KPIs de Ventas: conoce 5 métricas claves 🤑

Vivimos en la era de los datos y el análisis, donde el desarrollo de una empresa y su capacidad para atraer inversiones dependen de la accesibilidad, claridad y realismo de los datos operativos. En este contexto, los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) desempeñan un papel importante.

Es esencial medir y está comprobado que las empresas que miden se enfrentan a 2 situaciones:

La posibilidad de evidenciar qué se debe mejorar;
La posibilidad de crecer basado en datos reales de la gestión de su operación.

Hoy podemos medir casi todo, basta con que tomemos la decisión de recopilar información, normalizar y ojalá automatizar procesos, para evaluar y analizar.

Así que acompáñame a conocer a fondo este escenario 🤓.

¿Qué es un KPI?

Ahora la posible pregunta es, ¿pero qué medimos?, y lo importante es no caer en el error de medir a nivel minucia porque puede ser contraproducente. Lo que realmente debemos determinar es qué medir nos permite evidenciar el resultado de nuestro esfuerzo.

Los KPIs, o Indicadores Clave de Rendimiento (Key Performance Indicator), proporcionan una manera concisa, objetiva y medible de evaluar los resultados del desempeño de tu estrategia.

Estos pueden ser en número o porcentaje, por ejemplo:

KPI 1: “Cerrar ventas con un ticket promedio superior a USD 100.”
KPI 2: “Disminuir el CAC en un 15%.”

¿Cómo definir tus KPIs de ventas?

La función de ventas desempeña un papel crucial en cualquier empresa; de hecho, gran parte del funcionamiento se centra en observar los resultados de las ventas, y muchas otras áreas dependen o deben colaborar en función de esta área.

Las empresas de LATAM tienden a tener más personal en ventas que en otra área, como por ejemplo en marketing. Y además, en las mesas de conversación las preguntas infaltables son: ¿cómo vamos en ventas?, ¿cómo podemos vender más?, o la exigencia de siempre: ¡necesitamos ventas!

En realidad es un área y una función de admirar. Algunas de estas miden y tienen procesos de ventas optimizados con ayudas de CRMs y otras siguen siendo un poco tradicionales y el informe de ventas se basa solo en ingresos. Estas últimas de verdad se quedan flojas al momento de medir y no tienen KPIs.

Consideramos que la definición de los kpis en una sección de ventas se dará de acuerdo con los objetivos de la marca, el equipo y tipo de modelo de negocio.

Algunos kpis relacionados con las ventas son:

Número de ventas o clientes.
Total de ingresos.
ROI (Retorno de Inversión).
Porcentaje de conversiones.

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¿Cuáles son los KPI’s de Ventas más importantes a tener en cuenta?

Para responder a esto veamos este ejemplo: si el objetivo principal de tu empresa es ser el CRM #1 para equipos de ventas en Latam, entonces tus acciones de venta deben estar enfocados a ese propósito que es vender el CRM a equipos comerciales en este lugar del mundo y además determinar la estrategia correcta.

Así elegirás los KPIs del área de ventas que evidencien el aporte que estás haciendo a alcanzar ese gran objetivo.

Por lo tanto, al buscar medir todo, es el momento de tener una guía que te permita identificar los KPIs más esenciales. Esto te facilitará la elección de los indicadores adecuados y la organización de la información en un reporte.

Ten presente que los KPIs son indicadores que tienen mucho qué explicar, deben entenderse por sí solos, es decir, deben ser los más claros y medibles para que puedas ponerlos en una presentación, en un informe de una página o hasta en un discurso de un minuto.

Iniciemos con estos dos conceptos o grupos principales para estar siempre atentos en el proceso de ventas:

Lagging Indicators

Primero, es crucial comprender que estos indicadores están dentro de nuestro control y solo se pueden utilizar basándonos en datos o acciones pasadas, es decir, analizando y midiendo lo que ya se ha realizado. Algunos ejemplos incluyen el número de llamadas, la cantidad de reuniones de diagnóstico, los envíos de propuestas, las reuniones de negociación, entre otros

Ejemplos: # de llamadas, # de reuniones de diagnóstico, # de envíos de propuesta, # de reuniones de negociación, etc.

Leading Indicators

Así que el resultado dependerá de lo que se haya realizado en los lagging indicators.

Ejemplos: # de ventas, # de oportunidades generadas, # de leads calificados generados, # de clientes perdidos, etc.

Ahora, después de entender estos dos grupos generales, vamos a ir acercándonos a ser más específicos, enlistar los indicadores y cómo calcularlos.

Tenemos 3 categorías de KPIs para el área de ventas:

Indicadores de ingresos (y resultados)

Estarán basados en los ingresos generados de la operación de ventas que te permitirán después crear presupuestos; dentro de estos tenemos:

Ingresos por ventas: muestra el resultado de ventas en un periodo total o determinado (trimestre, por ejemplo) en términos monetarios. Esto lo puedes discriminar hasta por tipo de categoría o producto.

MRR (Ingresos mensuales recurrentes): aquí sus siglas en inglés, monthly recurring revenue, son los ingresos fijos que ocurren de manera recurrente cada mes.
- MRR: Ingreso promedio por cliente X Número total de clientes

Ticket promedio: indica el ingreso promedio por cliente del total del ingreso de ventas.
- Ticket Promedio = Total de ventas en $ / Número de clientes

CAC (Costo de adquisición de cliente): es la sumatoria económica de todos los esfuerzos (incluyendo hasta marketing) hasta el momento de haber cerrado la compra.
- CAC = Inversiones Marketing + Inversiones Ventas / Clientes ganados

LTV (tiempo de vida del cliente): sus siglas en inglés, lifetime value, es estimar el tiempo total que un cliente ha estado comprando y se muestra es en el valor neto que un cliente nos ha dejado a lo largo del tiempo.
- LTV= Gasto Medio x Recurrencia Adquisición x Vida Cliente

Indicadores de desempeño

El resultado final de ventas dependerá del desempeño que cada uno de tus vendedores tenga. Sus acciones serán consecuencia del alcance del objetivo y a ellos también hay que medirlos y tienen sus KPIs.

Número de clientes potenciales: cantidad de leads que entran al proceso de ventas.

Tiempo de respuesta a leads: medir los tiempos es un factor importante, esto es básicamente indicar desde que un lead es asignado a un agente de ventas, cuánto tarda este en generar un primer contacto desde ventas.

Embudo de conversión por etapa: % de conversión entre cada etapa del ciclo de ventas. Por ejemplo: lead a oportunidad=20%, oportunidad a demo agendado=32%, ó demo agendado a cliente= 10%.

Número de tratos cerrados: finalmente, ¡ventas! Pero no en términos monetarios.

Indicadores de actividades

Estos son los que nombramos anteriormente dentro de los lagging indicators, realmente sirven para tener una guía de lo que hacen los vendedores y cómo podemos mejorar o implementar nuevas acciones.

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¿Cuál es el KPI más importante?

Para responderte esto hay que tener en cuenta varios factores como los objetivos, las estrategias, las prioridades de la empresa, entre otras.

¡Todos los KPIs son importantes!

Sin embargo, consideramos que para cualquier escenario de ventas hay que tener claro lo siguiente a la hora de elegir los correctos:

1. Importante no tener muchos.

2. Haz una evaluación de cuáles son normalmente los KPIs de tu sector o industria.

3. Ten muy claro cuál es el objetivo principal de tu empresa y conoce bien cómo tú puedes aportar desde ventas a ese objetivo.

4. Debes tener herramientas que te permitan medir y obtener datos en tiempo real.

5. Asociar los KPIs a las etapas de tu proceso de ventas.

6. Y por último, que sean lo suficientemente fáciles de entender.

Solo queda… ¡Manos a la obra!

¿Cómo medir KPIs en ventas?

Cualquier cifra o métrica se vuelve más comprensible cuando se presenta de manera gráfica o al menos con una presentación de la información que sea fácil de leer y entender. Para lograr esto, contar con tableros de KPIs resulta fundamental, ya que como gerente de ventas, facilitarán bastante tu gestión.

Sabemos que en ventas el tiempo es oro, y la automatización es un gran aliado aquí.

Los tableros tendrán tablas o gráficos que contienen la información que queremos analizar y que nos permitirán ver en tiempo real lo que está ocurriendo y así ir tomando decisiones sobre la marcha.

Como en todo, hay varias maneras de hacer estos tableros:

1. Manual: usando herramientas como hojas de cálculo o presentaciones, puedes diseñar una plantilla para ingresar manualmente la información y al final, automatizar de manera parcial la creación de gráficos.

2. Automática: el aliado principal de los equipos de ventas de alto rendimiento, sin lugar a dudas, es el CRM. Este instrumento no solo optimiza los procesos, sino que también te brinda la capacidad de visualizar todo en tiempo real a través de informes automatizados.

Consejo: con RD Station CRM puedes estructurar tu proceso de ventas, hacer seguimiento a tu equipo comercial, tomar decisiones asertivas basado en datos automatizados, dejar a un lado las hojas de cálculo, todo en un solo lugar…

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Puedes elegir el que más se adapte a tus necesidades, lo importante es que para tener un tablero si o si debes estar subiendo datos o registrando información en tiempo real y por supuesto ya tener determinados los KPIs que quieres hacer seguimiento.

Cómo mejorar tus KPIs de ventas y usarlos para generar más ingresos

A este punto, si ya tenemos todo medido y en constante seguimiento, saber si vamos bien o no será mucho más inmediato. Si bien, saber leer los resultados también es importante y no debemos tomarlo a la ligera.

Una vez tengamos los informes de KPIs lo que sigue es seguimiento puro e ir tomando acciones en el camino para alcanzar el objetivo y cumplir con el KPI.

Entonces lo que te sugerimos es tener la siguiente rutina:

1️⃣ Tener los KPIs del año.

2️⃣ Una vez tengamos estos y las metas de ventas pactadas, entonces es bueno poner en marcha un plan de trabajo mensual o trimestral para ir alcanzando esa meta con pequeños logros (milestones).

3️⃣ Enlista qué acciones o esfuerzos serán necesarios para ir logrando la meta mensual o trimestral.

4️⃣ Conforma a tu equipo de ventas y comparte con ellos las metas, los KPIs y las acciones que deben ejecutar.

Sea cual sea el tipo de negocio, se debe monitorear los KPIs de manera diaria, ojo, no te obsesiones, hay que tener claro que los KPIs requieren un seguimiento constante.

Cuando tengamos esto andando, entonces sabremos si vamos logrando alcanzar los números.

Es muy valioso escuchar a tu equipo de ventas, ellos son una fuente muy importante de información y ten por seguro que te ayudarán a determinar cómo se podría hacer mejor algún proceso.

También te puede ser útil nuestro blog 5 estrategias de ventas efectivas para crecer.

¡Recuerda que todas tus acciones si o si deben girar en torno a vender y siempre a vender más!

Diferencias y relación entre los reportes, pronósticos, objetivos y KPIs de ventas

Suele surgir esta confusión de términos y que bueno ir cerrando este blog, ayudándote a dejar claridad en esto.

Reporte: es un informe que entregas en un tipo de formato.
Pronóstico: es un resultado posible o una predicción de algo que podemos anticiparnos a decir basado en datos, por ejemplo el pronóstico o forecast de ventas.
Objetivos: es el resultado final que logras alcanzar, por ejemplo: “Lograr aumentar las ventas Vs el año anterior en un 20%.”
KPIs de ventas: son los indicadores que te permitirán medir tus acciones para alcanzar el objetivo final.

Y todos se relacionan a la final como Gerente de Ventas. Realiza un pronóstico de tus ventas basado en el histórico y con ese dato determinarás qué tanto puedes crecer en el siguiente año, todo esto para que te plantees el objetivo del área.

Para lograrlo vas a elegir los KPIS del área para finalmente evidenciarlos en un reporte.

Conclusiones

Los KPIs son fundamentales para ir evaluando el alcance de los objetivos y son determinantes para el control y desempeño de cualquier equipo de ventas. Todos los equipos que son evaluados bajo KPIs demuestran mejores capacidades para tomar decisiones e implementar mejoras de manera anticipada.

Se puede deducir que los 5 KPIs de ventas claves (métricas) en tus ventas dependerán de tu modelo de negocio, objetivos y fuerza de ventas, sin embargo pordrás incluir como base:

1. Objetivos

2. Número de clientes potenciales.

3. Tiempo de respuesta a leads.

4. Ingresos totales por ventas.

5. CAC (Costo de adquisición de cliente).

¡Aprovecha estas métricas para impulsar el éxito financiero y el crecimiento sostenible de tu negocio! 💼

Hasta pronto.