[eBook] Os principais relatórios do RD Station CRM e como analisar

Conheça os principais relatórios do RD Station CRM

Quando acessa o menu “Analisar” dentro do RD Station CRM, o usuário encontra duas possibilidades: “Relatórios”, que inclui relatórios focados em diversos números, e “CRM Live”, um painel atualizado com as informações do time comercial em tempo real. 

Os relatórios do RD Station CRM são bastante customizáveis. É possível navegar por tipo de relatório, mas também por uma equipe ou pessoa específica para se aprofundar. Além disso, pode-se usar os filtros para se aprofundar nas informações, para achar as melhores alavancas de oportunidades.

Dá para filtrar relatórios por uma data específica, campanha, pela fonte das oportunidades, dentre outros. O RD Station CRM também permite a criação de campos customizáveis para o time de vendas preencher.

O gestor pode usá-los como filtro mais tarde, se quiser. Todas essas informações — relatório, equipe, filtros — podem ser cruzadas, justamente para você ter uma profundidade de informação e evoluir em seu planejamento de vendas. 

Saiba mais sobre os principais tipos de relatórios que você encontra dentro da ferramenta e sobre o CRM Live abaixo! 

Painel

O relatório Painel é bastante visual, o que ajuda a ver as tendências, como períodos em que houve mais ou menos vendas. Com isso, o gestor pode olhar e ver facilmente se há alguma tendência ou sazonalidade nos resultados da equipe comercial.

Nessa mesma linha, há uma análise visual, mostrando se há uma tendência de vendas por valor em determinado período. A informação de ticket médio também é interessante para planejar o próximo ano. Dá para manter o mesmo volume de vendas, aumentando o ticket médio, por exemplo. São informações importantes para se planejar melhor.

Nos gráficos de desempenho, o gestor pode ver quem fez mais vendas, quem gerou mais oportunidades, quem perdeu mais, como está o funil de vendas no momento, quem foi o profissional que fez o maior valor em vendas no período e quais os principais motivos de perda registrados no CRM. 

Dashboard

O relatório Dashboard traz informações parecidas com o Painel, mas apresenta mais números, ou seja, é mais quantitativo. 

Ele traz um resumo com oportunidades criadas, oportunidades perdidas, vendas, valor total vendido, ticket médio. Há também as tarefas realizadas em determinado período, como número de ligações e emails. Mais enxuto, é bom aprofundá-lo aplicando mais filtros.

Pipeline

Selecionando a opção Pipeline, o gestor comercial acessa um relatório que mostra as oportunidades em andamento no funil de vendas. Fazendo isso, ele consegue saber quantas oportunidades cada pessoa da equipe tem em cada etapa do funil de vendas. 

Analisando esse relatório, também é possível saber o volume ideal de oportunidades para os vendedores e saber se há algum gargalo. Ter muitas oportunidades não funciona, por exemplo, porque o vendedor não vai dar conta de abordá-las. É melhor ter um volume adequado, que ele consiga acompanhar. Outra possibilidade é aplicar filtros para ter mais previsibilidade do que está para acontecer.

Esse é um bom relatório para fazer análises de curto prazo, quando se quer saber, por exemplo, o que preciso fazer hoje para ter resultados amanhã. Isso é mais relevante para quem faz um acompanhamento mais próximo do time de vendas.

Equipes

Esse relatório é interessante para quem trabalha com equipes diferentes, porque aqui você consegue comparar a performance dos times. O relatório mostra quais as equipes estão performando melhor, o volume de vendas que cada uma fez, dentre outras informações.

Isso permite entender o ticket médio por equipe — uma pode ter um ticket médio menor e mais vendas e a outra ter menos vendas e um ticket médio maior, por exemplo. Dessa forma, o gestor de vendas pode identificar padrões e conhecer as características de cada equipe.

Dentro desse relatório, há também um de Pipeline, que segue a mesma lógica do anterior, porém mostrando os números por time, e não por vendedor.

A premissa é a mesma: não adianta ter o pipeline de vendas vazio, mas um pipeline muito cheio também não faz sentido, porque os vendedores não vão conseguir dar sequência às negociações. É preciso achar qual é o volume adequado para a equipe.

Feedback

Poucos usuários do RD Station CRM utilizam esse relatório, mas ele é um dos mais interessantes para o gestor comercial que de fato se preocupa com a qualidade do atendimento que o time comercial está oferecendo.

O relatório de feedback vai informar quantas oportunidades receberam um último contato em um determinado período. Por exemplo: o relatório mostra que 14 oportunidades receberam o último contato de um vendedor entre 21/09 e 28/09. 

É possível ver quem é o profissional de vendas ou os profissionais que estão há tempo sem entrar em contato com essas oportunidades. Isso pode causar problemas de ineficiência comercial, então é importante encontrar essas pessoas e entender os motivos. Também dá para ver quem são essas oportunidades que estão há tempos sem contato dos vendedores. 

Conversões

O relatório Conversões é muito útil para quem quer fazer um planejamento melhor. Nele é possível ver quais são as etapas do funil em que há melhor e pior performance. Além disso, dá para saber qual a taxa de conversão em vendas por etapa.

Ter esse relatório completo é um dos motivos pelos quais os profissionais de vendas têm que usar o CRM todos dias, e da maneira correta. Porque se o vendedor não marca perda nas vendas, está mascarando esse relatório, e você pode ter um resultado bem pior do que está sendo mostrado.

Se você tem clareza dos resultados, pode usar o número de conversão total para saber quanto você vende a cada oportunidade criada, e isso já dá insumos para o planejamento.

Também é possível saber de maneira bem visual onde estão os gargalos de uma etapa para outra, planejando as melhorias na taxa de conversão.

A dica é aprofundar por etapa para entender o que está gerando gargalos e planejar pequenas melhorias ao longo do próximo ano, para melhorar a taxa de conversão no final. Também é possível aplicar os filtros para aprofundar ainda mais.

O relatório também mostra a quantidade de oportunidades perdidas por etapa e as vendas por etapa, além do tempo médio para fazer uma venda e o tempo médio para perder uma oportunidade.

Uma possibilidade é fazer ações que diminuam seu ciclo de vendas. Se conseguir diminuir o tempo de venda pela metade, você dobra o número de vendas. Isso sem gerar mais oportunidades, nem aumentar a equipe ou os investimentos no marketing.

Produtos e Serviços

O relatório de Produtos e Serviços, por sua vez, permite analisar quais são os produtos e serviços que geram mais dinheiro e vendas. Com isso, mais uma vez, o gestor consegue fazer o melhor planejamento possível para o próximo ano.

Fontes e Campanhas

O relatório Fontes e Campanhas é interessante para todas as empresas que tenham um profissional de marketing. Com ele, é possível analisar as fontes e campanhas da empresa e ter uma ideia das ações que geram mais vendas, perdas e oportunidades em andamento.

Dessa forma, pode-se saber o que está funcionando, para tentar replicar; o que está gerando perdas, para corrigir; e o que está em andamento, para tentar acelerar o fechamento.

Em Campanhas, o relatório segue a mesma lógica, só que são visualizadas as campanhas feitas no time de vendas.

Metas

O relatório Metas pode não dar um grande insumo para o planejamento anual, mas ajuda a gerar resultados no curto prazo. 

Quando cria uma meta, você define quem vai ser o responsável pela meta, o objetivo, o período. Depois, é possível ver quanto a pessoa deveria ter vendido nesse exato momento, qual era o progresso previsto.

Assim, o gestor pode acompanhar cada vendedor no dia a dia e traçar ações caso algo não esteja saindo conforme o previsto. Também para fazer o mesmo com o time e com a empresa. 

O relatório Metas é bem importante para acompanhar os resultados de curto prazo e também exige que o CRM esteja constantemente atualizado. 

Comparativo de ligações

O relatório Comparativo de ligações serve para entender qual vendedor está ligando mais, como está sendo a taxa de sucesso dessas ligações e também comparar os profissionais de vendas. Isso porque, se você tem alguém que liga muito e faz pouca venda, isso mostra que há oportunidade de melhoria. Se tem alguém que liga pouco e faz muita venda, também é possível melhorar.

CRM Live

Por fim, temos o CRM Live, um relatório de gestão à vista, ou seja, que mostra em tempo real tudo o que está acontecendo no time de vendas. Quando uma venda é fechada, por exemplo, a essa informação aparece imediatamente.

Uma boa ideia é deixar o relatório sempre aberto em um monitor a parte. Assim, o gestor consegue ver em tempo real o que está acontecendo enquanto faz o dia a dia da gestão, como melhorar processos, auxiliar as pessoas a usarem o CRM, auxiliá-las na abordagem, na conversão e eventualmente analisar os números. 

Conclusão

Com esses relatórios do RD Station CRM você consegue ter uma alta previsibilidade, seja para responder a famosa pergunta “quantas propostas eu tenho para fechar amanhã?”, seja para fazer um acompanhamento mais próximo do time de vendas.

Além disso, você também conta com os históricos e números de que precisa para fazer seu planejamento para os próximos meses. Filtrando por equipes, pessoas, funil, dentre outras opções, o gestor identifica o que funciona melhor, o que não funciona tão bem e onde pode melhorar um pouquinho a cada mês. 

Mas lembre-se: quanto melhor você atualiza o CRM, mais informações você tem. Quanto mais informações, melhor vão ser as suas análises. E, quanto melhor for a sua análise, melhor você vai conseguir encontrar gargalos e oportunidades. 

Dessa forma, o gestor consegue traçar um plano de ação, seja para uma pessoa, equipe ou para toda a empresa. Assim, tem uma oportunidade de evoluir a sua operação comercial para que seja mais eficiente, o que é quer dizer, no final das contas, gerar mais resultados com muito menos esforço. 

Vendas não é só arte, feeling e persuasão. As empresas que melhor performam usam dados, inteligência e indicadores. No final, quem sai ganhando são os próprios vendedores.

Bom trabalho!