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Listas estáticas y dinámicas en el Email Marketing: qué son y cómo usarlas

Una de las claves para el éxito de una campaña de Email Marketing es el nivel de segmentación de la lista de destinatarios. Con una segmentación bien definida, los resultados de las campañas tienden a ser mucho mayores, no solamente en las métricas más comunes, como tasa de apertura, clics, etc., como también en las métricas de resultados efectivos, como tasa de conversión y ventas.

Hablamos sobre esto en algunos posts, por ejemplo este aquí de segmentación en donde damos diversos consejos sobre cómo esas segmentaciones pueden ser realizadas, principalmente en los niveles del embudo de ventas, con diferentes tipos de emails para diferentes etapas del embudo.

Para hacer esta segmentación, la forma más común es la utilización de listas, en donde los contactos con algo en común (Estado, etapa de compra, perfil, etc.) son reunidos y utilizados para una campaña. Para ello, existen dos tipos de lista: estáticas y dinámicas.

En este post explicaremos la diferencia entre ambas y en cuáles casos deben ser utilizadas.

¿Por qué segmentar las listas de email?

Antes de explicar las diferencias y aplicaciones de cada una de las listas, cabe mencionar los motivos por los cuales usar la segmentación de listas:

  • La base de Leads de tu empresa no es toda igual: Puede parecer un poco obvio, pero dentro de una base de contactos existen Leads con perfiles muy diferentes unos de otros. Sea por su etapa (Lead, Oportunidad, Cliente), o por la región en donde vive, la segmentación es importante para direccionar el mensaje de forma optimizada, no enviando, por ejemplo, emails de oferta de producto o servicio para quien ya es cliente de ese producto o servicio.
  • Ni todo el mundo está en el momento de compra: Como dijimos anteriormente, dentro de la base de Leads existen contactos en diversas etapas de compra, inclusive Leads que acabaron de conectarse con tu empresa y clientes antiguos. Siendo así, la segmentación ayuda a hacer comunicaciones direccionadas hacia la cima, mitad y fondo del embudo.
  • Es una forma de mejorar la reputación: Enviar emails segmentados para públicos segmentados es una forma de direccionar mensajes relevantes para quienes, de hecho, desean recibir algún tipo de comunicación de tu empresa. Al hacer esto, la empresa se establece como fuente de contenido relevante, aumentando la autoridad.

Listas estáticas para Email Marketing

Listas estáticas son las más comunes en herramientas de Email Marketing y se trata de listas creadas y actualizadas manualmente.

El funcionamiento es simple: crecen a lo largo del tiempo cuando tu empresa agrega nuevos contactos a las mismas (normalmente contactos que llegaron desde fuentes offline, como cursos, conferencias, eventos, etc.).

Siendo así, las listas estáticas no llevan en consideración el perfil de un Lead o su etapa dentro de la empresa – cliente, oportunidad, lost opp, Lead Calificado, etc. – y también tienen una gestión un tanto más trabajosa, una vez que necesitan de actualización manual.

¿Cuándo utilizar listas estáticas?

Esas listas son buenas para campañas puntuales  que no tienen alta frecuencia, o que son enviadas apenas una vez, principalmente para segmentos de contactos que no acostumbran sufrir grandes alteraciones a lo largo del tiempo.

Ejemplos de eso son emails para personas confirmadas en un evento, ou inclusive un follow-up para quienes comparecieron al mismo.

Otro caso común es el de empresas de educación, que pueden tener listas estáticas de grupos, generalmente fijas, para las cuales son enviadas campañas de comunicación interna.

Listas dinámicas para Email Marketing

La principal diferencia de las listas dinámicas con las estáticas es que las primeras cambian por sí mismas a lo largo del tiempo, en función de criterios predefinidos por la empresa.

Esos criterios pueden estar basados en:

  • Características específicas, como la industria en donde el Lead actúa, el tamaño de la empresa y la región en donde está insertada, su cargo dentro de la empresa;
  • Histórico de puntos de contacto con la empresa, como la cantidad de materiales bajados, los asuntos de los contenidos de interés, Landing Pages específicas que rellenó (Pedido de presupuesto, demostración, evaluación, etc.);
  • Etapa del Lead, o sea, si es un Lead reciente, un Lead calificado, una oportunidad, un cliente, entre otros.

De acuerdo con esos criterios que son definidos y configurados para las listas, entran ( y salen) nuevos Leads en la medida que son adecuados al filtro creado.

Eso ayuda a tu empresa a enviar campañas más direccionadas y obtener resultados significativamente mejores con Email Marketing.

¿Cuándo utilizar listas dinámicas?

La respuesta corta es: siempre.

Entendemos que existen determinadas campañas que pueden ser enviadas para toda la base de contactos, puesto que son independientes de la segmentación como, por ejemplo: newsletter con contenido del blog y nuevos materiales educativos. Son campañas que, de forma general, son del interés de toda la base, independiente de la segmentación.

Por otro lado, existen decenas de tipos de campañas que pueden ser enviadas de forma segmentada. Algunos ejemplos son: invitaciones para eventos y webinars exclusivos para clientes, ofertas para ex clientes, nuevos materiales basados por el interés, contenido para personas que bajaron apenas un material, etc.

En fin, son diversas las posibilidades de enviar Email Marketing relevante de acuerdo con la audiencia. Tanto las listas estáticas cuando las dinámicas son importantes para el éxito de tu estrategia de Email Marketing, cada una con sus particularidades. Recuerda siempre evaluar cuáles necesidades necesita atender tu campaña para descubrir la mejor opción para conquistar los mejores resultados en cada caso.

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