Buenas prácticas organizando workshops presenciales

Un workshop constituye, dentro del lenguaje del Marketing Digital, un evento en donde los asistentes pueden formarse sobre un determinado tema de manera intensiva.

¿Haz pensado en organizar talleres para educar a tu audiencia? ¿Hacer un evento de lanzamiento o un evento de Networking? Te comparto lo que nos ha funcionado.

En los últimos 8 meses, parte de nuestro trabajo ha sido evangelizar dentro del mercado mexicano. Organizamos muchas acciones offline como conferencias talleres, meetups, happy hours, entre otras acciones.

Hoy te quiero compartir los aprendizajes más importantes que debes tomar en cuenta para que un evento de este tipo tenga éxito.

1. Define el objetivo y tu audiencia

¿Es un workshop educacional? ¿Es una reunión de feedback con tus clientes ? Lanzamiento de nueva funcionalidad o un nuevo producto?

Este es el primer paso para empezar a definir el tipo de evento que vas a tener.

2. Reserva el lugar y la fecha con tiempo

Nuestros mejores eventos en México han sido los miércoles o jueves por la mañana. Evita los lunes, viernes o sábados, son comúnmente días ocupados o ya al final de la semana, en los que la gente quiere descansar del trabajo.

Importante: Existen sus excepciones. En 2017, di un workshop un sábado a las 10:00 am, para 50 personas en Medellín, Colombia. Todo depende de a quién te diriges, por lo que tienes que conocer a tu audiencia, preguntar a tus invitados cuál es el mejor horario para ellos, escuchar qué día es mejor, pues el evento es para ellos.

Sobre el lugar, hemos hecho varios eventos donde incluyen complementos como Desayuno, Coffee Break, Barra libre (si es un evento en la noche). Esto es un plus para tus invitados, pues van a invertir tiempo en tu evento.

3. No trabajes solo

En el escenario de hacer un workshop enfocado a educación, puedes unirte con una empresa que te complemente o te aporte. Además, te podrá ayudar en la convocatoria de la audiencia.

Nosotros hemos trabajado en workshops con agencias, soluciones de tecnología, empresas de educación y nos une un objetivo: educar a las empresas en Marketing Digital y generar en cada una, una máquina de adquisición de clientes.

4. Usa tus canales para promocionar

Si ya trabajas con Marketing Digital y ya sabes cuáles son tus mejores canales o fuentes de tráfico, aprovecha esos canales para comunicar que tendrás un evento. Por ejemplo, puedes usar una campaña de Email con una Landing Page para que la gente se pueda registrar o una campaña de Facebook Ads con una Landing Page para usarlo de registro y tener un control de tus invitados.

5. Confirma y asegura a tus invitados

Asegura que tus invitados se inscriban. Una Landing Page te simplifica el proceso ya que puedes seleccionar los campos que las personas van a llenar y puedes hasta automatizar un email de confirmación con fecha y hora de lugar. Esto va a hacer que aumente el compromiso de tu audiencia.

6. ¡Prepara tu contenido!

Cuando estés trabajando en tu presentación, no olvides:

Hacer un slide de agenda y objetivos del evento. Esto permitirá que todos sepan que van a ver.
Haz una dinámica de check-in con las personas. Pregunta cómo están, cómo está su semana, por qué asistieron y cuál es desafío (si es un workshop educacional). Así lograrás una mayor empatía entre los asistentes.
Haz preguntas y despierta la curiosidad en tu audiencia. No solo te enfoques en que tú y tu equipo hablen sin parar. Crea un ambiente participativo, en el que exista comunicación bilateral.
Ten un espacio de preguntas y respuestas, ya sea a la mitad de la sesión (si tu evento dura 2 o 3 horas) y/o al final del evento.

7. Busca Feedback

Sea con una encuesta en papel o un Formulario en Google Form, es importante saber qué les pareció el contenido del evento, cómo puedes mejorar y si participarían de otro evento.

8. Hacer Follow-up

Esta última acción es muy importante. Ya que la persona se ha tomado el tiempo de ir a tu evento, es recomendable ofrecerle una promoción o incentivo. Puede ser una evaluación, diagnóstico gratuito o algún descuento en algún curso que tengas.

Es necesario crear un incentivo exclusivo para asistentes. La función de esto es que el cliente siga interactuando contigo, para que lo puedas seguir educando y convertirlo en tu cliente.

Debe ser creativo y aprovechar que tuviste tiempo de interactuar con ellos para que te tomen en cuenta y no se pierda el contacto. Manda un correo (máximo 24 horas luego del evento) con esta promoción o evaluación y agradece su participación 🙂

Estos son algunos tips que les puedo compartir luego de haber organizado más de 15 workshops en menos de un año. Si quieres participar de alguno, no dudes en escribirme.

Este año, tenemos la primera versión de nuestro evento itinerante en México: RD on the Road llega este miércoles 20 de Junio, al Hilton Reforma. No pierdas la oportunidad de invertir en educación. Es lo mejor que puedes hacer esto año para crecer como profesional.

¡Nos vemos en la próxima!