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Técnicas para turbinar tu productividad en el trabajo

¿Estás buscando ponerle fin a la procrastinación y mejorar tu productividad en el trabajo? ¡Conoce estas técnicas para usar tu tiempo de la mejor forma posible!

¿Alguna vez has terminado el día con esa sensación de que necesitabas más tiempo para terminar una tarea? ¿Será que necesitabas más tiempo o necesitabas gestionar mejor tu tiempo?

En el contexto actual, aquella frase de “el tiempo es oro” nunca fue tan real. Eso se refleja en los negocios y en el trabajo, que queremos que sean más eficientess y productivos, así como en la vida persosnal y familiar, que queda cada vez más relegada a un segundo plano. Parece que decidimos gastar menos tiempo con la familia y el esparcimiento para que sobre tiempo para el trabajo y los negocios.

¿Será que esta es la mejor decisión? Al final, ¿cómo ganar tiempo en las tareas del día a día para alcanzar tanto nuestros objetivos profesionales como personales? Tal vez el secreto sea administrar el tiempo de forma correcta y ahí sí, ganar más tiempo con la familia, amigos y esparcimiento.

Para ayudarte a usar el tiempo de la mejor forma posible, separamos algunos consejos para hacer tu desempeño aún más eficiente, tanto al ahorrar el tiempo usado en tareas menos importantes en el trabajo, como priorizando las actividades más importantes y productivas, incluso con la familia y amigos.

Separamos 3 pasos para que le des un fin a la procrastinación de una vez y mejores tu productividad en el trabajo.

Paso 1: Iniciando el Día

En este primer paso, te ayudaremos a dar una turbinada en tu productividad con tips y recomendaciones de Tim Ferris, autor e inversor que le abrió las puertas de la productividad a millones de personas con best sellers como La Semana Laboral de 4 Horas.

Primero lo más importante: ¿Cómo deberías ordenar tus prioridades?

Para tener éxito en la productividad, empieza tu día con estos 5 consejos:

1- Comienza el día con un “Diario de 5 Minutos”

Con solo algunos minutos de cada mañana, es posible ahorrar horas de tiempo perdido o esfuerzo fragmentado por día. Escribe todo lo que pretendes hacer en ese día y ten consciencia total de lo que te espera.

2- Haz las cosas correctas, no necesariamente haz todo bien hecho

Existen cosas que debes hacer sin las cuales tu trabajo no acontecerá de forma correcta. Haz lo que es realmente importante y no pierdas tiempo queriendo hacer con perfeccción tareas que no van a tener el mismo efecto en la productividad y en los resultados de la empresa.

3- Lo correcto es lo aburrido, ¡lo aburrido es lo correcto!

¿Tienes una serie de tareas para cumplir y no sabes por dónde comenzar? Comienza por la menos confortable, eso incluye en muchas ocasiones esa tarea que tiene un aposibilidad de rechazo, dolor o fracaso.

4- La tarea más importante del día

Reserva al menos una hora en la mañana antes de ver tus emails para hacer tus tareas más importantes/menos confortables. Aquella que te puede dejar en apuros si no la haces directamente. ¡Esta merece mucha más atención que las otras.

5- Determina una acción física al cambiar de tarea/contexto

Ejecuta de inmediato acciones que tomen 20 minutos o menos. Por ejemplo, “limpiar mi mesa! es demasiado amplio. Estas tareas deben ser extremadamente fáciles de hacer sin que tengas que parar para pensar. Para el anterior ejemplo puede ser “digitar las facturas en el computador y botar el papel” o “guardar todos los papeles y reservar para escanear en Evernote a las 5:00 pm” (No olvides hacer un recordatorio).

Paso 2: Trucos para Mantener tu Productividad durante el Día

Luego de haber determinado tus tareas más importantes a cumplir, es importante que retires tus distracciones y domines tus ganas de procrastinar. Elegimos algunos trucos que puedes seguir para mantener un nivel constante de productividad en el trabajo.

1- Organiza tus actividades por contextos

El cambio de contexto es una de las causas que más destruye la productividad. en su forma más simple, significa estar saltando de tarea en tarea sin que estas estén correlacionadas. Aún si tienes la fortuna de trabajar desde casa, los cambios de contexto probablemente están gastando tu productividad de otras formas.

Algunos de nuestros consejos para combatir ese mal:

Organiza categorías similares de tareas y proyectos en tu agenda: Digamos que algunas de tus tareas frecuentes incluyan programar publicaciones en redes sociales y responder a usuarios en ese canal. Junta esas tareas, pues ambas incluyen redes sociales. Estudios muestran que agrupar tareas parecidas nos permite tener más iniciativas y acabarlas.

Agendas todas tus reuniones para el(los) mismo(s) día(s) de la semana: Desafortunadamente, las reuniones son un mal necesario para la mayoría de nosotros, pero estos también son uno de los grandes culpados de cambio de tareas. Mattan Griffel, Diretor Ejecutivo da One Month, un intituto de educación en línea para emprendedores de tecnología, tiene un apolítica rígida de agendar todas sus reuniones los miércoles. Como él mismo menciona, “el restultado líquido de tener reuniones en un día de la semana es tener bloques largos, sin interrupción de tiempo durante los otros días, que permiten tener una productividad encreíble”.

Haz una clasificación de tu email: Seamos sinceros, los emails son una de las mayores distracciones de tu día. Los emails tal vez estén contribuyendo más a ese cambio de tareas de lo que percibes y por eso, debes agendar un tiempo para clasificar tus emails. Dos veces al día, separa 15 minutos de tu tiempo para organizarlos de la siguiente forma: si pertenecen a un proyecto que estás ejecutando hoy, entonces agrégalo a tu lista de tareas para cuando estés ejecutándola. De lo contrario, estos van a parar a una lista “para hacer”.

2- Cronometra tus tareas

Si la tarea es difícil, tienes dos opciones:

  • Con la ayuda de un cronómetro trabaja por un periodo de tiempo específico
  • Usa la técnica Pomodoro para maximizar tu tiempo y la eficiencia de tu trabajo. Esta técnica es la práctica de elegir una tarea y de hacer un pequeño compromiso de pasar 25 minutos completamente concentrado en esa iniciativa haciendo una pausa de 5 minutos entre cada tarea elegida.

3- Haz una pausa

Es natural pensar que debes permaneces atado a tu mesa por horas y horas para hacer tu trabajo. No obstante, si no haces intervalos, probablemente vas a disminuir tu productividad en vez de aumentarla.

La mala noticia es que ver Facebook o revisar tus emails cada cinco minutos no cuentan como pausas productivas. En suma, quieres sentirte restaurado y re energizado después de tu intervalo, no solo procrastrinar.

Entonces, ¿cuál es la mejor forma de hacer una pausa? Desconéctate por lo menos 15 – 30 minutos después de cada bloque de 60 a 90 minutos de trabajo.

Las sesiones de trabajo de 60 a 90 minutos son las más sensatas porque ese es el tiempo durante el cual tu cerebro puede enfocarse en una sola tarea.

No es necesario que sigas esos tiempos al pie de la letra, pero organiza tu trabajo en bloques. El investigador Anders Ericsson descubrió que los guitarristas de élite no pasan más tiempo practicando en comparación al resto  – estos practican de manera más inteligente: 90 minutos de ensayo, seguidos en un intervalo corto y siestas de 20-30 minutos también durante la tarde.

4- No tengas miedo de cerrar tu puerta

Existen empresas que trabajan el concepto de open space, en el que el ambiente no presenta divisiones ni salas. En algunos casos, ni siquiera existen esas pequeñas divisiones de espacios entre las mesas.

Normalmente usan grandes mesas colectivas. Al inicio parece lindo, con todo el equipo trabajando integrado y comunicándose. Sin embargo existen momentos en los que es necesario concentrarse.  ¿Consigues imaginar el ruido generado en una sala enorme de ese estilo con decenas de personas trabajando?

A veces es necesario buscar enfocarse en tu propio ritmo, tu propia manera para aumentar la productividad en el trabajo. ¡Permítete aislarte de vez en cuando!

Paso 3: Usando la Tecnología a tu Favor

Sabemos que este tip es medio obvio de cómo mejorar la productividad en el trabajo. Solo que no siempre lo hacemos. Muchas personas son adeptas a las listas de tareas, escriben todo lo que debe ser hecho al inicio del día, tachando lo que terminan e incrementando lo que surge de nuevo para hacer. Al final, todo eso se transformará en un pedazo de papel rayado.

También existen los que usan su bandeja de emails, y todo se convierte en una tarea para poder ser eliminado de la bandeja de entrada. ¡Todo un desgaste!

Con seguridad, debe existir una manera más productiva de realizar ese trabajo. ¿No crees?

Separamos una lista con algunos recursos que la tecnología puede ofrecerte:

  • Trello: organizador de proyectos, de tareas, de tu vida, de tu empresa. Visualizado de início a fin los flujos de trabajo.
  • Boomerang for Gmail: escribe la respuesta de emails ahora y programala para que sean enviados después.
  • Pocket: una aplicación que archiva todo lo que quieres leer o ver en la web, para futuras consultas. 

Conclusión

La productividad es al final una cuestión de preservar tu tiempo y no de tener más tiempo. No podemos acaparar el mundo y creer que hacer un poco de todo nos hará más productivos.

Tampoco creer que dividiendo en diversas tareas al mismo tiempo hará que las completemos más rápidamente. Gran engaño. Eso solo hará que te sientas más frustrado por haber hecho todo a la mitad sin haber completado una tarea por completo.

Hoy en día todos buscamos ser más productivos. La diferencia es saber racionar tu escaso tiempo para hacer todas las cosas que debes hacer, y esa es la parte más difícil de ser productivo.

Con la ayuda de herramientas y de la tecnología, conseguirás mantenerte enfocado y priorizar tus tareas. ¡Ahora está en tus manos para activar el turbo de tu productividad!

 

Este post fue originalmente escrito por Amanda Alvernaz de Trello en portugués y contiene adaptaciones para el mercado de Latinoamérica.

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