Cómo aumentar el rendimiento de tu equipo de Marketing

Este artículo tiene como objetivo compartir experiencias para aumentar el rendimiento de tu equipo de Marketing a través de técnicas de gestión, uso de herramientas y organización de una dirección que impacta en resultados, trayendo ejemplos prácticos de lo que hago con mi equipo.

Pero antes de empezar con temas más aplicables, haré una breve reflexión sobre el papel del líder que ha cambiado en los tiempos actuales, donde el centro deben ser las personas. Si ya tienes un equipo de Marketing y necesitas mejorar el desempeño del área, este contenido está hecho para ti.

Empecemos…

Muchos son los desafíos de un líder: crear un espíritu de equipo, mantener altos niveles de entrega, dejar a todos comprometidos con el propósito de la empresa y del departamento, promoviendo oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional. Ahora, todo esto en los tiempos que vivimos hoy, es aún un desafío más grande.

Con los cambios en la forma de trabajo, debido al aislamiento social causado por el covid-19, el home office es una realidad y el cuidado de las personas aún gana más importancia. Las técnicas de manejo de un equipo a distancia necesita ajustes importantes en la forma de trabajo. Y más que todo, necesita un aumento de confianza y la comunicación es clave para esto.

El mundo ya estaba migrando hacia un liderazgo más integrador y el uso de tecnologías para ganar eficiencia. Ahora, quedarse atrás no es más una opción.

Tendencias mundiales y sus impactos

El momento actual pide un grado alto de adaptabilidad y toma rápida de decisiones. La reacción rápida es obligatoria, pues cada semana el escenario cambia y nos demanda más como líder. Hay que dar respuestas en alta velocidad, tomar decisiones en medio de mucha más ambigüedad y en un mundo más complejo.Todo eso sumado a una aceleración real por la Transformación Digital. Como centro de todo está el pilar más importante, el de las personas, que son los agentes reales de la transformación digital para el éxito o fracaso en los negocios.

El enfoque ha cambiado en las empresas y más que nunca precisan demostrar eficiencia y entregas de alto desempeño. Los esfuerzos deben de estar basados en el desarrollo de capital humano, conviviendo con disrupturas tecnológicas que van a seguir ocurriendo cada vez más. Sin embargo, los jugadores claves para un buen equipo siguen siendo las personas.

Así para hablar del aumento de desempeño dentro de tu equipo de Marketing, hay que hablar obligatoriamente sobre el nuevo papel del líder, que tiene a las personas en el centro de todo. Y dentro de toda esta nueva dinámica, el uso de la tecnología debe de unirse a lo que llamamos al nuevo formato de liderazgo, que me gusta llamar líder contextualizado, o sea, el líder capaz de crear contexto.

El papel del líder pasa por crear hábilmente un contexto, para que las personas pueden automotivarse y empoderarse a sí mismas. Este contexto presupone relaciones de confianza construidas a través de la transparencia en el proceso de toma de decisiones y da valor a las personas. La verdad es que nadie motiva a nadie, nadie empodera a nadie. Las personas están motivadas y eligen asumir responsabilidad por sus acciones cuando sienten que el trabajo tiene sentido para ellas.

La tecnología es un aliado muy importante para ganar rendimiento en el equipo. Dándole el contexto y el sentido para cada cosa, será la clave para la mejora de productividad.

Ahora, sabiendo que el papel del líder ha cambiado y es tarea del mismo trasmitir el contexto para comprometer a la gente al trabajo, es momento de compartir algunas herramientas y formas de trabajo que pueden ayudar a mejorar el desempeño de tu equipo de Marketing.

La tecnología es una aliada clave en este proceso. Así que tenla definida para tu equipo de trabajo, distribuyendo las tareas basadas en las competencias de cada miembro y generando contexto para que todos se mantengan dentro del mismo propósito.

Es hora de sacar a la mano herramientas que ayudarán en el aumento de productividad y performance. Si quieres saber más cómo formar un buen equipo de Marketing, tenemos un ebook sobre este tema, que puedes descargar para aprender más.

Ahora, hablemos sobre el uso de tecnologías y formas de gestión para aumento de desempeño dentro de tu equipo de Marketing.

Herramientas para aumentar el rendimiento de tu equipo de Marketing

La capacitación de los empleados en el uso de herramientas es necesaria cuando se estructuran los equipos de Marketing y es necesario aumentar la productividad del grupo. Hay algunos casos en los que las aplicaciones y/o softwares pueden ayudar a aumentar el rendimiento de un equipo. Estos son algunos casos:

Caso 1: si el trabajo manual se realiza con frecuencia

Cuando se tiene una empresa pequeña, es relativamente simple para el equipo de Marketing realizar tareas diarias manualmente.

RD Station vivió esta experiencia: hasta la segunda mitad de 2013, la compañía convirtió una pequeña cantidad de Leads, por lo que fue fácil analizar a aquellos que mostraron interés en la herramienta. Cuando se le consideró calificado, los leads eran enviados al equipo compuesto por 2 vendedores para ponerse en contacto con ellos.

Pero en aproximadamente un año, el equipo de ventas aumentó de 2 a 21 vendedores, y la demanda de Leads listos para comprar también había crecido. Por lo tanto, analizarlos individualmente se volvió mucho más complejo.

Sin embargo, contratar a más personas para realizar estos trabajos de clasificación era muy costoso y nada escalable. Por esta razón, se adoptaron algunas herramientas para eliminar el trabajo manual y escasamente escalable.

Soluciones como Marketing Automation y Lead Scoring se han convertido en parte de nuestro proceso de Inbound Marketing, asegurando que el mantenimiento de datos de Leads y tomas de materiales de comunicación y relación se realicen de forma automática.

Estos procesos fueron muy importantes, pues aseguraron que nuestro equipo dejara de preocuparse por las tareas simples que demandaban mucho tiempo y centrara su atención en las ejecuciones que generan resultados y dependen totalmente de la capacidad estratégica de los RDoers (así somos llamados los colaboradores de RD Station).

Otras herramientas que pueden ayudar a simplificar las tareas recurrentes son las hojas de cálculo y las plantillas. Por ejemplo, si tu equipo realiza informes mensuales, tener una plantilla de informe es una forma sencilla de acelerar esta tarea. El empleado solo tendrá que llenar la plantilla con los datos actualizados y adaptar cierta información, según sea necesario.

Las hojas de cálculo, por otro lado, pueden ayudar con los cálculos, evitando que la persona responsable haga todo manualmente y minimizando la posibilidad de errores.

Caso 2: un proceso depende de personas externas al equipo / subcontratación

Otro ejemplo en el que se pueden usar las herramientas es cuando parte del proceso depende de personas ajenas al equipo: trabajo subcontratado, asignado en otra unidad de la empresa u oficina. Hay casos de empresas que trabajan, que implementan estrategia de Marketing Digital y que externalizan o ejecutan de forma remota parte de los proyectos, como la creación de páginas de destino o plantillas de correo electrónico.

Esto tiene un costo financiero para la empresa y también puede crear situaciones en las que se compromete el rendimiento y la agilidad de la producción. Las fuerzas externas pueden provocar retrasos, reelaboraciones debido a una desalineación con la propuesta, cambio de colaboradores, etc.

Por lo tanto, es más fácil para los empleados de la compañía cumplir con estas tareas. Es posible utilizar herramientas para esto, siempre que no sean muy complejas y no requieran habilidades avanzadas que los empleados no tengan.

Un ejemplo es RD Station Marketing, que tiene características intuitivas para crear páginas de captura y correos electrónicos, de una manera simple y ágil, además de la automatización de Marketing y la calificación de clientes potenciales.

Si inviertes en herramientas, capacita a los empleados para usarlas

Es posible adoptar herramientas para ganar agilidad en los procesos y reducir costos, pero es necesario permitir que los empleados usen estas herramientas. Afortunadamente, muchos de ellas ofrecen formas de empoderar a los usuarios. Un caso claro es RD Station Marketing, que tiene un proceso de implementación y que enseña cómo usar todas las características de la herramienta.

Por lo tanto, saber cómo lidiar con la plataforma permitirá al usuario realizar tareas más rápidamente, que requerirían la habilidad de otros profesionales,más tiempo y recursos de la empresa.

Procesos de trabajo y métodos de gestión

El uso de herramientas es una posibilidad para optimizar los procesos, pero esto puede no ser suficiente para aumentar la productividad de los equipos de Marketing con enfoque en digital. Por lo tanto, a veces es necesario invertir en procesos de trabajo y formas de gestión.

A continuación, dos casos en los que estas estrategias pueden ser necesarias:

Caso 1: cuando varias personas están involucradas en el mismo proceso

Un equipo más grande puede tener más de una persona trabajando en el mismo proyecto. Por lo tanto, para crear uniformidad y alineación en la ejecución de las tareas, es importante implementar procesos.

Por ejemplo: cuando vamos a producir contenido para la generación de Leads, es necesario tener un proceso para la producción de este material. Todas las personas que van a ser parte de dicho proceso deben seguir pasos que tengan un orden lógico con principio, medio y fin.

Cada etapa debe asignarse a personas específicas y dividirse en actividades. Por lo tanto, cada persona comprende cuáles son sus funciones y se hace más fácil detectar posibles errores.

Este proceso también ayuda en la «interfaz» entre las áreas, porque a veces un proyecto puede involucrar a más de un equipo.

En el caso del contenido para la generación de Leads, el equipo de producción de contenido (redacción) y el equipo de creación (diagramación) trabajan juntos. Por lo tanto, cada equipo tiene una persona responsable, que recibe la demanda de tareas de los otros equipos y la distribuye a los miembros del suyo, organizando el proceso.

Alinear los equipos de Marketing y Ventas

La alineación entre Marketing y Ventas es esencial en un equipo bien estructurado, pero es común ver equipos de marketing y ventas en los que hay varias fricciones.

Esto perjudica el desempeño de los equipos e impacta en ambos objetivos. Por lo tanto, debes seguir algunos principios para asegurarte de que no haya desalineación:

Comprender los deberes y problemas de cada área.
Tener los mismos objetivos en mente.
Tener un SLA (Service Level Agreement)) para formalizar acuerdos.

Caso 2: no sobrecargar al equipo y garantizar entregas

Los procesos de trabajo y los métodos de gestión sirven para no sobrecargar al equipo y garantizar que todos entreguen lo que se necesita.

Al organizar actividades en este tipo de proceso, se hace más fácil entender quiénes son los profesionales necesarios para llevar a cabo cada tarea. Esto evita contratar personas que no estarán bien alineadas con los proyectos.

Al dividir los proyectos en etapas y tareas, puedes controlar quién está llevando a cabo cada actividad, aumentando las posibilidades de entrega. Cada empleado tiene la responsabilidad de sus actividades y se le cobra por ellas.

Para estructurar estos procesos y formas de gestión, recomendamos la adopción de metodologías ágiles, como Kanban y Scrum. Un ejemplo práctico de cómo aplicamos esto en el equipo de Marketing de RD Station es definir una reunión semanal, donde establecemos las prioridades y utilizamos una herramienta llamada Trello para organizar la sprint. Así mantenemos el control sobre entregas y demandas. Creamos un artículo con 9 tips para manejo de equipo remoto, donde podrás encontrar más ideas.

Crear Entrenamientos internos

Los entrenamientos son formas efectivas de aumentar el rendimiento y retener el talento dentro de tu equipo. Según la edición de 2019 del Linkedin Learning Report, el 94% de los encuestados dice que se quedarían más tiempo en empresas que invierten en capacitación y desarrollo. El 48% afirma haber encontrado propósito en el desempeño de sus funciones y el 47% se sintió menos estresado.

Estas capacitaciones aparecen como una forma de satisfacer la demanda de conocimiento del equipo y permitir que el aprendizaje se aplique a corto plazo.

Es importante que el tema de capacitación sea aplicable a varias personas en el equipo y no solo a una.

Ofrecer cursos y certificaciones en línea

Las certificaciones y los cursos en línea pueden ser una buena opción para aquellos que desean actualizarse, alinear sus conocimientos dentro de un equipo y capacitar a profesionales con potencial, pero que necesitan apoyo. Además, pueden ayudar en el proceso de contratación.

Además de garantizar que el candidato elegido tenga los conocimientos básicos estipulados para el desempeño de su función, la capacitación también muestra la proactividad en la búsqueda de nuevos conocimientos.

Los cursos en línea también pueden ser útiles cuando se necesita una división más específica de tareas dentro del equipo.

Por ejemplo, una parte del equipo es responsable de los procesos más centrados en SEO; otra, de las redes sociales; otra, produciendo contenido para ciertas etapas del embudo de ventas, etc.

Según en Instituto Great Place to Work, 44% de los empleados se quedan en las empresas al ver oportunidades de desarrollo profesional y oportunidades de crecimiento.

Aumentar el rendimiento de tu equipo de marketing

Con esto algunas empresas vinculan el rendimiento y la asistencia a los cursos con posibles promociones de empleados.

Hay varias compañías que ya producen sus propios cursos en línea o que usan el contenido producido por otras compañías.

Nosotros ofrecemos un Curso sobre Inbound Marketing que ayuda equipos de Marketing a entender todo sobre la metodología y llevarla a la práctica.

Organiza eventos

Los eventos corporativos han crecido mucho en Latinoamérica recientemente. Y con ese crecimiento, el Marketing ciertamente no podía quedar fuera.

Con los eventos físicos detenidos por el tema del aislamiento social, surgen eventos en línea que pueden ser un excelente apoyo para el desarrollo profesional del equipo.

Pero, ¿cómo puede tal evento aumentar el rendimiento de un equipo de Marketing?

Inicialmente, es beneficioso conocer y aprender de personas que son íconos en esta área. Es posible actualizarse sobre las nuevas tendencias de Marketing, compartir experiencias y tener un gran aprendizaje sobre lo que se está poniendo en práctica hoy.

Otro aspecto importante es la creación de redes: en estos eventos, es posible intercambiar muchas ideas y consejos, obtener contactos excelentes para futuros negocios y compartir orientaciones relacionadas con el mundo del Marketing en general.

Considera contratar una Consultoría

La función de una consultoría de Marketing es ayudar a planificar estrategias alineadas con los objetivos de la empresa que contrata el servicio.

Puede ser una buena idea para una empresa que utiliza estrategias que ya caducaron y busca evolucionar, que se encuentra en su fase inicial y no sabe dónde comenzar a aplicar estas estrategias, o para mejorar la comunicación dentro del equipo de Marketing y la división de tareas, alineando a los miembros del equipo y organizando planes de acción.

En otras palabras, es útil para todos los dilemas comunes de una práctica moderna como el Marketing Digital.

Los consultores de RD Station hacen un diagnóstico gratuito sobre cómo mejorar tu embudo de Marketing y Ventas, para poder apoyarte en este proceso.

Conclusión

Lograr una alta productividad dentro de un equipo de Marketing Digital puede parecer una tarea difícil en medio de tantos otros desafíos que las empresas enfrentan a diario, para posicionarse y permanecer en el mercado. En primera instancia, el logro de este objetivo va a depender de la forma en que tú, como líder, logres comprometer a tu equipo y dirigirlo hacia el cumplimento de un propósito único. Para eso, podemos usar herramientas a nuestro favor y conseguir un buen desempeño.

Afortunadamente, han surgido nuevas tecnologías y se han hecho populares para hacer los procesos del Marketing digital más simples y eficientes, y ayudar a todos aquellos equipos que necesitan:

Probar el valor de Marketing;
Transformar su estrategia para la nueva realidad;
Traer resultados con impacto en ventas.

Sea cual sea el tamaño de tu equipo y los problemas que enfrenta, no te desanimes ante las dificultades: busca una mejora continua para aumentar el rendimiento del equipo, ya sea individual o colectivamente. Es muy difícil probar los resultados que puede traer el Marketing sin una herramienta que te apoye en esto y que te permita automatizar tus procesos.

La implementación de tecnologías es clave para transformarte en un departamento de Marketing de resultados, clave en tu organización. Después de todo, quien se beneficiará de esto es tu empresa y los nuevos clientes que tendrán como resultado.

Y para eso, ¿qué tal continuar invirtiendo en tu conocimiento?

Este mes tendremos un maratón de webinars hablando sobre el nuevo Marketing. Participarán especialistas de RD Station, Tienda Nube, Fedesoft, Wellness in Business y muchas otras empresas, que compartirán lo que aprendieron a lo largo de sus experiencias sobre los cambios del nuevo Marketing que estamos experimentando.