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Metodologías de gestión de proyectos: conoce estrategias para garantizar una buena entrega de proyecto de Inbound Marketing

La gestión de proyectos contribuye al aumento de la productividad de la agencia, ya que proporciona la ejecución de actividades de una manera más organizada; descubre cómo emplearla

Con la llegada de un nuevo cliente a la agencia, es común que ya exista una guía básica y paso a paso a seguir, comenzando por la planificación de las acciones que se realizarán para lograr los resultados acordados en el cierre de la propuesta. Pero, ¿estás seguro de que los procesos actuales contribuirán a que el cliente siga motivado y renueve el contrato?

Para garantizar la calidad de la planificación, es necesaria una gran dedicación del equipo para estudiar el mercado del cliente, conocer la competencia, definir las personas para desarrollar las estrategias ideales que conduzcan a los resultados acordados con el cliente, además de asegurar que la estructura actual de la agencia sea suficiente para llevar a cabo todo el trabajo.

Es también en esta etapa que se definen todas las actividades, responsables y plazos. Y todo esto requiere un tiempo razonable para realizarse.

Sin embargo, toda esta dedicación puede llegar a ser inútil si no hay procesos internos de ejecución que garanticen la entrega de todas las actividades definidas en la planificación.

Importancia de la gestión de proyectos de Inbound Marketing en las agencias

Algunas de las demandas de la agencia tienen un gran volumen de actividades complejas que ocurren en paralelo y requieren un proceso de gestión claro. Esto es esencial para saber qué se debe priorizar y garantizar que se cumplan las principales demandas.

La gestión de proyectos contribuye al aumento de la productividad de la agencia, ya que proporciona la ejecución de actividades de una manera más asertiva y organizada. También es un incentivo para que los colaboradores trabajen en conjunto y de manera más consciente, al conocer sus tareas y cómo deben llevarlas a cabo. Esto evita el tener que repasar las tareas, así como los gastos innecesarios de esfuerzo, tiempo y costo.

¿Quieres tener éxito en el proyecto de Inbound Marketing del cliente? ¡Gestiona y asegura las entregas!

Para estructurar una planificación de un Proyecto Inbound, es fundamental pensar en cuatro pasos durante su construcción:

  • Define a dónde quieres llegar: ¿cuáles son los objetivos y resultados esperados de tu proyecto?
  • Establece la ruta a seguir: ¿qué camino se debe tomar para alcanzar los objetivos? Es decir: ¿cuál es el alcance del proyecto, las personas involucradas y la estructura necesaria para llegar allí?
  • Implementar cada etapa del proyecto: con el camino definido, ¡es hora de poner plazos! Un cronograma detallado es indispensable para darle ritmo al proyecto.
  • Medir y controlar: el momento para garantizar el ritmo de trabajo y la calidad de las entregas. Define la rutina de seguimiento y asegura los ajustes necesarios.

Entendamos mejor cómo estructurar cada uno de los pasos anteriores:

1. Define a dónde quieres llegar

En la etapa de planificación es momento de poner las propuestas en papel, al organizar las ideas a través de los estudios que se realizaron previamente. Es hora de esbozar los objetivos y definir a dónde quieres llegar y los resultados que quieres conquistar. Es importante visualizar las etapas macro que se deben cumplir para llevar a tu cliente al éxito.

Los objetivos más comunes de los clientes con el Marketing Digital están relacionados con:

  • Generar Leads calificados
  • Vender a los Leads
  • Ser referencia
  • Optimizar las conversiones del embudo
  • Aumentar la productividad
  • Disminuir el costo de adquisición
  • Medir y mostrar el resultado
  • Fidelizar clientes

2. Establece la ruta a seguir

Para que tu proyecto fluya, vale la pena describir todos los pasos que se deben tomar para alcanzar el resultado esperado. Este es el momento de detallar el alcance de tu proyecto y lo que necesitas hacer para lograr los objetivos, a partir de la definición de recursos y funciones.

En la etapa de kick-off del proyecto, es el momento de definir:

  • Público objetivo
  • Creación de las personas
  • Definición del proceso de compra
  • Construcción del embudo de ventas

En la etapa de ongoing, las primeras actividades deben ser definidas con el mayor nivel de detalle posible. Aquí es necesario pensar en cada paso que se debe dar para alcanzar los objetivos definidos en el paso anterior. ¿Quieres un ejemplo? ¿Qué se necesita para producir un sitio web? Después de las etapas anteriores, por lo menos, necesitaremos:

  • Planificar el contenido y los responsables de la producción
  • Diseño gráfico del sitio web
  • Desarrollo y responsables (internamente o tercerizados)
  • Contratación de servidores para la publicación
  • Pruebas e implementación

3. Implementar cada etapa del proceso

Para garantizar entregas de calidad, al respetar los plazos y proporcionar una comunicación fluida, la gestión del cronograma se convierte en fundamental.

Es a partir de esta gestión que será posible organizar y cumplir cada etapa por los responsables de las actividades que se han distribuido.

Pero, si deseas desarrollar tu propio cronograma, es importante considerar algunos puntos.

3.1. Cómo diseñar tu cronograma de proyecto

Para diseñar un cronograma, puedes elegir entre modelos, aplicaciones o sistemas de seguimiento ya disponibles en el mercado. Lo que es importante destacar aquí es que utilices un formato que pueda ser visto por todo el equipo del proyecto. Elegir un software de gestión que ofrezca opciones para crear tu cronograma puede ser una buena solución.

Hay varias opciones disponibles en el mercado y puedes utilizar la que mejor se adapte a tu día a día. En una investigación realizada por Rock Content y RD Station, puedes comprobar las principales herramientas utilizadas por las agencias para la gestión de proyectos.

 

Para diseñar tu cronograma, es importante haber realizado la asignación de las actividades. Una vez realizado esto, es el momento de establecer la prioridad y la fecha límite de las mismas, a partir de un gráfico Gantt (que, a pesar de haber sido creado hace un siglo, sigue siendo súper relevante en lo que se refiere a gestión de proyectos). Este servirá de base para el seguimiento de la evolución.

Su objetivo es presentar de una manera visual y de fácil comprensión el cronograma completo de trabajo, la interdependencia de las actividades y el esfuerzo necesario para la conclusión del proyecto.

4. Medir y controlar

Tan importante como definir las etapas, también lo es asegurar que todas se cumplan. Por lo tanto, el seguimiento, la medición y el control son fundamentales para garantizar la entrega del proyecto. Y aquí es donde están los principales desafíos de las agencias: crear rutinas internas de seguimiento y control.

Muchas agencias tardan mucho tiempo en desarrollar la planificación y el cronograma, pero terminan siendo abandonados en medio del proceso. Y cuando eso sucede, todo el esfuerzo y las horas de dedicación para su construcción son desechados.

Más que el tiempo desechado, el principal problema cuando esto sucede es el retraso en las entregas de actividades, lo que genera insatisfacción del cliente, ya que no obtiene los resultados esperados porque no se le hizo seguimiento a las actividades.

¿Te imaginas lanzar una campaña de Anuncios Pagados sin que la Landing Page esté optimizada? ¿Cuántas oportunidades puede perder tu cliente con un error que podría haber sido identificado a través de un sencillo proceso de seguimiento de la entrega?

Para asegurarte de que esto no ocurra, es necesario invertir en el seguimiento del rendimiento del proyecto y de las personas y para eso, se recomiendan algunas opciones:

4.1. Gestión de cronograma

Hazle seguimiento a los plazos y el desempeño tanto del proyecto, como del equipo a través de las entregas de las actividades previstas:

  • Define champion para controlar la actualización del estado del cronograma
  • Define el tiempo y la forma de comunicación con el equipo sobre el progreso del proyecto
  • Define los responsables de aprobar los cambios y ajustes que sean definidos durante esta gestión

4.2. Reuniones de seguimiento

Define la rutina de seguimiento de la evolución del equipo a través de reuniones periódicas:

  • Crear un marco de seguimiento visual para la evolución del proyecto.
  • Planifica tus reuniones, mientras identificas las prioridades y las entregas previstas para el próximo periodo. Es en este punto que el equipo identifica qué información se requiere para realizar las actividades y todos pueden visualizar el estado del proyecto, además de las interdependencias de las entregas.
  • Registra todo lo que fue definido en la reunión y compártelo con todo el equipo para que todos conozcan su responsabilidad
  • Identifica los ajustes necesarios en el cronograma y qué impacto se generará en la fecha límite del proyecto, para que los acuerdos se realicen y el cliente sea informado

4.3. Control de actividades y tareas

Realiza un seguimiento de las tareas y el rendimiento del equipo para asegurarte de que las actividades fueron dirigidas a las personas adecuadas.

  • Comprueba la demanda de cada colaborador para comprender el volumen de actividades que ya están siendo dirigidas al mismo
  • Aclara el flujo de trabajo de la agencia para que todos entiendan cómo deben entregar sus actividades
  • Utiliza el conocimiento de proyectos anteriores para garantizar mucha más calidad en la gestión de las entregas

Entonces, ¿te diste cuenta de todos los beneficios de implementar la gestión de proyectos en tu agencia?

Además de un seguimiento más cercano de tu operación, la Gestión de Proyectos también puede aportar otras ventajas importantes, como garantizar la calidad y continuidad del proyecto, maximizar los recursos y minimizar los riesgos.

¡Aplica esta metodología a tu agencia ahora!

 

 

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