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Videoconferencia: ventajas y consejos para utilizar este recurso

Descubre cómo aumentar tus ventas aprovechando el recurso de videoconferencia en reuniones y cierre de negocios con tus clientes

¿Sabías que el 70% de los trabajadores alrededor del mundo trabajan remotamente al menos una vez por semana?  Este es un dato mostrado en un estudio realizado por Logitech. Con la popularidad del home office, las organizaciones actualmente buscan por una alternativa a las reuniones presenciales. Es ahí que entra la videoconferencia. 

Ya sea para comunicarse con clientes, proveedores o incluso con otros mienbros de tu equipo, este es un recurso que se volvió esencial para el día a día de los negocios. Independiente de si eres un practicante del teletrabajo o no, una cosa es cierta: difícilmente irás a escapar de las conferencias por video.

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Aprende cómo el uso de la Tecnología puede ayudar a tu equipo comercial a incrementar las ventas de tu empresa de forma eficiente.

Por eso, entre más rápido aprendas a manejar diferentes herramientas de videoconferencias (como Zoom o Google Hangouts, por ejemplo), más fácil será tu vida en el trabajo. Estas cuentan con interfaces amigables, de las que tenemos seguridad te adaptarás rápidamente.

Saber usar plataformas como éstas no es suficiente para tener éxito en una videoconferencia y es por eso que decidimos escribir este artículo. Te compartiremos buenas prácticas y consejos para que tengas mejores videollamadas. 

Ventajas de realizar videoconferencias

Sabemos que muchas personas tienen un cierto rechazo por hacer reuniones en video o simplemente prefieren las reuniones presenciales. Pero, como te mostraremos, las videoconferencias son un recurso que trae muchas ventajas para ti y para tu empresa.

1. Reducción de costos

¿Ya paraste para pensar que utilizar el recurso de videoconferencia para reuniones con tus clientes, e incluso con prospectos, puede ser una gran alternativa para reducir los costos del área comercial de tu empresa?

¡Eso mismo! Una buena videoconferencia puede ser una gran salida para mantener la relación con tus clientes actuales y para cerrar nuevos negocios, sin tener un costo de desplazamiento. 

2. Escalabilidad

Las llamadas por video pueden ser también una buena opción si quieres expandir tu negocio y atender incluso a clientes que están lejos de tu región. Aún más: cuando pensamos en empresas que usan Marketing Digital, tiene mucho sentido usar recursos de tecnología online para reuniones, ¿no es cierto? Al final es de forma online que estás llegando a tus clientes y no hay por qué parar el canal digital después.

3. Optimización de tiempo

Piensa en la cantidad de tiempo que gastas en desplazarte hasta tus clientes y proveedores. Si sumamos todas las horas que usaste en esto a fin de mes, el número será bastante sorprendente, dependiendo de tu modelo de negocio. Ahora, ¡imagina cuánto podría mejorar tu productividad si usaras ese tiempo para otras cosas!

4. Mejora la imagen de tu empresa

La videoconferencia es un recurso que permite aproximarse a tus clientes, aliados y proveedores. Pero, además de mejorar la relación y comunicación con éstos, también puede ayudar a mejorar tu imagen en el mercado. Las empresas adeptas a la tecnología y que incorporan estos cambios son vistas como modernas y dinámicas. 

Consejos prácticos para hacer una videoconferencia exitosa

Lo primero a saber es que, para hacer una buena videoconferencia, no basta con encender la cámara. Existe toda una preparación importante para que pases credibilidad y la confianza que necesitas para hacer negocios.

Por eso, creamos una lista con tips simples y valiosos para optimizar tus reuniones por video: 

Prueba la cámara antes que entre tu invitado

A pesar de parecer obvia esta acción, es esencial recordarla. Una cámara que no funciona puede simplemente impedir que ocurra tu reunión. Y aquí entre nos, pasa una impresión de improvisación iniciar una reunión con problemas que indican falta de preparación, ¿no crees?

Pero, yendo un poco más allá, te mostramos algunas técnicas:

  • Verifica la iluminación para que tu imagen no quede con sombras o a contraluz;
  • Prueba tu micrófono;
  • Elige un lugar con poco ruido;
  • Organiza tu escenario de fondo

Ten cuidado con posibles objetos que puedan aparecer en en fondo. Si estás en tu lugar normal de trabajo, cuida de no mostrar anotaciones personales o sobre la empresa en sí. Si estás en casa, vale reforzar para las personas con las que vives para no pasar atrás de la cámara. Y claro, deja el ambiente bien organizado.

Mantén una buena imagen

Cuidar tu apariencia es importante, independiente de si estás en tu casa o no. Por eso, además de verificar el ambiente, vale también revisar tu imagen personal. Esto es importante principalmente para pasar seguridad a tus clientes y aliados. 

Ubica bien la cámara

Arregla la posición de la cámara, preferiblemente a la altura de tus ojos. Evita que tu rostro quede muy cerca al computador, pues así, tu invitado consigue ver directamente tu rostro por completo y facilitas la atención en el contenido que estás presentando. 

Mientras estás hablando, procura ver para el lente de la cámara, pues ahí “estarán los ojos” de tu invitado. Y cuando sea la oportunidad del otro para hablar, mira la imagen de éste en la pantalla.

Si vas a compartir tu pantalla para presentar algún material, organiza tu escritorio, evitando dejar muchas pestañas abiertas y, principalmente, no dejes al descubierto informaciones de uso interno o sobre el propio cliente, por ejemplo.

¡Crear rapport es esencial para romper el hielo en videoconferencias!

Generalmente, puede parecer más fácil crear rapport en reuniones presenciales con clientes, ya que estás más cerca físicamente o porque puedes usar detalles simples para llevar la conversación, como el tránsito que te llevó hasta ese lugar o la decoración de la oficina.

Por su parte, en reuniones online, crear cierta proximidad con el cliente es extremadamente importante y posible de ser hecha.

Esa proximidad, a la que llamamos “Rapport” es una técnica para crear cierta conexión de empatía con otra persona. Traduciendo al vocabulario del común, es una técnica para “romper el hielo”, principalmente en un primer contacto con la persona.

Para eso, puedes utilizar lo que esté disponible a tu alcance como forma de gancho. Puedes preguntar por el clima, mencionar algún objeto de la sala de la otra persona en la reunión (como elogiar un cuadro detrás, por ejemplo), o mostrar algo propio de tu espacio, como el equipo que trabaja contigo.

En caso que no haya nada dentro de tu campo visual, puedes comentar algo que viste en su sitio web o de su negocio. Además de elogiar su portal, eso va a mostrar interés de tu parte por su compañía.

Recuerda que la idea es unir estos ganchos para dar una mayor apertura al iniciar una conversación y no para que tu cliente pierda el enfoque en su atención. Es importante saber distribuir el rapport para no ser invasivo.

¡Ten siempre un plan B!

¿Tu herramienta de videoconferencia no funcionó? ¿Tu invitado no consiguió instalar la herramienta? Ten siempre una alternativa a la mano.

Actualmente, existen varios recursos que puedes utilizar para una videoconferencia, desde links para reuniones (como appear), los viejos conocidos Skype y Hangouts e incluso herramientas como Zoom.

Intenta tener siempre al menos dos opciones disponibles para la reunión y, en caso de involucrar a más de dos personas, observa cuál herramienta atiende mejor en ese aspecto.

Y claro, siempre ponte a disposición para ayudar a tus invitados con la instalación de la herramienta o con el acceso al link, en caso que éste tenga alguna duda.

¡Buenas llamadas y grandes negocios!

Gran parte del poder sobre la decisión de cierre del cliente está en la conducción de una buena reunión. Por eso, para una buena videoconferencia, además de estar preparado con el contenido que debas presentar, sigue estas recomendaciones.

Tenemos la seguridad que te ayudarán a traer más negocios a tu empresa, disminuyendo (¡y mucho!) tus costos y evitando desplazamientos.

Ahora que ya sabes cómo preparar una buena videoconferencia, ¿que tál también invertir un tiempo en preparar a tu equipo en tener mejores reuniones?

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