A Matriz RACI é uma ferramenta popular entre os gerentes de projeto em todo o mundo. Também conhecida como gráfico RACI, é usada para esclarecer as funções e responsabilidades dos funcionários para cada tarefa e decisão que ocorrem ao longo de um projeto.
O gráfico foi projetado para garantir uma comunicação clara e fluxos de trabalho suaves em todas as partes de uma equipe. Os gráficos RACI podem ajudar a evitar aquela sensação de desânimo quando um grande tomador de decisões chega ao final de um projeto e complica as coisas com um grande número de mudanças porque não foram consultados durante todo o projeto.
O que é Matriz RACI?
Um gráfico Raci é um tipo de matriz de atribuição de responsabilidade no gerenciamento de projetos. Na prática, é uma simples planilha ou tabela que lista todas as partes interessadas em um projeto e seu nível de envolvimento em cada tarefa, denotado com as letras R, A, C ou I. Uma vez definidos esses papéis, as atribuições podem ser atribuídas aos papéis e o trabalho pode começar.
O nome Raci não é à toa. As letras R, A, C e I possuem significados particulares. Veja abaixo o que cada designação significa:
R - Responsible (ou responsável, em português)
Responsável designa a tarefa como atribuída diretamente a essa pessoa (ou grupo de pessoas). A pessoa responsável é aquela que faz o trabalho para completar a tarefa ou criar a entrega. Cada tarefa deve ter pelo menos um responsável, mas também pode ter vários dependendo do projeto e da sua magnitude.
As partes responsáveis fazem parte da equipe do projeto e geralmente são desenvolvedores ou criadores.
A - Accountable (a tradução, em português, também é responsável)
O accountable na matriz RACI delega e revisa o trabalho envolvido em um projeto. Seu trabalho é garantir que a pessoa ou equipe responsável conheça as expectativas do projeto e conclua o trabalho no prazo. Cada tarefa deve ter apenas uma pessoa accountable e ninguém mais.
As partes responsáveis geralmente fazem parte da equipe do projeto em uma função de liderança ou gerenciamento.
C - Consulted (ou consultor, em português)
As pessoas consultadas fornecem informações e feedback sobre o trabalho que está sendo feito em um projeto. Elas têm interesse nos resultados de um projeto porque isso pode afetar seu trabalho atual ou futuro.
Os gerentes de projeto e as equipes devem consultar estas partes interessadas antes de iniciar uma tarefa para obter informações sobre suas necessidades. E, novamente, ao longo do trabalho e na conclusão de uma tarefa para obter feedback sobre o resultado.
Nem toda tarefa ou decisão precisa de uma parte consultada, mas o gerente de projeto deve considerar todas as partes interessadas possíveis ao criar o gráfico RACI e incluir quantas partes consultadas forem apropriadas.
As partes consultadas podem ser indivíduos da equipe do projeto que não estão trabalhando em uma determinada tarefa, mas cujo trabalho será afetado pelo resultado. Eles também costumam ser colegas de equipe fora da equipe do projeto - mesmo em departamentos diferentes - cujo trabalho será afetado pelos resultados do projeto.
I - Informed (ou informado)
Pessoas bem informadas precisam ser inseridas no acompanhamento do progresso de um projeto, mas não consultadas ou sobrecarregadas com os detalhes de cada tarefa. Eles precisam saber o que está acontecendo porque isso pode afetar seu trabalho, mas eles não são tomadores de decisão no processo.
As partes informadas geralmente estão fora da equipe do projeto e geralmente em departamentos diferentes. Eles podem incluir chefes ou diretores de equipes afetadas e liderança sênior de uma empresa.
Quando você deve usar a matriz RACI
A estrutura de um gráfico RACI é útil para quase qualquer projeto, embora algumas equipes possam achar mais interessante do que outras
Por exemplo, eu sei ao criar este post que sou a parte responsável (R), porque estou fazendo o trabalho de escrever. Minha chefe é responsável por atribuir e revisar este trabalho. E ela pode consultar e informar outras pessoas da empresa, como o editor-chefe de outro de nossos blogs e um especialista em SEO.
Mas este projeto de escrever um post é bastante simples. Leva apenas alguns passos e inclui um punhado de partes interessadas. Uma matriz RACI formal é útil para projetos complexos e duradouros que incluem muitas partes interessadas, tarefas e marcos, especialmente se o trabalho envolver diferentes equipes.
Exemplos de projetos perfeitos para utilizar uma matriz RACI incluem: o redesenho do site de uma empresa, um processo de rebranding, implementação de um software novo, etc. Em resumo, qualquer mudança estrutural que envolve cronogramas, grandes custos e aprovação dos mais altos níveis de gerência.
As necessidades são facilmente ignoradas e os requisitos descartados em projetos tão complexos. Um gerente de projeto normalmente cria um gráfico RACI para evitar perder esses detalhes importantes e garantir uma comunicação clara em todo o projeto.
Como criar uma matriz RACI
Para criar um gráfico RACI, liste todas as tarefas de um projeto na coluna da esquerda e as partes interessadas na linha superior. Para cada tarefa, insira um R, A, C ou I para atribuir um nível de envolvimento para cada parte interessada em cada tarefa.
Por exemplo, na matriz abaixo:
- O analista sênior é responsável por concluir o trabalho no modelo econométrico;
- O SVP financeiro é responsável por essa tarefa - eles a atribuem ao analista sênior e revisam o trabalho;
- A equipe consultará o líder de SEO para informações antes e feedback após a tarefa;
- A equipe informará o gerente de projeto, o chefe de design, o diretor de vendas e a alta administração sobre o andamento do projeto;
- As tarefas de codificação de cores podem ser úteis para ver rapidamente se algum membro da equipe é responsável por muitas tarefas em um projeto e para garantir que você atribuiu pelo menos um responsável e um responsável para cada tarefa.
Dividir o gráfico por fases do projeto também permite ver quantas tarefas alguém é responsável dentro de um determinado período de tempo, o que pode ajudar a distribuir o trabalho uniformemente e evitar sobrecarga.
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Por que usar a matriz RACI é importante?
Um modelo de Matriz RACI é importante porque responsabiliza as pessoas pelos processos e garante que todos aqueles que deveriam estar envolvidos com qualquer mudança ou decisão de processo estejam devidamente envolvidos.
Mais notavelmente, uma Matriz RACI é importante para a melhoria dos processos de negócios. Isso porque a captura das funções RACI garante que não apenas fique claro exatamente quem é responsável por cada processo, mas também garante que todos os interessados no projeto estejam envolvidos (conforme apropriado) nas discussões sobre isso. Assim, as mudanças de processo são devidamente comunicadas a todas as partes relevantes.
Mais do que isso, em caso de falhas de comunicação ou tarefas, fica mais fácil de identificar onde exatamente a falha ocorreu. Assim, medidas corretivas podem ser tomadas mais assertivamente.
