Área de ventas: 6 funciones claves + Ejemplos 🔥🔥

En este blog reuniremos toda la información interesante sobre las ventas, sus funciones, cómo se organiza, qué metodología de trabajo se debe usar, algunos ejemplos y consejos que te llevarán a potencializar este departamento en tu empresa.

El área de ventas es una de las más importantes en una organización pequeña o mediana, ya que representa el principal canal de comunicación entre los clientes y la empresa.

Por supuesto que es un concepto muy amplio, pero básicamente vamos a centrarnos en qué es el área de ventas y sus 6 funciones claves.

¡Arranquemos! 🤙

¿Qué es el área de ventas?

Primero explicaremos brevemente el significado de las ventas, pues es una de las profesiones más antiguas del mundo. Esta práctica se conocía anteriormente como trueque, no había un valor monetario para los productos.

En el campo comercial y profesional, las ventas hacen parte fundamental de las empresas, porque sin una venta no hay dinero, no hay crecimiento, ni rentabilidad en la compañía.

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Ahora si, enfoquémonos en la definición del área de ventas.

Se refiere al equipo que se encarga de gestionar, promover los productos y servicios de una compañía, sea del sector que sea, esto incluye la identificación de nuevos mercados, la creación de oportunidades comerciales, la gestión con clientes, seguimiento de los resultados y el análisis de la competencia.

Esta área puede adoptar muchas formas de nutrir al cliente potencial, tiene que funcionar eficazmente para poder generar más negocios y dinero a la empresa.

¿Cuáles son las funciones del departamento de ventas?

Cuando se trata de la responsabilidad de ventas, es importante comprender el impacto que tiene cada una de estas con el cliente, en el equipo y en con la empresa.

A continuación, te compartimos este listado de 6 funciones básicas y sus ejemplos:

1️⃣ Desarrolla y ejecuta estrategias para alcanzar las ventas deseadas de acuerdo a la misión y visión de la empresa.

Ejemplo: un documento guía del proceso de ventas en donde tenga acceso el equipo de trabajo, será su “biblia”.

2️⃣ Genera nuevos clientes y mantiene un contacto regular con ellos, crea una relación a largo plazo.

Ejemplo: podemos ver esta función en la recolección de posibles leads calificados que podemos fidelizar a largo plazo.

3️⃣ Se mantiene actualizado de los cambios en el mercado y la era digital

Ejemplo: al estar alineado con el área de marketing, sabrás de primera mano cuáles son las tendencias y las metodologías actuales.

4️⃣ Investiga y analiza el mercado para identificar oportunidades de crecimiento

Ejemplo: el equipo de ventas decide usar una herramienta de CRM y métodos eficientes como el de RD Station PEACE.

5️⃣ Gestiona y monitoriza el rendimiento de las ventas para así saber si se debe modificar las estrategias y los objetivos iniciales.

Ejemplo: utiliza el embudo de ventas para desarrollar los indicadores de medición o saber a ciencia cierta si lograste lo que querías.

6️⃣ Evaluar y dar seguimiento a los indicadores.

Ejemplo: informes semanales o mensuales de los resultados de cada vendedor para así realizar feedback.

¿Cómo organizar el área de ventas?

Dirás… es súper fácil organizar un área de ventas, pero tiene realmente tienes sus desafíos y retos, lo cuál requiere pensar en un diferencial, destacarse de los demás y siempre hacer lo mejor.

Como sugerencia, recomendamos un nuevo método de ventas, que te va a encantar y te ayudará a organizar el área; es una metodología realizada por el equipo de RD Station: nuevo método de ventas PEACE.

¡Acompáñame a conocer este método a profundidad!

El significado del acrónimo de PEACE es: Proceso, Empoderamiento, Acercamiento, Cierre y Evolución. Veamos la definición de cada concepto:

Proceso: secuencia de pasos para atraer a un cliente

Empoderamiento: la participación y el entrenamiento del equipo de ventas

Acercamiento: abordaje con el cliente por medio de canales de comunicación

Cierre: seguimiento a los indicadores de medición del embudo de ventas Evolución: analizar los resultados finales y tomar decisiones.

Proceso

Un buen proceso es la base de las ventas y casi el 30% de las empresas no lo tienen estructurado, es como primero ponerte los zapatos y luego las medias, ¡incoherente!

Para construir un proceso de ventas hay que definir la siguiente información:

Cuál es nuestro tipo de cliente o el ICP (El Cliente Ideal), estudiar su perfil para tener una base de clientes importantes y saber en qué etapa de la jornada se encuentra. Además, conectarlo con el embudo de ventas, como lo hemos visto en otros espacios, no solo debe importar la decisión de la compra, sino la experiencia del usuario al hacerla.

Diseñar un PlayBook de ventas, un manual de instrucciones en donde podemos encontrar información de la empresa, del mercado, el área comercial y la descripción de los procesos de ventas, esta será la “biblia” de un vendedor.

Finalmente, utiliza una herramienta que te permita planificar y evaluar los procesos por tiempos definidos, un CRM en ventas. La de RD Station puede funcionar perfectamente.

Empoderamiento

Se enfoca en la participación del equipo de ventas luego de obtener un proceso definido. En pocas palabras será la etapa de entrenamiento para que continúe alineado y se cumpla los objetivos propuestos.

En esta etapa es crucial el rol del líder o el gerente del área, quien dará la motivación y el camino para el éxito.

Acercamiento

En esta fase de la metodología hay que determinar los canales adecuados para tener ese abordaje con el cliente y obtener una oportunidad de venta.

Algunos medios de comunicación que puedes tener en el radar son: el teléfono, el email y el WhatsApp, no olvides que si te diriges a un cliente que no está en ninguna de las etapas de la jornada de compra, perderás el tiempo.

Cierre

En este paso, te aconsejamos realizar un seguimiento a los indicadores de medición del embudo de ventas como las tasas de conversión. Te preguntarás si esto debe ser necesario y claro que sí, porque esta información te da la base para tomar decisiones y saber si se está cumpliendo con el objetivo y la estrategia principal.

Acá te dejamos una gráfica del embudo de ventas para que no lo pierdas de vista.

Evolución

“El éxito de la gestión, es el éxito del equipo”

Con esta frase llegamos a la última etapa, en donde será necesario revisar lo que funciona para invertir, analizar el estado de tu equipo y los posibles cuellos de botella en la fase del embudo de ventas.

Podrías centrarte en garantizar el éxito de la operación, en el análisis de los datos y en la motivación del equipo.

Los cambios asustan y más en los procesos, pero es un periodo que no va a durar para siempre, es de trabajar duro con tu equipo y garantizar los resultados efectivos.

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Importancia del departamento de ventas en una empresa

Sin el área de ventas, no alcanzarás ningún objetivo de la marca o de la estrategia de marketing, por lo tanto, tienes que definir qué tipo de área se necesita e iniciar con su estructuración.

Y la pregunta del millón: ¿Por qué es tan importante un área de ventas en una empresa?

Este departamento es esencial para el éxito de un negocio, porque ayuda a mejorar la rentabilidad de la empresa e impulsar los productos o servicios de la marca.

El área de ventas puede convertirse en un proceso lento que requiere de compromiso y persistencia para dar resultados, pero depende de ti.

4 Metodologías para trabajar en Equipo

¡Lo primordial es garantizar equipos campeones! 💪

No es solo contar con un volumen de personal, sino con un alto grado de pertenencia al proceso y a la ejecución del área de ventas.

Queremos que primero tengas presente este checklist para armar tu equipo top de ventas:

Establece un perfil del candidato, para así identificar las cualidades necesarias de un vendedor exitoso, esto incluye habilidades, experiencia y conocimiento.

Establecer los objetivos de ventas para la construcción del equipo, permitirá tomar mejores decisiones.

El equipo debe contar con herramientas como software de CRM, análisis de datos, de marketing digital y de seguimiento.

En ocasiones es difícil encontrar los mejores métodos para trabajar en equipo, pues solo nos damos cuenta de esto cuando fallamos en alguna etapa del proceso de ventas, así que echemos un vistazo a tres metodologías de trabajo en equipo que pueden funcionarte.

1️⃣ Metodología – OKRs

Este método es uno de los más usados en las áreas de marketing y ventas, si aún no la has practicado, te daremos una breve explicación.

Primero entendamos cómo se traduce su acrónimo:

Objectives

Key

Results

Objetivos y Resultados Claves

Creada por Andrew Grove, antiguo CEO de Intel Corporation, utilizada para optimizar el rendimiento de los colaboradores bajo los objetivos propuestos.

Algunas compañías que han incluido esta metodología en sus flujos de trabajo son Netflix, LinkedIn y Google. ¿Por qué no implementarlo en tu negocio?

Casi siempre se aplica para alinear a todo el equipo y visualizar todo el enfoque en el cumpliendo de los objetivos iniciales a medida que va progresando el área.

Un dato que debes tener en cuenta para poner en práctica esta metodología, es la estructuración del objetivo general y los objetivos específicos a corto, mediano y largo plazo, luego determina las acciones y los resultados claves para desarrollar cada objetivo.

Ventajas

– Fortalece la comunicación con tu equipo de trabajo

– Te enfocas en lo que realmente importa

– Podrás dar seguimiento al rendimiento de tu negocio por medio de indicadores

– Tomar decisiones sobre los resultados de cada miembro del equipo

– Mejora la capacidad de concentración del equipo

2️⃣ Metodología – Tableros Kanban

Kanban fue creada por Taiichi Ohno, ingeniero japonés de Toyota para mejorar el sistema de producción de la empresa y las actividades de cada colaborador.

Traducción de Kanban al castellano es: Kan: visual y Ban: tarjetas

Esta metodología visual de gestión de proyectos, basada en la organización de actividades en tarjetas puestas en un tablero físico, con un acceso todo el tiempo el equipo de trabajo. Aquí se plasman las etapas de las tareas o de las acciones a ejecutar, sea que estén en progreso, en espera o finalizadas.

Ahora que estamos en la era digital, ya existen estos tableros virtuales en herramientas como Asana, en donde el líder podrá asignar las tareas a cada persona, con su respectivo tiempo de entrega.

Puedes jugar con los colores y las etiquetas que tiene disponible la plataforma.

Ventajas

– Permite visualizar al equipo los flujos y la carga de trabajo

– Cambios progresivos y evolutivos

– Seguimiento de las funciones de cada miembro del equipo

– Respeta los roles y las responsabilidades de cada colaborador

3️⃣ Metodología – Design Thinking

Para comenzar el Design Thinking o Pensamiento de Diseño, fue creado en los años 80 por David Kelley, profesor y empresario estadounidense, con el objetivo de darle un giro a los métodos de enseñanza a los estudiantes de diseño en la Universidad de Stanford, en donde tuvieran la capacidad de superar cualquier reto gracias a la creatividad.

Design Thinking es una de las favoritas de empresas como Apple y Google.

Actualmente, esta metodología es usada para resolver problemas y llegar a una solución que no afecte a la empresa. Está encaminada en estas 5 etapas:

1.Empatizar: contextualizar el problema al que nos estamos enfrentando y ponernos en los zapatos de ellos para elegir la mejor solución.

2.Definir: enrutar los aspectos que puedan dar valor a esa solución bajo las necesidades del cliente.

3.Idear: se comienza a proponer soluciones creativas que beneficien al cliente. En esta etapa te recomendamos buscar un espacio para generar lluvia de ideas con el equipo y así construir las apropiadas.

4.Prototipar: aquí construirás las ideas finales para mostrarle al usuario final

5.Evaluar: lo que no se evalúa no existe, por esto, es muy importante recibir una retroalimentación del cliente para saber si su problema fue resuelto de acuerdo a las ideas y soluciones que definió el equipo anteriormente.

Ventajas

-Refuerza el trabajo en equipo

-Fomenta la creatividad

-Fortalece el trabajo bajo presión

-Genera un buen ambiente laboral

4️⃣ Metodología – PEACE

Ya hablamos de esta como primordial, pero en este punto quiero hacer un refuerzo en que desde 2014, nosotros, en RD Station, hemos estado conversando y siguiendo a diario a gerentes de ventas de los más diversos mercados, industrias, tamaños y antigüedad, para tratar de entender qué métodos de ventas funcionan y qué no funciona en los líderes comerciales.

Después de hablar con miles de personas, nos dimos cuenta que hay un patrón de acciones entre quienes tienen un equipo eficiente y productivo, diferente de aquellos que consideran las ventas como una actividad para la que se debe tener suerte y el «don de la persuasión».

Con base en esta observación, nació una metodología de gestión para ayudar a las empresas a lograr mejores resultados: PEACE. Una manera predecible, escalable y sostenible.

Cumple las metas con menos incertidumbre y más eficiencia. ¡Aprende del nuevo método de ventas! PEACE: gestión de ventas de alto rendimiento y productividad.

Frente a estos escenarios recuerda que dar un paso al frente siempre será una ventaja para lograr los objetivos de tu negocio.

Tomemos un respiro para terminar este blog con algunos casos de éxito que te inspirarán

¡No te lo pierdas! 😉

Ejemplos de buenas áreas de ventas

Para que te animes a fortalecer tu área de ventas, te mencionaremos algunos casos de éxito en empresas PYMES que puedes tomar como ejemplo y tomar la decisión correcta.

GAIA

Una de las primeras startups de México en muebles y diseño ha logrado un aumento en sus ventas usando herramientas de CRM y canales de comunicación como el email, teléfono y las redes sociales con el propósito de asegurar sus clientes.

Además de potencializar la atención al cliente.

MAQUIEMPANADAS

Una empresa de Manizales, Colombia dedicada a la fabricación de maquinaria para la elaboración de comidas típicas latinoamericanas como empanadas y arepas, exporta a más de 35 países.

Al tener varios retos y desafíos en sus procesos de ventas y con más de 10 años en el mercado, decidieron darle una oportunidad a los procesos de automatización de RD Station, pero sin que les afectara su músculo financiero.

Se encaminaron a potencializar esos leads calificados a través de un manual de ventas en el área comercial que permitiera conocer las necesidades del cliente.

Así mismo, usaron canales de marketing y acciones de ventas como: aumento de tráfico orgánico, aumento de ventas y generación de leads calificados.

¡Dale play al video para conocer esta historia!

FÁBRICA DE SUEÑOS

Es una empresa mexicana dedicada a crear momentos inolvidables con regalos sorpresas, su plus, es 100% e-commerce.

Una de sus principales necesidades era aumentar las ventas y posicionarse en el mercado. Así que el equipo de ventas, al darse cuenta de sus falencias, decide buscar una plataforma que le ayude a fortalecer su equipo comercial y a generar una estrategia de 360 grados.

Fábrica de sueños, elige a RD Station e implementa la metodología de Inbound marketing, incrementando en un porcentaje significativo las ventas.

En general, los resultados se dieron por la sinergia y la comunicación del área de ventas y de marketing de la empresa.

¡Dale play al video!

Tips para una excelente área de ventas

A medida que vamos finalizando con este post, queremos darte estos 5 tips para optimizar y destacar el área de ventas de tu empresa. Así que busca tu aplicación de notas en tu celular o computador y guarda estos consejos.

Tip #1

Un equipo de ventas de alta calidad alcanzará el éxito a largo plazo, porque un personal adecuado con experiencia y habilidades te llevarán a la cima.

Tip #2

Establece incentivos, es muy importante mantener motivado al equipo, como lo dijimos anteriormente son nuestros primeros embajadores de la marca. No olvides mantener un buen clima laboral.

Tip #3

Establece objetivos realistas y alcanzables. Recuerda evaluar y medir todo lo planeado

Tip #4

Usa herramientas o metodologías que fortalezcan el flujo de trabajo con el equipo

Tip #5

Por último y no menos importante, siempre encamina, liderará y evalúa al equipo en el proceso de la preventa, venta y postventa.

Conclusiones

Escucharemos por ahí que el éxito o el fracaso de una empresa depende de las acciones del área de ventas pues es el motor del negocio, sin embargo, hay demasiadas posibilidades para que esto se acabe y tome otro rumbo.

A este punto del contenido, podemos compartirte algunas conclusiones sobre el tema.