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Home office: qué es, cómo hacer y buenas prácticas para rendir desde tu casa

Con la unión de la sociedad para contener el coronavirus, muchas personas están teniendo que trabajar desde su casa por primera vez. Reunimos algunos consejos para ayudarte en esa nueva situación

Home office, en inglés, es un espacio de trabajo dentro de casa, como una oficina o un espacio adaptado. En la actualidad “hacer home office” es sinónimo de teletrabajo y sirve para describir el trabajo remoto desde casa. Con el avance de las comunicaciones, el home office está cada vez siendo cada vez más usado en el contexto profesional.

Trabajar en casa, hasta hace poco tiempo, solía ser una elección para profesionales de algunos sectores. Hacer home office por un día para concentrarse mejor, por cuestiones familiares o de salud es un beneficio ya ofrecido por algunas empresas. Otras permiten el trabajo remoto continuo, un desafío en tiempos modernos. Para muchos, ese contexto cambió completamente con la pandemia de coronavirus, o Covid-19, al inicio del 2020.

Este post que estás leyendo fue escrito en ese contexto. Dentro de algún tiempo, cuando todo pase, será actualizado y retiraremos las menciones a la enfermedad. No en tanto, entendemos que debemos ayudar a nuestros clientes, aliados y al público en general a lidiar de la mejor forma con el trabajo remoto. Traeremos buenas fuentes y nuestra propia experiencia, ya que en RD Station contamos con equipos en diferentes países y muchos profesionales en home office. ¡Esperamos que este contenido sea útil!

Antes de continuar, vale dar un contexto en tiempo de coronavirus. Aquí en RD somos conscientes de ser privilegiados y poder hacer home office. Si, a esta altura de los hechos, te encuentras en la misma situación, también debes haberlo percibido. Poder trabajar remotamente debe ser visto con gratitud, y debemos hacer lo que esté en nuestro alcance para disminuir los riesgos de las personas que no tienen esa posibilidad – que son la amplia mayoría. 

¡Estamos juntos en esto, y de esto también saldremos juntos! Continúa leyendo el post y, al final, deja tus propios consejos de teletrabajo en los comentarios. 

→ Para informaciones de prevención y salud, accede al sitio oficial de la Organización Mundial de la Salud (en inglés).

¿Qué es home office?

Home office, em inglés, es un espacio de trabajo dentro de casa, como una oficina o un lugar adaptado. Actualmente, “hacer home office” es sinónimo de teletrabajo y sirve para describir el trabajo remoto desde casa. 

Vale resaltar,  no obstante, que “trabajo remoto” – no sería la traducción perfecta, ya que el home office es específico para trabajo en casa, mientras el trabajo remoto, o teletrabajo puede ser realizado en diferentes lugares, como un café, un coworking o en el sofá de ese amigo que tiene internet más rápido que el tuyo. u

Asociamos el avance de las tecnologías de la telecomunicación y del internet al home office. De modo general, los trabajos remotamente son casi todos hechos en un computador.   

  • Programación;
  • Producción de textos;
  • Diseño Gráfico;
  • Estrategias de Marketing Digital e incluso ventas.

¿Pero será que son solo cosas modernas?

Es posible que, en la historia de tu familia, exista una abuela o abuelo que hizo un home office más “raíz”. Puede que incluso tus padres. Era muy común el trabajo de costurera en casa o la venta de productos en el piso inferior de las casas.  Hoy en día incluso, la cocina es el “Home office” de muchas personas que producen alimentos para vender.

Y eso sin hablar en un pasado más distante, como herreros, artesanos y boticarios medievales que creaban sus productos y atendían sus clientes en sus casas. Luego llegó la revolución industrial y lo cambió todo. 

Es decir, el home office es más un tema en que nuestra generación es pionera, pero que ya tenía historial.

Ventajas del home office

Sabemos que prácticamente en todas las situaciones existen ventajas y desventajas. Entre tanto, como estamos viviendo un momento único frente al Covid-19 y las palabras de orden incluyen responsabilidad y capacidad de adaptación, tenemos consciencia de que el teletrabajo es una de las salidas más eficientes y necesarias en el actual escenario. 

Por eso, hablaremos de las ventajas de este modelo de trabajo y enfocarnos en el lado positivo de la situación. Finalmente, todos estamos necesitando un aliento. 

Flexibilidad y comodidad

La flexibilidad de horarios es una de las mayores ventajas del home office, después de todo, organizarás tu propio tiempo y tareas. Si tu empresa actua en horario comercial, claro, es importante estar en línea al mismo tiempo en que tus colegas estén. No obstante, nada impide que, en caso te sientas más productivo en la noche o madrugada, adelantes el trabajo del próximo día en esos periodos – solo no vale dejar el trabajo del día para la madrugada del día siguiente. 

Además, piensa en el tiempo que irás a ahorrar, pues no será necesario movilizarte hasta tu lugar de trabajo. Es decir, nada de horas en el tránsito o imprevistos como accidentes o trancones – ¡sea en el bus, en el Uber o en tu propio carro!

Calidad de vida y economía

Por hablar en tiempo ahorrado, este podrá tanto para mejorar tu productividad como para invertir en calidad de vida. Aquí van algunas opciones para las horas libres: 

  • Practicar actividades físicas (incluso estando en casa, es posible realizar varios tipos de ejercicios);
  • Colocar ese proyecto especial – personal o profesional – que dejaste a un lado en práctica;
  • Pasar más tiempo de calidad con la familia, participando más activamente de la vida de los hijos, dando atención a las mascotas, haciendo comida junto a los seres queridos y retomando las conexiones con amigos, entre otras actividades que antes no serían posibles;
  • Estudiar otro idioma, realizar cursos online, leer libros, ¡son muchas las posibilidades!

En paralelo, la empresa también ofrece, en consecuencia, un beneficio adicional a sus funcionarios, proporcionando esos momentos y motivándolos aún más! 

Ya sea para los colaboradores o para el negocio, la economía también es significativa cuando se adopta el home office. Son varios los gastos que pueden ser reducidos, entre estos alimentación, transporte, reducción de desperdicio de recursos, etc.

Sustentabilidad

Así mismo, tu estadía en casa estará ayudando al planeta. Con menos personas movilizándose hasta sus trabajos, habrá menos carros en la calle/uso de transporte público.

Eso implica una disminución del consumo de combustibles fósiles y una reducción significativa en los índices de polución del aire y sonora. ¿Ya habías pensado ese punto? 

¡Ya sea un home office permanente o temporal, este será sustentable! 

Home office

5 desafíos del teletrabajo y cómo vencerlos

A continuación, te mostramos 5 desafíos del home office ¡y cómo resolverlos! 

1. Tener un lugar propio para trabajar 

De modo general no todos tienen en casa una oficina o un lugar propio de trabajo, aún más cuando el home office pasa a ser adoptado de un día para otro – como es el caso de muchos profesionales actualmente. 

La silla reclinable y ergonómica de la oficina, las conexiones eléctricas cercanas y el silencio del lugar de trabajo puede hacer falta, lo sabemos. No obstante, ¡con algunas adaptaciones es posible enfrentar esta situación! 

Primero, elige el lugar de casa donde te sientas más concentrado(a) y sea más apto para realizar las actividades del día a día. Luego, intenta adaptar ese lugar con lo que tengas a la mano de la mejor manera, puede que necesites de alguna adaptación, como extensiones eléctricas, una lámpara que estaba en tu habitación o algún mueble que antes no tenía uso. La creatividad aquí es la que manda, esta es tu oportunidad de crear tu propio workspace.

2. Distracciones de las más diversas

Es un hecho que en casa existen muchas distracciones: familia, roommates, la loza sin lavar, posibles ruidos, televisión y hasta nuestras camas – ¡siendo honestos! Entonces, ¿cómo concentrarse y enfocarse en el trabajo en medio del “caos”? 

Ya sea para las interacciones sociales o para las demás distracciones, es necesario imponer límites. Puedes acordar contigo mismo(a) para terminar de una vez la tarea más aburrida y, después, tomar un descanso corto– o algún otro tipo de recompensa que no tome mucho tiempo. 

Si estás sufres interrupciones por otras personas, conversa con ellas y pide su comprensión; puedes decir que reservaste ese horario para trabajar y que, luego, tendrás todo el tiempo para conversar e interactuar. 

Para quien tiene niños en casa, una red de apoyo puede serlo todo: divide las responsabilidades con tu compañero(a) y demás responsables. En este momento, estamos todos en el mismo barco y la ayuda mutua es simplemente un pilar indispensable.

3. Alimentación

La falta de rutina puede causar un falta grande de hábitos saludables – aún más para quien acaba de aterrizar en el mundo del home office. Al inicio, es tentador usar el tiempo extra que hablamos anteriormente para dormir, quedarse en el sofá o comer comida chatarra. 

No obstante, no caigas en la tentación: para continuar entregando resultados satisfactorios, es necesario estar con buen descanso y buena alimentación. Es un poco obvio pero cabe recordar: todos necesitamos de combustible para vivir y rendir, ¿verdad?

Pero ¿cuál es la solución? Procura tener diversos alimentos en casa, que se transformen en platos y recetas saludables. Así, el beneficio (y placer) de tus pausas serán aún mayores, ya que te estarás alimentando correctamente y creando tu propio menú. 

(Pero teniendo en mente que salir de casa sólo cuando sea muy necesario)

4. Comunicación vs. soledad y malentendidos

Para algunos de nosotros, trabajar de forma aislada, lejos de otras personas y de la comunicación cara a cara puede ser un desafío. Somos seres sociales, unos más que otros. Y estar lejos físicamente de los colegas y depender de correos para comunicarse puede ser de hecho un gran problema.

Por eso, ten la tecnología como tu aliada. Las herramientas para videoconferencias son cada vez más modernas (hablaremos de estas más adelante). 

Aprovecha estas herramientas para conversar de una forma más casual con tus colegas y dejar más rápidas las tomas de decisiones, es posible que en el futuro esto facilite también la rutina de comunicación física. Con un poco de paciencia y adaptación, creemos que es posible salir de ese desafío. 

5. ¡Trabajar en exceso no es la solución!

Por último y, tal vez, más importante, recuerda: no es porque ahora tu casa y tu oficina son el mismo lugar que debes trabajar más horas solo porque puedes. Así como distraerse mucho puede ser malo, no tener espacio de descanso puede serlo también, ¡y en la misma medida!

No olvides de dar y recibir atención, ejercitarte (aunque sea realizar estiramientos) y comer adecuadamente. Con el cuerpo y mente sana, continuarás entregando excelentes resultados, en tu propio ritmo y tiempo: ¡los mismos que ya tienes en tu lugar de trabajo!

Si necesitas ayuda para adaptarte, pídela, es algo súper normal. Tus colegas pueden estar pasando por lo mismo y queriendo conversar sobre eso, ¿no crees?

Y para las empresas, continúen  (en la medida de lo posible) promoviendo los encuentros que normalmente harían entre los colaboradores, de forma remota. Aquí en RD, como marzo es el Mes de las Mujeres, preparamos una programación de mentorías semanales para nuestras funcionarias. Ahora, con el modelo home office adoptado, no fueron canceladas: las mujeres de RD continúan encontrándose, conversando e intercambiando ideas por medio de videoconferencias.

Chica Home office

5 consejos para tu espacio de trabajo durante el home office 

Para que la rutina durante el periodo de teletrabajo sea productiva, es necesario mantener algunos cuidados relacionados al ambiente de trabajo.

Después de todo, la estructura de nuestras casas, en general, no fue preparada para tener un espacio dedicado al trabajo. Por eso, organizar un ambiente propicio para ejecutar tus actividades es uno de los factores más importantes para mantener el nivel de produtividad.

Para ayudarte a preparar el mejor espacio posible, creamos una lista con 5 consejos que te ayudarán a realizar el trabajo en casa de forma confortable: 

1. Crea un espacio exclusivo para trabajar 

¿Cómo crear un espacio que garantice una atmósfera productiva de trabajo donde no seas interrumpido durante el home office? Esa es una preocupación importante, que requiere ser el primer punto de atención en la preparación del espacio de trabajo. 

Es común que algunas personas piensen en hacer home office es el equivalente a tener la libertad de trabajar en el sofá o incluso hasta en la cama. Eso puede ocurrir, si, desde que uses esos espacios por cortos periodos y en momentos específicos. Lo ideal para mantener tu concentración y enfoque en las actividad es definir un ambiente fijo de trabajo.  

Empieza pensando en el propósito de tu oficina en casa. Si vas a trabajar en este a diario, crea una sensación diferente del resto de las habitaciones para ayudarte a entender que es aquél espacio el lugar ideal para concentrarse. Por eso, el consejo aquí es: elige el espacio más confortable posible, donde puedas estar el tiempo de trabajo diario.

En ese caso, la primer cosa para pensar al proyectar tu trabajo home office es en dónde es estará localizado. considera también tu estilo de trabajo y todo lo que necesitas para ejecutarlo, así como las necesidades de las personas que viven en el ambiente. 

Con un espacio de trabajo dedicado, donde puedas concentrarte, será más fácil aprovechar los beneficios del teletrabajo que mencionamos anteriormente. Un tip adicional para que los miembros de la familia respeten tu espacio: usa una ayuda visual en el ambiente, como una señal de “no molestar” – principalmente cuando debas participar de llamadas de audio y video. 

2. No olvides de la iluminación del ambiente 

Los espacios de trabajo en las empresas son siempre pensados en entregar el mejor ambiente posible, ya sea hablando de ergonomía, equipos o iluminación. Durante el home office, puede ser difícil concentrarse si no tienes la iluminación correcta. 

Pero si tu casa es pequeña o tus ventanas no permiten la entrada de tanta luz, ¿cómo configurar tu espacio para obtener la iluminación ideal? En la práctica buscar una solución que cuente con entrada de luz natural es la principal forma de iluminar el ambiente para mejorar la productividad y la concentración. Si tiendes a trabajar mucho tiempo frente a una pantalla de computador, mantenerte próximo de una ventana es una buena elección. 

Para quien cuenta con un ambiente más oscuro, considera utilizar una lámpara durante el día. Intenta evitar la iluminación con lámparas fluorescentes, principalmente en ambientes pequeños. En vez de eso, elige una luz con apariencia natural, con tonos cálidos. 

¿Qué pasa si me equivoco en la iluminación?

La iluminación inadecuada puede causar fatiga visual y somnolencia, lo que dificulta la productividad. Por eso, el tono de luz también es un factor a tener en cuenta. Las temperaturas de colores cálidos estimulan la productividad, mientras que las temperaturas de colores fríos desde que sean más bajas, son calmantes.

En resumen, garantiza que harás el ajuste en tu iluminación para no quede un ambiente tan oscuro, que te deje somnoliento(a) y cause fatiga, pero tampoco exageres en la luz, porque probablemente tendrás dolor de cabeza al final del día. 

3. Elige bien tu mesa y silla de trabajo 

En el ambiente laboral, probablemente las mesas ya cuentan con la estructura adecuada para el trabajo. Pero en el home office, este debe ser un punto de atención.

La elección de la mejor mesa para tu ambiente involucra la cantidad de espacio disponible en el área. Esta debe ser lo suficientemente grande para acomodar tu computador y tener un espacio para hacer anotaciones o acomodar otros objetos. 

Por su parte, al momento de elegir la silla, aún cuando no sea el modelo típico de oficina, ten la seguridad que sentirás comodidad para estar sentado por horas. Elige siempre un modelo que quede en la altura correcta en relación a la mesa. 

No es fácil encontrar un par ergonómicamente adecuado. Pero siempre deja el confort de tu espacio como un ítem fundamental para ejecutar bien  tu trabajo durante el tiempo necesario. 

4. Decora el ambiente con cosas que te hagan feliz 

Uno de los beneficios de trabajar con home office es que puedes crear un espacio de la forma que te gusta. Finalmente, la productividad crece en ambientes donde los pensamientos creativos surgen con más facilidad. 

Puede que esto signifique llenar el lugar con plantas, colgar cuadros alrededor, llenar estantes con libros y objetos de decoración – así como mantener a tu mascota al lado para consentirla siempre que quieras –  ¡no pierdas la oportunidad de dejar ese ambiente con las cosas que te hacen bien!!

Entre más feliz te sientas en ese ambiente, mejor podrás trabajar y producir a lo largo del día. Recuerda también mantener todo esto de forma que no obstaculice tu enfoque en la actividad que estás haciendo en el momento. 

En ese caso, no debes correr a buscar ejemplos de ambientes home office para intentar replicar. Solo tú sabes cómo crear una configuración que funcione bien para tu rutina. 

5. Mantén siempre la organización 

El desorden puede hacer que un espacio home office, que generalmente es pequeño, parezca aún menor e incluso caótico para desempeñar cualquier tipo de trabajo. Por eso, mantener la organización es un tip que no puedes dejar de seguir. 

Cuando tu espacio de trabajo está libre de confusión, tu mente puede pensar con más claridad. Y para conseguir actuar en ese sentido, no hay error: el primer paso para limpiar el desorden es simplemente librarse de los objetos que no necesitas. Antes de comenzar tu rutina diaria, asegúrate de que todo está en el lugar correcto y retira cualquier ítem que no usas. 

En cuanto a los objetos que no son utilizados a diario, utiliza cajones o cajas para organizarlos. Agruparlos por categorías te ayudará a encontrar cada uno cuando lo necesites, ya que será más fácil recordar donde estos fueron agrupados. 

5 tipos de herramientas para el home office 

Ahora que ya sabes cómo funciona el teletrabajo, cuáles son sus ventajas, los desafíos y tips para preparar tu espacio, no podemos olvidarnos de traer herramientas indispensables para tu trabajo home office. 

Después de todo, es en ese periodo que necesitamos de soluciones que conecten varias personas, para trabajar en conjunto en proyectos y actividades. Durante la pandemia del Coronavirus, el propio Google dejó disponible de forma gratuita una serie de herramientas para ayudar a todos lo que están trabajando de casa. 

En la práctica, existen soluciones para varias finalidades diferentes. Por eso, creamos una lista para 5 tipos diferentes de situaciones que puedes pasar: 

1. Reuniones en línea 

Durante el periodo de home office, las reuniones planeadas no pueden dejar de ocurrir. Incluso las decisiones más rápidas, que suelen suceder en el ambiente de trabajo entre personas que trabajan lado a lado en la misma mesa, deberán continuar en el ambiente online. 

Por lo tanto, es importante que los equipos se comuniquen con frecuencia utilizando herramientas para realizar reuniones en línea. Con las soluciones de videoconferencia, será mucho más simple llevarlo a la práctica. 

Las principales herramientas del mercado permiten crear una sala de forma gratuita y, por medio de un enlace de acceso, todos los participantes pueden entrar para participar de las reuniones con audio, video y compartiendo pantalla. Las principales herramientas para videoconferencia que puedes utilizar son: 

Zoom

La herramienta Zoom permite crear un ambiente de videoconferencia para compartir varios usuarios en la misma sala. En su versión gratuita este permite una duración máxima de 40 minutos.

Zoom Home Office

Zoom permite la participación desde diversos dispositivos conectados a internet. 

Hangouts Meet

El Hangouts Meet – antiguo Google Hangouts – es la herramienta de Google para hacer reuniones en línea. Por estar integrada al G Suite, el paquete de herramientas de Google, podrás participar de reuniones a partir de un evento creado en la agenda de Google o de una invitación enviada por email.  

Hangouts Home Office

 Hangouts Meet es una de las herramientas más utilizadas para reuniones online

2. Comunicación en tiempo real

Manteniendo el enfoque en en la colaboración entre equipos, una de las formas para trabajar bien en home office es mantener una comunicación clara con tu equipo y líder usando herramientas que permitan ese intercambio en tiempo real.

La mayoría de las personas suele pasar los días próximos a sus colegas de trabajo en el ambiente compartido de la empresa, lo que significa que la comunicación es mucho más fácil y sin esfuerzo. En el teletrabajo, por su parte, es importante definir bien cómo va a funcionar la estructura. 

Es por eso que las herramientas de comunicación son indispensables en este momento. Y las principales que podrás utilizar son: 

Slack

Slack es un espacio de colaboración por medio de un intercambio de mensajes. Es la herramienta preferida de las empresas para mantener la comunicación de todos los equipos en un solo lugar. Los participantes pueden crear canales, que funcionan como grupos de intercambio de mensajes, ideales para concentrar la comunicación entre equipos. 

Un gran diferencial es su integración con Zoom, Google Drive y otras aplicaciones corporativas. 

Slack Home Office

Slack permite la comunicación individual o por grupos

Rocket.Chat

Rocket.Chat es un servidor de conversaciones con funciones similares a Slack. Es una óptima solución para comunidades y empresas que deseen crear su ambiente de comunicaciones individuales o en grupo. Un detalle a tener en cuenta es que esta herramienta posee código abierto.  

Rocket Chat Home office

Rocket.Chat es una alternativa para mantener la comunicación 

3. Gestión de las actividades 

Además de resolver los puntos de comunicación – ya sea a través de las conversaciones por videoconferencia, chat o grupos – es necesario hacer una gerencia de actividades durante el periodo de home office.  

Es importante contar con soluciones que dejen claro cual ctividad cada miembro del equipo está ejecutando en el momento y cuáles son las próximas acciones prioritarias que deben ser realizadas a lo largo del día o de la semana. Para esta finalidad puedes usar:  

#matrix

Para contar con una experiencia que se aproximara a aquella que encontramos en una oficina física, el equipo de Ingeniería y Producto de RD Station desarrolló una herramienta open source llamada #matrix.

Esta funciona como una oficina en línea que permite que las personas visualicen a sus colegas de trabajo e interactúen por medio de salas virtuales. 

La herramiena está disponible  en plataforma Open Source para empresas que opten por el modelo home office. La implementación posee configuraciones sencillas y en apenas dos minutos es posible crear la oficina virtual- Todo el proyecto está publicado en el GitHub da RD y puede ser ejecutado siguiendo los pasos del archivo README.md.

Matrix Home office

Visual de la #matrix que hace la división de salas virtuales

Trello

Trello es la herramienta más simple posible cuando se trata de gestión de proyectos, pero esa simplicidad esconde un increíble poder organizacional y de gerencia de tareas. Este utiliza el concepto de tableros, donde cada uno puede representar un proyecto o la distribución de la rutina de un equipo. 

Dentro de cada tablero, los equipos crean listas que son completadas con tarjetas. Las tarjetas pueden ser atribuidas a miembros específicos del equipo, etiquetados y con plazo de entrega. 

Trello Home Office

Trello utiliza la metodología Kanban para hacer la gestión de las actividades

4. Gestión de las acciones de Marketing

Durante el trabajo home office, una de las áreas de cualquier empresa que debe continuar funcionando muy bien es la de Marketing. Y con todas las posibilidades que internet y las formas de comunicación ofrecen, todos los negocios ya están poniendo su enfoque en su trabajo de Marketing Digital.

Por eso, es importante contar con una herramienta que funcione muy bien para gestionar todas las actividades de Marketing Digital, aún trabajando de casa. Para aprovechar el ambiente digital y conseguir ampliar tu volumen de ventas, existen herramientas para la Automatización de Marketing:

RD Station Marketing

RD Station Marketing es una herramienta de Automatización de Marketing que reúne todas las funcionalidades que tu empresa necesita para atraer, convertir y relacionarse con un contacto, además de analizar los resultados de tus acciones en un solo lugar. 

Con ella, podrás realizar las acciones que necesitas para ampliar tus resultados, como por ejemplo: 

  • Programar publicaciones en las redes sociales; 
  • Crear y enviar campañas de Email Marketing;
  • Crear Páginas de Captura (Landing Pages) para generación de Leads;
  • Generar flujos de nutrición automáticos para tu base de contactos;
  • Analizar los resultados, de visitantes hasta ventas, ¡y mucho más!

RD Station Marketing Home office

Visual del dashboard de RD Station Marketing

¿Cuál es tu tip de home office?

Esperamos que todos estos consejos te ayuden durante tu periodo de trabajo en home office. Quien sabe, cuando la crisis haya pasado, percibas que te gustó y puedas continuar en este modelo. Lo importante ahora es seguir las orientaciones de las organizaciones competentes y superar este momento junto, aún en la distancia. 

Nos gustaría reforzar la invitación a que dejes en los comentarios alguna observación sobre tu experiencia con teletrabajo. Puede ser un consejo sobre productividad, organización o incluso algo en la línea personal, como la relación con los hijos que también están sin clases. ¡Estamos juntos!

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