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Blog de Marketing Digital de Resultados

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Aprende cómo escalar y estructurar tu agencia con un Organigrama

Descubre algunos consejos prácticos para preparar tu equipo con un modelo de negocios escalable y rentable.

¿Te has preguntado cuál es la estructura de equipo ideal para tu agencia? Si tu respuesta es afirmativa, ¡este es un post para ti!

Aquí no creemos en fórmulas para el éxito, pues no existe una varita mágica. Por tal motivo, te daremos una percepción y una sugerencia de estructura ideal para que la adaptes a tu modelo de negocio.

Al haber trabajado 6 años directa o indirectamente con agencias, entendemos a fondo cómo son las estructuras y procesos de trabajo. Sumar esa experiencia al modelo de negocios de RD Station, nos permitió crear el análisis de cuál sería una estructura ideal para escalar tu negocio. ¡Esperamos que te ayude en tu planificación!

Inicio de la escalabilidad

Para escalar un negocio se necesita volumen, y cuando nos referimos a volumen, ¡hablamos de más clientes! Sí, enfocarte en ventas en este momento te permitirá entrar en un ritmo escalable. Sin embargo, hay algunas preguntas que debes responder antes de iniciar este proceso en la agencia:

  • ¿Cuál es el máximo de clientes que puedes atender en la actualidad?
  • ¿Cuál es el inconveniente más común en la atención al público de tu agencia?
  • ¿Tu equipo actual sería capaz de atender la demanda de un número X clientes adicionales?
  • ¿Qué tipo de resultados debes considerar para cada proyecto?
  • ¿Qué tipo de profesionales necesitas para entregar el proyecto con excelencia?
  • ¿Cuál es tu meta de crecimiento?

Al responder esas preguntas, tendrás una visión más amplia de las herramientas que vas a necesitar para estructurar tu equipo.

Modelo de organigrama de agencias

Existen muchas formas de organizar la estructura de tu equipo, la idea es traer nuevos insights que te ayuden a encontrar el modelo ideal para tu agencia.

A continuación, hemos separado el organigrama en 3 partes: estrategia, gerencia y operación:

1. Estrategia

Normalmente estos cargos son ocupados por socios de la agencia, pues estos tienen una visión estratégica y macro del negocio, así como de los clientes. En este nivel, los responsables deben evitar el “ensuciarse las manos”, ya que la idea es que estas funciones sean desempeñadas con una visión más holística y con precisión estratégica.

Lo ideal es que cada cargo sea ocupado por un profesional diferente. Es común ver que el socio de una agencia sea el que “hace todo”, al ocupar todas las posiciones y perjudicar el crecimiento de la empresa por no dar la debida atención a una (o todas) las áreas.

Aprende más sobre esto en: Y al final ¿hasta dónde debe ir el papel del socio de la agencia?

Planificación

El área de planificación es la más conocida y la más utilizada en las agencias actuales. Ella es la que absorbe el  briefing que llega del área comercial, garantiza el flujo de informaciones a través del equipo y que los resultados esperados por el cliente sean entendidos y realizados.

Aquí entra toda la planificación del proyecto, definición del cronograma, resultados, indicadores y KPIs, herramientas a ser utilizadas y definición del equipo de trabajo, para garantizar así la satisfacción del cliente durante su estadía en la agencia.

Área comercial

Aquí está la piedra angular del éxito, pues como se muestra en el Panorama de Agencias Digitales en Latinoamérica  2019, pocas agencias poseen un área comercial bien estructurada. Esto representa un gran error.

O tu agencia está estable con sus clientes actuales, o no tiene perspectiva de crecimiento, o no sabe qué hacer.

Cada vez que el propietario de una agencia digital nos dice que no invierte en el área comercial, o no tiene a ningún profesional dedicado a esto, nosotros le decimos:

Bueno, tienes X número de clientes, si tu mejor cliente (o muchos más) se va a la quiebra o rescinde del contrato con tu agencia, ¿cuál será el impacto que esto generaría en las finanzas y en la estructura de tu negocio? ¿Cómo conseguirás a otro cliente en tiempo record para cubrir esta pérdida?

Hemos visto que muchas agencias han tenido que cerrar debido a que perdieron clientes esenciales, y al momento de necesitar otros nuevos, no tenían un área comercial estructurada, pero en ese momento ya era tarde para una solución.

En nuestra visión, el área comercial es el corazón de la empresa, ya que será responsable por bombearle dinero y negocios a tu agencia. De esta manera, es muy importante tener una buena estructura comercial.

El escenario ideal es que tengas entre 2 y 3 personas dedicadas a esta operación (dependiendo del tamaño de tu agencia). Generalmente un socio es el director y representante del área, seguido por los vendedores, los especialistas en preventas y asistentes, que se encargan de mantener la operación en marcha todos los días.

El área comercial es la responsable por todo el proceso de ventas: realizar prospecciones, calificar, elaborar propuestas, negociar y cerrar ventas. La base de la información del briefing también es realizada durante el inicio del proceso comercial, por lo que al adquirir un cliente nuevo, la agencia debe organizar una reunión de kick-off del proyecto, que involucre al equipo de planificación y garantice la entrega de resultados.

Equipo administrativo

Es el área responsable por las finanzas, cuentas por pagar y recursos humanos.

Es común ver a muchos socios que pierden tiempo valioso en esta operación y no le dan importancia a asuntos estratégicos. Es importante delegar funciones y asignar personas para velar estas actividades.

2. Gerencia – Unidad Escalable

Este sería el nivel maestro. A partir del mismo, se orquesta la operación, se garantiza el éxito del proyecto y es la unidad que puede y debe escalar de acuerdo a la conquista de clientes nuevos. Generalmente los cargos de este nivel son designados a personas con bastante experiencia en el mercado y gestión de personal.

En este nivel hay 2 posiciones importantes para escalar el negocio.

Gerente de proyectos

Amerita un perfil de profesional más analítico. Es el maestro de la operación, responsable de recibir el objetivo del proyecto y garantizar la entrega de resultados en el tiempo acordado y con todos los objetivos alcanzados. El día a día de este profesional se basa en entrar en contacto con el equipo de la operación (contenido, arte, redes sociales, tecnología, etc.) y garantizar las entregas.

A partir del tamaño del proyecto/cliente, resultados esperados y objetivos, el gerente de proyectos puede atender de 5 a 10 clientes (al evaluar caso por caso). Con esto en mente, si tu agencia desea atender a 40 clientes, puedes pensar en contratar a 4 gerentes de proyectos.

De esta manera, necesitarás aumentar tu equipo de acuerdo al número de clientes nuevos.

Gerente de atención al cliente

Debe tener un perfil profesional dirigido a las relaciones interpersonales – este representa otra pieza clave en tu estructura escalable. Es habitual ver a este tipo de profesional en agencias tradicionales y grandes. Las agencias pequeñas normalmente no poseen a un profesional dedicado a la atención al cliente, el socio (o gerente de proyectos) es quien está dedicado a este papel en muchos casos.

El gerente de atención al cliente es la persona responsable por entrar en contacto directo con el cliente final y su objetivo es garantizar una buena relación y la satisfacción del cliente, al entender cómo están las entrega de resultados y recolectar feedbacks constantemente.

A partir del tamaño del proyecto/cliente, resultados esperados y objetivos, el gerente de atención al cliente puede atender de 5 a 10 clientes (al evaluar caso por caso).

3. Operación

¡Manos a la obra, aquí es donde sucede la magia! Posiblemente este es el único nivel donde puedes emplear la tercerización. La operación dependerá del portafolio de servicios que tu agencia ofrece. Al pensar en una agencia especializada en Inbound Marketing, te sugerimos:

Creación

Responsables por la elaboración de piezas gráficas, publicaciones en redes sociales, banners y otros materiales que tengan que ver con creación. Es frecuente que esta parte de la operación sea liderada por 1 director de arte y 2 o 3 diseñadores.

Marketing

Responsables por la generación de informes, gestión de herramientas de marketing (RD Station, Google Analytics, Facebook Audience Insights, SEMrush, Moz, Datanyze y otras) y análisis de indicadores. Esta área es responsable por garantizar que las estrategias de planificación sean llevadas a cabo y que el proyecto alcance su máximo potencial.

Contenido

Responsables por la elaboración de los contenidos para diferentes tipos de redes sociales. En este caso, vale la pena pensar en tercerizar esta parte de la operación con algún aliado de contenido, como Contentools o Rock Content. Para escalar esta operación, no es favorable contar con un redactor para cada segmento, pues esto haría que el proyecto sea inviable. Haz un análisis de tu operación y examina qué es lo que mejor se adapta a tu situación.

Redes sociales

Responsables por garantizar la compra de publicidad patrocinada más eficiente y optimizar los motores de búsqueda. Es usual que las agencias tercericen esta etapa, por lo que vale la pena consultar a empresas que presten este tipo de servicio.

Tecnología

Esto aplica en caso de que tu agencia trabaje con la creación de sitios web y tiendas virtuales. Debes tener en cuenta que es una operación que regularmente afecta los costos de la agencia, por lo que deberás evaluar si vale la pena tener empleados fijo o externos.

¡Genera tracción!

El mensaje principal es: piensa en una estructura bien definida y eficiente al inicio para ganar escalabilidad. De esta manera, podrás entregar un servicio de calidad y darle buenos resultados a tus clientes.

¡Ahora ya tienes un modelo a seguir! Realiza una adaptación según tu modelo de negocio, crea un proceso eficiente y comienza a escalar tu agencia.

Déjanos tus comentarios y recuerda que estamos a disposición para que discutamos más a profundidad este asunto.

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