obtê-los de qualquer lugar. O armazenamento em nuvem traz facilidade e segurança, além da praticidade de não estar preso ao computador do escritório.

4. Economia

Com a utilização de ferramentas, os gestores são capazes de distribuir melhor as tarefas, organizando o fluxo de trabalho, e ainda sobra tempo para elaborar estratégias que economizem tempo dos funcionários. Com informações sobre o tempo investido em cada venda e projeto, o gestor consegue verificar se é preciso reforçar a equipe em um período específico, ou alterar os processos da área, por exemplo.

Isso significa menos desperdício de recursos, mais assertividade para calcular o ROI de vendas e de projetos, mais embasamento para previsões de resultados, entre outras formas de economia de tempo e dinheiro.

5. Tarefas para priorizar

Um software de gerenciamento de tarefas pode auxiliar a equipe a entregar os produtos e serviços dentro do prazo, de acordo com as expectativas dos clientes. No Runrun.it, os gestores conseguem reordenar as demandas da equipe, estabelecendo prioridades.

No RD Station CRM, os vendedores têm controle sobre as tarefas por etapa do processo comercial, podendo organizar melhor os dias para não perder o timing de nenhuma negociação! Além disso, é possível visualizar quais oportunidades estão mais próximas do tempo total do ciclo de vendas, para priorizá-las e evitar estender o ciclo.

6. Histórico

O RD Station CRM armazena o histórico completo das interações entre vendedor e cliente, como e-mails trocados, anotações, gravação de ligações, o que pode ser consultado durante o atendimento do cliente ou para utilizar em treinamentos de vendas, como exemplos.

Se você utilizar também o RD Station Marketing, integrando as ferramentas você consegue acessar o histórico ainda mais extenso do cliente, com as interações dele com a sua empresa enquanto ainda era um Lead. Desde os materiais que ele baixou, até as automações pelas quais passou e as páginas que visitou, é possível entender o caminho exato que ele percorreu até se tornar um cliente.

Nesse quesito, o Runrun.it é semelhante: todo o histórico dos clientes, projetos e tarefas ficam arquivados de forma hierárquica, o que  facilita encontrar documentos e decisões sem perder horas entre pastas e e-mails. Além disso, o sistema registra o tempo de execução, a transferência de responsável, reabertura de tarefas, etc.

7. Follow up

Ao usar um Criador de Relacionamentos Melhores (sigla “abrasileirada” de CRM – que é tradicionalmente chamado de Customer Relationship Management), você abandona métodos antiquados e burocráticos de trabalho, como planilhas e blocos de anotação.

Com ele, você organiza seus clientes, oportunidades, negociações e contatos de forma mais sistematizada. Ainda é possível fazer um follow up (acompanhamento) via tarefas e lembretes que a ferramenta executa, além de gerar dados estratégicos para você incrementar suas vendas.

Você também pode fazer o follow up no Runrun.it. Na ferramenta, você consegue ter uma visão do todo através do Quadros, funcionalidade na qual as tarefas aparecem no formato de cards e são distribuídas colunas que representam as etapas do fluxo de trabalho, como num quadro kanban. Você ainda pode optar por ver as tarefas de apenas um projeto, de uma equipe, ou todos os projetos de um cliente, por exemplo, utilizando filtros.

Conclusão

Para conquistar novos clientes e fidelizar os já existentes, informação é poder. A melhor fonte de informação é a sua operação, o rastro deixado pela sua equipe e os seus clientes, e não aproveitar esses dados é um erro muito grave.

O maior ganho da integração entre vendas e projetos é a possibilidade de atender o cliente com clareza e assertividade, sem perder tempo precioso fazendo perguntas que já foram respondidas e aproveitando esse rastro produzido para incrementar a experiência proporcionada pela sua empresa.

Para isso, além de implementar ferramentas para administrar e coletar os dados, é ainda mais importante investir em uma transformação na cultura da empresa, com as dicas que demos neste e-book. Só com os processos adaptados e integrados, o uso das ferramentas será proveitoso e bem sucedido.

Runrun.it

O Runrun.it é um software de gestão que facilita a forma como as pessoas trabalham. A ferramenta dá para o gestor e sua equipe a visão do todo do fluxo de trabalho. Para o gestor, fica fácil acompanhar o andamento dos processos e identificar gargalos. E cada membro da equipe consegue ver o valor real do seu trabalho e como isso impacta as entregas e os resultados finais. Por fim, é possível gerar relatórios de desempenho e produtividade, além de analisar métricas em tempo real em um Dashboard customizável.