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15 Tips de Negociación para Agencias

Sea para cerrar un nuevo contrato o renovar con un cliente que ya está en la cartera, algunas habilidades y procesos son fundamentales. Descubre cuáles son.

Cualquier empresa que busca crecer necesita de buenos negociadores en su equipo. Este último año como consultor de negocios y ventas para agencias aliadas de RD Station, acompañé de cerca diversas negociaciones y algunos patrones – tanto de de éxito y fracaso – me llamaron la atención.

La negociación es una práctica natural del ser humano que traemos a la superficie en el contexto profesional; sea para negociar precios con proveedores, aliados, nuevos contratos, o reajustes del salario del equipo, algunas habilidades y procesos son fundamentales.

Generalmente esas habilidades están concentradas en las posiciones de liderazgo de la empresa y en algunos vendedores senior, por eso organice en este post 15 tips de negociación que aprendí con nuestros aliados a lo largo del año pasado.

Son recomendaciones rápidas inspiradas en el libro “Understand Selling” del autor americano Ken Langdon, sumadas a nuestro punto de vista práctico en el día a día en el área de aliados de RD Station.

1. Define objetivos

Tu negociación será más eficiente si tienes objetivos bien definidos. Teniendo en mente un resultado específico – como renegociar un contrato con un aumento del 15% – Te será más fácil prepararte para las objeciones del cliente.

Por eso, la preparación incluye escribir metas medibles para la negociación y los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos

Recuerda: Algunos objetivos serán más importantes que otros, tanto para ti como para el prospecto. Debes tener claro la distinción entre lo que quieres y lo que necesitas, así como entender bien lo que el cliente quiere y lo que él realmente necesita. Así, diferenciamos objetivos primarios y secundarios.

2. Desarrolla habilidades de comunicación

Negociar representa hablar y escuchar al otro hasta llegar a una conclusión aceptable para ambos. Ya participe de muchas negociaciones donde la agencia solo hablaba de sí y de sus casos, en vez de enfocar en la solución del cliente

Es importante usar casos de éxito y mostrar el know-how para generar autoridad y ganar credibilidad, más hay un momento adecuado para eso. Te recomiendo escuchar muy bien lo que tu cliente tiene para decirte, puesto que él mismo dará casi todas las respuestas que estás necesitando para avanzar la negociación.

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Descubre cuales son los principales obstáculos para quienes quieren llevar sus negocios a otro nivel.

3. Busca el consenso (área de sobreposición)

En una negociación bien preparada, ambas partes saben hasta donde van sus límites absolutos. La negociación revela la sobreposición de esos límites.

Si un comercial tiempo completo de una agencia y un futuro cliente no negocían para llegar a una conciliación, el comercial no hará la venta y no llegará a su meta, en cuanto el prospecto no tendrá las mejoras propuestas en el proyecto.

La idea es que tu agencia realmente sea vista como un aliado en las estrategias de Marketing Digital de la empresa, y a partir de esa percepción, consiga agregar valor a sus servicios.

4. Reconozca el pierde / pierde a tiempo

Es común avanzar en una negociación en la que generamos altas expectativas, pero al llegar a la etapa final, el presupuesto es mucho más bajo del esperado para que el proyecto sea viable para tu agencia.

En ese caso, hubo un error inicial de alineación en cuanto a la inversión disponible. Por eso es fundamental validar el BANT (en inglés Budget, Authority, Needs, Time; en español Presupuesto, autoridad, necesidad y tiempo) al comienzo de la negociación.

Si percibimos que el proyecto será inviable luego del inicio, hay tiempo para alinear expectativas, reconociendo la negociación pierde / pierde y buscando salidas.

De lo contrario, entrarás en una discusión sin fin por el precio, donde la percepción de valor y entrega del proyecto serán perjudicadas. Tu agencia termina pagando para trabajar y tu cliente tiene bajo, o cero resultado.

5. Equilibre flexibilidad y firmeza

Comienza con la actitud correcta. En una escala entre firmeza y flexibilidad, la mejor forma de comenzar una negociación es siendo flexible, más firme. Eso maximiza las oportunidades de una conclusión mutuamente satisfactoria, y como resultado, un gana gana.

6. Identifica los stakeholders y el tomador de decisiones

En negociaciones B2B, normalmente hay una persona de cada lado de la negociación responsable por discutir la fecha de cierre y el acuerdo. Aun así, en la mayoría de los casos también hay otras personas con poder de influencia sobre lo que el negociador puede ofrecer y aceptar.

Cada una de ellas percibe el valor de la negociación de forma diferente, y por eso es importante identificar sus papeles y responsabilidades, así como intereses particulares.

Normalmente, los stakeholders en este contexto son:

  • Socio: Tiene interés en crecer el negocio y hacer inversiones que traigan retorno. Destaca las proyecciones de ROI y los amplios beneficios del proyecto, así como la generación de un activo – base de clientes potenciales – para futuro.
  • Marketing Interno: Busca saber cómo el proyecto va a cubrir las necesidades de los clientes y la empresa, y puede percibir a su agencia como aliada o como amenaza. Alianza en el sentido de traer una nueva solución y herramientas, además de aprendizajes para el equipo. Pero puede tener recelo de ser desvalorizado; por eso es importante resaltar la importancia de un equipo de marketing interno para dar soporte a la estrategia de la agencia.
  • Inversionista: Al igual que los socios, quieren ver retorno de operación en un determinado plazo. Foco en proyecciones de ROI, tecnología envuelta y plazos para lograrlo.
  • T.I.: Responsables técnicos con gran influencia en la aprobación de la solución. Fundamental traer el valor generado por la propuesta, posibilidad de actualización de la tecnología, soporte, así como seguridad y confiabilidad de las informaciones.
  • Financiero: Responsable por la gestión de los recursos financieros y flujo de caja, tiene como objeción los plazos y volumen de los pagos. Por eso flexibilizar las formas de pago es importante. Puede ser que sea necesario cobrar menos al comienzo del proyecto y aumentar en la segunda etapa. Todo depende del modelo de negocio del cliente y del cronograma del proyecto.
  • Director Comercial: Interesado en cumplir su meta de ventas que normalmente ve el Inbound Marketing con buenos ojos, por ser una estrategia comercial y trabajar el embudo de ventas. Puedes hacerlo un influenciador positivo una vez conectes las metas de la agencia con la meta de ventas del departamento.
  • Cónyuge: Si, en empresas familiares es común que decisiones de inversión sean hechas en casa, literalmente. En este caso, es importante involucrar al cónyuge para que tenga comprensión del valor generado por el proyecto, así como también escuchar sus objeciones directamente; porque si la elección está entre invertir en una vacaciones en Europa o los servicios de tu agencia, sabemos que el riesgo de no cerrar el negocio es alto.

7. Descubre el papel de cada stakeholder

Dentro de cualquier equipo de negociación, las personas tienen papeles diferentes en el proceso, e identificarlas te traerá mayor seguridad en el proceso. Es común también que una persona asuma más de un papel. Normalmente son:

  • Líder: Normalmente la persona con el cargo más alto en el equipo. Es el que más discute y coloca salidas.
  • Línea Dura: Ve el lado malo de las cuestiones y presenta dificultades al otro lado.
  • El amigo: La persona más amigable y más próxima a las personas de la otra parte. Puede ayudarte en la dinámica y conservar la relación más saludable.
  • Resumidor: Acompaña atentamente las discusiones e interviene para mantener el foco de las personas. Hace preguntas esclarecedoras y resume los puntos alcanzados.

8. Haz una buena propuesta (y coloca un plazo)

Arma una propuesta comercial de éxito que corresponda a las necesidades que levantaste del cliente en el briefing y colocar un plazo. Es una práctica común que fortalece el posicionamiento de la agencia, además de traer previsibilidad de cierre. Con un plazo, sabes cómo organizar los follow ups y trabajar con movimientos calculados. El tiempo es un recurso escaso, luego, el plazo es una moneda de cambio.

9. Discute los puntos y ajusta las propuestas

La etapa de discusión es ocasionalmente vista como confrontación, más en realidad es una oportunidad.

Cada lado expone sus razones para justificar algo como verdadero o necesario, lo cual es clave para que descubras más sobre el conocimiento y aspiraciones de tus oponentes de la mejor manera posible. – De ellos mismos.

En la mayoría de los casos, después de la presentación oficial de la propuesta, el cliente pasa sus objeciones finales antes del cierre, y estas objeciones no precisan ser necesariamente sobre la inversión financiera. Pueden ser sobre el tiempo de retorno, personas envueltas, alcance, y hasta los canales para lograr los resultados.

Por lo tanto ¡Cabeza abierta! No siempre el dinero es el problema.

10. Planea concesiones (y guardarlas para el momento correcto)

Durante la preparación, puedes decidir exactamente cuáles concesiones estás o no dispuesto a hacer. Ten una actitud mental totalmente positiva en relación a ellas, puesto, si consideras insatisfactorio cualquier resultado que no sea el escenario ideal, permitirás que la negociación fracase o sentirás que perdiste, así sea cerrando el negocio.

No demuestres la disposición a hacer tales concesiones durante la negociación, pero tenerlas en cuenta para cuando sean necesarias para acercarse al cierre del acuerdo

Encontrar el momento cierto es clave para una negociación exitosa.

Ejemplos de concesiones:

  • Fee de Agencia: Un descuento del 5% ¿te haría cerrar ahora?
  • Formas de pago: Si cobro menos los primeros tres meses y lo compensamos a lo largo del proyecto, ¿cerramos ahora?
  • Alcance del proyecto: ¿Que tal reducir un poco el volumen de contenido para cerrar la cuenta?
  • Inversión en publicidad paga: Esta variable es muy sensible e impacta directamente en el ROI, más podemos comenzar con menos publicidad y aumentar conforme la facturación del proyecto.
  • Condiciones especiales de Aliados: Para clientes de agencia, consigo un descuento especial de anticipación en RD Station.
  • Equipo involucrado: Variar entre perfiles Senior y Junior de los participantes del proyecto puede ser una salida para traer credibilidad y sensación de bajo costo.
  • Comisiones: ¿Y si tenemos una comisión por éxito? Con proyecciones conservadoras, podemos buscar un gana gana; El benchmarking del embudo de Marketing existe para ayudarte en esta etapa.
  • Implementación Gratis: Si configuramos sin costo las herramientas hasta la semana que viene, ¿Cerramos el negocio?
  • Piezas adicionales: Si cerramos ahora, puedes ganar “X” horas de producción gráfica.
  • Primer mes gratis: Podemos hacer la planeación e implementación, y cobrar a partir del segundo mes.
  • Reuniones Extras: Acordar adicionar más reuniones de alineación entre marketing y ventas.

11. Prepara respuestas para objeciones probables

Piensa en varias objeciones que pueden ser levantadas por el otro lado de la negociación y reúne la información necesaria para responderlas. Piensa en como presentar esta información de forma clara y simple; asegurate que todos los miembros de tu equipo estén informados.

En este post encontrarás las objeciones más comunes y como superarlas.

12. Recibe propuestas y tómalas en serio

Escucha toda argumentación de tu futuro cliente y asegurate de haber entendido su punto de vista y propuesta, tómalo en serio.

Hay razones lógicas y emocionales para no interrumpir  a alguien que está haciendo una propuesta. Desde el punto de vista lógico, puedes perder algún punto que te permita luego hacer la propuesta mucho más atrayente. Si interrumpes, estarás entendiendo la parte inicial de la propuesta sin saber que es lo que sigue a ella.

Desde el punto de vista emocional, a nadie le gusta ser interrumpido. No es educado y en el fondo le estás diciendo “lo que yo tengo para hablar es más importante que lo que tú tienes que decir”.

Esto puede generar antagonismo y hasta resistencia a un acuerdo.

Recuerda: Escucha bien, aclara todas las dudas y decide si es apropiado o no responder la propuesta en el momento.

13. Usa argumentos fuertes

Presenta lógicamente tus evidencias y las razones de tu posición para que el otro lado vea que tienes buenos argumentos. Al exponer un buen argumento, destaca las desventajas que tu prospecto tendrá si no cierra el negocio. Puedes hablar sobre la competencia y las iniciativas que ya están sucediendo y pueden – potencialmente – dejarlo en desventaja.

Muestra para tu contraparte que el acuerdo es bueno para ambos. Tú no “vendes” un acuerdo”,  “haces” un acuerdo

14. Concluye la negociación

Saber cuándo concluir una negociación es una decisión difícil, más que precisa ser tomada para alcanzar un resultado exitoso. Procure hacer una oferta de cierre cuando crea que ambas partes alcanzaron una situación satisfactoria.

Puedes señalar la conclusión sugiriendo que abandonaras la negociación si ellos no aceptan un acuerdo cercano a lo que ya fue decidido.

Pueden también crear la impresión de que ya alcanzaste tu límite y por eso es que deseas concluir, y que mantienes tu oferta final.

Destaca cada vez que sus posiciones se aproximaron y felicita a todos por eso.

15. Usa la oferta final como introducción a la conclusión del acuerdo.

Resume todas las inquietudes, argumentos y consensos ya alcanzados para ambos lados. Enfatiza en las cuestiones donde hiciste más concesiones y los beneficios que el otro lado tendrá.

Puedes también intentar una conclusión concesiva. Mantén tus concesiones secundarias abiertas y utilizalas para dar el jaque mate: “Si cerramos ahora el proyecto anual, además de entregar lo que ya acordamos, consigo también flexibilizar el cronograma y hacer tu configuración inicial gratis”.

La habilidad para saber cuando ese punto fue alcanzado, es un arte preciso, y aprender a identificar el timing de una conclusión, exige práctica.

La mejor manera de inducir una conclusión es usar frases positivas que enfaticen la valiosa contribución de ambas partes a la negociación y después marcar el final de la etapa de negociación.

¿Tiene alguna recomendación de negociación que le gustaría compartir? Puedes compartirla en los comentarios,. ¿Usas algún otro tipo de concesión para cerrar acuerdo con clientes? ¿Ya identificó otro stakeholder en este proceso?

¡Comparte tu conocimiento y vamos a crecer juntos!

Todo es cuestión de práctica

Y hablando de eso, ¿cuántos negocios vas a cerrar este año? Tenemos una Plantilla editable para una propuesta comercial exitosa, puedes descargarla gratis aquí.

Puedes entrar en contacto con uno de nuestros especialistas para agencias, quién te ayudará a cerrar esos clientes que tanto quieres.

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