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Blog de Marketing Digital de Resultados

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RTE: Qué es y cómo presentar los resultados de los proyectos de Inbound Marketing a tus clientes

Conoce qué es una reunión trimestral de éxito, cómo crear una presentación y la mejor manera de impulsarla para ofrecer más valor a tus servicios

Después de muchas prospecciones, haciendo varias reuniones y reuniones, finalmente la agencia cierra un nuevo cliente. Define con el cliente los objetivos, metas y plazos para iniciar cuidadosamente la planificación del cliente. Los Buyer Personas son definidos, se hace el análisis de la competencia, la definición de estrategias y acciones y todo lo demás que requiere una buena planificación de marketing.

Con este rico material en la mano, es hora de poner todo en práctica. La producción del primer contenido enriquecido para la generación de Leads tomó más tiempo del que debería. Tuvo que pasar por una serie de aprobaciones y después de mucho tiempo, finalmente está lista y llegó a la divulgación. La Landing Page se crea después de muchas pruebas y las campañas de publicidad paga y redes sociales se están analizando y produciendo.

Han pasado dos meses y el cliente llama a la agencia con la siguiente noticia: “Mañana lanzaremos una promoción y necesitamos los anuncios en el aire ya por la mañana con el presupuesto de publicidad que ya se había establecido”. Con gran dificultad en la negociación, porque han sido dos meses y la agencia “No entregó nada”, la solicitud del cliente se realiza muy rápido.

 

Con poco o casi ningún estudio de palabras clave y poco tiempo para las pruebas, la campaña es lanzada con la mejor calidad posible dentro del plazo establecido. Teniendo en cuenta el plazo ajustado, es posible evaluar que la calidad de la campaña se ve perjudicada y que la divulgación del contenido enriquecido ha ido para el presupuesto del mes siguiente.

Ya un poco insatisfecho con el resultado, el cliente llama al mes siguiente y avisa sobre un congreso en el que participará, por lo tanto necesita todo el material gráfico. Y el otro mes llama con otra promoción y el otro mes y el otro mes…

Después de 6 meses de diversas demandas el cliente informa que no desea continuar con los servicios de la agencia, porque no se entregó nada de lo prometido. Lo peor es que tiene razón, incluso si la culpa es suya. Lo que han planeado durante el cierre de la negociación no ha sido entregado.

 

¿Has pasado por esto?

Este escenario es bastante común y acaba con la productividad y rentabilidad de tu agencia. Esto se debe a que todo el tiempo invertido en la planificación y las campañas que nunca se emitieron tuvieron un costo de producción. Además, el equipo de ventas que buscó un nuevo cliente para el crecimiento de la agencia ahora tendrá la tarea de reponer un cliente y todos los recursos invertidos por la pérdida.

El va y ven de demandas que no cumplen lo que se le prometió al cliente no sólo es improductivo, sino también pérdida por no cumplir la promesa vendida al cliente.

Cambiar este escenario no es fácil. Requiere compromiso, alineación constante con el cliente, entregas definidas y concentración en el objetivo del cliente.

Es por eso que, aquí en RD Station, buscamos hacer Revisiones trimestrales de éxito (RTE) Con nuestros clientes y socios, porque de esta manera podemos realizar un seguimiento no solo de su evolución, sino también guiar, mantener el enfoque y el compromiso con las entregas, y realinear lo que sea necesario.

El uso de RTE por tu agencia puede aumentar la seguridad en la productividad de tu negocio, ya que permite un monitoreo claro, da oportunidad de generar retroalimentación y realineación con el enfoque en los resultados.

En los RD Station, seguimos una metodología en la que evaluamos los resultados y trazamos un plan de acción con metas y actividades para cada trimestre. Este proceso nos permite validar los resultados obtenidos, reestructurar proyectos y alinear nuestras próximas acciones.

¡Y este es un modelo que también puede ser adoptado por tu agencia! En este post, hablaremos sobre cómo el RTE puede ayudar en la productividad de tu agencia y cómo puedes crear una presentación con los resultados del proyecto, y así conducir la reunión con tu cliente.

Después de todo, ¿qué es RTE?

el Revisión Trimestral de Éxito (RTE) es una reunión formal de revisión, realizada en persona o por videoconferencia entre uno o más tomadores de decisiones en la empresa de tu cliente y la persona responsable de su agencia.

El propósito de esta reunión es analizar el desempeño del último período y discutir los planes para el próximo trimestre. De esta manera, una empresa utiliza su pasado para guiar la planificación futura y generar una predicción de sus acciones.

El equipo de atención al cliente o Customer Success de la agencia puede utilizar las Revisiones trimestrales de éxito Como práctica para evaluar el alcance del objetivo del cliente con los gerentes y utilizar este tiempo para elaborar estrategias, con el fin de trabajar en los retos y oportunidades futuras para tener aún más éxito.

Es fundamental que tu agencia le demuestre al cliente que está entregando resultados e impactando directamente en su empresa, es decir, generando ingresos y nuevos negocios. El reflejo de esto es más exitoso para tu agencia en el mercado de Inbound Marketing.

¿Por qué se revisa el éxito trimestral?

Los clientes no quieren ver las métricas de vanidades, pero, sí, Métricas de negocio, números que confirmen que su empresa tiene buenos resultados debido a tu agencia.

Cuando esto sucede, tu agencia se convierte en indispensable para el crecimiento del negocio del cliente. Por lo tanto, cuando la agencia no resulta ser estratégica, el cliente suele compararla con otras agencias del mercado. Esto se convierte en una de las barreras que separa a las agencias que retienen clientes de las que los pierden.

En vista de esto, el RTE es la mejor oportunidad para construir compromiso, responsabilidad y proximidad a los clientes, además de enfocarse en los objetivos actuales de la empresa y demostrar que el trabajo de su agencia se está realizando con éxito. Por lo tanto, algunas de las principales razones por las que se debe hacer RTE son:

  • Presentación de resultados y la definición de los próximos pasos,
  • Alineación con los clientes sobre el enfoque del proyecto y el compromiso de ambas partes con las validaciones y la entrega,
  • Renovación de interés y permanencia de los clientes con la agencia,
  • Acercar la Relación Entre la agencia y cliente,
  • Posibilidad de Aumentar el valor promedio del servicio ofrecido,
  • Fortalecer el beneficio del servicio de la agencia en el negocio del cliente,
  • Crear un punto de contacto para elMonitoreo constante.

Cada 3 meses, el cliente debe haber recibido los resultados obtenidos en el periodo con un plan de realineación de objetivos, definición de objetivos claros y acciones a realizar, así como los responsables de cada una de ellas. Para la agencia, es muy importante tener esta alineación con el cliente en relación con las entregas de una manera muy clara, de manera que todas estén de acuerdo con el propósito descrito o con posibles cambios.

Como consecuencia, se espera que se genere un compromiso en las validaciones que deben realizarse para que no haya retrasos en el cronograma de entrega. Por lo tanto, es importante que todo lo que se hace esté documentado, desde la evolución de la obra hasta la prueba de valor generado por las entregas del servicio.

Siguiendo estos consejos, tu cliente estará más involucrado en el proyecto, lo que ayuda a lograr el objetivo y entregar calidad.

Cómo hacer una revisión trimestral del éxito

¡Ahora vamos a entrar paso a paso! Sigue un modelo de Revisión trimestral del éxito que cumpla las exigencias y expectativas de tu cliente y tu negocio, aclarando lo que la agencia está haciendo y por qué. Además, es importante que tu agencia pueda generar valor en esta reunión, presentando resultados, alineando objetivos y definiendo responsabilidades.

Vale la pena reforzar que el RTE no es una mera Reunión ejecutiva Con los responsables de la toma de decisiones de la empresa del cliente y los responsables en la agencia. Por lo tanto, es de suma importancia que estas personas estén participando y, si no pueden, es preferible reprogramar la presentación.

Para hacer el RTE, debes seguir algunos pasos:

  • Comprender el contexto de cliente actual,
  • Hacer el Diagnóstico del embudo de ventas,
  • Analizar las perspectivas de crecimiento,
  • Mostrar los resultados entregados en el período y diagnóstico,
  • Recordar el objetivo actual de la empresa y elaborar un nuevo objetivo cuando sea necesario,
  • Crear metas claras,
  • Definir un plan de acción,
  • Realizar el monitoreo Constante de los objetivos.

Y para ayudarte a ti y a tu agencia en la realización de estos pasos, te recomendamos aplicar la metodología a continuación, lo que nos ha ayudado a aumentar nuestros resultados en RD Station, tanto internamente como con nuestros clientes y socios.

1a Etapa: Contexto

En el primer momento, es importante contextualizar al cliente en el escenario, explicando en qué etapa de la estrategia de Inbound se encuentra la empresa, retomando el objetivo alineado en el periodo, las acciones realizadas, los objetivos y los resultados obtenidos hasta entonces.

Metodología de Inbound Marketing

Presentar al cliente el recorrido de la Inbound Marketing Y sus pasos, mostrando que hay una metodología para hacer que las cosas sucedan de manera ordenada. Mostrar en qué parte se encuentra actualmente el cliente y cuáles son los próximos pasos de la Metodología de la máquina de crecimiento Que tu agencia le ayudará a alcanzar.

Acciones anteriores

Presentar todas las acciones realizadas hasta el período y aclarar posibles cambios recientes (in situ, empresa, equipo, procesos, empleados, modelo de negocio, productos o servicios ofrecidos, por ejemplo). Es importante analizar las últimas acciones realizadas y entender si hubo algún factor que cooperó o no para cumplir con los objetivos del último trimestre.

Contexto actual

Presentar al cliente las acciones actuales que están en curso y los resultados hasta el momento.

2a etapa: Diagnóstico

Después de comprender el estado actual del cliente y analizar las perspectivas de crecimiento, Objetivos del momento, porque son el factor decisivo para tu planificación. Este es el punto de presentar el diagnóstico para que el cliente valide si el análisis tiene sentido y revise los objetivos y necesidades para el próximo trimestre.

Además, para ser más eficaz, como ya se ha subrayado, es importante que los responsables de la toma de decisiones de tu cliente participen en RTE, con el fin de alinear mejor sus objetivos y sus expectativas.

Análisis del embudo de marketing

Para comenzar a planificar, primero se debe mirar el panorama actual del embudo de Marketing y analizarlo cuidadosamente.

Para facilitar, empieza por la macro y luego ve a lo micro. Los cortes del embudo de ventas Son las métricas más importantes para el negocio de tu cliente, así que comienza con ellas. Analizar cada paso del embudo de conversión y definir dónde está el principal atasco para trabajarlo (¿visitantes, prospectos, oportunidades o clientes?).

Demostrar visualmente la evolución del proyecto y demostrar cómo el trabajo de la agencia está afectando las métricas de negocio del cliente. Por lo tanto, recuerda presentar el Retorno de la inversión (ROI) Para que el cliente se dé cuenta de que las acciones invertidas en Marketing Digital están regresando en forma de ventas. Para este cálculo, ten el valor promedio del ingreso del producto o servicio del cliente y el número de ventas que aparece en el embudo actual.

Paso 3: Plan de acción

Los siguientes pasos se producirán durante la reunión de RTE. Este es el momento de discutir con los responsables de la toma de decisiones El enfoque de la compañía en los próximos 3 meses y diseñar una nueva meta, si es necesario. También es el momento de establecer metas, acciones planificadas con los responsables de entregas y plazos. En la reunión de RTE, plantea algunas preguntas con su cliente:

  • ¿Cuál es el objetivo actual con Marketing Digital?
  • ¿Cuál es la perspectiva del crecimiento de la empresa y del número de embudos? ¿Es posible este crecimiento? ¿Qué tasas de conversión del embudo están siendo presentadas por el segmento?
  • ¿Estás lanzando un nuevo producto o servicio? ¿Cuál será el enfoque principal?
  • ¿Tienes un presupuesto de inversión en otras acciones? ¿Cuánto? ¿Crecerá el equipo?
  • ¿Tienes disponibilidad de tiempo para realizar las acciones definidas en RTE?

Establecer metas

Después de la encuesta de problemas relacionados con el negocio de su cliente, valida ¿Cuáles son las prioridades para el siguiente trimestre y establezca las metas para lograr el objetivo trazado.

Definición del Plan de Acción

A partir del diagnóstico del cliente, con los atascos identificados y los objetivos definidos, Es hora de elegir cuáles son las soluciones. Cada cliente tiene sus necesidades y es importante entender las prioridades para planificar las acciones que contribuyen al logro de la meta actual.

Para las definiciones de objetivos, metas y acciones, recuerda que los objetivos son los propósitos que tu cliente quiere alcanzar, de una manera más completa y directa. Ejemplos: Aumentar las ventas, ser una referencia en el segmento, etc. Las metas son las cuantificaciones de los objetivos, especialmente en términos de valor y plazo.

Para ayudarte a definir los objetivos de forma estructurada, existe un método llamado SMART, basado en 5 pilares:

  • S (Específico/particular): El objetivo debe ser necesariamente específico, claro y sin doble interpretación, como en el ejemplo “tener los ingresos mensuales de X mil dólares en 12 meses” o, entonces, “aumentar la tasa de apertura de correos electrónicos en un 30% en 3 meses”,
  • M (medible/medible): es necesario disponer de indicadores que permitan saber si se está caminando hacia las metas, a través de mediciones cuantitativas de los resultados,
  • A (alcanzable/alcanzable): Los objetivos pueden y deben ser desafiantes, ya que esto te hace salir de la zona de confort y superar los límites, pero no puede ser imposible de cumplir en el período establecido,
  • R (relevante/relevante): El objetivo debe ser desafiante y estar plenamente relacionado con el objetivo que debe alcanzarse,
  • T (basado en el tiempo/tiempo): Tener una fecha límite para ejecutar los objetivos hace que se prioricen y se conviertan en el foco de las acciones. Así que, incluso si tienes mucho tiempo para alcanzarlos, restringe ese tiempo y cerciorate de que no lo superes.

Al tener los objetivos y las metas definidos, el siguiente paso es crear un plan de acción, es decir, lo que tu agencia y el cliente harán en la práctica para lograr lo que buscan. Un plan de acción puede consistir en pocas o muchas acciones, pero esto no es lo que garantizará el éxito, sino el impacto de estas acciones en los objetivos e indicadores.

Entregas

Aquí se alinean las entregas por parte de la agencia y el cliente, se hace la definición del responsable de cada entrega y se estipulan los plazos dentro del próximo trimestre.

Antes de completar la reunión de RTE, Revisa los puntos discutidos con el cliente y formaliza la planificación, remitiendo el plan de acción definido a los responsables de la toma de decisiones.

Además, supervisa el plan de acción descrito con los responsables de las entregas que se produzcan dentro de los plazos. Para ello, es importante tener métricas para realizar un seguimiento de la situación y mantener una actitud proactiva cuando son bajas, para entender cuál es la situación actual del cliente y lo que puede estar sucediendo.

Optimiza tu proceso

Ahora que ya conociste nuestra metodología, es hora de ¡ponerla en práctica! A partir del modelo RTE que se crea, Realiza optimizaciones para presentarle a tus clientes la información que tenga sentido para su realidad. Siempre trata de tomar en cuenta que este proceso es fundamental para mejorar tu relación y generar valor en el servicio que se proporciona. El reflejo de esto son los clientes satisfechos y los contratos a largo plazo.

¡Éxito en tus proyectos! 

 

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