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Por qué y cómo tener un correo electrónico profesional

¿Sigues usando cuentas de email gratuitas para tu marca? Conoce por qué y cómo tener un correo electrónico profesional para mejorar las interacciones con tus clientes

Con el auge del marketing digital, los correos electrónicos siguen ganando peso en la gestión de negocios online. Sin embargo, una enorme cantidad de pymes siguen utilizando cuentas de correo gratuitas como Gmail, Outlook y Yahoo!, sin considerar las desventajas que esto implica para su negocio. Por eso, en este artículo te contaremos por qué y cómo tener un correo electrónico profesional para tu marca. ¡No te lo pierdas!

Correo electrónico profesional

A pesar del avance de las redes sociales, el email no ha dejado de crecer, consolidándose como un canal masivo de comunicación. Según Statista, 3.930 millones de personas eran usuarias de email en 2019, cifra que se prevé que llegue a los 4.371 millones para 2023.

Además, de acuerdo a un informe de McKinsey, el email marketing es 40 veces más efectivo que Facebook o Twitter para alcanzar a una audiencia objetivo. El 86% de los profesionales optan por utilizar el correo electrónico cuando se comunican con fines comerciales y el 73% de los millennials prefieren que los mensajes de las empresas les lleguen a través de email. ¿Te queda alguna duda de su importancia?       

¿Por qué tener un correo electrónico profesional?

Si tener un Gmail es gratuito y fácil de usar, ¿por qué no basta? ¿Cuál es la gran diferencia con un correo electrónico profesional?

Para empezar, un email profesional te permite personalizar tu cuenta de correo y usar el nombre de tu marca en lugar del genérico de la plataforma que estés utilizando. De este modo, en vez de nombre@gmail.com, puedes crear un correo electrónico como nombre@tumarca.com.

Parece un cambio muy simple (¡y lo es!) pero no por ello es menos beneficioso para tu estrategia de negocios. El email profesional otorga valor agregado y contribuye a la construcción de la imagen de marca, entre otros muchos beneficios que te comento a continuación.

(Checklist) Campañas de Email Marketing

Un paso a paso para lanzar tus correos promocionales, newsletters y flujos de automatización sin errores.

Ventajas del correo electrónico profesional

Identidad de marca

1) Aporta seriedad y profesionalismo: Un email corporativo comunica “esta es una empresa seria y consolidada”. Debemos reconocer que no es lo mismo recibir un mensaje de jullieceramicos@gmail.com o de jullie.gonzalez.91@yahoo.com, que uno de consultas@jullieceramicos.com.

Crear un mail falso de manera gratuita es tan fácil que los clientes no suelen confiar en miembros de una empresa que usan cuentas de correo electrónico genéricas.

2) Aumenta la confianza de los clientes potenciales: Una dirección de email profesional legitima tu empresa. Demuestra que tienes un negocio real en el que las personas pueden confiar. Según Silverpop, el 64% de los usuarios abriría un email simplemente porque confía en la marca que lo envía. En cambio, si el correo electrónico no tiene el nombre de la empresa, aumentan las posibilidades de que lo marquen como correo no deseado o desconfíen de él.

3) Fortalece el reconocimiento y credibilidad de la marca: Una cuenta de correo corporativa demuestra que se invierte en la identidad de una marca. Es un canal de comunicación verificado, del mismo status que el sitio web y perfiles oficiales en redes sociales.

Gestión de la comunicación

1) Brinda libertad para estructurar y elegir los usuarios: Este servicio te permite crear diferentes cuentas bajo el “@tumarca”, brindándote distintas posibilidades para tu estructura de mails. Podrías organizar los correos por área (ventas@tumarca.com, soporte@tumarca.com) o bien por los nombres de los integrantes del equipo (juanpablo@tumarca.com, ana@tumarca.com).          

Organizando los correos con una estructura clara y funcional, se logra una gestión de la comunicación más eficiente. En una plataforma gratuita esto sería imposible ¡Imagínate querer registrar ana@gmail.com! No hay ninguna chance de que esté disponible.

Al mismo tiempo, el equipo de trabajo tendrá un respaldo corporativo que lo favorecerá en su trabajo y fortalecerá el sentido de pertenencia.          

2) Permite gestionar todos los usuarios desde un mismo lugar: Contratar un servicio de emails personalizados te brinda la posibilidad de manejar varias direcciones y buzones desde un mismo punto. De este modo, tendrás los mensajes más ordenados y atenderás mejor a los clientes.                   

3) Es compatible con programas de correo y webmail: Puedes elegir con qué herramienta quieres trabajar -por ejemplo una aplicación webmail como Roundcube u otras- en vez de estar atad@ a la plataforma del proveedor gratuito.      

Ciberseguridad

1) Es más seguro: Las cuentas gratuitas suelen ser un blanco de spam y ataques de piratas informáticos. Las privadas, en cambio, otorgan mayor seguridad, ya que incluyen medidas adicionales de protección ante posibles virus o ataques informáticos.         

2) Protege tu lista de contactos: Ofrece una copia de seguridad de todos tus correos.

3) Reduce las posibilidades de que tus mensajes caigan en la casilla de spam del receptor: Cualquier digital marketer sabe lo importante que es esto para lograr una comunicación exitosa con los clientes.           

¿Cómo tener un correo electrónico profesional?       

Si has llegado hasta aquí, seguramente te pica la curiosidad de saber cómo adquirir tu propio correo profesional. Tranquil@, es un proceso sencillo que no requiere ningún conocimiento técnico. Lo hemos resumido para ti en 4 simples pasos:        

1) Selecciona y registra un nombre de dominio

Un dato fundamental para tener un email profesional es contar con un dominio registrado. Si ya tienes un sitio web o tienda online, seguramente cuentass con un dominio, ya que es el nombre por el que se puede encontrar tu sitio web en Internet (ej: www.jullieceramicos.com).

Si ya tienes un dominio, puedes avanzar al paso 2. Si no es así, deberás elegir un dominio para tu marca y registrarlo. Lo ideal es que este coincida con el nombre de tu marca. Hay distintos servicios que te permiten comprar un dominio: basta con escribirlo, elegir la extensión (.com, .es, .mx, etc.), chequear que esté disponible y reclamarlo para ti.        

2. Elige un proveedor de email hosting   

Una vez tengas el dominio, el siguiente paso es elegir un alojamiento de correos electrónicos profesionales. Este es el servicio que te permitirá tener tus cuentas de email personalizadas, asociadas al nombre de dominio con que estés registrad@.

Tip PRO: Aunque te presentamos el paso 1 y 2 por separado, muchas marcas ofrecen ambos servicios, tanto registro de dominio como alojamiento de correo electrónico profesional. Te recomendamos que elijas una empresa que te brinde ambas alternativas, para realizar todo el proceso desde un mismo lugar.          

Si tienes registrado tu dominio en un proveedor pero no te ofrece email hosting, no te preocupes. Puedes transferir tu dominio de un proveedor a otro sin problemas.          

Revisa las distintas opciones en el mercado, ya que hay marcas que ofrecen dominios gratuitos pero mails profesionales pagos, otras que cobran por el dominio pero no por las cuentas de correo, algunas que limitan la cantidad de mails que puedes crear y otras que no. Atendiendo al objetivo de este artículo, te sugerimos aquellas opciones que te ofrezcan cuentas de correo ilimitadas.          

3) Crea tu dirección de correo electrónico profesional

Dependiendo del servicio que hayas elegido, los pasos para configurarlo y crear una cuenta de correo electrónico pueden ser ligeramente diferentes.      

Sin embargo, la mayoría te permite crear tu correo electrónico desde cPanel, una plataforma súper intuitiva donde podrás registrar tu email profesional en segundos. Deberás ir a la sección “Cuenta de correo electrónico», presionar el botón “+Crear”, rellenar los campos que se indican, ¡y listo! La cuenta, como mencionamos antes, tendrá la siguiente estructura: tunombre@tudominio.com. 

Correo electrónico profesional

Si elegiste un plan que ofrece muchas o ilimitadas cuentas, podrás además registrar la estructura de correos que más le convenga a tu marca, asignando cuentas por áreas o por cada miembro del equipo. Con una estructura definida y clara de correos, el flujo de comunicación se facilitará tanto con los clientes como al interior de la empresa.

Cualquiera sea el caso, asegúrate de que el nombre de usuario sea simple, breve y agradable para tus clientes. Una vez creada tu lista de correos con sus respectivas contraseñas, podrás comenzar a enviar y recibir correos de tus clientes.          

4. Configura tu/s cuenta/s  

Te recomendamos personalizar las cuentas para potenciar aún más su estilo profesional.

La firma es un punto clave. Puedes configurarla para que aparezca al final de cada email o respuesta que envías. Coloca allí no sólo el nombre del área o persona que utilizará la cuenta, sino también la información básica de la empresa, como algún dato de contacto, el logotipo y el enlace al sitio web.

También puede interesarte: 12 consejos para la redacción de un buen email de presentación comercial         

Conclusión

Ahora ya sabes que tener un email personalizado es muy importante y no puede quedar afuera de tu estrategia de marketing online.  

Espero que te vayas con una idea muy clara de por qué y cómo tener un correo electrónico profesional. Como habrás notado, ofrece una gran cantidad de beneficios, con un costo de inversión muy bajo.      

¡Comienza a trabajar con el email profesional y beneficia tu negocio!

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