A mudança nem sempre é algo confortável, já que geralmente ela traz consigo novos desafios. Uma pequena modificação em um processo pode exigir que toda a equipe da agência adote novas práticas.
Sabemos que estamos em uma era de mudanças frequentes. Mas você sabe como administrar a gestão da mudança na sua agência? Quando ela vai começar a ser executada? Quais pessoas serão envolvidas? Ou quais serão os novos processos?
Hoje em dia, diversas teorias estão no mercado na busca por ajudar a sua agência nesse desafio. Originalmente, todas vêm de John Kotter, um renomado professor da Harvard Business School que em seu livro Leading Change, de 1995, trouxe 8 passos para realizar a gestão da mudança em uma empresa.
Os 8 passos de Kotter podem ser muito bem aplicados dentro do universo de agências. Vamos analisar cada um, relacionando-os com o que você pode fazer obter sucesso na gestão da mudança da sua agência.
Passo 1: criar urgência
O primeiro e mais importante passo para a gestão da mudança é o senso de urgência. Todos os envolvidos, seja um departamento ou a agência toda, devem estar cientes da importância e da necessidade da mudança a ser feita. A ciência da mudança pode ajudá-lo a estimular a motivação e o engajamento inicial para modificar as coisas na sua agência.
A criação da urgência não é simplesmente a apresentação de gráficos e números informando a necessidade, mas também a abertura à conversas transparentes. Essa prática pode causar um efeito mais impactante, uma vez que abre o diálogo entre os colaboradores. Lembre-se de que a conversa tem o poder de alimentar uma ideia.
O que você pode fazer:
- Identifique as necessidades de mudança e mostre os cenários possíveis;
- Identifique as oportunidades a serem exploradas;
- Abra espaço para discussões e fique aberto a novas ideias;
- Solicite apoio de outras áreas, clientes e fornecedores. Outras perspectivas ajudam no desenvolvimento da mudança.
Passo 2: formar uma coalizão poderosa
Convencer os colaboradores da sua agência de que a mudança é necessária não é uma tarefa fácil. Para realizar uma mudança na sua agência você precisa de uma equipe de colaboradores com diferentes perfis, cargos, experiências e importância.
É necessária a presença de líderes, que estarão à frente da mudança, mas outros colaboradores também devem ter participação efetiva no processo. Os líderes necessários para puxar processos de mudança não precisam necessariamente estar ocupando um cargo de gestão: o papel pode ser desenvolvido, também, por um especialista.
O que você pode fazer:
- Identifique os principais líderes em sua agência, bem como seus principais interessados;
- Busque comprometimento profissional dos membros dessa equipe;
- Trabalhe na construção de subgrupos dentro da sua equipe de mudanças;
- Assegure-se de ter uma boa mistura de pessoas com diferentes perfis e diferentes departamentos.
Passo 3: crie uma visão para a mudança
A ideia do novo faz com que a pessoas pensem em muitas ideias novas e soluções fantásticas através de um brainstorm. Junte todas as ideias à uma visão geral e alinhada ao grupo. Isso facilitará o entendimento e a memorização do objetivo.
Quando as pessoas entendem por conta própria os objetivos a serem alcançados, os processos a serem seguidos farão mais sentido para sua equipe.
O que você pode fazer:
- Determine os valores e processos que são fundamentais para a mudança;
- Tenha uma frase direta e objetiva que capture o que você "vê" como o futuro da sua organização;
- Crie uma estratégia clara para executar essa visão;
- Certifique-se de que sua equipe possa descrever o objetivo da mudança em cinco minutos ou menos.
Passo 4: comunicar a visão
Sua visão e objetivos certamente entrarão em conflito com outras ideias no dia a dia da sua agência, então você precisa comunicá-las com frequência no ambiente de trabalho. De preferência, a mensagem deve ser incorporada em outras atividades.
O objetivo é manter a ideia sempre fresca na mente de todos para que seja incorporada aos poucos no cotidiano de cada um.
O que você pode fazer:
- Converse frequentemente sobre sua visão e objetivos de mudança;
- Tire dúvidas e saiba as preocupações de sua equipe. Quanto mais claro o processo, mais fácil será de ser implementado;
- Aplique sua visão a todos os aspectos das operações — desde treinamento até avaliações de desempenho;
- Lidere pelo exemplo. Outros colaboradores vão assimilar melhor a ideia se os líderes estiverem praticando a mudança.
Passo 5: remover obstáculos
Existe alguém da sua equipe que ainda resiste à mudança? Há algum processo ainda que pode ser considerado uma barreira?
Coloque uma estrutura para uma mudança e continue procurando por barreiras. A remoção de obstáculos pode capacitar pessoas que você precisa para executar sua visão e alcançar a mudança desejada.
O que você pode fazer:
- Identifique os líderes ou outros membros da mudança cujos papéis principais são para entregar resultados;
- Observe sua estrutura organizacional para garantir que eles esteja de acordo com sua visão;
- Reconheça e recompense as pessoas que fazem as mudanças acontecerem;
- Identifique como as pessoas estão resistindo à mudança, e ajude-os a ver o que é necessário;
- Busque ações para remover rapidamente barreiras, sejam elas humanas ou não.
Passo 6: criar ganhos a curto prazo
A percepção do sucesso é um driver fundamental da mudança e pode ser um motivador para sua equipe. Por isso, vale informar as vitórias breves, ou “quick wins”. Do contrário, críticos da sua ideia certamente prejudicarão o processo.
Uma vez que mudanças na empresa ocorrem a médio e longo prazo, objetivos de curto prazo darão esse sentimento de avanço.
O que você pode fazer:
- Quebre o projeto em pequenas partes para possibilitar os “quick wins”;
- Analise vantagens e desvantagens de cada “quick win”;
- Recompense as pessoas que o ajudam a atingir os objetivos e impactam positivamente no projeto.
Passo 7: desenvolva a mudança
Os “quick wins” atingidos pela empresa são apenas os passos iniciais para uma mudanças a longo prazo. Kotter ressalta que muitas mudanças falham, pois a empresa considera uma vitória muito cedo.
Realizar a implementação de um novo processo ou metodologia na empresa é um indicador de sucesso. No entanto, você consegue replicar isso tudo? A capacidade de replicar a mudança é o maior indicador de que você teve êxito na sua estratégia.
O que você pode fazer:
- A cada sucesso, tenha feedbacks do que deu certo e do que deu errado;
- Defina objetivos para continuar o processo de mudança;
- Desenvolva a ideia de melhoria contínua;
- Mantenha novas ideias trazendo novos agentes da mudança e líderes.
Passo 8: ancore as mudanças na cultura corporativa
Por fim, uma vez que a mudança é realizada, faça esforços contínuos para garantir que ela seja vista em todos os níveis da sua agência, desde estagiários até os sócios. Isso ajudará a concretizar a mudança na cultura da empresa.
Também é importante que os líderes e gestores da sua agência continuem a apoiar a mudança para que ela seja mantida. Isso inclui tanto o pessoal já existente como também novos membros.
O que você pode fazer:
- Fale sempre sobre o progresso e os sucessos obtidos;
- Inclua os ideais e valores de mudança ao contratar e treinar novos funcionários;
- Reconheça publicamente os membros-chave da sua equipe de mudança original e assegure-se de que o resto da equipe — nova e antiga — lembre-se de suas contribuições;
- Substitua líderes e membros-chave das mudanças à medida que progridem. Isso irá gerar um legado e evitar que a ideia se perca.
Conclusão
A agência deve trabalhar duro para conseguir uma gestão da mudança com sucesso na empresa. Um planejamento organizado e estruturado cria fundamentos para que a implementação da mudança seja um sucesso. Ansiedade e impaciência são características que não devem fazer parte da mudança, pois esse é um processo longo e contínuo.
