Webinar: qué es y cómo hacer uno que genere resultados increíbles

Un Webinar es un seminario online en video, grabado o en vivo, que generalmente permite la interacción de la audiencia via chat. Las principales plataformas para hacer webinars son Youtube Live, WebinarJam y GoToWebinar. Considerado un eficiente formato de contenido, es muy utilizado para generación y calificación de prospectos.

Posiblemente ya has oído hablar (e incluso has participado) de un Webinar. Esta herramienta es un excelente formato de contenido para generación de Leads.

Comparado a un eBook, por ejemplo, es un formato relativamente barato de hacer.

En el caso de un Webinar en vivo, la ventaja es clara: es un contenido que difícilmente sufrirá retrasos ya que, asumido el compromiso de presentarlo, deberá suceder de una forma o de otra.

Particularmente, nos gustan los Webinars por dos motivos implícitos:

• Es una excelente forma de comprometer a los directores y otros especialistas de la empresa que difícilmente consiguen separar un tiempo para escribir en el blog de la empresa o producir otro tipo de contenido;
• Es un contenido que puede ser re aprovechado para originar otros formatos: eBooks, posts en el blog, infográficos, presentaciones en SlideShare, podcasts, etc.

La palabra “transmisión en vivo” puede asustar un poco a algunas personas, pero te aseguramos que, siguiendo algunos pasos, tu empresa puede atreverse y tener un retorno bastante interesante por este canal.

Ya escribimos un post sobre Cómo preparar una transmisión en YouTube Live. Es bastante simple y no necesitas de un estudio profesional para ello. Para comenzar basta con una computadora y un objetivo.

Los Webinars pueden ser usados para los más diversos propósitos:

• Puede ser un Webinar sobre un tema amplio para atraer y generar Leads;
• Un Webinar sobre un tema más avanzado para adelantar a tus Leads en el Embudo de Ventas;
• Una demostración en vivo de tu producto (live demo) para convertir Leads avanzados en clientes;
• E inclusive, un Webinar focado para tus clientes, con el objetivo de relación y retención de los mismos.

Son las necesidades de tu empresa y tu creatividad las que determinarán el tema que será abordado. Y, para garantizar el éxito, vamos a pasar por todas las etapas de la creación de un Webinar:

La guía definitiva del Marketing de Contenido

Aprende los primeros pasos para posicionarte en el mercado y atraer potenciales clientes a través del contenido

Descargar guía

¿Por qué hacer un webinar?

Esta pregunta no tiene una sola respuesta correcta. Después de todo, los webinars pueden usarse para propósitos muy diferentes:

• Un webinar sobre un tema más amplio, para atraer y generar clientes potenciales;
• Un webinar sobre un tema más avanzado, para hacer avanzar a tus clientes potenciales en el embudo de ventas;
• Una demostración en vivo de tu producto (live demo) para convertir clientes potenciales avanzados en clientes;
• O, incluso, un webinar centrado en tus clientes, con el objetivo de hacer Marketing Relacional y garantizar su retención.

Son las necesidades de tu empresa y su creatividad las que determinarán el tema a tratar. Pero vale la pena recordar cuáles son los desafíos de hacer un webinar, que son principalmente y en orden:

• Definir el tema;
• Conseguir participantes;
• Programación de participantes;
• Gestión del proyecto;
• Creación de contenido / difusión;
• Convocatoria.

A pesar de esta lista de cosas, ¿vale la pena el esfuerzo? ¡La respuesta es sí! Y para garantizar el éxito, pasaremos por todas las etapas de la creación de un webinar.

Paso a paso para crear Webinars exitosos

Dividimos las principales actividades que engloban la creación de Webinarios en vivo.

También separamos los tiempos que generalmente seguimos aquí en RD Station, pero eres libre para hacer cualquier adaptación necesaria.

3 semanas antes

Definir el tema: obviamente el primer paso es definir sobre qué será el Webinar. Haz una evaluación de las necesidades de tu empresa, analiza cuál tema sería interesante de ser abordado y que traería resultados importantes.

Invitar a los presentadores: si quieres la participación de alguna otra persona (que puede ser inclusive hasta de otra empresa), invítala con antecedencia para que pueda reservar un espacio en su agenda.

Elegir la fecha: es siempre importante considerar detalles tales como la proximidad con algún feriado (las personas pueden programarse para viajar en el horario de tu transmisión), si hay algún evento importante en ese día que pueda competir con tu Webinar y cuál es el mejor horario para que tu público esté online.

2 semanas antes

Crear el evento en YouTube Live: con esta herramienta puedes montar el link de la página de transmisión con bastante antecedencia. Ve aquí cómo preparar una transmisión en vivo en YouTube.

Montar la Landing Page: para que las personas puedan inscribirse en el evento es necesaria una página de registro en la cual coloquen al menos el email para recibir las próximas comunicaciones sobre el Webinar. Esta es una excelente opción para transformar visitantes de tu sitio web en Leads. No olvides colocar en esta página todas las informaciones importantes sobre el Webinar: tema, horario, día, etc. Utiliza un lenguaje vendedor: si la oferta no parece imperdible, no habrá conversión.

Enviar un email promocional: si ya tienes una base de Leads, prepara un email de invitación para el Webinar con todos los detalles del evento y el link para la Landing Page.

Divulgar en las redes sociales: prepara llamadas en las redes sociales invitando al público para el evento y llevándolo hacia tu Landing Page.

Preparar anuncios pagados: en el caso de tener presupuesto disponible para anuncios pagados, es una buena opción crear anuncios en servicios como Google Adwords y Facebook Ads.

Incluir un call to action en el sitio web: otra alternativa es crear CTAs en el sitio web de la empresa, sea en banners o en llamadas con links en los posts del blog, por ejemplo.

7 días antes

Acompañar las inscripciones: monitorea cuántos Leads ya convirtieron y analiza si hay necesidad de reforzar alguno de los canales de divulgación.

Preparar la presentación: si lo consideras necesario, sería bueno montar un guión con lo que será presentado. Puede ser en temas, apenas para guiar tus discursos y no dejar afuera ningún punto importante.

Subir la presentación a SlideShare: en caso de usar algún material de apoyo como un PDF, es posible subir ese archivo para que esté disponible fácilmente a la hora de la presentación.

Enviar email para los Leads: una buena práctica para mantener el Webinar en la mente de los inscritos es garantizar la participación y enviar un email “recordatorio” reforzando la fecha y el horario de la transmisión. Aprovecha el mensaje para enviar algún material sobre el tema para ir “calentando” a los espectadores, como un post en el blog.

1 día antes

Organizar la sala: ten cuidado con el fondo y encuadre del lugar de la transmisión. Trata de organizar la sala en donde presentarás el evento y asegúrate que todos los elementos necesarios (bolígrafo para escribir, pasador de diapositivas, etc.) estén a la mano.

Comprobar la iluminación y el audio: además de esto, ten cuidado con la iluminación del lugar. Evita que el ambiente esté muy oscuro o que el rostro del presentador esté con exceso de iluminación. Lo mismo vale para el audio: prueba el micrófono antes para ver si el sonido está saliendo correctamente, sin ecos o reverberaciones.

El día del Webinar

Prueba la conexión a internet: no quieres correr el riesgo de tener tu Webinar interrumpido y perjudicado por causa de problemas con la conexión, ¿verdad? Por eso, prueba bastante tu red antes de la transmisión.

Enviar email para los Leads: en el día de la transmisión envía un email con el link hacia el Webinar. Intenta enviarlo por lo menos una hora antes del inicio para que todos puedan ver el mensaje y acceder a la página de transmisión.

Luz, cámara y acción: a la hora señalada, ¡inicia el Webinar!

Interactúa con los participantes: intenta interactuar con los participantes por medio de comentarios en la página y responde a las preguntas enviadas en vivo. Es recomendable tener por lo menos una persona para mediar esa conversación y monitorear lo que está siendo dicho.

Agradece a los presentes: al final de la presentación, agradece públicamente a todos los que participaron y da las indicaciones finales, tales como si los slides serán disponibilizados vía email por ejemplo.

Responde a las preguntas pendientes: responde los comentarios dejados en la página de transmisión para que todos los participantes tengan respuesta.

Después de la transmisión

Enviar email para los participantes: envía un email con el link permanente hacia el video en Youtube y con el link para los slides de la presentación (en el caso que  hayan).

Hacer una investigación: para saber lo que el público piensa acerca del Webinar, es posible crear un formulario de indagación gratuito y enviarlo para que los Leads respondan. Así podrás hacer ajustes apuntados hacia ellos.

Actualizar textos que hablan sobre la fecha de transmisión: puedes continuar generando Leads con tu Webinar. Basta con disponibilizarlo en una Landing Page en tu sitio web (o actualizar la antigua, excluyendo el discurso de “en vivo”). No olvides actualizar también los textos de los emails de agradecimiento.

Para finalizar, lo importante es siempre ir mejorando el proceso. Sin duda alguna etapa entrará o saldrá de este paso a paso, pero lo esencial es hacer todo de forma planificada para ofrecer Webinars cada vez más increíbles para tu audiencia.

Yendo más allá: cómo preparar Webinars increíbles y aumentar los resultados

Ya hablamos sobre el comienzo de un Webinar. Sin embargo, no basta apenas con marcar el Webinar, lanzar para la base, preparar una presentación y, en el día, transmitirlo.

Necesitas también pensar en la experiencia de tus Leads, más específicamente en el ambiente online en donde tu Lead asistirá la transmisión.

En este punto, compartiremos una estrategia que aplicamos en los Webinars de RD Station y que nos ha permitido generar muchas oportunidades de negocio y aumentar el interés de nuestras transmisiones desde entonces.

Por qué preocuparse con el ambiente en donde el Webinar será asistido

Como dijimos, los Webinars siempre formaron parte de nuestra estrategia – tanto los Webinars grabados como los en vivo. En el caso de nuestros Webinars en vivo, la herramienta que usábamos al comienzo para transmitirlos era Hangouts on Air de Google. Hoy contamos con la plataforma Zoom para ese proceso.

Para esos eventos seguíamos nuestro proceso de lanzamiento de un nuevo webinar. Ya hablamos de esto anteriormente en este post, pero lo dejamos aquí de forma resumida:

• Crear la Landing Page para inscripción;
• Divulgar la Landing Page por email y redes sociales;
• En el día, crear el evento en Youtube;
• Enviar por email el link del evento para quien se inscribió.

Entra en escena la lucha por la atención

Independientemente de la herramienta que utilices para transmitir tu Webinar, lo importante es el ambiente en donde distribuirás ese video.

Decimos esto porque en un Webinar es interesante que mantengas la atención de tu Lead durante gran parte de la transmisión, de preferencia hasta el final.

Y, hablando de atención, es especialmente difícil mantenerla cuando, en un sitio web como Youtube, tienes otros diversos videos peleando por esa atención y aprovechando el tráfico de tu Webinar:

No muy conveniente, ¿verdad?

Qué hacer para evitar esto

Con este problema presente, decidimos hacer el siguiente test: insertar (“embed”) el video en vivo en una página de nuestro sitio web.

La premisa era que tendríamos mayor control sobre el contenido de la página y, en vez de llevar al Lead hacia un ambiente externo, el mismo sería llevado hacia nuestro propio ambiente, en donde tendríamos control sobre lo que vería.

Hicimos, entonces, una página para la transmisión utilizando el creador de Landing Pages de nuestro software, RD Station Marketing. Es importante citar aquí que, si utilizas otra herramienta o tienes un programador para hacerlo manualmente, la lógica es la misma.

La versión de nuestra página de transmisión contiene, además del video incorporado, un espacio para comentarios y un formulario con una oferta relacionada al Webinar:

Para los comentarios utilizamos Disqus, la misma herramienta que utilizamos aquí en el blog y que permite comentarios en vivo que son cargados sin necesidad de actualizar la página.

El test fue positivo y, por el hecho de que podemos duplicar fácilmente esas páginas, adoptamos ese formato como estándar para nuestras transmisiones.

Otras ventajas de usar tu propio ambiente

Además de conseguir modificar la página para exhibir solamente los elementos que deseas, esta estrategia permite hacer cosas como:

• Utilizar códigos de remarketing como el de Facebook Ads y Google Adwords para exhibir anuncios a quien asistió el webinar.
• Utilizar herramientas como Lead Tracking para saber quien asistió el webinar y adicionar esa persona en un flujo de automatización de marketing
• Con el Lead Tracking, en caso que un Lead calificado asista el video, puede dar aviso al vendedor que el Lead está consumiento contenido en aquél momento, aumentando las posibilidades de éxito en el abordaje y la venta.

Y existen muchas otras posibilidades. Basta pensar en lo que un desarrollador puede hacer con la API de Youtube.

¿Qué esperar con esta estrategia?

Esta diferencia de interés con el video queda clara cuando hemos comparado la tasa promedio de visualizaciones del video incorporado a la Landing Page con el video exhibido en el propio Youtube:

¡La duración promedio de las visualizaciones incluso ha sido duplicada!

Y no aumentó apenas el interés con el video como así también, en el caso de las páginas con formulario, fueron generadas muchas oportunidades de negocio. 

9 leyes prácticas para un webinar exitoso

Gustavo Boyde es el Jefe de Marketing de GoToWebinar, una de las plataformas de reuniones en línea más utilizadas del mundo. Basándose en el análisis de 350.980 webinars, dio su discurso en RD Summit para compartir las principales lecciones aprendidas de este gran número de webinars realizados por clientes de la plataforma.

Para empezar, mostró un estudio sobre las formas más efectivas de generar leads. El webinar es el segundo y solo está detrás de los eventos.

Sobre este tema, Gustavo dijo que, de hecho, un webinar no es más que un evento en línea y es por eso que los dos formatos lideran la lista.

El objetivo de la conferencia fue presentar las 9 leyes para un webinar exitoso. Aquí te las presentamos:

1. El impacto de «cuándo»

En promedio, el 37% de las personas registradas para un webinar aparecen a la hora indicada. Al principio, Gustavo pensó que esto se debía a que la gente olvida el webinar.

Para esto, creó una invitación en GoToWebinar para que las personas agreguen el webinar a Google Calendar. ¿Qué pasó? Nada, no funcionó.

Intentó otra alternativa: enviar un SMS diciendo que el webinar estaba a punto de comenzar. Pero tampoco funcionó.

El problema, según Gustavo, no es el recordatorio. Las personas no miran porque no quieren o porque están ocupadas.

Los mejores días para un seminario web

Según el análisis de webinars, los mejores días para transmitir son: martes, miércoles y jueves. Y los empleados de la empresa prefieren asistir durante sus horas de trabajo.

Pero, ¿por qué no usar los otros días de la semana? El lunes la persona está actualizando su semana y el viernes ya está pensando en el fin de semana, simple.

Los mejores momentos para un seminario web

Gustavo afirma que por la mañana la gente suele organizarse. Por la tarde, tienen más tiempo y disponibilidad para otras actividades. Aun así, destacó que esta afirmación proviene de un gran número de informes de todos los segmentos y que lo ideal es probar, ya que cada mercado tiene sus peculiaridades.

Un punto interesante planteado es la diferencia entre los webinars para empresas y profesionales. Los webinars con temas relacionados al trabajo generalmente son bien aceptados en las empresas, ya que es una experiencia de aprendizaje para que los profesionales apliquen en su vida diaria.

En cuanto a los webinars que no están relacionados con la empresa, puede ser mejor transmitir en horarios alternativos, como el mediodía.

2. La tasa de participación en vivo no garantiza el éxito

El 42% de los 100 webinars más populares tiene una tasa de participación por debajo del promedio. El 26% de los registrados se registran para ver la grabación después del evento.

En otras palabras, el seminario web continúa generando resultados después de la transmisión en vivo y esta es la importancia de hacer que la grabación esté disponible.

3. Pequeños trucos en el título aumentan los registros

Un título debe ser atractivo porque definirá si la persona estará interesada en el webinar. Gustavo dio algunos ejemplos y buenos consejos, como usar listas en los títulos y la palabra “cómo”.

4. Promociona temprano y termina con fuerza

En cuanto a los datos de registro del webinar, los resultados compartidos por el orador fueron:

• 15% de las personas se registran con 3 o más semanas de anticipación;
• El 33% de las personas se registran el mismo día.

Esto muestra la importancia de planificar y difundir por adelantado y también de agregar fuerza adicional en los últimos días.

5. El correo electrónico y el co-marketing son la clave del éxito

En cuanto a la efectividad de las tácticas de promoción, el Email Marketing y el co-marketing son los que más funcionan.

6. El martes es el mejor día para promocionar

No se trata de participación sino de divulgación. La mitad de la semana es el mejor momento para promover webinars, especialmente el martes, como explicó durante su conferencia.

7. Los webinars largos funcionan mejor

El tiempo de visualización promedio para un webinar es de 61 minutos. Gustavo justifica que cada seminario web comienza con un 100% de aceptación, pero que gradualmente cae. Algunos se van porque el contenido no es exactamente el esperado o por otros motivos. Y mientras tanto: ¡el 76% de las personas todavía están en línea!

Quien esté realmente interesado en el tema, se quedará acompañando la transmisión en línea. Y estas son las personas importantes, porque son las que tomarán alguna medida después del final de la transmisión.

8. No todos miran en vivo

Gustavo dice que es necesario que el webinar esté disponible en cualquier momento. Si no lo haces, prepárate para perder el 26% de la audiencia.

9. Despreocúpate, ¡los mejores webinars son los relajados!

El consejo final no trajo exactamente un dato, pero es una consideración basada en la experiencia de Gustavo Boyde.

Los webinars no tienen que ser tan serios y cuadrados. Por lo tanto, relajarte es una pieza importante para mantener al público en línea.

¿Tu empresa ya realizó Webinarios en vivo? Cuéntanos cómo fue la experiencia en los comentarios. 🙂