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3 Passos para aumentar a sua produtividade no trabalho

A procrastinação tem acompanhado-lhe durante os seus dias e prejudicado a sua produtividade no trabalho? Confira algumas técnicas que vão ajudar-lhe a aproveitar o seu tempo da melhor maneira possível!

É daqueles que pensa que as 24 horas do dia não são o suficiente para realizar todas as tarefas profissionais? Talvez o seu problema esteja na produtividade no trabalho. De facto, estamos cada vez mais ocupados com inúmeras tarefas que parecem não caber no quotidiano. No entanto, há tanta informação e estímulos externos que, muitas vezes, perdemos o foco e as horas correm numa velocidade extraordinária.

Acredite-se quiser, mas o seu horário é mais que suficiente para garantir a sua produtividade no trabalho. Para que consiga realizar todas as suas tarefas e aproveitar a vida fora do escritório, listamos nestes post 3 passos práticos para incorporar na sua rotina e tornar os dias mais produtivos.

Passo 1: Comece o seu dia de trabalho

O início do dia pode fazer toda a diferença na sua produtividade no trabalho. Definir o que é preciso ser feito, estabelecer o que é prioridade e analisar quanto tempo cada tarefa pode levar para ser feito, já são passos iniciais para um dia mais produtivo.

5 minutos de planeamento

Neste primeiro passo é possível trabalhar como em outros tempos e simplesmente usar o papel e a caneta. Reserve os cinco primeiro minutos para apontar tudo o que precisa ser feito. Lembre-se de pensar nas prioridades daquele dia, para dedicar o tempo necessário do seu dia.

Feito é melhor que perfeito!

Muitas vezes, perdemos tempo com o intuito de entregar uma tarefa sem qualquer tipo de falhas. É claro que ninguém gosta de errar, mas isso não significa dedicar o dobro do tempo necessário para uma única tarefa. Faça o que é preciso ser feito, da melhor forma possível, mas sem desperdiçar tempo.

Comece pelas tarefas menos agradáveis

Sabe aquele projeto que está a procrastinar a dias? O blog post sobre um tema que não lhe agrada tanto que ainda não começou a desenvolver? Pois, são essas tarefas menos agradáveis que devem ser realizadas primeiro.

1 hora por dia

Esse é o tempo que deve dedicar, no mínimo, para a tarefa mais importante do dia. Foque a atenção exclusivamente para a sua realização, assim, não irá desperdiçar nenhum minuto da sua dedicação e desenvolver o projeto com sucesso.

Passo 2: Mantenha a sua produtividade no trabalho ao longo do dia

Depois de realizar as tarefas mais complicadas — ou menos agradáveis — ler e responder os emails importantes, é provável que sinta aquela vontade natural de procrastinar. Para evitar que isso aconteça, pode acompanhar as dicas a seguir.

Categorize as suas tarefas

Um dos erros de maior impacto na produtividade no trabalho é a mudança nos categorias de tarefas que está a realizar. Organize as suas tarefas por atividades semelhantes como, por exemplo, agendar as publicações nas redes sociais e responder as interações dos utilizadores.

Agendamento das reuniões

Por mais que tomem tempo do dia, as reuniões são extremamente necessárias para o desenvolvimento dos projetos. Para evitar que o seu dia e a sua semana seja tomada por reuniões, procure reservar alguns horários específicos para a sua realização. Assim, a sua produtividade no trabalho não será impactada por conta das reuniões.

Organização dos emails

Não há nada mais capaz de distrair a nossa atenção do que os emails. As mensagens eletrónicas causam um certo senso de urgências que facilmente dispersa o foco e nos faz iniciar uma nova tarefa, antes mesmo de terminar o que começamos.

Estabeleça dois horários por dia para ver e responder os seus emails. Não esqueça também de categorizá-los de acordo com as suas prioridades. Essa é a única forma de não passar o dia todo a responder mensagens.

Take a break

Há quem pense que fazer uma pausa pode atrapalhar a produtividade no trabalho. Mas, fazer uma pausa é mais que necessário para manter a concentração e o foco no trabalho. Porém, não estamos a falar em olhar o Facebook ou o email a cada 5 minutos.

Para manter a produtividade no trabalho pode usar, por exemplo, técnicas como o método Pomodoro, criado por Francesco Cirillo, nos anos 80. O Pomodoro consiste em trabalhar por blocos de 25 minutos, durante os quais têm de focar numa única tarefa, sem qualquer tipo de interrupção. No fim de cada Pomodoro, deve ser feito uma pausa de 5 minutos. Depois do quarto bloco, pode ser feita uma pausa maior, de 30 minutos. Esse é apenas um exemplo que pode usar para gerir as suas atividades. 

Passo 3: Use da tecnologia para trabalhar melhor

Trabalhar mais não é sinónimo de trabalhar mais tempo. Na verdade, o ideal é conseguir ser eficiente sem ter ultrapassar as horas propostas pela empresa. Para isso, vale a pena investir em ferramentas que vão ajudar-lhe a manter a sua produtividade no trabalho e gerir melhor o tempo.

 

  • Trello: organize os projetos, identifique as tarefas, as datas, os responsáveis e todas outras informações necessárias em painéis de gestão simples. O uso da ferramenta é gratuita.
  • Boomerang for Gmail: escreva a resposta dos e-mails agora e programe para serem enviados mais tarde.
  • Pocket: uma aplicação que arquiva absolutamente tudo que quer ler ou assistir na web, para consultas futuras.

Falar na produtividade no trabalho não significa assumir mais e mais projetos. Na verdade, o intuito de organizar o seu dia é conseguir desenvolver as tarefas propostas, de forma mais organizada e com tempo para fazer qualquer ajuste que seja necessário.

Invista tempo na organização e também em ferramentas como o RD Station Marketing que aumentam a sua produtividade.

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