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Pipeline de ventas: qué es y cómo montar uno en tu empresa

Conoce en qué consiste un pipeline de ventas y cómo ser más eficiente para cumplir las metas con más facilidad

Pipeline de ventas es el mapa de las actividades diarias que componen el proceso de ventas en el trabajo de un representante comercial, mostrando cada una de las etapas de una negociación. También conocido como embudo de ventas, este va desde la recepción del Lead de Marketing hasta el cierre del negocio. 


Quien trabaja con nuevos negocios ya lo sabe: la vida gira alrededor del pipeline. em trabalha com novos negócios já sabe: a vida gira em torno do pipeline. También conocido como embudo de ventas, es por medio de análisis constantes de este y de la gestión de actividades diarias con las negociaciones que el vendedor consigue ser más eficiente.

La gestión de esa dinámica de ventas debe ser realizada de forma constante. Esta también debe ser precisa para garantizar el enfoque en las negociaciones que realmente serán cerradas en ese mes o en determinado ciclo de ventas.

Si consideras que tu eficiencia esta siendo menor de lo esperado o quieres entender mejor en qué consiste un pipeline, continúa leyendo este post:

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Aprende sobre procesos, equipo, modelos y metas, así como tips de negociación para que mejores tus resultados en el área comercial

El pipeline de ventas

También conocido como embudo de ventas, el pipeline es el mapa de las etapas que componen el proceso de ventas de un representante comercial. Es decir, cada negociación fluctúa en el pipeline de ventas siguiendo algunas etapas de la negociación.

Esa dinámica no es simple, principalmente si hablamos de ventas B2B o ventas complejas, en las cuales se involucran muchos factores. Entre estos, podemos citar el volumen de negociaciones abiertas, ciclo de ventas de esas negociaciones, ticket promedio y eficiencia del trabajo, por ejemplo.

Los indicadores del pipeline de ventas

Si un vendedor conoce su pipeline de principio a fin, la probabilidad de llegar a la meta aumenta bastante. Por eso, los números son muy importantes, evidenciando algunas señales para una micro gerencia mucho más eficiente.

Existen 4 indicadores fundamentales y estratégicos que un representante de ventas o sales rep debe monitorear:

1. Número de deals (negocios) abiertos en el pipeline

Todo pipeline debe tener un volumen de negociaciones ideal, que va a depender del ticket promedio y ciclo de venta esperado. Mantener el embudo lleno de negociaciones es importante para garantizar que siempre exista un stock para suplir una determinada etapa posterior.

Independientemente de la estructura de prospección de la empresa (Inbound, Outbound o mixta),  el principal preocupado con el volumen de Leads en el pipeline debe ser el propio vendedor.

2. Ticket promedio de los deals que están siendo trabajados

Todo sales rep posee no solo un número de ventas como meta, sino también de ingresos (o nuevos ingresos recurrentes) traídos para la organización en la que actúa. El control del ticket promedio de sus negociaciones es fundamental para garantizar  que el vendedor “se pague” y además traiga el lucro que la empresa espera.

En general, los principales modelos de comisión son 100% relacionados a este número. Por eso, conoce el ticket promedio de tus deals lo más rápido posible.

3. Eficiencia general (close ratio)

Esta métrica es fundamental para que el vendedor entienda cómo está su curva de aprendizaje a lo largo de su tiempo de ventas. Es decir, cuán eficiente está siendo en su día a día. Pero, ¿qué es ser eficiente en ese caso?

Entre mayor sea esa tasa, que deberá ser calculada sobre las negociaciones ya concluidas en un determinado periodo de tiempo, mejor será el aprovechamiento general del vendedor. Esto significa que mayor será la probabilidad de aumentar sus ventas si trabaja con más negociaciones.

Es importante que el representante comercial no monitoree solamente su eficiencia general, sino también la de las etapas. La primera es calculada considerando todas las etapas del proceso de ventas, verificando la cantidad de pérdidas y de ganancias en un determinado periodo.

La medición de la eficiencia de cada etapa específica del proceso de ventas permite entender dónde están los cuellos de botella del proceso. De esta forma, es posible trazar cuáles planes de acción serán necesarios para aumentar la eficiencia.

4. Ciclo de ventas promedio

Es la duración promedio antes de que el negocio sea cerrado, es decir, el tiempo que el vendedor invierte en el proceso para ganar la negociación. Entre menor sea el ciclo de ventas, mejor.

No obstante, este varía de acuerdo con el producto, servicio, buyer persona y modelo de ventas.

Es importante medir también el tiempo de vida del deal en cada etapa del proceso de ventas,  es decir, en qué velocidad el stock de negociaciones se mueve y avanza en el pipeline.

Dependiendo del proceso de ventas, el tiempo promedio de duración puede variar de etapa a etapa. Así mismo, de acuerdo con el ticket promedio del prospecto, ya que en general entre mayor sea el ticket promedio, mayor será el ciclo de ventas.

El cuidado para no perder el momento ideal de avanzar el negocio es importante, por eso esta es una de las métricas más importantes para el sales rep. ¡Un buen Embudo de Ventas es un embudo que se mueve, y lo hace lo más rápido posible!

Cómo equilibrar estos factores y acelerar ventas

Estos cuatro indicadores forman en conjunto el acelerador de ventas del sales rep. El equilibrio de estos resulta en un óptimo resultado de número de ventas e ingresos para el profesional y en consecuencia, para el área.

Es decir, es necesario monitorear y evaluar todos los indicadores, y no solo enfocarse en uno de estos. El objetivo es evitar generar un desequilibrio que dificulte el camino para obtener consistencia en la entrega de ventas.

Es importante saber que no siempre estos indicadores serán positivos y favorables. Estos deben, no obstante, ser compensados a lo largo de la entrega del sales rep. Por ejemplo: en un mes en que el ticket promedio está por debajo de la meta, el número de ventas deberá ser alto para compensar y hacer que el vendedor alcance su meta de ingresos.

Otro consejo es intentar hacer más corto el ciclo de ventas del pipeline cuando el volumen de negociaciones sufre una caída inesperada. Reuerta hacer esto respetando los gatillos de pasaje de etapa a etapa de tu proceso de ventas.

Qué es un “pipeline review” y cómo hacerlo

La práctica más común entre los vendedores de alto performance es la constante revisión del pipeline, con el fin de acelerar tus vendas. Desde ahí surge la pregunta, ¿qué evaluar y con cuál frecuencia? ¿cuáles son las metas a ser trazadas y cómo el líder de ventas puede ayudar en este trabajo?

A continuación, destacamos lo que debe ser desmitificado en las revisiones del pipeline.

Revisión de las etapas de la negociación

Cada vendedor debe tener claridad de la dinámica de ventas, además de saber cuáles son las etapas que acontecen entre el primer contacto y el cierre del negocio. La revisión de los gatillos de pasaje ayuda en el entendimiento de cuál es la acción necesaria a priorizarse para avanzar la negociación para una próxima etapa.

Este ejercicio debe ser realizado diariamente y siempre que sea posible, con ayuda del líder o de otro vendedor del equipo. Lo importante es que sea alguien con una visión externa y que no haya estado involucrado directamente en la negociación.

Movimiento esperado

El movimiento esperado del pipeline varía de acuerdo con la visión del ticket promedio de la venta, complejidad y otros factores. Sin embargo, es recomendable que el vendedor estipule metas semanales de movimiento llevando en consideración su stock activo de deals abiertos, el ciclo de ventas esperado y la tasa de conversión prevista.

Es importante buscar una velocidad perfecta de movimiento para que el volumen promedio del embudo se mantenga ideal. Así mismo, tener en cuenta que un exceso de negociaciones en el stock puede ser perjudicial.

El alcance de metas de movimiento a lo largo de la semana evita que el vendedor tenga un desequilibrio de pipeline, aumentando su probabilidad de ser constante en sus entregas a lo largo del mes. Es decir, sin acumular la mayor parte de sus ventas en los últimos días, impactando negativamente en su energía.

Gestión de actividades

Top performers saben gestionar bien sus actividades. Un buen vendedor direcciona su energía, priorizando a lo largo de sus días los Leads más “calientes” y próximos al cierre, pero tampoco se olvida de las negociaciones que están en las etapas iniciales y garantizarán los resultados de mediano plazo.

Es importante entender lo que está frenando y a partir de ahí trazar un plan de acción para todos los negocios abiertos en el embudo de ventas. Todos esos deals deben estar en constante motivación – esta es la actividad más importante y que debe ser realizada diariamente, para que haya una distribución inteligente del tiempo por parte del vendedor.

Al final, el “pipeline review” debe ser la actividad principal de un sales rep. Esta se divide en varios análisis, siendo que los tácticos y estratégicos (como movimiento y tasas de conversión) deben ser realizados semanal y mensualmente. En cuanto a los operacionales (como gestión de actividades y plan de acción con cada negociación) deben ser realizados diariamente.

El líder de ventas debe auxiliar, principalmente, en las revisiones tácticas y estratégicas, definiendo metas de eficiencia y volumen esperado.

“Keep your pipeline clean”

¿Ya analizaste tu pipeline de ventas hoy? Es importante entender que este debe ser un ejercicio constante para mantener las negociaciones en las etapas correctas del proceso de ventas, asó como sus debidas documentaciones y correcta gestión de actividades para avanzar tus negociaciones.

Los desafíos son la rutina y el entendimiento de cuál deal priorizar en el momento, pues son esas elecciones que darán el norte a un pipeline de ventas eficiente. Modelos de documentación, de email y guiones (o manuales) pueden ayudar a lo largo del proceso de ventas y darle ritmo al embudo.

Una previsión confiable de ventas, también conocida como forecast, es fundamental para el éxito de un negocio, y no es diferente en la visión del sales rep. Para que este pueda llegar a su meta con seguridad, debe tener el control y organización constante de su pipeline para garantizar que su forecast sea lo más confiable posible.

Para ver có está el desempeño de tu pipeline, haz uso de nuestra herramienta gratuita de Benchmarking del Embudo de Ventas.

Este post fue originalmente escrito por Rafael Alexandre en portugués y contiene adaptaciones hechas por el autor para el mercado de Latinoamérica y España.

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