[eBook] 5 dicas de trabalho remoto para gestores e vendedores

Organize seu processo comercial e atraia mais clientes

Nos próximos parágrafos, você encontrará diversas dicas que poderão ajudar em suas estratégias e rotinas de vendas durante e após o período de quarentena e trabalho remoto. É natural que, ao ser apresentado a tantas informações novas, sua mente comece a pensar em diversos caminhos, possibilidades e ações para colocar em prática e melhorar os resultados do seu negócio.

Nossa intenção é de que você e sua empresa passem por esse momento da melhor maneira possível. Por isso, conte com o time do RD Station CRM para encontrar alternativas para melhorar seu processo comercial nessa nova realidade. Clique aqui para saiba mais!

Aproveite a sua leitura!

Criando uma rotina de home office de vendas

Para garantir a produtividade em vendas em casa, é importante criar uma rotina para lembrar que está trabalhando, com horário para começar e terminar. Caso contrário, vida profissional e pessoal podem se misturar, e o vendedor pode chegar ao fim do dia com a sensação de que nem trabalhou, nem descansou como deveria.

O home office exige, mais do que nunca, disciplina e autoconhecimento, pois a organização da rotina fica a cargo do vendedor. Não há o ambiente do escritório, que pode forçar a organização, nem o gestor por perto.

Para criar uma rotina de home office de vendas, recomendamos:

Tenha um lugar específico em casa

Pode ser um escritório, uma escrivaninha no quarto ou até a sacada. O local de trabalho deve ser delimitado, assim, fica mais fácil entrar no modo produtivo nesse local. E evita também que se leve o trabalho para outros lugares reservados às refeições ou ao descanso, como a cozinha ou o quarto.

Troque de roupa

Outra recomendação é tomar um banho e trocar de roupa como se fosse para o escritório. Sair da cama e tirar o pijama ajuda a focar, pois a mente entende que você está em um ambiente de trabalho.

Faça um alinhamento com os outros moradores

Para quem não mora sozinho, essa dica é especialmente válida em tempos de pandemia. Isso porque é provável que outros moradores estejam, também, trabalhando de casa, ou fazendo outras atividades no mesmo local.

Por isso, delimite bem o seu espaço, explicando que, assim como quando estava no escritório, é importante que você não seja interrompido em seus horários de trabalho.

Delimite horários

Falando em horários, lembre de ter hora para começar e para terminar o expediente. Com essa definição, é mais fácil se forçar a ser produtivo no horário estipulado, sem procrastinar e comprometer o tempo de descanso. É importante ceder às tentações de ficar em casa, como adiantar tarefas domésticas, distrair-se com a TV, tirar um cochilo, olhar as redes sociais.

Quando uma dessas distrações ocorre de maneira isolada, você pode não notar diferença. Mas, quando vira uma prática, é algo que pode acabar com a sua produtividade.

Tenha intervalos programados

Assim como no escritório, no home office também é possível fazer uma pausa para um alongamento, um café ou para ir ao banheiro. Só é importante que essas pausas sejam programadas e breves, de 15min, por exemplo, para não perder o ritmo.

Também é possível reproduzir online momentos mais descontraídos para falar de outros assuntos, como o café com um colega ou o happy hour — é só marcar um horário e fazer uma videoconferência para isso.

Confira a infraestrutura

Uma internet funcionando bem é fundamental para o home office, assim como testar o vídeo e o áudio do computador antes de começar a trabalhar. Essas são, afinal, ferramentas essenciais para os vendedores. Ao começar uma ligação, lembre de perguntar se a pessoa do outro lado ouve bem, sem interrupções ou chiados.

Não é preciso ter um cenário profissional para trabalhar de casa. Ainda mais em tempos de pandemia, é compreensível que a maioria das pessoas não tenha a estrutura perfeita. Ainda assim, procure aproveitar o melhor do que você tem. Pense em uma iluminação que permita que a pessoa do outro lado consiga ver você, não sentando contra a luz, por exemplo.

Preocupe-se com a ergonomia

É importante ter uma boa infraestrutura para um home office produtivo, confortável e, o mais importante, que não vai prejudicar a sua saúde. Afinal, você vai passar diversas horas do dia nesse ambiente. Uma boa mesa e uma boa cadeira são fundamentais, assim como um computador em bom estado.

Mantenha a proximidade com o cliente

É importante manter a mesma proximidade que você tinha com o seu cliente no ambiente do escritório, ou mesmo para quem fazia vendas presenciais. O vendedor pode reproduzir esse ambiente em casa, com chamadas por vídeo com a câmera de ambos ligada. Isso ajuda quem usava a linguagem corporal em vendas presenciais, por exemplo.

2. A importância de um planejamento diário para os vendedores

Falamos de uma maneira mais geral sobre como o vendedor pode se organizar. Mas essas dicas mais abrangentes podem ser divididas no cotidiano, com a adoção de um planejamento diário. Entenda como fazer:

Crie tarefas para o dia

Alguns minutos antes de começar, faça uma lista com os seus objetivos do dia. Isso ajuda a visualizar melhor as tarefas. Com quantas pessoas tem que falar? Quantas ligações vai fazer? Pode ser no papel, no bloco de notas do computador, em uma ferramenta. Ao fim do dia, volte a essa lista e risque os itens que conseguiu terminar — a sensação de que está avançando é ótima!

Evite a autossabotagem

Como falamos, as tentações no home office são grandes, e é preciso de foco e pensamento positivo para evitar a autossabotagem. Deixar tarefas para amanhã, não fazer aquilo que não gosta… Não coloque desculpas só por estar em casa!

3. Mantenha rotinas de gestão, mesmo com o home office

Acostumados a conversar com os liderados presencialmente, a rotina de trabalho remoto pode ser especialmente desafiadora para os gestores. Por isso, veja algumas dicas de boas práticas para a rotina do gestor que trabalha home office.

Use uma ferramenta de gestão de projetos

Usar uma ferramenta de gestão de projetos ajuda a ter uma visão dos diversos projetos em andamento, combinados com diversos vendedores. Isso porque pode haver projetos para essa semana, para o semestre, para o ano. Lembrar tudo isso de cabeça é impossível.

Ferramentas como Trello, Asana e Monday ajudam a fazer esse acompanhamento de datas de entrega, recebendo alertas em tempo real.

Utilize o Google Calendar

O calendário do Google é excelente para gerenciar os seus horários. Lá você consegue ter uma noção de como está a agenda da semana, e também pode reservar horários para um trabalho mais focado, sem ser interrompido por conversas ou reuniões.

Execute uma tarefa por vez

Por falar em trabalho focado, é importante realizar uma tarefa somente de cada vez, em vez de fazer um pouco de cada. É comum que gestores tenham diversas funções para realizar. Relatórios, feedbacks, reuniões. Separe um momento para cada uma delas, assim você não acaba o dia com a sensação de que fez um pouco de tudo, mas, na verdade, não concluiu nada.

Separe um momento para ler emails e mensagens

A leitura de emails e mensagens pode tomar muito tempo dos gestores, ainda mais no home office, já que essas formas de comunicação são bem mais utilizadas que no escritório. Por isso, separe um momento para checar essas mensagens. Não fique abrindo o email o tempo todo, pois isso vai trazer diversas microtarefas e impedir que você foque nas tarefas maiores.

Crie uma sala virtual

Ao trabalhar em um escritório, os vendedores têm acesso ao gestor para tirar dúvidas. No trabalho remoto, isso se perde um pouco. Uma ideia é criar uma sala virtual em que as pessoas podem entrar para conversar. Pode haver diversas salas, uma para time de vendas, por exemplo. Na Resultados Digitais, a ferramenta adotada é o Matrix, mas existem outras opções, como Hangouts e Zoom.

Defina os canais de comunicação

Quando mandar um email? E WhatsApp? E ligar, pode? Defina com o time de vendedores quais tipos de assuntos devem ser abordados para cada um desses canais. Assim você não lê só ao fim do dia um email que precisava ser respondido com urgência, e também não perde tempo respondendo rápido mensagens de WhatsApp que poderiam ter sido um email.

Use documentos colaborativos

Se você ainda usa programas como Microsoft Word, que só podem ser editados no seu computador, repense essa prática em tempos de home office. Prefira documentos colaborativos, como as planilhas ou documentos de texto do Google. Eles podem ser compartilhados e editados simultaneamente por diversas pessoas, o que facilita bastante a edição de um relatório, por exemplo.

Crie rituais com os vendedores

Assim como o vendedor deve criar uma lista de atividades diária e ter uma rotina, com o gestor não é diferente. Por isso que a última dica deste material é a criação de rituais com os vendedores. Estas são as atividades que vale fazer de maneira recorrente:

• Reuniões de um a um (one on one): servem para conversar com os vendedores sobre como está o trabalho, dar e receber feedbacks, falar sobre carreira e outros assuntos. Elas devem ser marcadas com antecedência e ter periodicidade definida.
• Stand-ups: pequenos encontros antes de começar o trabalho, conversas curtas de 10min para falar sobre as tarefas do dia, compartilhar ideias e dificuldades pelas quais um vendedor e cuja solução pode ser útil para os outros.
• Faça coaching: defina um objetivo para desenvolvimento semanal junto com os vendedores. Converse com eles e defina pontos de melhoria que vão ser desenvolvidos naquela semana. O ideal é começar na segunda-feira e fazer uma checagem sobre o andamento na sexta-feira.
• Estimule contato entre vendedores: os vendedores podem fazer um bate-papo no fim do dia, fazer one-on-ones e outras rotinas. E o gestor tem o papel de estimular isso.
  Pratique simulações de venda: continue fazendo simulações de objeções. Em tempos de pandemia, por exemplo, surgem objeções novas, e não se deve deixar para praticar só na hora da venda.

Aproveite para treinar com os vendedores, ou estimular que treinem entre si, por meio das ferramentas de videoconferência.

Aproveite as oportunidades desse momento

No tempo que estamos vivendo, muitas empresas estão passando por dificuldades e incertezas.

Nesse cenário, é importante que o vendedor traga soluções e apresente caminhos, o que requer pesquisar sobre o cenário do cliente e entender a fundo suas dificuldades. Para isso, também é preciso ouvir, ser genuíno e empático com as dificuldades que as empresas estão enfrentando.

Procure ser realmente útil e presente. Mesmo que não feche negócio agora, no futuro, quando a crise passar, certamente você será lembrado pelos clientes em potencial como uma boa possibilidade para fechar negócio!

Faça do CRM um aliado

Estimule o time de vendedores a continuar alimentando o CRM com informações sobre os clientes assim que saírem de uma reunião, mesmo que ela não seja tão proveitosa. Em períodos de crise, é esperado que o volume de vendas caia e que os vendedores tenham mais dificuldade para fechar negócio.

Contudo, todo contato comercial gera insights poderosos para a operação. Por isso, é fundamental registrar todas as informações passadas pelos Leads, especialmente se não se tornarem clientes. As razões por trás das vendas perdidas são insumos ricos para melhorar o processo de vendas!

Com o CRM atualizado, você não precisa ficar cobrando por cada tarefa ou atividade do vendedor, economizando tempo e tornando a gestão ainda mais fluida.

Aproveite para avaliar o pipeline diariamente, no começo ou no fim do dia. Caso encontre alguma oportunidade de melhoria, deixe observações e dicas para os vendedores.

Essa análise constante é fundamental para entender o andamento das semanas, a proximidade da meta e o que pode ser feito para melhorar os resultados antes que o mês termine.

Em linhas gerais, nossas dicas são:

• Acompanhe as oportunidades que estão em fechamento, depois em negociação e assim por diante.
  Se tiver um volume alto no pipeline, priorize as que têm maior ticket médio ou que estiverem a mais tempo no processo.
• Busque padronizar a categorização de informações no CRM. Os vendedores devem ter o mesmo entendimento sobre cada etapa do processo comercial, para que os relatórios e dados gerados pelo uso possam refletir como a operação realmente se comporta.
• Por falar em relatórios, use e abuse dos reports que a ferramenta oferecer para você, mas não deixe de cruzar resultados e criar visões complementares para as suas necessidades.

Para esse período de crise, especificamente, temos mais algumas dicas práticas:

Na hora de um contato comercial, cuidado com as palavras. O discurso, nesse momento, precisa ser muito cuidadoso. Do contrário, corre o risco de soar oportunista ou insistente, insensível. Estamos todos aprendendo a lidar com essa situação, queremos parceiros e buscamos ajuda. Seja compreensivo e acolha seus Leads.

Leads que antes da crise se encaixavam no seu ICP, eram o seu fit ideal, podem não ser mais. Ao mesmo tempo, novos perfis podem se tornar bons alvos. Antes de entrar em contato, os vendedores devem identificar se realmente podem auxiliar aquela pessoa com a solução existente.

Independentemente do momento, é sempre importante começar uma abordagem comercial exercitando a escuta ativa. Ouça, faça perguntas e tome notas, entenda a dor do cliente e busque adequar seu discurso para fornecer as respostas que ele precisa.

Por fim, não desperdice as vendas perdidas. Aprenda com elas, compreenda o que impediu o fechamento e não deixe de anotar quais Leads estão abertos para um novo contato depois que a crise passar. Aproveite todas as oportunidades!

Conclusão

Esperamos que as dicas desse material tenham sido úteis para melhorar a produtividade do seu home office.

Quando voltar ao escritório, aproveite os aprendizados dessa época de vendas remotas para melhorar o seu trabalho, aplicando a disciplina e o foco que é tão necessário desenvolver no home office.

Bom trabalho!