9 tips para gestión a distancia de tu operación de Marketing y Ventas

¿Cómo haces la gestión de tu equipo durante el teletrabajo? Tener una cultura clara por parte de la empresa ciertamente ayuda a mantener el enfoque y el compromiso. Existen varias opciones que puedes aplicar junto a tu equipo, que permiten hacer la gestión a distancia de equipos de una forma más productiva.

Es verdad que los equipos de Marketing y Ventas tienen sus propios desafíos cuando trabajan de forma remota, además de los problemas que cualquier equipo enfrenta y que el líder debe gerenciar. Solo que implementando algunas estrategias – tanto por parte de la gestión como de los liderados – ¡esa rutina puede ser mucho más clara y simple!  

Creamos una lista de 9 consejos para realizar la gestión a distancia de tu operación, tanto de Marketing como de Ventas, que reunimos de nuestros especialistas y líderes en RD Station. 

9 tips para realizar la gestión de los equipos a distancia

Además de consejos para facilitar tu trabajo de gestión de equipo, que es fundamental durante el trabajo home office, encontrarás sugerencias para compartir con tu equipo sobre productividad, salud y bienestar.

A fin de cuentas, para mantener un buen desempeño aún trabajando a distancia, es importante no olvidar apoyar el lado profesional, personal y emocional de cada uno.

1. Implementa buenas prácticas de comunicación y gestión de conflictos

A diferencia del trabajo en oficina, donde todos se sientan uno junto al otro y es más fácil conversar sobre cualquier asunto, es necesario tener una comunicación más cercana con el equipo para que los conflictos y problemas que aparezcan en el día a día puedan ser resueltos rápidamente durante la gestión a distancia.

Para eso, es importante cumplir con dos pasos:

• Alinear expectativas con el equipo sobre las formas de comunicación: define cuál es el mejor momento y ocasión para usar cada uno de los canales diferentes, dependiendo del nivel de importancia y urgencia del mensaje. 

• Stand-up matinal: hace toda la diferencia contar con un momento para compartir con todo el equipo y hablar como cada uno se siente en el día, lo que hizo el día anterior y lo que hará hoy y si necesita de ayuda para algún punto.

Con estos pasos, es posible tener una comunicación más cercana aún cuando no están todos en la misma mesa. 

2. Incentiva el intercambio de información entre todo el equipo 

Para gerenciar el intercambio de informaciones, es importante dar preferencia a las conversaciones a través de canales y grupos en vez de mensajes individuales. Es fundamental que todos sepan de las actualizaciones y novedades. 

Por eso, mantén todas las acciones y sprints próximas en documentos compartidos o por medio de alguna herramienta. En Trello, por ejemplo, puedes hacer listas de las principales actividades del día a día para que sea más fácil entender lo que cada integrante está priorizando en el momento.

Es preferible pecar por exceso de información que dejar al equipo sin datos que pueden ser cruciales en los próximos pasos de tu planificación.

3. Aprovecha los recursos digitales para hacer la comunicación

Para conseguir mantener todo el equipo alineado y con la comunicación abierta a todos, es posible usar otras soluciones digitales como Hangouts o Zoom para videoconferencias. Esta es una forma de mantener la integración entre los equipos, tanto de Marketing como de Ventas.

Pensando en el contacto con clientes, el uso de esos recursos también ayuda en la divulgación de estrategias para mantener todos al tanto sobre las próximas acciones.

Además, es importante usar recursos digitales para dejar un registro de las acciones que cada persona del equipo hará. 

4. Mantén un clima positivo dentro del equipo

Muchas veces creemos que el clima laboral solo es importante durante el trabajo presencial. Sin embargo, este es un elemento muy importante también durante el trabajo home office.

Para mejorar, es posible seguir estas dos prácticas:

• Compartir algo de tu día: puede ser hecho un poco antes del fin de la jornada – usando las herramientas de comunicación del equipo – para compartir algo que normalmente sería dicho si todos estuvieran en el mismo ambiente de trabalho.

• Crear momentos de esparcimiento: así como sucede en la oficina, puedes usar momentos de interacción y relajamiento, que pueden ser vividos usando un juego online, por ejemplo. 

Lo importante es salir un poco de la rutina, pensando realmente en generar un buen clima para tu equipo. 

5. Recomienda la división del espacio de trabajo y el respeto a los horarios 

Pensando en la productividad del equipo, teniendo en cuenta que no todos pueden tener una adaptación fácil a la rutina de teletrabajo, es importante pasar un consejo sobre el espacio de trabajo y del horario. 

Para conseguir mantener la concentración, definir una división del lugra para trabajo, aún cuando solo sea colocar una mesa y una silla, puede ayudar a mantener el enfoque en las actividades.

Pero como el trabajo es realizado de casa y la percepción de tiempo es diferente de cuando estamos trabajando en la oficina, es común que tu equipo almuerce mientras trabaja o pase más minutos al final del día, lo que va contra las buenas prácticas de productividad.

Por eso, es importante seguir una rutina que ya indique el horario de inicio de la jornada, el horario de almuerzo, los intervalos y la salida.

Con esa división bien construida, es posible no solo mejorar el orden de actividades, sino seguir según una agenda, lo que termina ayudando la rutina diaria de los funcionarios. 

6. Utiliza una herramienta de organización para el equipo

La estructura y organización del equipo hecha en el ambiente de oficina también puede ser implementada en el gerenciamiento de tu operación a distancia por medio de una herramienta digital.

En RD Station usamos #matrix, una herramienta open source desarrollada por el equipo de Ingeniería y Producto que simula una experiencia similar de la que encontramos en una oficina física para un ambiente virtual. Todo el proyecto está publicado en el GitHub de RD.

Con esta herramienta, es más fácil ver quién está en la sala del equipo – indicando que está realizando las actividades del día – o quién está participando de una reunión, por ejemplo. También es posible crear salas de descanso y hacer llamadas directamente en la herramienta, haciendo la comunicación más ágil dentro de esa organización. 

7. Define metas objetivas y claras para el equipo 

El equipo de Ventas trabaja con base en las metas que deben alcanzar. Es por eso que en la gestión a  distancia esa definición debe ser clara y bien objetiva, para que todos tengan confianza en el trabajo que están realizando. 

La transparencia de los números y entregas también debe hacer parte de esa definición. Ese paso puede ser colocado en práctica por medio de herramientas utilizadas en el día a día. 

Incluir las metas en procedimientos y procesos es fundamental para tener algo bien detallado y organizado y así el equipo pueda ser gerenciado y también gerenciarse. 

8. Ejecuta prácticas que proporcionen bienestar en el home office

Muchas personas crean hábitos dentro de la oficina que terminan siendo dejados de lado cuando se está trabajando en casa. Entonces, hace parte del proceso de gerenciamiento a distancia llevar al equipo las mejores prácticas de bienestar.

• Hacer pausas: trabajar desde casa puede dar la falsa sensación que las personas ya están confortables y esto puede hacer que las personas trabajen varias horas seguidas sin percibirlo. Por eso, es importante incluir pausas, así como es hecho en la oficina. 

• Reservar un tiempo para tomar sol: este es un tipo fundamental, ya que el sol es el factor que nos ayuda en la absorción de la vitamina D. Durante el home office es raro recordar cuán importante es esta práctica. 

• Gimnasia laboral: los ejercicios pueden ser adaptados para el trabajo remoto, y además de proporcionar un momento de bienestar, garantizan también un momento de esparcimiento con el equipo cuando es hecho en conjunto, agendado previamente en un determinado horario vía videoconferencia. 

9. Mantén tu estrategia de Marketing y Ventas integrada en un único lugar

En el trabalho a distancia, ya vimos que es importante mantener todos los integrantes del equipo alineados. Pero además de usar una herramienta de comunicación para eso, es esencial contar con un sistema que mantenga tu estrategia tanto de Marketing como de Ventas integrada.

Utilizar un software donde poseas tu estrategia integrada en un único dashboard ayuda a mantener todo el equipo alineado y a continuar con un buen desempeño. Después de todo, es así como todos pueden tener visibilidad de sus metas y de lo que debe ser realizado para alcanzar los objetivos de cada área. 

Puedes contar con una herramienta todo en uno para Marketing – que permita la ejecución de las demandas por todos los integrantes del equipo– aliada a una que organice su proceso comercial y la cadencia de contactos. 

Si estás listo para colocar en práctica este último consejo, ¿qué tal hacer una prueba gratuita y sin compromiso de nuestras herramientas? Así, ¡aprovechas las horas extra que el trabajo remoto proporciona y ya conoces algo nuevo!