[eBook] 5 rotinas essenciais para a gestão comercial

Organize seu processo comercial e atraia mais clientes

Nos próximos parágrafos, você encontrará diversas dicas que poderão ajudar em suas estratégias e rotinas de vendas durante e após o período de quarentena e trabalho remoto. É natural que, ao ser apresentado(a) a tantas informações novas, sua mente comece a pensar em diversos caminhos, possibilidades e ações para colocar em prática e melhorar os resultados do seu negócio.

Nossa intenção é de que você e sua empresa passem por esse momento da melhor maneira possível. Por isso, conte com o time do RD Station CRM para encontrar alternativas para melhorar seu processo comercial nessa nova realidade. Clique aqui e saiba mais!

Aproveite a sua leitura!

A importância de empoderar a equipe de vendas

Aqui na RD, desenvolvemos uma metodologia de gestão de vendas chamada PEACE, que descreve 5 etapas para que lideranças comerciais tenham uma equipe mais eficaz, que alcance mais resultados com menos esforços. 

Cada letra da sigla PEACE diz respeito a uma etapa que deve ser trabalhada pela gestão de vendas para a obtenção dos resultados. São elas: Processo, Empoderamento, Abordagem, Conversão e Evolução.

A segunda etapa, que trata de empoderar e capacitar o time, está especialmente relacionada com o tema deste material. 

Uma equipe de vendas empoderada é aquela que abraça desafios e foca em resolver problemas e alcançar suas metas, sem esperar que alguém diga o que precisa ser feito: ela se sente forte e preparada para trazer novas soluções.

Na área de vendas, as chaves para empoderar o time são processos, playbooks, ferramentas e técnicas. Com isso, os vendedores conseguem fazer a máquina operacional girar sozinha, e os líderes podem focar em questões estratégicas. Se as pessoas não estão seguras, por outro lado, a gestão precisa focar no operacional, deixando de lado a visão do todo.

É por isso que os líderes de vendas devem trabalhar para empoderar a equipe comercial, engajando a equipe e investindo no desenvolvimento dos vendedores.

A seguir, no eBook, apresentaremos diversas dicas de rotinas que você pode usar para empoderar a sua equipe. Para aprender mais, você também pode fazer gratuitamente o curso PEACE: Metodologia para gestão de vendas. Assim, você se aprofunda em cada etapa do método, incluindo aquela que trata do empoderamento e capacitação dos vendedores.

Rotinas de gestão para o time comercial

Reuniões de one-on-one

As reuniões de one-on-one (ou, em português, um a um) consistem em conversas entre duas pessoas para falar de um tema que seja de interesse de ambas as partes, sendo utilizadas pelas empresas como forma de auxiliar no desenvolvimento dos colaboradores. Esse tipo de encontro pode ser feito de forma recorrente, por exemplo todos os meses, ou ainda de maneira pontual.

Quando feitas de entre líder e liderado de maneira periódica e com qualidade, as reuniões one-on-one permitem avaliar as necessidades de cada pessoa, ajudando a destravar empecilhos. Na área de vendas, não é diferente. Esse tipo de conversa pode auxiliar no desenvolvimento dos seus vendedores, fazendo com que se sintam ouvidos. 

Mas, afinal, como fazer uma boa one-on-one? Aqui na RD Station, temos essas reuniões como rotina desde 2016 e, a partir de entrevistas com nossos líderes e colaboradores, consolidamos alguns aprendizados sobre one-on-ones que dão resultados. Para serem efetivas, as conversas devem ter algumas características:

• Oferecer liberdade para que diversos temas sejam tratados: performance, feedback, plano de carreira, clima da empresa, questões pessoais. Ao contrário do que se pode pensar, as one-on-ones entre líderes e liderados não devem ser restritas a temas como remuneração ou desenvolvimento. Isso porque um vendedor pode, por exemplo, estar passando por um problema pessoal que afeta o seu desempenho. Por isso, para uma one-on-one de sucesso, é importante que diversos assuntos sejam abordados.
• Permitir que os liderados sugiram pautas: isso não quer dizer que a liderança não possa sugerir uma pauta, mas que o liderado precisa ter liberdade para trazer os temas de sua preferência. A one-on-one deve ser um espaço para que o vendedor possa se expressar. 
• Ser um espaço de reflexão: se o assunto tratado pode ser resolvido rapidamente, por exemplo com uma conversa por email, é sinal de que não deveria estar na one-on-one. A ideia dessa reunião é que líder e liderado discutam, reflitam e se aprofundem em temas que fazem sentido para ambas as partes. O líder deve fazer as perguntas certas para estimular a reflexão e dar um direcionamento de próximos passos. 
• Ter frequência pré-estabelecida: é importante que as one-on-ones tenham uma frequência definida para garantir que aconteçam, caso contrário o líder pode dar prioridade a urgências, procrastinando conversas que também são importantes.

Revisão de pipeline

Com que frequência você revisa o seu funil de vendas?

A revisão de pipeline é uma reunião que pode ser feita com toda a equipe comercial, no geral semanalmente, para acompanhar o andamento das atividades de vendas. 

O objetivo? Garantir que haja um bom fluxo de prospects no funil de vendas, evitando que os vendedores fiquem ociosos. Mas os benefícios da revisão de pipeline vão além: a rotina também ajuda a entender o andamento das negociações e a ter mais previsibilidade em vendas. 

Não sabe por onde começar o seu pipeline review? Veja algumas dicas:

• Conheça bem a equipe de vendas: para vender bem, é preciso que os vendedores estejam bem. Por isso, aproveite a reunião para conhecer melhor a sua equipe e entender como se sente em relação ao trabalho.
• Defina as metas em conjunto com a equipe: é importante que as metas semanais sejam estabelecidas em conjunto com o time, para que os vendedores se sintam parte do planejamento. As metas também devem ser realistas, o que inclui entender qual é a previsão de fechamento para a semana e quais são as ações necessárias para garantir o volume de vendas previsto — como quantidade de vendas por fechar, objeções que impedem os fechamentos, estratégias para concluir mais negócios. Dessa forma, é possível entender se as metas são de fato possíveis de alcançar. 
• Parabenize os acertos: tão importante quanto cobrar os vendedores é reconhecer o bom trabalho deles. Aproveite a revisão de pipeline para enaltecer vendas feitas com sucesso, objeções que foram superadas, dentre outras ações. Valorize e divulgue os acertos para o restante da equipe. Isso faz com que os profissionais se sintam reconhecidos e também ajuda a motivar os colegas a alcançarem bons resultados. 
• Avalie falhas, mas com cuidado: além dos pontos positivos, esse momento é interessante para avaliar as falhas da equipe. Mas cuidado: o objetivo não é apontar culpados, e sim usar esses deslizes como fonte de aprendizado. Identifique erros, verifique suas causas e sugira soluções para que não ocorram novamente. É importante, aliás, criar um clima amigável em que o próprio vendedor se sinta confortável para compartilhar suas dificuldades.
• Destaque oportunidades que devem ser priorizadas: nem todas as oportunidades no funil de vendas têm a mesma importância. Por isso, aproveite a reunião para identificar aquelas que são mais interessantes para a empresa no momento. É nelas que os vendedores deverão focar na próxima semana.

Revisão de ligações e emails

De forma complementar à revisão do funil de vendas, temos as revisões de ligações e de emails enviados pelos vendedores. O ritual serve para buscar erros e acertos, treinando melhor cada profissional individualmente e também o time como um todo. 

A ideia é gravar as ligações e ouvi-las posteriormente, junto com a liderança ou com a equipe, para aprimorar o discurso. Por meio dessa análise, é possível identificar falhas e entender pontos de melhoria, além de ressaltar aspectos positivos das ligações. 

Além das chamadas, é possível ainda revisar os emails enviados pelos vendedores, outro canal bastante utilizado na área comercial. 

A seguir, trazemos algumas dicas de como fazer essa revisão de maneira que traga resultados. As dicas podem ser aplicadas a qualquer canal.

• Falas do cliente: além de analisar o que o vendedor diz, observe também o que o cliente fala. A ideia é entender se ele está engajado, se perdeu interesse, se está se sentindo compreendido pelo vendedor. 
• Confiança do vendedor: posicionar-se como especialista é fundamental para uma venda bem-sucedida. O profissional de vendas tem confiança em seu discurso e consegue conduzir a conversa com firmeza, ou se sente inseguro? Esse é um bom ponto a analisar em sua revisão de ligações e emails.
• Energia do vendedor: nesse ponto, o objetivo é analisar se o vendedor está no controle da sua energia ou se ele se deixa influenciar pelas ações do cliente. Se uma objeção apresentada pelo consumidor em potencial é o suficiente para abalar o profissional de vendas, pode ser um ponto de atenção.
• Conexão com o potencial cliente: aqui, procure entender se os vendedores conseguem se conectar com os clientes em potencial, gerando rapport. A técnica consiste em criar uma ligação de empatia com outra pessoa, gerando confiança no processo de comunicação. Criar essa conexão é essencial em negociações, abrindo portas para uma relação comercial efetiva e estável. 
• Escuta: ao contrário do que muitos podem pensar, ser um bom vendedor tem mais relação com saber ouvir do que com gostar de falar. A escuta é uma característica bastante desejada em vendas, pois é a partir disso que o profissional conseguirá entender as necessidades do cliente, criando empatia e direcionando o discurso. Por isso, observe se os seus vendedores estão falando mais do que ouvindo ou interrompendo os clientes em potencial.
• Uso de dados: ao falar dos produtos e serviços, o vendedor cita números, informações precisas, cases de sucesso? Ou prefere passar informações incorretas para evitar que objeções surjam? Ao informar o possível comprador de maneira correta, o vendedor evita vendas desalinhadas e clientes que vão cancelar em pouco tempo. Por isso, fique atento a esse ponto.

Revisão de motivos de perda

Dando continuidade às revisões, temos o review de motivos de perda, que permitem identificar gargalos contornáveis, sem os quais a empresa poderia ter menos vendas perdidas.

Nesse ritual de gestão, a liderança deve mapear os motivos de perda mais comuns na empresa e reunir-se com os vendedores para conversar sobre como eles poderiam ter sido evitados. O mapeamento pode ser feito usando uma planilha ou a ferramenta de CRM — há opções disponíveis no mercado que permitem que o vendedor registre os motivos de perda assim que a negociação for mal sucedida, facilitando a consulta posterior.

Com base nessas informações, os gestores podem aproveitar o encontro de revisão de motivos de perda para mostrar aos vendedores o caminho de como contar essas dificuldades. 

Por exemplo, se um motivo de perda comum for “o cliente não respondeu sobre a proposta”, isso pode ser um indício de que os profissionais de vendas não estão dando a devida atenção ao follow-up. O gestor, então, pode lembrar os vendedores sobre a importância de fazer esse acompanhamento.

Além disso, os motivos de perda podem evidenciar dificuldades comuns entre os vendedores, que podem ser resolvidas por meio de treinamentos e capacitações, por exemplo.

Role plays, ou simulações

Um role play é uma simulação de um evento real, que remete a uma situação cotidiana, geralmente repetitiva, e que precise de aperfeiçoamento e atualização. Essa simulação é um prato cheio para a área de vendas, pois permite que os profissionais se vejam em situações desafiadoras e reflitam sobre suas práticas. 

O role play é um recurso de aprendizagem bastante versátil e dinâmico, que pode trazer diversos benefícios, como favorecer o alinhamento cultural, disseminar boas práticas e auxiliar no desenvolvimento. 

Os role plays são especialmente importantes para vendedores no início da carreira, pois permitem que passem por situações parecidas com aquelas que vivenciarão com os clientes, mas sem o medo de errar. Também podem receber feedbacks dos gestores e repetir a conversa diversas vezes, até acertarem.

Veja algumas dicas para fazer bons role plays: 

• Escolha um champion: o planejamento é essencial para um bom role play de vendas. A atividade deve se adequar às necessidades de cada equipe, mas existem alguns pontos-chave que devem ser seguidos, como identificar quem será responsável por realizar o role play de forma recorrente, garantindo o engajamento de todos. Essa pessoa, chamada de champion, tem como missão fomentar a dinâmica do grupo para que seja construtiva.
• Defina a frequência e a duração dos encontros: também é preciso definir a frequência e a duração dos role plays. Por ser uma atividade recorrente, o ideal é que não seja muito longa, podendo durar até 30min, para evitar a evasão. 
• Estabeleça um formato para os role plays: é preciso definir também onde o role play irá ocorrer, além de estabelecer um formato e uma estrutura para sua realização — por exemplo, em duplas com ou sem observador, uma única dupla e o grupo observa e assim por diante. O encontro, por sua vez, pode ser dividido entre contextualização, role play propriamente dito e takeaways, em que são discutidos os aprendizados que se destacaram durante a sessão. 
• Envie um email: enviar um email prévio ao encontro é uma boa ideia para gerar engajamento e agregar valor ao role play. A mensagem deve funcionar como um lembrete do compromisso que ocorrerá dentro de algumas horas, incluindo horário e local (ou link para a videoconferência). Aproveite também para antecipar um pouco do assunto que será tratado e enviar conteúdos complementares que podem ajudar na dinâmica.

Conclusão

Nesse eBook, procuramos trazer algumas dicas de rituais de gestão que lideranças podem aplicar em seus times de vendas para obter melhores resultados. 

Nosso objetivo foi mostrar que, para que os vendedores obtenham os resultados desejados, é preciso que tenham o trabalho bem acompanhado e que recebam boas orientações, treinamentos e capacitações. 

Esperamos que a aplicação dessas rotinas auxilie a sua equipe de vendas a alcançar as metas no final do mês.

Bom trabalho!