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Herramienta de Email Marketing: qué hace, cómo elegir y otras herramientas de apoyo

Conoce lo que puede hacer una herramienta de Email Marketing y cuáles son los principales puntos que una empresa debe observar para elegir la ideal

Una herramienta de Email Marketing es usada en la creación de campañas de marketing por email. La mayoría de las herramientas permiten la creación y edición de modelos de email, almacenamiento de contacto (Leads), disparo de emails y monitoreo, midiendo métricas como tasa de apertura y de clics.

El Email Marketing es el corazón de una estrategia de Marketing Digital. Es una excelente herramienta para que cualquier empresa pueda relacionarse con su audiencia de forma personalizada. 

Durante mucho tiempo, diversas empresas abusaron del Email Marketing, haciendo un uso inadecuado de la herramienta. Eso hizo que el canal fuera dejado un poco de lado y cambiado por otros canales, como las redes sociales.

(Checklist) Campañas de Email Marketing

Un paso a paso para lanzar tus correos promocionales, newsletters y flujos de automatización sin errores.

Lo que sucede es que un canal no debe excluir a otro y, actualmente, con un mercado más educado en buenas prácticas y una tecnología más desarrollada, el Email Marketing está destacándose por poseer características únicas y valiosas. 

Una de ellas es el alcance: un correo es la cosa más simple y fundamental que alguien puede tener en Internet y las personas ya tienen la herramienta incorporada en sus vidas.

Por otra parte, los emails son una de las formas de contacto más directa y profunda. En las redes sociales se habla para todos y las diversas conversaciones pueden perderse entre sí. Además, si alguien no está on line al momento de la publicación, difícilmente podrá leer lo que fue publicado antes. 

Los emails en cambio son vistos más cuidadosamente y en general de forma diaria. Por más que todos tengamos que lidiar con los indeseados correos SPAM, hay una posibilidad mayor de ver cada mensaje, haciendo que todo lo que sea importante y útil sea abierto y leído. 

Qué hace una herramienta de Email Marketing

Si tu empresa está comenzando a hacer Marketing Digital, debes haber encontrado algunas dificultades en enviar emails en gran escala o gestionar una extensa lista de contactos. Un software de Email Marketing está ahí para resolver ese problema. 

Algunas acciones que puedes hacer con una herramienta de Email Marketing:

  • Segmentar tus contactos: Para tener un control total del público que recibirá tus correos; 
  • Crear layouts eficientes: Para ayudar en la creación de diseño de tus emails y crear modelos (templates) replicables;
  • Automatizar el disparo de tus campañas: Para ganar productividad y eficiencia en el envío  de emails;
  • Seguir el desempeño de los disparos: Para ver cuántas aperturas y clics tuvieron tus campañas, entre otras estadísticas. 

Cómo elegir una herramienta de Email Marketing: 4 cuidados que debes tener 

Toda empresa que ya tiene o que pretende incluir una estrategia de Email Marketing en su planificación pasará o ya pasó por el desafío de elegir un software que atienda sus necesidades. 

El gran problema es que existen muchas herramientas diferentes con funcionalidades diferentes en el mercado, por lo que es muy común sentirse perdido en medio de tantas opciones. 

En primer lugar, las dos principales preguntas que la empresa debe hacerse en este momento son: 

  • ¿Cuál es tu objetivo con Email Marketing?
  • ¿Cuáles son las funcionalidades que tu empresa realmente requiere para alcanzar esos objetivos?

A continuación, te mostraremos cuáles son los princiàles puntos que una empresa debe observar al buscar un software de Email Marketing ideal. 

1. ¿El software/empresa posee una buena reputación en el mercado?

El primer paso es conocer la reputación de ese software de Email Marketing. Revisa cuáles son las empresas que lo utilizan, busca casos de éxito y, si es posible, conversa con alguien más que utilice esa herramienta. 

Este punto es importante pues es el que podrá señalar si la empresa cuenta con un buen soporte, si la herramienta es fácil de usar, se la entrega y el reporte de campañas es bueno, entre otros factores.

No solo debe ser evaluada la reputación de la empresa, sino también la reputación del IP de envío de email. 

Conversando con algún vendedor de la empresa o por medio de uno de sus canales de atención, pregunta por la reputación del dirección de la IP de la empresa y, si es posible, revisa en SenderScore.org, un servicio que monitorea y evalúa la reputación de envío de diversos IPs. 

Lee más en el post Entregabilidad en Email Marketing.

2. ¿Cómo es la integración con servicios de Landing Page y CRM? 

Entendemos que el Email Marketing es parte integral de una estrategia de Inbound Marketing y, por ser una parte del todo, es esencial que la herramienta tenga integración con otras que también son esenciales en la estrategia Inbound, como Landing Pages, CRM y Analytics. 

Dos de los principales objetivos de esas integraciones son: 

  • Evitar la pérdida de información y en consecuencia una mala segmentación: es es caso, por ejemplo, de enviar campañas de producto para quien ya es cliente y actualización de software para quien aún no lo es;
  • Obtener más inteligencia sobre los Leads: saber, además de cuáles materiales esa persona descargó, cuáles campañas de email y flujos de automatización participó, se interesó, etc. Cuando pensamos en ventas, ese tipo de información es muy importante para ayudar en el abordaje de potenciales clientes.

Si tu empresa ya utiliza un CRM o algún servicio para páginas de captura de contactos, es importante que el software de Email Marketing tenga esa integración.

Otra opción es utilizar softwares “horizontales” de Marketing Digital, como RD Station Marketing, que cuenta con varias de esas herramientas (Email Marketing, Landing Pages y análisis) já integradas entre si e com terceiros.

Lee más en el post Por qué integrar un CRM con una herramienta de automatización de Marketing Digital.

3. ¿Las listas son estáticas o dinámicas?

Una de las claves del éxito en el Email Marketing es la segmentación. Entre más segmentado sea un email, mayor será el interés del Lead por el asunto y, en consecuencia, mejores serán las métricas directas (apertura y clic) e indirectas (respuesta, tasa de conversión de la Landing Page).

Para hacer la segmentación de una base de Leads antes del envío de una campaña, lo normal es trabajar con listas, ya sean estas listas estáticas, donde los Leads deber ser agregados manualmente antes de cada envío, o listas dinámicas, donde el software hará ese filtro por ti con base en diversas informaciones, como el cargo que ocupa, la etapa de la compra en la que se encuentra, el segmento en el que actúa o su tema de interés. 

Además de esa segmentación automática, la empresa también gana tiempo al no deber preocuparse en hacer una actualización manual de las listas antes de cada envío de campaña. 

Lee más en el Listas estáticas y dinámicas en Email Marketing: qué son y cómo usarlas.

4. ¿El software tienen funciones de Automatización de Marketing?

Cuando tu empresa avanza en el uso del Email Marketing y en la estrategia de Inbound Marketing, es natural que comiences a sentir la necesidad de hacer también Automatización de Marketing.

Ya sea para activar los Leads y aumentar la cantidad de contactos pasados al área de Ventas, o para mantener y dar cuenta del volumen de Leads generados mensualmente, es importante evaluar desde el inicio si la herramienta de Email Marketing también posee la funcionalidad de Automatización, sea esta simple con Autoresponders, o más avanzadas, con Workflows, por ejemplo.

El uso de una herramienta que cuente con listas dinámicas y pueda ser integrada con otros servicios utilizados por el área de marketing es importante, pues ayudará mcuho a la hora de comenzar a trabajar con Automatización de Marketing, evitando pérdida de información y retrabajo, en caso que decidas migrar de herramienta. 

Checklist: puntos importantes que debes evaluar 

A continuación, algunos puntos que tu empresa debe revisar al evaluar un software de Email Marketing:

  1. ¿Tiene una buena reputación de IP?
  2. ¿Tiene casos de éxito? 
  3. ¿Cuenta con integración con el CRM de tu empresa? 
  4. ¿Posee integración con el servicio de Landing Page que utiliza tu empresa?
  5. ¿La herramienta brinda informaciones sobre apertura, clics, cancelaciones, bounce y mapa de clics? 
  6. ¿Permite hacer segmentaciones en la base de Leads a partir de esas informaciones? 
  7. ¿Permite crear flujos de automatización a partir de esas integraciones con una campaña de email?
  8. ¿Cuenta con merge tags – posibilidad de usar, en el texto, informaciones personalizadas, como el nombre del Lead?
  9. ¿Su soporte es bueno? Si tuvieras alguna duda sobre la herramienta o sobre algún concepto de Marketing Digital, ¿podrías contar con especialistas en el asunto? 
  10.  ¿Brinda templates listos, consiguiendo apenas cambiar las imágenes o los textos? 
  11. ¿Acepta importación de contactos que ya tenga tu empresa? 
  12. ¿Informa los contactos inválidos (dados de baja e emails inválidos) para una limpieza de la lista?
  13. ¿Posee un historial de cada contacto, para saber cuáles campañas determinado Lead recibió, abrió e hizo clic, así como en cuáles Landing Pages convirtió? 
  14. ¿Tiene Automatización de Marketing?

Independiente de la herramienta de Email Marketing elegida, durante la evaluación, es importante hacer siempre un periodo de prueba para confirmar todos estos puntos y ver si tu empresa se habitúa con el software.

RD Station Marketing ofrece un período de prueba. Si deseas evaluarlo de forma gratuita, accede en este link.  

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Herramientas de apoyo para el Email Marketing

Por hablar de herramientas de Email Marketing, no solo podríamos mencionar un software para la gestión de emails, también es posible usar otras herramientas que funcionen como apoyo en el día a día del profesional para una mejor estrategia de canal.  

Seleccionamos una serie de herramientas para gestionar el Email Marketing basados en nuestra propia experiencia y separamos por asuntos que pueden mejorar tu productividad al trabajar en este canal.

1. Herramientas para la gestión de estrategias y planificación

Es importante que todo profesional de Email Marketing se enfoque en estrategias y planificación. 

Dicho esto, es importante tener en cuentas que las estrategias estén enfocadas en 3 puntos:

  • Público
  • Contenido
  • Creación

Esas estrategias, bien definidas y organizadas (con ayuda de herramientas), crean un email Marketing estructurado y eficiente. 

Mapeo de público

Antes de enviar cualquier email es sumamente importante conocer a tu público. Aquí en RD lo hacemos de la siguiente forma:

  1. Realizamos entrevistas con nuestros clientes para entender cómo estos compraron nuestro producto y la resolución de cuáles problemas los llevó a utilizar la herramienta. Anotamos todo en Google Docs o en Coda.io
  2. A partir de ahí, utilizamos Mindmaps en Mindmeister para mapear esos problemas y cómo resolverlos. 
  3. Separamos nuestros usuarios en Buyer Personas.
  4. Creamos una pauta de contenidos para cada Buyer Persona en Google Docs y ahí mismo discutimos sobre cuál contenido el usuario desea saber. 

Mapeo de contenido

Luego de entender quién es nuestro público, cuáles contenidos podría recibir cada Buyer Persona, es hora de mapear, priorizar y organizar la producción de contenido.

Toda esa gestión es hecha vía Trello y Google Docs.

Creación de contenido para los emails

Tenemos una pauta ahora de público y contenido, además de saber cuándo y para quién será entregado cada contenido.

Ahora es momento de crear los emails, cuyos textos producimos utilizando Google Docs.

2. Herramientas para crear los emails, segmentaciones y envío de emails

En este punto, ya tenemos el público y toda la planificación organizada. Luego iremos a la herramienta de Email Marketing para insertar los correos.

Aquí en RD, utilizamos nuestro propio software de Automatización de Marketing para hacer y disparar los emails dentro de RD Station Marketing.

Incluir el texto en RD Station Marketing es bastante productivo, pues la herramienta cuenta con drag and drop (arrastra y suelta). Puedes simplemente seleccionar tu texto y copiarlo en la herramienta, sin tener que entender nada de código:

Email Marketing

Para crear las segmentaciones, utilizamos siempre los campos completados en nuestras Landing Pages y analizamos el comportamiento de nuestros usuarios (todo ya mapeado vía Mindmeister). Hecho eso, creamos las segmentaciones en RD Station Marketing y las seleccionamos antes de los disparos. 

Así mismo, tenemos que ver hacia la gestión de la base. Es importante que una segmentación no reciba 2 email, ¿verdad? También hacemos eso vía RD Station Marketing. Es posible excluir segmentaciones de determinados disparos dentro de la herramienta. 

3. Herramientas para disminuir los errores antes de los disparos

Para evitar errores (porque los errores en email son altamente perjudiciales), utilizamos un checklist antes de nuestros disparos. Este puede ser hecho vía Trello, Google Docs, Evernote o Coda.io.

  1. ¿Hay imágenes con más de 100kbs?
  2. ¿La suma de imágenes sobrepasa los 500kbs?
  3. ¿El remitente está correcto?
  4. ¿El texto fue validado y aprobado por los redactores?
  5. ¿El layout fue validado?
  6. ¿Está creado el asunto?
  7. Segmentación: ¿El público está correcto?
  8. ¿Hay un email plain-text y alt text en las imágenes?
  9. ¿Los links están correctos?
  10. ¿Fue enviada una prueba para que 2 personas diferentes lo validen?

Estos son los principales puntos que consideramos antes de enviar nuestros emails. Solo hacemos un disparo si todo fue confirmado.

Nada impide que crees tu propio checklist, ya que pueden haber particularidades de aprobación en tu empresa.

Una sugerencia adicional es utilizar el Checklist de Email Marketing que creamos para esas ocasiones:

(Checklist) Campañas de Email Marketing

Un paso a paso para lanzar tus correos promocionales, newsletters y flujos de automatización sin errores.

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