Paso a paso: cómo hacer una Planeación Estratégica para tu agencia

La Planeación Estratégica es el proceso en el que las empresas toman decisiones sobre cómo van a asignar sus recursos el próximo año o en otro período de tiempo. Suele involucrar la definición de metas, indicación de acciones para alcanzarlas y previsión del presupuesto necesario.

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Si ya leiste el libro o viste la película “Alicia en el país de las maravillas”, debes haberte encontrado con la famosa frase: “para quien no sabe a dónde quiere llegar, cualquier camino sirve…”.

Esta frase refleja bastante una situación común entre las agencias: la falta de respuestas para preguntas como “¿a dónde quiere llegar mi negocio?”, “¿cómo quiero que mi negocio sea visto?”, “¿qué tamaño quiero que tenga?” y “¿cuál es mi tipo de cliente?”.

La falta de visión a corto, mediano y largo plazo puede ser un gran riesgo para tu agencia, ya que carece de un norte para conducir tus acciones. Para hacerle frente a este desafío, es importante que sepas cómo hacer una Planeación Estratégica.

Dentro de este proceso de planeación, también es importante dejar los puntos claros con el cliente. ¿Sabes cómo elaborar un contrato con las reglas claras y bien delimitadas? Descarga ahora nuestra Guía para la elaboración de servicios digitales.

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Sobre estrategia

Una empresa sin estrategia es como un avión volando sin rumbo en plena tempestad, yendo hacia arriba y abajo entre los relámpagos. Si los relámpagos o vientos no lo destruyen, sencillamente se quedará sin combustible. (Alvin Toffler)

La estrategia es mucho más que establecer metas: es tener un profundo compromiso con el futuro deseado, ya que la misma le dará un propósito al trabajo realizado por tu agencia. Y es la estrategia también la que hará que las personas se sientan conectadas a un emprendimiento importante.

Por lo tanto, tu gran desafío es consolidar una estrategia que:

• Haga que tu agencia sea diferente de las otras que existen en el mercado;
• Traiga una ventaja competitiva;
• Evalúe una forma diferente de relacionarse con los clientes en un mercado tan competitivo.

Stakeholders

Cuando hablamos sobre cómo hacer una Planificación Estratégica, uno de los primeros puntos es identificar cuáles son los grupos de personas o entidades que afectan o son afectadas por las actividades de tu agencia: los stakeholders.

Para la construcción de una buena Planificación Estratégica, tu agencia debe identificar sus stakeholders, conocer sus necesidades y expectativas y, en la medida de lo posible, gerenciar su influencia para garantizar el éxito.

En primer lugar, un grupo bastante común de ser mapeado son los clientes que contratan tus servicios y tienen grandes expectativas de resultados.

Vale también pensar en los empleados como stakeholders, ya que ellos contribuyen significativamente para que la máquina ande bien.

Si tu agencia cuenta con algunos aliados estratégicos, sea para la adquisición de nuevos clientes o para la ejecución de servicios, cabe pensarlos como nuevos stakeholders. Otros grupos pueden ser identificados de acuerdo con la realidad de tu agencia.

Identidad Organizacional

La Identidad Organizacional tiene 3 pilares principales que hacen que tu agencia sea única:

MISIÓN

Es la razón de existir de una empresa.

VISIÓN

Es lo que la empresa aspira a ser.

VALORES

Conjunto de principios que sirven de guía para el comportamiento y las actitudes de las personas que buscan alcanzar la visión.

Si ya tienes una Identidad Organizacional, vale la pena analizar cuándo fue construída y si es el momento de hacer alguna revisión.

Consejo práctico: mantén tu Identidad Organizacional presente dentro de la sede para que los empleados puedan recordarla constantemente e inspirarse con el motivo por el cual existe la agencia, a dónde quiere llegar y cuáles son los valores que deben prevalecer en el día a día del equipo.

Análisis SWOT

Otra de las etapas importantes que debe estar presente en la Planificación Estratégica de tu agencia es hacer un Análisis SWOT.

Este término viene del inglés y la siglas se refieren a fortalezas (strengths), debilidades (weakness), oportunidades (opportunities) y amenazas (threats).

A partir de ese estudio podrás concentrarte en tus puntos fuertes, reconocer las debilidades, encontrar las oportunidades y prevenir  las amenazas.

Cada agencia tiene su propia realidad: puntos fuertes y débiles que deben ser muy bien analizados. Pero, para ilustrar la metodología del SWOT, te trajimos un ejemplo:

Fortalezas

• Equipo comprometido y preocupado en hacer entregas de calidad
• Buena red de relaciones y credibilidad en el mercado

Debilidades

• La oferta de proyectos puntuales no permite que la agencia tenga una previsibilidad de facturación
• Dificultad de probar el retorno de la inversión del cliente y hacer la retención

Oportunidades

• Apostar en la oferta de servicios digitales y posicionar la agencia como una aliada estratégica del negocio del cliente
• Trabajar con un nicho de mercado específico

Amenazas

• Que la competencia sea más rápida en la definición de la estrategia
• Crisis económica en el país

Consejo práctico: cuanto más estructurada y participativa sea la dinámica del análisis SWOT, más insights tendrás para tu agencia.  

¿Próximo paso? ¡Construir el Mapa Estratégico!

La capacidad de ejecutar la estrategia es más importante que la estrategia en sí. (KAPLAN, 2001)

Para la construcción del Mapa Estratégico sugerimos la metodología del Balanced Scorecard, que está basada en cuatro pilares principales:

Perspectiva financiera

Trata de los resultados de rentabilidad y productividad de la empresa.

Perspectiva de mercado

Se refiere a los datos de valor que la empresa desea entregarle a los clientes, tales como satisfacción, participación de mercado, tasa de retorno de clientes, etc.

Procesos internos

Trata de los más variados indicadores de desempeño interno, tales como tasa de atraso en las entregas y reducción de costos en la producción.

Recursos

Sus principales indicadores se refieren a la satisfacción, motivación, capacitación y retención de la fuerza de trabajo, intercambio de las mejores prácticas, etc.

Las cuatro perspectivas están relacionadas:

• Para obtener los mejores resultados en los indicadores financieros es necesario tener un buen desempeño con los clientes;
• Para obtener un buen desempeño en la perspectiva de los clientes es necesario que haya una excelente eficiencia en los procesos internos, puesto que es a través de los mismos que se desarrollan las proposiciones de valor para los clientes;
• Finalmente, para que haya una excelente eficiencia operacional, es necesario que sean desarrolladas las competencias y sistemas de información de la empresa, puesto que los procesos son desarrollados y ejecutados por las propias personas de la organización.

A partir de la metodología del Balanced Scorecard, pueden ser trazados los siguientes puntos:

Objetivos estratégicos

Resultados que la organización pretende alcanzar para lograr la visión.

Indicadores estratégicos

Medidores de la estrategia.

Metas

Para ayudarnos a definir metas de forma estructurada, existe un método creado por Peter Drucker, uno de los grandes nombres de la administración. Es conocido como Teoría de la Gestión por Objetivos o, como es más conocido, S.M.A.R.T.

Este modelo está basado en 5 pilares:

S – Specific/Específico

La meta necesita obligatoriamente ser específica, clara y sin doble interpretación.

M – Measurable/Medible

Necesitamos tener indicadores que nos permitan saber si estamos caminando en dirección a las metas, y que nos permitan medir nuestra evolución a cualquier momento.

A – Achievable/Alcanzable

Las metas pueden y deben ser desafiantes, puesto que eso hace que salgamos de nuestra zona de confort y podamos superar nuestros límites. Sin embargo, no pueden ser imposibles de realizar en el período establecido.

R – Relevant/Relevante

La meta necesita estar totalmente relacionada al objetivo: debe ayudar a que el objetivo sea alcanzado. En el caso de que exista alguna duda en relación a eso, es una alerta para revistar la meta.

T – Time-based/Temporizable

Tener un plazo para ejecutar nuestras metas hace que las mismas no dejen de ser el foco de tus acciones. Por eso, incluso si tienes mucho tiempo para alcanzarlas, define ese tiempo y toma precauciones para garantizar que no irás a sobrepasarlo.

Plano de acción

Definidos los objetivos y las metas, el próximo paso es salir del mundo de las ideas y colocar las manos en la masa.

Para ello es importante montar un plan de acciones, o sea, lo que será hecho en la práctica para alcanzar lo que buscas.

Recuerda que un plan de acción puede ser compuesto por pocas o muchas acciones, y no es eso lo que garantizará el éxito, si no más bien el impacto de esas acciones en las metas e indicadores.

Si deseas información adicional que te apoye en el proceso de creación de la estrategia ideal, te invitamos a revisar nuestro ebook gratuito: Los principales desafíos de las agencias de resultados

¡Espero que, con los consejos de este post, hayas aprendido cómo hacer una Planeación Estratégica ganadora para el 2022!