Gestión de equipos a distancia: aprende a mantener el rendimiento de tu agencia

Recientemente, en vista de la curva de crecimiento en los casos de coronavirus a nivel global, se han adoptado varias medidas para detener la propagación de la enfermedad. Con la intención de incentivar el aislamiento social durante los próximos días, muchas empresas se están sumando a la práctica del home office. Y, con el trabajo a distancia, naturalmente surgen algunos puntos de ajuste en la rutina de nuestros colaboradores.

Queremos aprovechar este momento para ayudarte a ti, que lideras equipos dentro de agencias digitales, así como gestionas equipos remotos; hemos recuperado y actualizado el artículo escrito por Sebastián Baltazar, CEO y cofundador de Studio Createam. Hicimos algunos cambios en el texto original de Sebastián, con el único objetivo de contextualizarlo mejor al escenario actual.

Studio Createam es una agencia que ha experimentado con el home office desde su inicio. Al ser responsable del negocio desde su transformación de una agencia de una sola persona a una Agencia de Marketing Digital, Sebastián acumuló una gran experiencia en la gestión de equipos a distancia. Compartiremos en las siguientes líneas los principales aprendizajes que adquirió a lo largo de esta trayectoria.

¡Que tengas una buena lectura!

Las ventajas de sumarse al home office en agencias digitales

Aunque el home office está en boga en estos momentos, vale la pena destacar que ya era una tendencia en el universo laboral antes del Covid-19.

Una encuesta de AfterCollege mostró que 68% de los profesionales de la generación millennial tienen mayor interés en las empresas que ofrecen modalidades de trabajo remoto. Otra encuesta, del New York Times, mostró que actualmente, alrededor del 43% de los americanos trabajan al menos algunos días a la semana bajo esta modalidad.

Puede ser que intentes resistirte a este cambio, pero es innegable que ha nacido una nueva forma de relacionarnos con el trabajo que no puede ser ignorada. También es cierto que estamos en medio de una pandemia y que el escenario que impulsó el debate sobre el home office en las agencias es negativo. Sin embargo, ¿qué tal aprovechar este empuje para cambiar la forma en la que consideramos al trabajo remoto?

Trabajar desde casa requiere algunas adaptaciones, pero también tiene beneficios. Entre las principales ventajas de gestionar equipos que trabajan en modo home office, podemos enumerar algunas de las más importantes. Estas son:

Ahorro de recursos.
Agilidad de contratación.
Posibilidad de trabajar con profesionales desde cualquier lugar del mundo.
Escalabilidad.
Diversidad de ideas, culturas y experiencias.

En primer lugar, tener colaboradores que lleven a cabo sus funciones de forma remota, garantiza un gran ahorro en los costos. Después de todo, no necesitarás disponer de un espacio físico, materiales u otros recursos para que estas personas puedan realizar su trabajo.

Tu agencia puede incluso trabajar con contratos cerrados y más dinámicos, sin la necesidad de regirse bajo los esquemas tradicionales de contratación. De esta manera, es mucho más fácil encontrar nuevos profesionales, crear un equipo de trabajo e inclusive, terminar la relación laboral con aquellos que no presenten un buen desempeño.

Esta facilidad de contratación también te permite mayor flexibilidad para buscar a los mejores profesionales, en cualquier lugar. Los temas geográficos ya no son limitantes. Si necesitas un diseñador especializado en diseño 3D y no lo encuentras en tu región, puedes contratar a alguien, aunque se encuentre del otro lado del mundo, para que trabaje en tu proyecto.

Además, también ganarás escalabilidad. Tu agencia de Marketing Digital puede tener diversos tipos de clientes, así como podrás crear equipos remotos que lidien con cada uno de ellos. No necesitas hacerlo todo por ti mismo, ni contratar a un montón de personas de forma permanente para crear un equipo. Así mismo, será mucho más fácil para comenzar un negocio y escalarlo tanto de forma rápida, como eficiente.

Finalmente, puedes incorporar personas que vivan en distintas regiones de tu país y el mundo a tu equipo, lo que favorecerá la conexión entre diferentes culturas e ideas dentro de tu proyecto. Especialmente en los proyectos creativos, ¡esta mezcla de bagaje cultural entre los miembros del equipo marca la diferencia!

¿Cómo realizar la gestión de equipos a distancia?

Para liderar a los colaboradores de Studio Createam, Sebastián utilizó algunas técnicas y apps que sirven de guía para todos. En primer lugar, se debe tener en cuenta que será necesaria mucha organización y disciplina para mantener todo en marcha.

A continuación, comparto los principales pasos que ayudan a mantener una rutina saludable de gestión de equipos a distancia. Espero que esto pueda servir como una guía inicial para quienes quieren crear una rutina de home office estructurada en su agencia. La propuesta es ayudarte a tomar el control de tus acciones y equipos, entender lo que cada uno está haciendo y también crear una comunicación efectiva y asertiva.

1. Define una metodología de trabajo

El primer paso para tener éxito a la hora de gestionar un equipo de trabajo remoto, es definir una metodología de trabajo clara.

Puedes utilizar metodologías como SCRUM , donde el equipo define un backlog de actividades que deben realizarse y organiza cada etapa en sprints. Una vez definido esto, se realiza un seguimiento en conjunto de todo lo que se está llevando a cabo, para que todos los miembros puedan saber cómo va cada etapa, así como desarrollar su trabajo de forma independiente.

Algunas herramientas extremadamente útiles que pueden ayudarte en este sentido son: Basecamp, Asana y Vivify Scrum.

Existen diversas técnicas para organizar equipos y flujos de trabajo, y además, puedes crear tu propia metodología a la medida de tus necesidades. Lo principal es tener en cuenta que, para administrar un equipo remoto con excelencia, deberás contar con procedimientos muy claros. Todo el mundo necesita estar en la misma página.

2. Usa aplicaciones y herramientas para administrar flujos de trabajo

Utiliza la tecnología a tu favor. Existen muchas aplicaciones que te ayudarán a administrar los flujos de trabajo y organizar mejor a tu equipo remoto. En mi blog personal sobre freelancers, cito algunas herramientas que han sido o son esenciales para mi negocio y que sin duda pueden servirte.

Te recomiendo que uses al menos un administrador de tareas, como Trello o Favro. Con ellos, puede crear tareas, delegar roles, crear checklists, adjuntar materiales y una variedad de cosas más.

Gestión de equipos a distancia

Hay otras aplicaciones que te ayudarán a organizar las rutinas y gerenciar la agencia durante el home office, como Slack, por ejemplo. Es una gran opción de herramienta para comunicarte con todas las personas que son parte de tu agencia, así como también permite crear grupos e intercambiar archivos. Nosotros acostumbramos a crear un canal para cada cliente y otro canal para cada área, lo que facilita enormemente la comunicación y mantiene muy claro todo el proceso de actividades.

Inclusive utilizamos Slack directamente conectado a Favro, para automatizar algunas notificaciones y tareas.

No puedo dejar de mencionar toda la suite de aplicaciones de Google, que te permite gestionar calendarios, guardar y compartir archivos en la nube, crear presentaciones, entre otras cosas. Su usabilidad es excelente y sin duda será esencial para organizar y facilitar la gestión de tus equipos.

3. Establece los valores de tu empresa

Esta debe ser una de las primeras misiones de cualquier negocio que está comenzando. Si aún no lo has hecho, ahora es el momento.

Es importante que los nuevos miembros de tu equipo entiendan el propósito de tu agencia; cuáles son tus ideales, qué valores no son renunciables, cómo se debe tratar a los clientes, compañeros de trabajo y socios. Esto ayuda a:

Crear una identificación y una conexión más sólidas con tu agencia.
Guiar a todos los nuevos miembros para aprender, de forma más práctica y rápida, el espíritu de tu negocio.
Contratación y Onboarding de nuevos colaboradores.

No subestimes el poder de una buena definición de valores y misión.

4. Establece una herramienta de comunicación única

Es importante que todas las comunicaciones con tu equipo remoto estén centralizadas en una sola plataforma. Si una solicitud de trabajo comienza en Skype, pasa por email y termina en Whatsapp, es casi imposible mantenernos al corriente de todas las tareas.

Por lo tanto, adopta una herramienta que centralice todas las comunicaciones. De nuevo, sugiero Slack, donde puedes crear distintos grupos (llamados #canales), conversar directamente con cada persona, intercambiar archivos y hacer videollamadas.

Vale la pena reforzar aquí el primer punto que ya he mencionado, con respecto a metodologías y procesos bien definidos. Establece cuáles son las rutas de comunicación destinadas para cada actividad, de modo que ningún flujo de trabajo se vea obstaculizado por falta de diálogo.

5. No te olvides de dar feedbacks

Para que el home office de la agencia funcione, el proceso siempre debe mantenerse claro y alineado. Pero, más allá de eso, hay algo que también es fundamental: mantener una cultura de feedbacks. Ya sea presencial o de forma remota, es esencial que tus empleados sepan dónde están equivocados y dónde están en lo correcto. Sólo de esta manera tu negocio evolucionará.

Por tal motivo, debes crear una rutina de feedbacks. Si es posible, emplea videollamadas periódicas para definir nuevas estrategias y comunicar un feedback. No olvides tomar en cuenta resultados reales, así como mostrar siempre números o datos para que el colaborador pueda entender qué está funcionando y qué no.

6. Enfoque, fuerza y confianza — ¡éstos serán importantes para la gestión de equipos en tiempos de home office!

Es posible que algunos consejos se ajusten específicamente a tu realidad, a la de tu agencia u otro tipo de negocio. Deberás hacer pruebas y evaluar las técnicas, herramientas y rutinas hasta conseguir la que mejor se adapte a tus necesidades. Por lo tanto, vale la pena recordarlo: necesitarás estar enfocado y tener fuerza y confianza para gerenciar equipos remotos.

Con todos los tips citados aquí, lograrás organizarte mejor, ¡pero no olvides que este es un proceso constante!

Si ya has adoptado el modelo de trabajo a distancia, ¡comparte en los comentarios tus tips! Y si todavía no lo usas, pero estás considerando empezar a hacerlo, puedes compartir tus dudas. ¡Nos encantaría ayudarte!