4 consejos para aprovechar oportunidades de negocios en eventos

Los eventos son geniales para desarrollar tus estrategias de Marketing: grandes presentaciones, networking y todo aquel hype que es generado en torno de ese momento tan especial del mundo corporativo (incluyendo la amada happy hour).

Pero, claro, más allá de todo, es importante tener en mente que tu agencia ha invertido para tu participación o el patrocinio del evento, y es tu papel asegurar el ROI de esa acción.

Antes que nada vale resaltar que, para generar oportunidades de nuevos negocios, el evento en sí debe tener sentido para tu empresa. De nada servirá que una agencia de Marketing, por ejemplo, participe en un evento logístico (a menos que el mismo tenga clientes de ese nicho de mercado con resultados comprobados).

Además, es importante evaluar cuidadosamente cuál será la estrategia durante la participación en el evento. ¿Será que aquel montón de tarjetas que compraste es realmente suficiente? ¿Te posicionas de la forma correcta en el evento del que estás participando? ¿Cuál es el mensaje que estás pasando para el público del evento?

Pensando en todo esto, separé algunas prácticas que pueden ayudarte a identificar verdaderas oportunidades de negocios y a cómo posicionarte para capturarlas y seguir para un proceso comercial exitoso.

1. Prepara todos los materiales necesarios para tu estrategia

Para potencializar la participación en el evento, es importante realizar la tarea desde casa y prepararse para el gran momento. Eso incluye pensar cómo tu identidad visual estará presente en el evento y cuáles contenidos vas a llevar para apoyar tu discurso (tarjetas, folders, regalos especiales).

En relación a la vestimenta, es común que eventos del área de los abogados (en el caso de que ese sea tu nicho de mercado) sean más formales (con traje y corbata). Ya los eventos volcados para empresas pequeñas y startups de tecnología son más informales, con personas usando jeans y camisas de sus respectivas empresas.

Al usar una vestimenta de abogados en un evento de startups puedes hacer que tu público se sienta menos cómodo y eso hará más difícil el momento de la conexión. Esto entra mucho en la cuestión del rapport: mientras una persona se sienta más cómoda cerca de ti, mayores serán tus chances de tener una conversación profunda con tu prospecto.

Además del traje correcto, no olvides llevar los materiales de apoyo para tu estrategia y, claro, las tarjetas de negocio. Si tienes patrocinio y cuentas con un stand en el lugar, vale la pena solicitar la lista de presencia a los organizadores del evento. A partir de ese análisis ya puedes identificar potenciales oportunidades antes del evento y crear planes para entrar en contacto con las personas seleccionadas.

2. Usa y abusa de espacios de encuentro

En la mayor parte de los eventos, habrá diversos espacios en donde las personas puedan descansar, sentarse, comer y tomar un tan necesario café para mantener las energías por el resto del día. Usa y abusa de eso.

Es esencial que sepas en cuáles puntos puedes encontrar potenciales oportunidades con mayor disposición de escuchar tus ideas. Ten en mente esos lugares también cuando quieras llevar a algún prospecto hacia un lugar más tranquilo y confortable.

Es importante resaltar todavía la cuestión del almuerzo/cena: está comprobado que las personas tendrán más disposición de oír sobre tus ideas durante y después de una comida. ¡Usa eso como ventaja a la hora de hablar con aquel potencial gran cliente para tu cartera!

Por último, tenemos el final del evento que, casi siempre, es marcado con una happy hour. Ese es el momento en el que puedes relajarte más con las personas y dejarlas más abiertas. Utiliza esa interacción para crear un rapport mayor. Así, tus acompañantes se sentirán más cómodos y serás capaz de demostrar más empatía.

3. Busca por tomadores de decisión

Un evento es un canal de adquisición interesante por la cantidad de participantes y las chances de poder hablar con muchas personas diferentes. Sin embargo, en un Proceso de Ventas existe siempre la importancia de hablar con personas que tienen el poder decisivo de decir sí para un negocio o, por lo menos, influenciar esa decisión.

Por eso, es importante identificarlas a la hora de conversar más profundamente sobre lo que tu negocio les ofrece.

Siempre intenta entender durante la conversación lo que el participante hace exactamente en la empresa en la que trabaja y cuáles son sus razones para participar del evento. ¿Es para ganar insights? ¿Es para entender lo que está haciendo la competencia? ¿Es para prestar presencia en un evento sectorial? ¿Es para hacer una alianza estratégica?

Al hacer estas preguntas, podrás entender cuánto debes hablar de tu solución y, muchas veces, saber cuándo concluir la conversación y seguir para la próxima. ¡Identifica siempre cuáles son las mejores oportunidades para Networking!

4. Organízate para contactarte con las oportunidades levantadas en el evento

La mayoría de los participantes conversa con varias personas en el evento y hacen el típico intercambio de decenas de tarjetas. ¿Qué sucede después? Tienes una pila de tarjetas en la manga y no recuerdas muy bien quienes eran aquellas personas. Para evitar eso, lleva siempre una lapicera, anota palabras clave de la conversación que tuviste en el dorso de la tarjeta y evita así olvidar lo que conversaste con esa persona.

Y, más allá de eso, aprovecha el timing en la noche post evento o hasta a la mañana siguiente y manda un email para la persona, agradeciendo por el tiempo que disponibilizo para hablar contigo, resaltando cuan productiva fue la conversación y citando exactamente los puntos que fueron discutidos y escritos en la tarjeta.

Claro, utiliza ese momento para intentar marcar una conversación más profunda, ¡o encontrar a la persona más recomendada para abordar dentro de la empresa en la que ese contacto trabaja!

A fin de cuentas, eventos son experiencias únicas que deben ser, sí, utilizadas para la generación de oportunidades de tu agencia. En ellos tienes la oportunidad de hacer un contacto más directo y personal con tus prospectos e inclusive descubrir nuevas (grandes) oportunidades de negocios. Por eso, se inteligente y administra bien tu tiempo, ya que los buenos eventos acostumbran a terminar más rápido de lo que te imaginas.

Recuerda también que, por sobre todas las cosas, debes probar el Retorno de la Inversión realizada y aprovechar la oportunidad para alcanzar grandes resultados.

Y tú, ¿cuál estrategia consideras esencial a la hora de levantar oportunidades en eventos?

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Este post fue originalmente escrito por João Henrique Medeiros Paes en portugués y contiene adaptaciones hechas por el autor para el mercado de Latinoamérica y España.